Systèmes d`impression : pour quel usage et quel TCO

Systèmes d'impression : pour quel usage et quel TCO
Dans ce Guide Essentiel, LeMagIT.fr vous livre quelques bonnes pratiques à suivre lorsqu’il s’agit de choisir votre prestataire et vous propose de décortiquer ce que
renferment ces prestations.
PRÉSENTATION
COMPARATIF
PRÉSTATAIRE COMMENT
CHOISIR
TÉMOIGNAGES
D'UTILISATEURS
PRÉSENTATION
Présentation
Le bureau sans papier reste un mythe,
probablement pour longtemps irréaliste. Les chiffres de
ventes d’imprimantes montrent obstinément à quel point
l’impression sur papier reste importante dans l’univers
dans la bureautique. Ainsi, selon le cabinet Context, les
livraisons d’imprimantes ont progressé de 9 % sur un an
au premier trimestre 2014, dans la région EMEA. En
France, la croissance a été de 1 %. Selon l’analyste Zivile
Brazdziunaite, le marché est surtout porté par les modèles
multifonctions, laser comme à jet d’encre.
J UI LL ET 2 01 4
PRÉSENTATION
COMPARATIF:
COMPAREZ 10 SYSTÈMES
D’IMPRESSION : QUEL EST
LE VRAI COÛT D’USAGE
PRESTATAIRE :
COMMENT CHOISIR:
LA CLÉ DES SERVICES
MANAGÉS
TÉMOIGNAGES
UTILISATEURS:
PROJET IT : QUELLES
EXPÉRIENCES RETENIR
IDC a quant à lui relevé une progression de 7,1 % des
ventes de systèmes d’impression en Europe de l’Ouest au
premier trimestre. Et de souligner une croissance de près
de 23 % des ventes sur le segment des systèmes à jet
d’encre pour entreprises, ou encore de 11,3 % pour celui
des systèmes multi-fonctions. Plus spécifiquement, le
cabinet évoque une croissance de près de 36 % des ventes
de systèmes professionnels à jet d’encre au premier
trimestre, en France, et un recul de 6,8 % des ventes de
systèmes laser.
Mais, pour rationaliser leurs parcs, optimiser les coûts
d’entretien, voire la gestion des fournitures, certaines
entreprises préfèrent désormais confier la gestion de leurs
systèmes d’impression à des tiers, dans le cadre de
contrats de services d’impression managés. En juillet
dernier, IDC classait HP, Lexmark, Ricoh, et Xerox
parmi les leaders de ce marché, devant des acteurs dits
« majeurs » par le cabinet, dont Canon, Konica Minolta,
et Kyocera.
Reste que les attentes commencent à évoluer et la
flexibilité de la structure de coûts proposée, ainsi que
l’accompagnement dans la prise en compte des
workflows métiers deviennent importants dans le choix
d’un fournisseur.
Dans ce Guide Essentiel, LeMagIT.fr vous livre quelques
bonnes pratiques à suivre lorsqu’il s’agit de choisir votre
prestataire et vous propose de décortiquer ce que
renferment ces prestations. Enfin, vous trouverez au cœur
de ce Guide un comparatif de 10 systèmes d’impressions
professionnels qui vous permettra d’évaluer l’un des
critères clés dans la décision d’achat : le TCO.
CYRILLE CHAUSSON
Rédacteur en chef ,
TechTarget / LeMagIT
2
SYSTÈMES D'IMPRESSION : POUR QUEL USAGE ET QUEL TCO
COMPARATIF
PRÉSENTATION
Comparez 10 systèmes d’impression : quel est le vrai coût d’usage
LeMagIT vous propose de comparer 10 systèmes
d’impression en fonction de leur TCO, qui constitue l’un
des arguments clés dans une décision d’achat. Pour cela,
nous nous sommes appuyés sur le comparateur
BenchPrint, développé par le laboratoire indépendant
BenchExpert.
COMPARATIF:
COMPAREZ 10 SYSTÈMES
D’IMPRESSION : QUEL EST
LE VRAI COÛT D’USAGE
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LA CLÉ DES SERVICES
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UTILISATEURS:
PROJET IT : QUELLES
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Téléchargez le comparatif
Retrouvez dans un tableau l'ensemble des données
ayant servi à ce comparatif des 10 systèmes
d'impression. Plus de 100 points de contrôle et
indicateurs appliqués à 10 systèmes d'impression
de Samsung, Kyocera, Canon, HP, Lexmark, Oki
et Xerox.
Télécharger le PDF
SYSTÈMES D'IMPRESSION : POUR QUEL USAGE ET QUEL TCO
COMPARATIF - 10 SYSTEMES D’IMPRESSION : QUEL EST
LE VRAI COUT D’USAGE
Malgré l’avènement du numérique et de la
dématérialisation, l’impression reste un élément de
production indispensable à la vie des entreprises.
Imprimer, scanner, faxer, les possibilités offertes par les
imprimantes sont multiples. Mais comme une
automobile, il ne faut pas oublier que l’usage d’une
imprimante est aussi une source de coût non négligeable.
C’est le but de ce comparatif, que le MagIT vous
propose : évaluer le coût de dix imprimantes à travers
leur TCO (Source « Le livre blanc du TCO », consultable
sur le site www.reviewofprint.com).
Le TCO, Total Cost Ownership ou Coût Total de
Possession en français a été initié par le cabinet d’analyse
américain Gartner en 1998. C’est le seul système qui
permette de calculer, prévoir, maîtriser et réduire ses
coûts d’impression. Dans cette méthode d’évaluation, le
coût réel du produit comprend non seulement le prix
d’achat initial de la machine ainsi que celui des
cartouches d’encre ou toner, mais aussi toutes les pièces
d’usure, nombreuses et coûteuses sur les imprimantes
laser, ainsi que l’entretien ou la maintenance du produit.
COMPARATIF
Les acheteurs dans leur majorité ne s’attachent bien
souvent qu’au prix facial de l’imprimante, alors que sur la
durée de possession de la machine, le coût d’achat ne
peut représenter qu’une infime fraction de la facture
totale.
choisi dix modèles capables d’assumer les volumes
d’impression et répondant aux spécifications décrites cidessus. Un choix garde toujours une part de subjectivité
et celui-ci ne se veut pas exhaustif mais il représente
bien la variété d’imprimantes disponibles sur le march.
PRÉSENTATION
COMPARATIF:
COMPAREZ 10 SYSTÈMES
D’IMPRESSION : QUEL EST
LE VRAI COÛT D’USAGE
PRESTATAIRE :
COMMENT CHOISIR:
LA CLÉ DES SERVICES
MANAGÉS
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UTILISATEURS:
PROJET IT : QUELLES
EXPÉRIENCES RETENIR
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L’exemple de la Samsung CLX-8640ND dans ce
comparatif est révélateur puisque c’est la machine la plus
chère à l’achat mais l’une des plus économiques au bout
de 36 mois. Un résultat à mettre sur le compte des
cartouches à très haute capacité livrées d’origine et
capables d’imprimer 20000 pages.
Pour cet article, nous nous sommes appuyés sur un outil
unique, BenchPrint (voir encadré), développé par un
laboratoire indépendant BenchExpert, un comparateur
d’imprimantes qui intègre un outil de calcul de TCO.
Pour que le comparatif soit pertinent, nous avons défini
un usage, celui d’une imprimante multifonctions
utilisable en réseau par un groupe de travail, une durée de
possession, trois ans, et un volume d’impression mensuel.
En l’occurrence, et pour permettre de comparer différents
scénarios, nous avons défini deux volumes, 5000 et 10
000 pages par mois. Quant aux machines, nous avons
SYSTÈMES D'IMPRESSION : POUR QUEL USAGE ET QUEL TCO
Le jet d’encre casse les prix
Impressions : 5000 copies / mois - Réalisé avec la solution
COMPARATIF
PRÉSENTATION
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UTILISATEURS:
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EXPÉRIENCES RETENIR
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Les résultats du calcul de TCO, lisibles dans les
graphiques ci-dessus, mettent en lumière quelques points
importants à commencer par l’écart substantiel entre la
technologie jet d’encre et le laser. Xerox propose une
technologie particulière à encre solide qui offre une
qualité d’impression exceptionnelle mais sans être
meilleur marché que le laser.
La technologie jet d’encre présente de nombreux
avantages dont le plus spectaculaire est celui du coût. En
dehors du prix d’achat de la machine, le coût d’utilisation
est très largement inférieur à celui d’une imprimante laser
équivalente comme le montre les chiffres sur les
graphiques. Là où une imprimante jet d’encre ne
nécessite que le changement des cartouches, un modèle
laser multiplie les pièces. Les cartouches de toners bien
sûr mais aussi le four, les tambours, les courroies de
transfert, la poubelle et à l’arrivée des différences de coût
qui vont du simple au double. Si les imprimantes jet
d’encre ont longtemps été bannies des entreprises, elles
ont aujourd’hui comblées leurs points faibles et attaquent
les lasers sur leurs points forts que sont la vitesse
d’impression, la capacité à imprimer des gros volumes et
une certaine fiabilité.
SYSTÈMES D'IMPRESSION : POUR QUEL USAGE ET QUEL TCO
Les modèles de la série Officejet Pro X de HP affichent
une vitesse d’impression de près de 70 pages par minute
en mode bureautique. Grâce à une technologie exclusive
de tête d’impression fixe de la largeur d’une page A4,
seule la feuille bouge d’où une grande rapidité
d’impression et très peu de nuisance sonore. Il ne faut
que quelques minutes à une Officejet Pro X pour vider un
bac de 500 feuilles sans aucun arrêt ou à-coup.
Génération après génération, le volume d’impression
mensuel possible avec les imprimantes jet d’encre
professionnelles ne cesse de monter pour atteindre
désormais les 8 à 10 000 pages par mois.
Impressions : 10 000 copies / mois - Réalisé avec la solution BenchPrint
COMPARATIF
PRÉSENTATION
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EXPÉRIENCES RETENIR
Quant à la question de la fiabilité, un point crucial pour
les entreprises, HP y a été particulièrement attentif. Des
tests de fiabilité sanctionnés par un certificat ont été
menés par le laboratoire indépendant, BenchExpert. Plus
de 25 000 pages ont été imprimées en quasi continuité
sans rencontrer aucun problème de qualité ou mécanique.
Les imprimantes jet d’encre sont, de fait, plus
écologiques ou plus justement moins polluantes. Leurs
consommables sont moins nombreux et de taille plus
réduite que pour le laser, donc moins de cartons
d’emballage, moins de volume à transporter, et au final
une empreinte carbone largement plus positive. L’énergie
consommée est également infiniment plus basse. La
technologie laser ou LED a besoin de produire beaucoup
de chaleur pour fixer l’encre sur le papier, d’où une
consommation électrique très largement supérieure, de 10
à 20 fois. Quant au lieu de travail, tout le monde a eu à
subir les dégagements plus ou moins importants de gaz
odorant des machines laser. Un désagrément totalement
absent avec les jets d’encre.
Que reste-t-il aux lasers ?
6
SYSTÈMES D'IMPRESSION : POUR QUEL USAGE ET QUEL TCO
Ce comparatif n’a pas valeur de test. Nos résultats
s’appuient sur des résultats factuels tirés des valeurs
d’impression fournies par les constructeurs et des prix de
machines et de consommables relevés sur le marché. Ils
ne prennent pas en compte d’autres considérations
comme la qualité d’impression, l’ergonomie des
machines ou la fiabilité.
Face au jet d’encre, le laser a encore des cartes à jouer.
Sur les volumes d’impression déjà. Au-delà de 8 à 10 000
pages par mois, pour l’instant, la question ne se pose plus
et seul le laser a les moyens de répondre. Sur les formats
d’impression, la technologie à têtes fixes d’HP ne permet
pas encore d’imprimer sur du papier au-delà du format
A4. Et enfin, sur la largeur de l’offre. Toutes les marques
proposent des imprimantes laser. Seules trois marques ont
développé une gamme à jet d’encre pour les
professionnels, HP, Epson et Brother. Mais sur ses trois,
seul HP propose des modèles capables d’atteindre
sereinement les volumes d’impression que nous avons
choisi d’étudier dans cet article. – Christophe Gaillard
PRÉSTATAIRE:
COMMENT CHOISIR
La clé des services managés
1. LES SERVICES D’IMPRESSION MANAGÉS
MISENT SUR LA SPÉCIALISATION
PRÉSENTATION
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MANAGÉS
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UTILISATEURS:
PROJET IT : QUELLES
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7
Le marché des services d’impression managés,
quoiqu’encore en croissance, gagne en maturité, selon
des cadres de cette industrie. La concurrence est forte
entre spécialistes de ces services, constructeurs
d’imprimantes, distributeurs de photocopieurs, et
revendeurs d’imprimantes. Les acteurs du marché ont en
outre besoin de faire plus pour leurs clients que ce qui a
pu figurer jusqu’ici dans les contrats de maintenance : les
clients cherchent à en retirer des bénéfices additionnels.
« Lorsque les services d’impression managés ont
commencé à devenir populaires il y a plus de dix ans, il
n’était pas difficile de faire affaire, » se souvient Holly
Muscolino, vice-présidente recherche chez IDC pour les
solutions documentaires. « Il était facile pour un
fournisseur de proposer ses services et de bien
dimensionner le parc. Les opportunités ne manquaient
pas d’apporter des réductions de coûts significatives. »
Mais désormais, les clients, et tout particulièrement les
grandes organisations des économies développées, ont
déjà traversé plusieurs cycles de renouvellement de
SYSTÈMES D'IMPRESSION : POUR QUEL USAGE ET QUEL TCO
contrats de services d’impression managés. Et « ils
cherchent une valeur additionnelle. Leurs fournisseurs
cherchent donc d’autres biais pour apporter cette
valeur, » relève Muscolino.
Et pour cela, il existe en particulier deux méthodes : se
spécialiser sur certains secteurs économiques, et
développer des services de workflow. Certains
fournisseurs de services d’impression managés misent sur
des niches telles que la santé et le juridique pour se
distinguer. D’autres s’intéressent aux solutions de
workflow documentaire susceptible de recouvrir certains
domaines traditionnels de l’IT tels que la gestion des
contenus d’entreprise et la gestion des processus métiers.
Une spécialisation verticale
Les services d’impression managés visent à simplifier la
gestion des impressions et des documents. Les
prestataires de services s’occupent des fournitures papier et toner -, assurent la maintenance, et conseillent
quant à l’optimisation de l’environnement - consolidation
d’imprimantes, par exemple. Ils ont généralement recours
PRÉSTATAIRE:
COMMENT CHOISIR
PRÉSTATAIRE:
COMMENT CHOISIR
à une solution d’administration à distance pour superviser
les imprimantes et les usages.
PRÉSENTATION
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PROJET IT : QUELLES
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8
En 2012, le marché mondial des services d’impression
managés a atteint 27,8 Md$, selon IDC, les Etats-Unis
pesant pour près de la moitié à 11,7 Md$. Muscolino
anticipe une croissance à deux chiffres des services
d’impression managés dans la plupart des régions, à
l’exception du marché nord américain des entreprises qui,
malgré tout, devant enregistrer une saine croissance. Mais
là, le marché approche de la saturation. « Il atteint la
maturité et les prestataires doivent mieux se
différencier, » estime Muscolino.
La spécialisation par secteurs économiques constitue une
piste. Flo-Tech LLC, un prestataire installé à
Middletown, au Connecticut, poursuit cette approche.
« Adopter une spécialisation par secteurs a bien réussi à
Flo-Tech, » assure Leo Bonetti, CEO de l’entreprise. Et
d’expliquer que Flo-Tech est devenu particulièrement
compétent dans l’implémentation et le support de
solutions d’impression managées dans le secteur des
services juridiques. Là, l’entreprise doit faire face à des
considérations telles que les volumes d’impression, la
SYSTÈMES D'IMPRESSION : POUR QUEL USAGE ET QUEL TCO
confidentialité, les systèmes de gestion documentaire, et
l’impression de proximité. Selon lui, l’entreprise
accompagne des centaines de cabinets juridiques dont 36
figurant dans le Top 100 de ces cabinets aux Etats-Unis.
Flo-Tech officie également dans le domaine de la santé.
La loi américaine HIPAA - et ses exigences de
confidentialité - poussent à la sécurité des documents et
des équipements. Mais le secteur a également d’autres
considérations. « Nous comprenons ce qui se passe là où
travaille une infirmière et pourquoi consolider les
équipements dans cet environnement n’est pas efficace.
Nous maîtrisons aussi des subtilités comme la
programmation des intervention en dehors des phases de
rotation d’équipes, » explique Bonetti. Flo-Tech travaille
également dans les secteurs des services financiers, de la
compatibilité, du commerce de détail, et de la
pharmacie« Chaque secteur a ses besoins spécifiques, »
relève Bonetti.
Auxilio, prestataire de services d’impression managés
installé à Mission Vejo, en Californie, se concentre
exclusivement sur le secteur de la santé, visant en
particulier les hôpitaux de taille moyenne, à partir de 250
PRÉSTATAIRE:
COMMENT CHOISIR
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UTILISATEURS:
PROJET IT : QUELLES
EXPÉRIENCES RETENIR
lits. « La santé est secteur fortement consommateur de
papier. Et il devrait le rester dans un avenir prévisible, »
estime Joe Flynn, CEO d’Auxilio. Pour lui, la
connaissance de ce secteur confère à son entreprise un
avantage certain. Il relève qu’un hôpital compte en
moyenne environ 30 systèmes cliniques avec lesquels les
pilotes d’impression doivent être compatibles. Et celle-ci
induit un coût supplémentaire. Ainsi, Auxilio négocie
avec les équipementiers au nom des hôpitaux pour
obtenir des tarifs plus réalistes.
Aider les clients à réaliser des économies est critique
dans un secteur soumis à une pression financière
particulièrement forte. Les prestataires de services
espérant remporter des marchés avec des hôpitaux
doivent faire plus que se préoccuper du toner et proposer
des services de réparation. Pour Flynn, l’une des astuces
consiste à construire des objectifs de réduction de coûts à
l’échelle de plusieurs contrats et à permettre aux hôpitaux
de se partager les économies.
Se différencier grâce aux workflows
9
SYSTÈMES D'IMPRESSION : POUR QUEL USAGE ET QUEL TCO
Les fournisseurs de services d’impression managés dotés
d’une expertise ciblée sur un secteur d’activité sont en
position pour se différencier plus avant. La connaissance
d’un secteur donné permet d’avancer vers ce qu’IDC
appelle les services de workflow managés. En janvier
dernier, dans une tribune, Muscolino a défini le domaine
comme celui de « services professionnels et managés qui
automatisent et optimisent les workflows et processus
métiers fortement documentaires, horizontaux et
verticaux, avec des niveaux de services alignés sur les
objectifs métiers précis. »
Muscolino indique commencer à observer plus de
solutions autour de l’optimisation et de l’automatisation
des workflows. Selon elle, de tels projets sont également
susceptibles d’impliquer le déploiement et l’intégration
de systèmes de gestion de contenus d’entreprise. Les
logiciels de gestion des processus métiers, qui permettent
aux entreprises de construire et d’automatiser les
workflows, sont également impliqués dans les services de
workflows managés. Globalement, Muscolino estime que
la connaissance des workflows métiers va prendre une
importance croissante alors que les marchés gagnent en
maturité. Et Bonetti abonde : « nous cherchons
PRÉSTATAIRE:
COMMENT CHOISIR
continuellement des moyens d’offrir plus de valeur à nos
clients. Comprendre réellement leurs workflows et leurs
processus métiers nous permet de leur offrir de la valeur
ajouter au niveau le plus élevé, et dans des domaines qui
les aident à croître et à améliorer leurs résultats. »
PRÉSENTATION
COMPARATIF:
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LE VRAI COÛT D’USAGE
PRESTATAIRE :
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TÉMOIGNAGES
UTILISATEURS:
PROJET IT : QUELLES
EXPÉRIENCES RETENIR
Pour développer une expertise sur les workflows, FloTech a suivi un processus de formation et de certification
qui lui a permis de gagner la qualification HP Document
Solutions Specialist Partner. Ses responsables clients et
ses vendeurs ont quant à eux obtenu la certification
d’architects imagerie et documents (CDIA+). Et les
architectes solutions de l’organisation travaillent avec les
clients pour comprendre leurs workflows et déterminer
les solutions répondant au mieux à leurs besoins, en
accord avec leur infrastructure existante.
Embauches et rachats
Nouer des partenariats permet d’acquérir des expertises
spécifiques. Mais les fournisseurs de services
d’impression managés peuvent aussi recourir à
10
SYSTÈMES D'IMPRESSION : POUR QUEL USAGE ET QUEL TCO
l’embauche pour acquérir les compétences leur
permettant de proposer des services à valeur ajoutée plus
élevée. Sans compter les acquisitions.
« Nous observons plusieurs fournisseurs qui embauchent
des profils issus d’industries sur lesquelles ils s’apprêtent
à se concentrer, » explique Muscolino. « Ils
embauchent… des personnes qui comprennent les points
sensibles de l’industrie et le jargon. » Et d’autres
miseront sur des acquisitions pour se renforcer dans des
technologies clés telles que la gestion des contenus
d’entreprise. Certains fournisseurs pourraient également
miser sur des revendeurs pour développer leurs
compétences spécifiques à certains secteurs d’activité.
Kyle Farmer, vice-président et directeur général pour les
ventes et le marketing des services d’impression managés
de Lexmark, explique l’expertise sectorielle de
l’entreprise. Et de reconnaître que sa stratégie
d’acquisition a significativement contribué à accélérer sa
croissance depuis 2010. Avec notamment Acuo et
Pacsgear, dans le domaine de la santé, et AccessVia, dans
celui du commerce de détail. – Valéry Marchive
PRÉSTATAIRE:
COMMENT CHOISIR
2.
PRÉSENTATION
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PRESTATAIRE :
COMMENT CHOISIR:
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MANAGÉS
TÉMOIGNAGES
UTILISATEURS:
COMMENT CHOISIR UN FOURNISSEUR DE
SERVICES D’IMPRESSION MANAGÉS ?
Pour établir ces conclusions, IDC a consulté 25 clients de
fournisseurs à travers le monde entier. Le cabinet
d’analystes a identifié plusieurs facteurs poussant les
entreprises à chercher un fournisseur de services
d’impression managés. En tête de liste : le besoin de
mettre à niveau un parc d’imprimantes dépassées, l’envie
d’optimiser
le
ratio
imprimantes/employés,
d’homogénéiser le parc, ou encore de réduire le nombre
de contrats de location et/ou de maintenance. Plus loin
dans la liste apparaissent des facteurs tels que la
recherche de contrôle des coûts, une qualité de service
trop faible de la part d’un fournisseur existant, ou encore
l’externalisation de services et à l’amélioration de la
productivité des employés.
PROJET IT : QUELLES
EXPÉRIENCES RETENIR
Selon IDC, les entreprises attendent en priorité de leurs
fournisseurs un service d’évaluation de l’existant et de
conseil pour établir une stratégie d’optimisation du parc
(un point cité par près de 45 % des sondés). Suivent
ensuite l’étendue du portefeuille produits, la capacité à
supporter un environnement géographiquement dispersé,
et enfin la consistence du support.
11
SYSTÈMES D'IMPRESSION : POUR QUEL USAGE ET QUEL TCO
Face à plusieurs fournisseurs répondant à ces exigences,
les entreprises ont, toujours selon IDC, tendance à
préférer un prestataire offrant des termes contractuels
souples et une tarification attractive. Mais avoir déjà un
pied dans l’entreprise, par le biais d’une relation
commerciale préexistante et satisfaisante aide
considérablement et peut s’avérer clé.
Pour David Wolf, directeur général de Just Solutions Inc,
à Fairport, dans l’état de New York, la phase d’évaluation
du parc existant est importante pour établir une première
ligne directrice : « nous utilisons un outil d’évaluation
rapide capable de scanner le réseau. Cela nous donne une
vision de l’ensemble des équipements connectés au
réseau. » En étudiant en plus les coûts d’impression, Just
Solutions détermine les économies que son prospect peut
légitimement anticiper. Mais pour Wolf, l’un des
éléments clés est la connaissance des workflows du
prospect : en prenant le temps d’apprendre les difficultés
que rencontrent souvent son prospect, il est capable de
proposer des services plus ciblés et plus adaptés.
Et IDC estime d’ailleurs que la connaissance des
workflows métiers d’un client - bien que ce ne soit pas
encore une demande importante - s’avèrera de plus en
plus décisif à l’avenir. D’où le besoin, pour les
fournisseurs de services d’impression managés, de
PRÉSTATAIRE:
COMMENT CHOISIR
développer une expertise spécialisée
compétitifs dans un tel environnement.
PRÉSENTATION
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MANAGÉS
TÉMOIGNAGES
UTILISATEURS:
PROJET IT : QUELLES
EXPÉRIENCES RETENIR
12
pour
rester
En outre, selon IDC, la connaissance des spécificités du
secteur économique dans lequel évolue l’entreprise
devrait gagner en importance au cours des prochaines
années. Pour autant, Wolf continue de privilégier une
approche diversifiée car, selon lui, tous les secteurs
économiques utilisent « de multiples imprimantes ». –
Valéry Marchive
3.
A LA RECHERCHE DES SERVICES D’IMPRESSION
MANAGÉS
L’impression est poste clé des dépenses IT. Selon une
étude CompTIA, 75 % des bureaux impriment chaque
jour. Et de nombreuses entreprises prévoient de
maintenir, voire d’augmenter, leur recours à l’impression
et à la numérisation de documents. Mais peu d’entre elles
savent véritablement combien elles dépensent en gestion
documentaire. Et certains cadres vont même jusqu’à
croire que l’impression ne coûte rien, ou presque.
« En réalité », explique Vaughan Shayler, directeur des
stratégies channel chez CompTIA, « le coût de
l’impression par employé est supérieur à ce que l’on en
sait. »
SYSTÈMES D'IMPRESSION : POUR QUEL USAGE ET QUEL TCO
L’adoption croissante des services
d’impression managés
C’est dans ce contexte, et face à cette mauvaise surprise,
que les services d’impression managés gagnent en
popularité chez les équipementiers et leurs partenaires
channel, pour aider les clients à maîtriser leurs coûts
d’impression. Graham Lowes, directeur marketing d’Oki
Systems UK, explique qu’équipementiers et distributeurs
commencent à promouvoir plus ardemment les services
d’impression managés parce qu’ils représentent une
opportunité considérable pour le channel. « De
nombreuses entreprises continuent de gaspiller de
l’argent en raison de processus inefficaces et de parcs
d’imprimantes hétérogènes et vieillissants, » relève-t-il.
« Il en va souvent ainsi parce qu’elles ne mesurent pas les
économies qu’elles pourraient réaliser en utilisant des
équipements plus récents, moins encombrants, et plus
efficaces dans leur consommation énergétique. »
Un service managé aide les entreprises à acheter des
imprimantes, des fournitures, des services de
maintenance et de support, dans le cadre d’un contrat de
PRÉSTATAIRE:
COMMENT CHOISIR
leasing tout-compris. Une dépense opérationnelle plutôt
qu’un investissement qui, accessoirement, « fournit en
outre au revendeur un revenu récurrent et la possibilité de
construire une relation client à long terme avec des
possibilités d’extension, » explique Lowes.
PRÉSENTATION
COMPARATIF:
COMPAREZ 10 SYSTÈMES
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PRESTATAIRE :
COMMENT CHOISIR:
LA CLÉ DES SERVICES
MANAGÉS
TÉMOIGNAGES
UTILISATEURS:
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EXPÉRIENCES RETENIR
Les services d’impression managés offrent aussi aux
revendeurs une chance d’approfondir leur relation avec
leurs clients. « Les services d’impression managés ne
sont qu’un début et peuvent évoluer vers un service de
gestion documentaire. Le revendeur en vient alors à
travailler avec ses clients pour industrialiser le workflow
documentaire afin d’aboutir à un archivage, une
récupération et un partage plus rapides et plus simples
des documents au sein de l’organisation, via une
infrastructure hautement sécurisée, » ajoute Lowes.
Mais pour d’autres, les services d’impression managés
sont devenus une composante à part entière de l’offre de
services des revendeurs. Pour Matthew Searle, directeur
chez Canon pour les partenaires channel, les services
d’impression managés représentent désormais un élément
critique de ce que peuvent offrir ses revendeurs
conjointement à un éventail plus vaste de services
13
SYSTÈMES D'IMPRESSION : POUR QUEL USAGE ET QUEL TCO
managés : « nous travaillons avec nos partenaires pour les
aider à transformer leurs activités et à devenir des
prestataires de services capables d’optimiser les
processus et les activités de leurs clients. »
Une évolution naturelle
Lee Mockett, responsable des activités services
d’impression managés chez Brother au Royaume-Uni,
estime que ces services s’inscrivent dans l’évolution
naturelle vers les services qui dominent l’ensemble du
marché IT : « des changements majeurs dans les
habitudes de travail affectent les produits que nous
fournissons et ceux à qui nous les fournissons. » Selon
lui, les services d’impression managés deviennent de plus
en plus largement disponibles, touchant non seulement le
marché des grandes entreprises mais également le secteur
des PME.
Pour Matt Hopkison, spécialiste des services
d’impression managés au sein du LDD group, ces
services répondent à un besoin des PME qui manquent
d’expertise IT en interne et doivent se concentrer sur leur
PRÉSTATAIRE:
COMMENT CHOISIR
cœur de métier. Et pour lui, comme pour Gaiser,
l’accompagnement des équipementiers est « essentiel
pour les revendeurs faisant leurs premiers pas dans les
services d’impression managés. »
PRÉSENTATION
COMPARATIF:
L’expertise comme différenciateur
COMPAREZ 10 SYSTÈMES
D’IMPRESSION : QUEL EST
LE VRAI COÛT D’USAGE
PRESTATAIRE :
COMMENT CHOISIR:
LA CLÉ DES SERVICES
MANAGÉS
TÉMOIGNAGES
UTILISATEURS:
PROJET IT : QUELLES
EXPÉRIENCES RETENIR
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Elaine Hewitt, responsable channel chez Kyocera
Document Solutions UK, s’inquiète de la disponibilité de
plus en plus large des services d’impression managés :
« il devient difficile d’offrir aux utilisateurs quelque
chose de nouveau. » D’où un besoin d’aller plus loin.
Selon Hopkinson, « le contrat de services d’impression
managés moderne porte sur le production d’une solution,
par sur l’obtention du prix à la page le plus bas. » En
outre, pour Searle, de Canon, « l’approche consistant à
répondre à un problème métier isolé en offrant un produit
SYSTÈMES D'IMPRESSION : POUR QUEL USAGE ET QUEL TCO
ou en administrant un élément isolé n’est plus un modèle
économique propice à la croissance. »
Pour lui, l’accompagnement des revendeurs peut là
s’avérer essentiel pour permettre le développement de
compétences nécessaires à l’appréhension des besoins de
long terme des clients. Lowes, chez Oki Systems, ne le
contredira pas : « ces services nécessitent bien plus
qu’une vente technologique isolée. »
Chez Kyocera, Hewitt estime que les services
d’impression en mode Cloud constituent un autre moyen
de différenciation : « cela permet d’étendre le périmètre
des services d’impression managés pour inclure
l’ensemble de l’environnement documentaire, et
d’externaliser serveur d’impression, logiciel, et sécurité
sur un centre de calcul distant. » Pour lui, ces services
Cloud « ont le potentiel d’être un successeur naturel aux
services d’impression managés. »  – Valéry Marchive
TÉMOIGNAGES
UTILISATEURS
Projet IT : quelles expériences retenir
1.
PRÉSENTATION
COMPARATIF:
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LE VRAI COÛT D’USAGE
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PROJET IT : QUELLES
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LE CONSEIL GÉNÉRAL DU VAL-DE-MARNE
RATIONALISE SA BUREAUTIQUE
Alors que la bataille
entre les principaux
acteurs
de
l’impression
pour
moderniser
leurs
services
d’impression aux entreprises ne fait que commencer,
notamment dans la perspective d’une très forte
dématérialisation des tâches administratives, les besoins
de rationalisation des parcs traditionnels d’impression
restent importants.
En plein débat sur les réductions de coûts dans le secteur
public, le conseil général du Val de Marne a misé de son
coté sur une rationalisation de son parc d’impression avec
Epson. « Notre objectif principal était de remplacer tout
le parc d’imprimantes laser de la DSI par du jet d’encre
pour mesurer les possibles économies en conditions de
production. Il est important de pouvoir mesurer le coût
SYSTÈMES D'IMPRESSION : POUR QUEL USAGE ET QUEL TCO
des consommables pour prendre les bonnes décisions
pour l’avenir », explique Christophe Janvoie,
Responsable de Secteur Postes de Travail et
Périphériques Direction des Systèmes d’Information
Service Architecture, Systèmes et Postes de travail au
Conseil Général du Val de Marne.
Dans le cas de ce projet, les arguments en faveur d’une
migration massive vers le jet d’encre ont été tout d’abord
la vitesse d’impression et la possibilité de diminuer
fortement, à travers le choix de cette gamme, le nombre
d’imprimantes
en
privilégiant
une
approche
départementale et de proximité.
Les imprimantes Epson sont installées pour la plupart à
proximité ou directement sur les bureaux du personnel.
L’accès aux machines est donc immédiat, évitant ainsi la
perte de temps occasionnée par des allers retours
permanents entre PC et imprimante. Enfin il s’agissait de
pouvoir également imprimer en A3 et répondre aux
besoins d’impression du personnel de façon économique
et efficace notamment pour améliorer la lisibilité des
tableaux financiers. – Eric Ochs
TÉMOIGNAGES
UTILISTEURS
2.
PRÉSENTATION
COMPARATIF:
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LE VRAI COÛT D’USAGE
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RADIO FRANCE OPTIMISE LA GESTION DE SES
CONSOMMABLES AVEC KYOCERA
Radio France s’appuie depuis janvier 2011 sur les
services de Kyocera pour gérer son parc d’imprimantes.
Avec ce contrat, Christian Villard, responsable du centre
de reprographie et du magasin de fournitures générales de
Radio France, souhaitait disposer d’un technicien qui non
seulement intervienne sur les pannes, mais qui assure
également le remplacement des toners afin d’en améliorer
la gestion et le recyclage : « le technicien reçoit des
alertes dès que les toners sont à 5 % de leur capacité. »
Tous les jours, dès 14h, il est en mesure de les changer.
Parfois, les équipes de Christian Villard doivent
intervenir le matin, à sa place, mais cela reste rare.
Auparavant, les utilisateurs devaient rapporter leurs
anciennes cartouches. Mais beaucoup finissaient en
réalité dans les poubelles, sans être recyclées. En outre,
changer une cartouche de toner n’est pas la spécialité des
utilisateurs finaux et cela se soldait, parfois, par la casse
de petites pièces sur les machines.
SYSTÈMES D'IMPRESSION : POUR QUEL USAGE ET QUEL TCO
La gestion globale du parc d’imprimantes a également
progressé : « on identifie facilement les copieurs qui
impriment beaucoup et l’on peut opérer des rotations
avec ceux qui impriment moins afin d’optimiser le cycle
de vie du parc », explique Christian Villard. Et d’indiquer
privilégier en outre les équipements multifonctions par
rapport aux imprimantes seules, en configurant par défaut
l’impression recto-verso, et en noir et blanc sur les
équipements couleurs, afin de générer des économies de
papier et de toners.
Au total, Christian Villard a fait confiance à Kyocera
pour quelque 220 machines à Paris et 110 en province.
Avec le temps, 50 sites de province se sont rattachés à
l’accord cadre de Radio France avec Kyocera et 85 % du
parc est aujourd’hui signé Kyocera : « on essaie
d’homogénéiser l’ensemble pour limiter le nombre de
pilotes d’impression sur le réseau. » Permettant aux
équipes locales de profiter de tarifs particulièrement
attractifs, le contrat cadre remporte une vive adhésion :
« si cela se passait mal, j’aurais des retours de la part de
nos structures en province. Et là, depuis 2011, je n’ai
aucun retour. Je suis donc assez satisfait. »
TÉMOIGNAGES
UTILISTEURS
PRÉSENTATION
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LE VRAI COÛT D’USAGE
PRESTATAIRE :
COMMENT CHOISIR:
LA CLÉ DES SERVICES
MANAGÉS
Le contrat cadre signé avec Kyocera court jusqu’au 31
décembre 2015. Il couvre les imprimantes ainsi que le
toner : « tout ce que l’on paie en plus du loyer, c’est le
coût d’impression », indique Christian Villard. Et
d’assurer disposer aujourd’hui d’une « qualité de service
que l’on n’a jamais eue avant. Certes, cela vient des
équipes de Kyocera, très disponibles, mais aussi de leurs
équipements. Même sur des matériels très fortement
sollicités, nous ne rencontrons pas d’incidents au-delà de
l’usure normale. Ce sont des équipements qui
fonctionnent très bien. » – Valéry Marchive
TÉMOIGNAGES
UTILISATEURS:
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SYSTÈMES D'IMPRESSION : POUR QUEL USAGE ET QUEL TCO
AUTHEURS
PRÉSENTATION
VALÉRY MARCHIVE Ce spécialiste du poste de travail et des
problématiques liées à la mobilité et aux télécoms, a participé à de
nombreux titres de la presse informatique et généraliste dans
l’Hexagone, toujours avec le souci de décrypter les technologies.
Valéry est l’auteur de plusieurs ouvrages consacrés à Mac OS X.
Pour LeMagIT, il décortiquera l’évolution du poste de travail et les
enjeux de la convergence numérique.
Le document consulté provient du site www.lemagit.fr
Cyrille Chausson | Rédacteur en Chef
Valéry Marchive | Journaliste
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Linda Koury | Directeur Artistique
Neva Maniscalco | Designer
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Mathilde Haslund | Assistante Marketing
[email protected]
LA CLÉ DES SERVICES
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quotidiennement. Notre communauté en ligne "IT Knowledge Exchange" (Echange de
connaissances IT) vous permet de partager des questionnements et informations de tous les jours
avec vos pairs et des experts du secteur.
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