Faire rapidement un planning de congés avec Excel

Faire rapidement un planning de congés
avec Excel
Juin 2014
Dessiner facilement un planning
Objectif
Planning de base
Fignolez la présentation à votre gré
En plus, détermination des jours ouvrés (à partir de la version 2007)
Remplissage automatisé
Fichier-exemple
Ajouter des lignes
Ajouter des feuilles
Observations
Objectif
On a chaque année besoin de réaliser des plannings : formation, programmation, suivi,
affectation ... Voici comment afficher simplement des congés, par exemple, sur Excel.
Planning de base
A1 : Saisir Congés 2009
A2 : Saisir NOM Prénom
A3 à Ax : Saisir le nom des x
personnes à gérer
B1 : Saisir 01/05/09 ; Format/
Cellule/Nombre/ Personnalisé/ Type
jjj
B2 : Saisir =B1 ; Format/
Cellule/Nombre/Personnalisé/ Type
jj mmm
Incrémenter B1:B2 à droite sur 184
colonnes (jusqu'au 31/10) ; pour cela
sélectionner B1 et B2, tirer la poignée (en bas à droite), puis dans l'icône d'options de
recopie incrémentée choisir Incrémenter une série
Sélectionner la feuille complète et activer la Mise en forme conditionnelle avec Valeur de la
cellule ="c" et Format police bleu foncé + motif de remplissage bleu clair
Si nécessaire, saisir cette légende en fin de tableau : c = jour de congé (affiché en bleu)
Le travail de base est terminé. Saisissez pour chaque personnel la lettre "c" dans les cases
correspondant à ses jours de congés : Elles apparaissent en bleu ! Le document Excel 2003 tel
qu'il devrait être après ces étapes : http://cjoint.com/?DEowHH2ikpo
Fignolez la présentation à votre gré
... par exemple : - bordures (quadrillage en
pointillés de préférence, pour éviter l'effet
"grille de prison") - lignes 1 et 2 en police
Arial Narrow ou Agency FB, taille 8 ou 9 ;
ligne 2 en orient° vertic. - réduire la largeur
de colonne (4,00 environ soit 33 pixels) ajouter dans les cellules une règle de
validation assortie d'un message de saisie
(à la place d'une légende figée en bas de
tableau) - ajouter une seconde condition
de mise en forme conditionnelle pour les
samedis et dimanches.
En plus, détermination des jours ouvrés (à partir de la
version 2007)
Si vous souhaitez utiliser ce planning pour décompter le nombre de jours ouvrés/ouvrables
consommés par chaque agent, il faut
ajouter un marquage des samedis,
dimanches, jours fériés et autres ponts. insérer une ligne 3 - saisir la formule
=SI(JOURSEM(1:1;2)>5;"f";"") dans toute
la ligne - taper "F" pour chaque autre jour
non-travaillé (pont, fête) - en GD4 saisir
=NB.SI.ENS(B4:GC4;"c";B$3:GC$3;"") et
recopier vers le bas. Voici la feuille Excel
2007 ainsi complétée : http://cjoint.com/?
DEowKo4UVW1
Remplissage automatisé
Après la colonne A insérer 3 colonnes nouvelles : Début, Fin, Jours ouvrés.
les colonnes B et C sont à mettre au format date jj/mm/aa, saisir les dates de congés pour
chaque agent.
donner à la colonne B le nom début, à la colonne C le nom fin, à la ligne 2 le nom date et à
la ligne 3 le nom F.
dans la cellule E4 (première case de la
grille-planning) saisir la formule
=SI(ET(date>=début;
date<=fin;NON(F="F"));"C";"") à recopier
dans toutes les cases. C'est cette
formule qui inscrira C dans les cases
concernant les jours non ouvrés de la période de congés.
dans la cellule D4 on aura la formule =NB.SI(E4:GF4;"C"), à recopier vers le bas. La
colonne GG étant devenue inutile, la supprimer.
pour agrémenter la présentation du planning, depuis E4 appliquer une Mise en forme
conditionnelle avec La formule est =E$3="F" et un remplissage de couleur, puis étendre
cette MFC à toutes les autres cases du planning, à droite comme en bas.
Fichier-exemple
Le résultat final au format 2007 est à votre disposition ici => http://cjoint.com/?DEowMzruvxu
Pour toute erreur constatée, toute amélioration à suggérer, n'hésitez pas à contacter
l'auteur :
Ajouter des lignes
Réponse à une question du 24/05/2012 S'il faut ajouter quatre lignes, pour quatre nouveaux
agents, sélectionner par exemple la ligne 6, faire copier, sélectionner les lignes 2 à 5 et faire
"Insérer les cellules copiées". On obtient 4 "clones" de la ligne 6, et il ne reste qu'à modifier les
données ; les formats et les formules sont déjà disponibles ...
Ajouter des feuilles
Réponse à la question de bsmsadok le 15/08/2012 S'il faut ajouter une autre feuille dans le
fichier (pour une autre période ou un autre groupe de personnes), procéder ainsi :
Clic-droit sur l'onglet de la feuille
Sélectionner Déplacer ou copier/Créer une copie/OK
Pour changer de personnes, modifier la colonne A
Pour changer de période, changer les dates en E1 et F1, sélectionner ces deux cellules et
incrémenter en tirant la poignée vers la droite.
Renommer la feuille
>>> Les noms de plage sont conservés, mais affectés chacun à la feuille concernée : pas de
problème !
Observations
Mise à jour de l'accès aux 3 fichiers-exemples le 14 mai 2014 (sur alerte d'aquarelle, que je
remercie). Vous êtes tous invités à faire part de vos remarques et suggestions pour améliorer
cette fiche. Merci !
Réalisé sous la direction de Jean-François
PILLOU, fondateur de CommentCaMarche.net.
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