Le nouveau contrat de syndic : comment réaliser
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Le nouveau contrat de syndic : comment réaliser
1er Forum des copropriétaires du Val Maubuée Le nouveau contrat type de syndic : comment réaliser une mise en concurrence efficace? Intervenants : Sandy FOULLEY (Adil 77) Claude POUEY (ARC) Animation : Serge SOKOLSKY (consultant) ATELIERS DE LA COPROPRIETE • Le NOUVEAU CONTRAT DE SYNDIC Ce que dit la Loi ? (ADIL 77) • Comment négocier votre prochain contrat? (ARC) 2 Présentation de l'ADIL 77 Association loi 1901 agréée par l'ANIL et le Ministère du logement Première ADIL agréée en France en 1975 Appartient à un réseau de 79 ADIL présentes en France métropolitaine et Outre-Mer Partenaires Collecteurs du 1 % logement Organismes HLM Associations : Secours Catholique, UDAF, CIDFF, associations de consommateurs (CGL, UFC-Que choisir…), Relais Jeunes 77… Préfecture, DDT, Conseil départemental, CAF, SOLIHA, CAUE… CA du Val Maubuée, de Sénart, du Val d'Europe Communes de Seine-et-Marne Mission Délivrer une information complète sur toutes les questions liées au logement en matière : Juridique : Baux d'habitation Contrat de construction Contrat de prêt Contrat de ventre Copropriété Décence, insalubrité… Financière : études de financement, études des offres de prêt Fiscale Trois principes Neutralité Gratuité L'ADIL n'agit pas à la place des consultants Nous recevons des consultants et non des clients Objectivité Aucune activité commerciale, ni contentieuse Informations indépendantes Le nouveau contrat de syndic : ce que dit la Loi...et (le Décret) AGENCE DÉPARTEMENTALE D'INFORMATION SUR LE LOGEMENT DE SEINE-ET-MARNE Rappels Décret du 2 décembre 1986 : Décompte des honoraires à fournir à l’AG avec : indication du montant total des honoraires distinction entre honoraires perçus pour la gestion courante et ceux perçus au titre de prestations particulières Avis du Conseil National de la Consommation du 27 septembre 2007 : Liste des prestations de gestion courante Arrêté NOVELLI du 19 mars 2010: Liste minimale de prestations incluses dans le forfait de gestion courante Indication explicite des prestations particulières dans le contrat La loi ALUR et son décret d’application Loi ALUR du 24 mars 2014 (art. 55) instaure : un contrat-type de syndic une rémunération forfaitaire pour les actes de gestion courante l’obligation de définir les prestations particulières ouvrant le droit à rémunération complémentaire Décret du 26 mars 2015 définit : le contrat-type de syndic la liste non limitative des prestations de gestion courante la liste limitative des prestations particulières Le contrat-type : champs d’application Tout contrat de syndic conclu ou renouvelé après le 1er juillet 2015 Syndics professionnels et syndics bénévoles Exception : dérogation possible pour les immeubles à destination totale autre que d’habitation Le contrat-type : mentions obligatoires Syndic professionnel : Références immatriculation au registre du commerce Mentions propres à l’exercice de la profession de syndic : références de la carte professionnelle, de l’assurance de responsabilité professionnelle et de la garantie financière Syndic bénévole (copropriétaire d’un ou plusieurs lots ou fractions de lots dans la copropriété) : Nom, prénom, adresse Remarque : pour être lisible le contrat doit être rédigée dans une police de taille huit au minimum Le contrat-type : mission du syndic Sa mission est définie : contractuellement légalement : gestion, technique, financière et comptable de la copropriété (renvoi à l’article 18 loi du 10 juillet 1965) Le contrat-type : durée du contrat Principe : durée maximale de 3 ans pas de reconduction tacite Exceptions : vente d’un immeuble HLM construit ou acquis depuis plus de 10 ans : organisme vendeur exerce les fonctions de syndic tant qu’il est propriétaire d’au moins un logement, sauf s’il y renonce (art. L.443-15 CCH). syndic-constructeur : durée maximale de un an quand le syndic ou une personne en lien avec lui a participé à la construction de l’immeuble et ce pendant 10 ans à compter de la réception de l’immeuble Le contrat-type : désignation du syndic Désignation du syndic doit être inscrite à l’ordre du jour de l’AG. Vote à la majorité absolue (art. 25) Une seule résolution pour désigner le syndic et approuver son contrat Les projets de contrat doivent être notifiés au plus tard en même temps que l’ordre du jour (21 jours avant AG) Mise en concurrence de plusieurs contrats par le conseil syndical, tous les 3 ans, en cas de vote portant sur la désignation du syndic Mise en concurrence possible par les copropriétaires Pas de mise en concurrence quand il n’y a pas de conseil syndical ou en cas de dispense votée en AG (majorité absolue) Le contrat-type : fin des fonctions du syndic Automatiquement : à la fin du contrat au décès du syndic si retrait de la carte professionnelle du syndic si perte de capacité juridique du syndic si désignation d’un administrateur provisoire par le juge (copropriété en difficulté) En cas de démission : Démission adressée en LRAR au président du conseil syndical ou à chaque copropriétaires avec un préavis de 3 mois En cas de révocation par l’AG à la majorité absolue pour motif légitime La désignation d’un nouveau syndic vaut révocation de l’ancien Le contrat-type : prestations Contrat « tout sauf » Prestations de gestion courante : liste non limitative Prestations particulières donnant lieu au versement d’honoraires complémentaires : liste limitative Les jours et heures ouvrables durant lesquels le syndic assure sa mission mais aussi l’accueil physique et/ou téléphonique des copropriétaires doivent y être indiqués . Le contrat-type : gestion courante Forfait Prestations assurées par le syndic au titre de sa mission : AG (préparation, convocation, tenue, information) conseil syndical (mise à disposition et communication des pièces, recueil des avis) gestion des opérations financières et comptabilité (comptes bancaires, comptabilité séparée, remise au syndic successeur…) administration et gestion de la copropriété en conformité avec son règlement (immatriculation, documents obligatoires, archives, accès en ligne sécurisé, entretien et maintenance) assurances (souscription, déclaration de sinistre, règlement d’indemnité) gestion du personnel Le contrat-type : gestion courante (2) Visites et vérifications périodiques pendant un nombre minimum d’heures Le contrat doit indiquer si ces visites donnent lieu à la rédaction d’un rapport et si le président du conseil syndical doit être présent Précisions quant à la durée de l’AG annuelle et la qualité de la personne qui la tiendra (syndic ou préposés) Sont inclus dans le forfait : les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait les formalités de déclaration de sinistre pour les parties communes et les parties privatives quand le sinistre a sa source dans les parties communes la gestion des règlements aux bénéficiaires (fournisseurs, assureurs, prestataires,…) Le contrat-type : gestion courante (3) Exclusion après vote en AG à la majorité absolue ou si dispense déjà votée au cours d’une AG antérieure Peuvent être incluses au socle de base : la préparation, la convocation et la tenue d’AG extraordinaire(s). Nombre d’heures et plage horaire à préciser organisation de réunion(s) avec le conseil syndical Durée à préciser Peuvent être exclues en cas de syndic professionnels uniquement : ouverture d’un compte bancaire séparé mise à disposition d’un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés (extranet) Peuvent être exclues, pour tous les syndics : prestation d’archivage des documents par une entreprise spécialisée Le contrat-type : prestations particulières Permettent au syndic de percevoir des honoraires complémentaires uniquement si elles sont prévues dans la liste limitative (annexée au décret du 26 mars 2015 et au décret du 17 mars 1967) Liste peut être révisée tous les 2 ans après concertation 6 catégories : réunions et visites supplémentaires règlement de copropriété et état descriptif de division gestion administrative et matérielle relatives au sinistre travaux et études techniques litiges et contentieux (hors frais de recouvrement) Le contrat-type : rémunération du syndic Rémunération forfaitaire : Librement négociée pour les actes de gestion courante Le contrat précise le montant en euros HT ou TTC et les modalités de paiement Révision chaque année à la date et selon les modalités convenues par les parties Facturation des dépassements des horaires et durées ( AG, réunions, visites prévues au forfait) selon coût horaire défini au contrat Remboursement des frais d’affranchissement ou d’acheminement pour l’envoi des documents afférents aux prestations du forfait Déduction de la pénalité pour non réalisation / mise à jour de la fiche synthétique Le contrat-type : rémunération du syndic (2) Rémunération complémentaire : calculée en fonction d’un coût horaire au prorata du temps passé ou en application du tarif convenu par les parties pour chaque prestation particulière hors frais d’envoi. Remboursement des frais d’affranchissement ou d’acheminement Le contrat-type : rémunération du syndic (3) Cas particulier : sinistres Facturation (déplacement, mesures conservatoires, … ) selon honoraires définis dans le contrat Majoration en cas d’urgence pour intervention en dehors des jours et heures ouvrables Déduction de la rémunération due lors du versement de l’indemnité d’assurance Cas particulier : frais et honoraires imputables à certains copropriétaires Frais de recouvrement Frais et honoraires liés aux mutations Frais de délivrance des documents sur support papier Le contrat-type : rémunération du syndic (4) Cas particuliers : travaux travaux de conservation ou d’entretien (hors maintenance et entretien courant) travaux sur les éléments d’équipement communs (hors maintenance) travaux d’amélioration / transformation sur éléments existants, adjonction éléments nouveaux, aménagement de locaux communs, affouillement du sol, surélévation études techniques, telles que diagnostics et consultations travaux ne concourant pas à la maintenance ou l’administration des parties communes ou des éléments d’équipement communs Rémunération fixée dans le projet de résolution. Exprimée en pourcentage du montant HT des travaux Taux dégressif en fonction de l’importance Choix du prestataire après mise en concurrence Les coordonnées de l’ADIL 77 Téléphone : 0820 16 77 77 Horaires : Meaux et Melun lundi : 14h à 17h30 mardi au vendredi : 9h à 17h30 Serris mardi au vendredi de 10h à 18 h – fermeture la première semaine de chaque mois Visite avec ou sans rdv dans l'un de nos bureaux ou à nos permanences Mèl : [email protected] Site internet : www.adil77.org Les points sur lesquels il faut être vigilant Les nouvelles obligations issues de la loi ALUR Compte bancaire séparé JUSTIFICATIONS DU SYNDIC Implique des coûts supplémentaires compte tenu d’une surcharge de travail pour les gestionnaires. REPONSE A APPORTER Le compte bancaire séparé permet d’augmenter la productivité du syndic et pour cause, ce dernier n’a pas recruté de comptable supplémentaire pour faire face à cette obligation. 27 Fiche synthétique de l’immeuble JUSTIFICATIONS DU SYNDIC La constitution de cette fiche va impliquer un travail supplémentaire. REPONSE A APPORTER Cette obligation n’entrera en vigueur que progressivement et en tout état de cause pas avant le 1er janvier 2017. Le syndic n’a donc pas à anticiper ses honoraires. 28 Immatriculation de la copropriété JUSTIFICATIONS DU SYNDIC Cette nouvelle obligation impliquera une surcharge de travail. REPONSE A APPORTER Cette obligation n’entrera en vigueur qu’à partir du 1er janvier 2017. Elle pourra par ailleurs faire l’objet d’une facturation supplémentaire, justifiant encore moins une réévaluation anticipée des honoraires. 29 Extranet JUSTIFICATIONS DU SYNDIC Cet outil a impliqué un développement informatique qui représente un coût important pour le cabinet. REPONSE A APPORTER Dans la plupart des cas, cet outil a été mis en œuvre bien avant l’entrée en vigueur de la loi ALUR, puisqu'il est avant tout un moyen pour le syndic d’augmenter sa productivité. Il serait donc inopportun qu’il réclame en plus une augmentation de ses honoraires. 30 Gestion des fonds travaux JUSTIFICATIONS DU SYNDIC La compagnie d’assurance va augmenter la prime du syndic au motif que les fonds mandants à garantir seront plus élevés. REPONSE A APPORTER Le fonds travaux n’entrera en vigueur qu’à partir du 1er janvier 2017. Il n’y a donc pas lieu d’augmenter les honoraires. Le syndic n’a donc pas à anticiper ses honoraires. Même en prenant en considération cet argument, l’augmentation sera extrêmement insignifiante. 31 Formation continue JUSTIFICATIONS DU SYNDIC L’obligation de formation continue nous oblige à prévoir un budget supplémentaire qui doit être supporté en partie par les copropriétés mandantes REPONSE A APPORTER Depuis toujours, les sociétés doivent cotiser à un organisme de formation. Ce rappel à la loi émanant de la loi ALUR n’implique donc aucun frais supplémentaire pour le syndic. 32 Prestations entrant dans le forfait de base 33 Tenue d’assemblée générale hors des heures ouvrables JUSTIFICATIONS DU SYNDIC La tenue de l’assemblée générale justifie l’augmentation des honoraires. REPONSE A APPORTER Cet argument est valable uniquement si le contrat inclus la tenue de l’assemblée générale en dehors des heures ouvrables et que cette dernière n’était pas déjà prévue dans le précédent contrat. Dans ce cas, l’augmentation doit être estimée en fonction du taux horaire du gestionnaire et du nombre d’heure(s) prévue(s) pour tenir l’AG. Il faudra être particulièrement vigilant que la durée de la tenue d’assemblée générale comprise dans le contrat34est conforme aux habitudes de la copropriété Frais de reprographie JUSTIFICATIONS DU SYNDIC Les photocopies sont à présent incluses dans le forfait de base, justifiant une augmentation des honoraires. REPONSE A APPORTER Cet argument est acceptable, uniquement si le syndic ne les avait pas déjà incluses dans le contrat précédent et que l’augmentation est estimée à partir d’éléments réels avec un coût de la photocopie acceptable.(0.10€ maximum) 35 Nombre de visite(s) de l’immeuble JUSTIFICATIONS DU SYNDIC Les visites de l’immeuble par le syndic doivent à présent être incluses dans les honoraires de base. REPONSE A APPORTER La plupart des syndics incluaient déjà dans leur contrat un nombre de visite(s), ne justifiant donc pas une augmentation des honoraires. Si le syndic souhaite augmenter le nombre de visites, il devra alors en expliquer les raisons au conseil syndical. 36 Prestations pouvant entrainer une diminution des honoraires du forfait de base du syndic 37 Nombre de visite(s) MOTIF Dans le cas où le nombre de visite(s) prévu dans le contrat type serait inférieur à celui mentionné dans les précédents contrats, le syndic sera alors tenu de réduire ses honoraires en fonction de cette diminution. Aide au calcul Il suffira de considérer qu’une visite sur l’immeuble est de minimum une heure et demie et ainsi réduire les honoraires en fonction du taux horaire du gestionnaire 38 Nombre de réunion(s) du conseil syndical MOTIF Comme pour le point précédent, si le nombre de réunion(s) prévu dans le contrat type est inférieur à celui des contrats précédents, il faudra prévoir une réduction des honoraires. Aide au calcul Il faudra estimer le coût que représente la tenue d’une réunion du conseil syndical et la réduire des honoraires en fonction du nombre de réunion(s) supprimées par rapport au contrat précédent. 39 Mise en demeure à l’égard d’un tiers/Constitution du dossier envoyé à l’avocat MOTIF Le syndic devra réduire ses honoraires à hauteur des frais de contentieux qui étaient inclus dans les précédents contrats. Aide au calcul Il faudra relever le coût de la mise en demeure ainsi que la constitution du dossier auprès de l’avocat présentés dans le contrat type et les déduire des honoraires en fonction de la réalité de la copropriété. 40 COPRO-SYNDIC : PORTE D’ACCES AUX OUTILS DE L’ARC CONTRATSYNDIC: l’outil de génération des contrats de syndic OSCARSYNDIC: l’outil d’évaluation des contrats de syndic