Contrat de Syndic

VAL DE MARNE
102 avenue du Général de Gaulle
94170 Le Perreux sur Marne
Tél. : 01 43 24 42 66
Fax : 01 48 72 17 07
Contrat de Syndic
Entre les soussignés :
Le Syndicat des copropriétaires de la résidence 7Bis Rue du Général Faidherbe - 94130 Nogent
Sur Marne
, représenté par Monsieur/Madame/Mademoiselle
séance, mandaté à cet effet par l'Assemblée Générale en date du 7 juin 2006,
_, Président(e) de
D'une part,
Et
La Société par Actions Simplifiées URBANIA Val de Marne BOMART-LONGUET, au capital de
205.896 €, membre du réseau URBANIA, dont le siège social et administratif est à LA VARENNE
SAINT HILAIRE (94214), 12 avenue Louis Blanc, membre de la Confédération Nationale des
Administrateurs de Biens, titulaire des cartes professionnelles G940178194 et T940191722
délivrées par la Préfecture du Val de Marne, bénéficiant d'une garantie financière accordée par le
Groupement Français de Caution dont le siège social est 58 Rue du Général Ferrie - 38100
Grenoble s'élevant à 6.500.000 € au 01/01/06.
Représentée par son Président en exercice,
D'autre part,
II a été arrêté et convenu ce qui suit :
Le Syndicat des copropriétaires confie à URBANIA Val de Marne BOMART-LONGUET qui accepte, les fonctions
de syndic de la copropriété précitée, aux clauses et conditions ci-après définies dans le cadre de la Loi n°65-557 du
10 juillet 1965 et du Décret n° 67-223 du 17 mars 1967 modifiés.
I. DUREE DU CONTRAT
Le présent contrat est consenti et accepté pour une durée de 13 mois, qui prendra effet le
terminer au plus tard le
.
pour se
Le mandat du syndic se poursuivra ultérieurement, sur la proposition présentée par URBANIA Val de Marne
BOMART-LONGUET à l'assemblée générale annuelle, et sur la résolution conforme votée par ladite assemblée.
ropneie
URBANIA VAL DE MARNE - Siège social : 12, avenue Louis Blanc - 94214 La Varenne St Hilaire Cedex
S.A.S. au Capital de 205 896€ - B 309 408 177 RCS CRÉTEIL- APE 703
Cartes professionnelles G 940178194 et T 940191722 délivrées par la Préfecture de Créteil
Garant : Groupement Français de Caution - 58 rue du Général Ferrie - 38100 Grenoble
CNAB
FEDERATION
MULTIVILLES
Le contrat ne pourra être résilié avant son terme, par l'une ou l'autre des parties, que dans les conditions suivantes :
- Par le syndicat des copropriétaires, pour motif grave et légitime porté à la connaissance du syndic et de
l'Assemblée générale laquelle statuera alors à la majorité de l'article 25 de la Loin°65-557 du 10 juillet 1965,
Conformément aux dispositions de l'article 8 du décret du 17 mars 1967, le syndic doit répondre
favorablement à la demande formée par lettre recommandée avec accusé de réception par le Conseil Syndical ou par
plusieurs copropriétaires représentant au moins 25 % des voix de l'ensemble de la copropriété.
- Par le syndic, qui pourra mettre fin à ses fonctions à condition d'en prévenir, par lettre recommandée
avec accusé de réception, au moins trois mois à l'avance et en indiquant les raisons fondées de sa démission le
Président du Conseil Syndical.
En cette hypothèse, le syndic s'engage à convoquer une assemblée générale afm de désigner un successeur.
II. MISSION DU SYNDIC
Tâches réglementaires et obligatoires telles qu'elles sont édictées par les Lois et Règlements concernant la
copropriété.
Le syndic accomplira :
A) D'une part des tâches de gestion courantes
B) D'autre part des prestations particulières
A/ - GESTION COURANTE PENDANT LES HEURES OUVRABLES
1/ - Assemblée générale
Assemblée Générale Ordinaire et Conseil Syndical la précédant :
• Préparation avec le Conseil syndical de l'ordre du jour et du budget prévisionnel
Constitution du dossier à diffuser comprenant :
L'ordre du jour avec les modalités de vote de chaque question
Le projet des résolutions proposées au vote
Le rapport éventuellement établi par le Conseil Syndical
La situation comptable
L'état des dettes et des créances
Le relevé général des dépenses et recettes réelles de l'exercice écoulé
La liste nominative des débiteurs et l'état détaillé des contentieux en cours
Le budget prévisionnel
Les contrats, dont celui du syndic, devis et marchés pour lesquels l'assemblée générale est amenée à se
prononcer (cette communication pouvant être remplacée par un document de synthèse)
Etablissement des feuilles de présence
* Envoi de la convocation
Rédaction du procès-verbal, si le syndic est désigné pour assurer le secrétariat de séance
Diffusion du procès-verbal à l'ensemble des copropriétaires. Conformément à la réglementation, la notification
sera effectuée en lettre recommandée avec accusé de réception aux opposants et défaillants.
Tenue
du
registre
des
délibérations
d'assemblée
générale.
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Assemblée Générale en seconde lecture :
Dans les mêmes conditions que l'assemblée générale annuelle, le syndic tiendra une nouvelle assemblée dans les
trois mois suivant l'assemblée générale en seconde lecture.
2/ - Relations du syndic avec le Conseil syndical
»
Les missions principales du Conseil syndical sont :
D'assister le syndic dans l'exercice de ses fonctions
De répondre à toutes sollicitations du syndic dans le cadre des modalités définies.
De contrôler le syndic dans sa gestion
Le syndic demande l'avis écrit au Conseil syndical pour l'engagement de toute dépense, marché et contrat
dépassant le plafond voté en assemblée générale conformément aux dispositions de l'article 21 de la Loi du 10
juillet 1965 modifié.
Le syndic transmettra au Président du Conseil et à sa demande expresse aux termes de sa désignation, toutes
factures ponctuelles reçues pour accord avant paiement.
Le syndic informe le Conseil syndical qu'il peut se faire allouer un budget de fonctionnement comprenant outre
le remboursement des frais engagés pour le compte du syndicat, la rémunération d'organismes ou prestataires
pouvant le conseiller.
Le syndic aura l'obligation de consulter tous les prestataires recommandés par le Conseil syndical à la
condition naturellement que ces derniers présentent toutes les garanties (qualifications, assurances )
«
Le syndic avertira le Conseil syndical des travaux d'urgence qu'il est amené à faire réaliser et sollicitera son
avis pour procéder aux appels de fonds éventuellement nécessaires.
Le syndic met à disposition des conseillers syndicaux ainsi qu'à leurs conseils, l'ensemble des documents
comptables et financiers avec les justificatifs dans ses locaux sur rendez-vous.
Le syndic communiquera sur demande du Conseil syndical copie de l'ensemble des contrats en cours.
i!
Le syndic transmettra copie de l'ensemble des ordres de services.
• Le syndic élabore le budget prévisionnel et l'ordre du jour de l'assemblée générale avec le Conseil syndical.
L'administration de la copropriété est effectuée en collaboration avec le Conseil syndical.
Pour permettre au Conseil syndical de mener à bien sa mission, le syndic tiendra en temps réel un journal de
bord et communiquera au Président du Conseil syndical, sur sa demande, toutes informations utiles.
3/ - Comptabilité
Le syndic rappelle son obligation de tenir une comptabilité du syndicat distincte de celle des autres copropriétés.
*
-
Une répartition des dépenses annuelle sera effectuée entre les copropriétaires.
Les appels de fonds seront édités trimestriellement et permettront de distinguer les charges courantes des autres
appels de fonds votés par l'assemblée (travaux, provisions spéciales...)
Le paiement des factures sera effectué dans les délais (sauf litige ou insuffisance de trésorerie) et dans le
respect des conditions contractuelles.
Les copropriétaires auront la faculté de régler leurs charges par prélèvement.
Mise à disposition de tous les copropriétaires de l'ensemble des comptes et pièces justificatives de charges
suivant les modalités définies aux termes de l'article 18-1 de la Loi du 10 juillet 1965 modifiée.
Un audit annuel de disponible de trésorerie sera effectué de façon à calculer le besoin en fonds de roulement du
syndicat et le cas échéant, de proposer un remboursement partiel ou une majoration de ce dernier en assemblée.
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4/ - Banque
Sur résolution adoptée en assemblée, les fonds du syndicat seront imputés au compte de trésorerie de la copropriété
dans le cadre d'un compte bancaire « syndicat des copropriétaires » tenu par le syndic et bénéficiant de sa garantie
financière
La comptabilité du syndicat reste indépendante de celle des autres syndicats
La société URBANIA Val de Marne BOMART-LONGUET bénéficiera de ce compte dans le cadre de la Loi 70.2
du 02 janvier 1970 et de l'article 35 du décret du 17 mars 1967.
S'agissant d'un compte dépôt, les fonds déposés ne seront pas susceptibles de produire intérêts au profit du
syndicat, sauf décision d'assemblée de placer les fonds recueillis dans le cadre de financement de travaux, fonds de
prévoyance ou autres.
5/ - Gestion de V ensemble immobilier
Gestion des parties communes
Organisation des visites systématiques effectuées par le visiteur d'immeuble
« Lorsqu'il existe un gardiennage, mise en place et suivi du cahier de conciergerie
* Gestion commande et régularisation des travaux d'entretien et contrats courants dans la limite du montant des
marchés et contrats fixés par l'assemblée générale
Gestion administrative
Le syndic s'efforcera à répondre à toutes les correspondances écrites dans un délais maximal de huit jours
ouvrés (sauf cas particulier) La gestion des correspondances sera consignée au journal de bord.
Le syndic s'efforcera de répondre à toutes demandes formulées par téléphone dans un délai maximal de deux
jours ouvrés (sauf cas particulier)
*
Mise en place d'une procédure d'alerte en l'hypothèse d'une augmentation de consommations de fluide
signalée anormale (Eau, Gaz...)
* Réception des copropriétaires sur rendez-vous.
* Diffusion des notes et circulaires.
Gestion des archives du syndicat conformément à la réglementation.
Etablissement et mise à jour de la liste des copropriétaires.
Gestion des contrats
Souscription des contrats concernant les éléments d'équipements communs et les parties communes dans la
limite du montant des marchés et contrats fixé par l'assemblée générale
* Mise en place d'une politique de contrôle des charges incluant la vérification de l'augmentation des prestations
contractuelles et négociations régulières de façon à permettre au syndicat de bénéficier d'une prestation de
qualité au meilleur prix offert par le marché
Gestion des assurances
* Souscription de la police multirisque
Mise en place d'une organisation de façon à permettre l'optimisation de la gestion administrative et financière
des sinistres
« Perception et versement des indemnisations allouées
»• Toutes démarches accomplies dans le cadre de la gestion d'un sinistre seront consignées au journal de bord
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Gestion du personnel éventuellement employé par le syndicat
Recherche et engagement.
» Tenue du livre des salaires, établissement des bulletins de paie et paiement des salaires et indemnités diverses
• Déclarations aux organismes sociaux et fiscaux pour le titulaire du poste
Traitement des feuilles de maladie
Organisation du remplacement du personnel pendant les congés ou arrêts, y compris si besoin en adaptant les
tâches demandées.
6/ - Recouvrement des charges - contentieux
-
Les charges ou appels de fonds sont, d'une façon générale et conformément aux dispositions légales
intégralement exigibles le premier jour de chaque trimestre.
»
Par précaution, et sauf situation particulière, il est défini ci-dessous le processus de recouvrement qui pourra
être appliqué à compter de la date d'émission de l'appel de fonds en cas d'impayé :
- lere relance
1 semaine après la date d'exigibilité
- Mise en demeure
3 semaines après la date d'exigibilité
- Rédaction sommation et transmission à huissier
6 semaines après la date d'exigibilité
- Constitution dossier pour assignation
7 semaines après la date d'exigibilité
«
•
II est suggéré aux copropriétaires rencontrant des difficultés financières de se mettre en rapport avec le service
contentieux du syndic en vue d'établir un échéancier de paiement. Le non respect de l'échéancier établi entraîne
la reprise immédiate de la procédure
Des intérêts de retard au profit du syndicat pourront être calculés au taux légal et imputés aux copropriétaires
défaillants à compter de la mise en demeure.
Le suivi de chaque dossier, à compter de la mise en demeure, sera consigné de façon quotidienne sur le journal
contentieux.
Il- Litiges
En cas de litiges pour l'exécution du présent contrat, les parties s'efforcent de trouver une solution amiable. A
ce titre, le syndic accepte l'intervention d'association d'usagers et des syndicats professionnels par
l'intermédiaire d'une commission de conciliation. Cette démarche ne fait pas obstacle à la saisine par l'une ou
l'autre des parties du Tribunal de Grande Instance du lieu de situation de l'immeuble qui reste seul compétent.
Le syndic s'oblige à déclarer à son assurance responsabilité civile professionnelle tout litige relevant de sa
gestion, sur demande du conseil syndical, de l'assemblée générale ou sur avis de la commission paritaire.
8/- Ethique
La société URBANIA Val de Marne BOMART-LONGUET s'engage :
à ne percevoir aucune commission, ristourne ou rémunérations autres que celles prévues dans
l'établissement du présent contrat,
A pratiquer une politique de maîtrise des charges,
A mettre périodiquement les fournisseurs en concurrence loyale
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9/ - Rémunération pour les prestations de gestion courante
Rémunération en fonction du nombre de lots principaux :
Pour les tâches définies ci-dessus, le syndic aura droit aux honoraires annuels suivants :
Montant des honoraires majorés de la T. V.A.(19,6%).
3.428,98 € H.T.
4.101,06 € TTC
Les honoraires seront réévalués annuellement au 01/01 en fonction de la variation de l'indice du coût de la
construction publié par la Fédération Française du Bâtiment, et perçus par quart en début de chaque trimestre.
L'indice de base sera l'indice publié au 30/09/05.
10/ - Horaires de la société
Horaires d'ouverture correspondant à la définition des heures ouvrables
Lundi au jeudi:
9 heures/12 heures 30
et 14 heures /17 heures 30
Vendredi :
9 heures /12 heures 30
et 14 heures /17 heures
B - PRESTATIONS PARTICULIÈRES
1/ - Calcul des vacations horaires
Le coût de la vacation horaire s'établit comme suit.
Lorsqu'une prestation est exécutée en dehors des heures d'ouverture (assemblée, réunion...), la vacation sera
calculée dès le début des heures non ouvrées.
a) Responsable ou cadre :
- pendant les heures ouvrables
-de 17 heures 30 à 22 heures
- Après 22 heures
b) Assistant :
- pendant les heures ouvrables
-de 17 heures 30 à 22 heures
- Après 22 heures
65,00 € HT/ 77,74 € TTC
130,00 € HT/155,48 € TTC
195,00 € HT/233,22 € TTC
,
,
65,00 € HT/ 77,74 € TTC
97,50 € HT/116,61 € TTC
146,25 € HT/174,92 € TTC
,
2/ - Début/fin de fonction
-Prise en charge de la copropriété
- Remise du dossier au successeur
Gratuit
à la vacation horaire
,
3/ - Assemblées générales & Conseils syndicaux
- Vacation assemblée générale, conseils syndicaux
- Mise à disposition d'une salle dans les locaux du syndic pour tenue CS,
- Frais AG extraordinaire (convocation, rédaction et diffusion PV)
,
à la vacation horaire
Gratuit
à la vacation horaire
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4/ - Travaux votés en Assemblée Générale
La facturation sera intégralement calculée à compter de l'assemblée ayant décidé les travaux.
En aucune façon la mission du syndic ne pourra être assimilée à une maîtrise d'œuvre.
- T r a v a u x inférieurs à 1.500 € H T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , . , „ . , .
Gratuit
- 2 % HT soit 2,39 % TTC du budget TTC voté pour la souscription de l'assurance dommage si nécessaire,
suivi administratif, juridique et financier.
- 3 % HT soit 3,58 % TTC du budget TTC voté en l'absence d'architecte pour la rédaction du contrat de
marché, déclarations administratives, présence aux réunions de chantier et réception.
- Gestion des emprunts,.,
,...,., :
.,
.............,,,.,...,
,..,.„
à la vacation horaire
- Gestion des demandes de subventions collectives (dossier PACTARIM),...
à la vacation horaire
- Attestations fiscales, appel exceptionnel ...
,
,
, .
4,00 € HT/4,78 € TTC
par lot principal
Les honoraires travaux concernant les dossiers votés durant l'année 2006 obéiront à l'abaque de calcul du
précédent contrat de syndic.
5/ - Gestion administrative et des communs
- Remboursement des frais de tirage et copies effectués pour le compte du syndicat au forfait sur la base de
15,00 € HT/17,96 € TTC par lot principal et par an (exigible au 01/01 de chaque année).
- Remboursement des frais PTT
,..,,,.,.,,...
,..,,,,...,
au réel
;
- Sur demande, gestion des envois hebdomadaires au Président du conseil
5,00 € HT/5,98 € TTC
- Mise à jour du carnet d'entretien ,., ,,
,
.......
à la vacation horaire
- Fourniture carnet d'entretien.........................................................
Gratuit
- Fourniture du livret d'accueil.........................................................
Gratuit
- Copie d'un règlement de copropriété (à la charge du client concerné). ....,
83,61 € HT/100 € TTC
- Vacation effectuée par visiteur d'immeuble, rapport au gestionnaire.
à la vacation horaire
- Gestion des sinistres, études, mise en conformité RCP, expertises
,..
à la vacation horaire
- Gestion du remplacement de l'employé du syndicat par un autre salarié (formalités administratives, sociales
et fiscales, rédaction du contrat de travail), gestion des droits à formation, risques professionnels, ATD,
s
a
i
s
i
e arrêt, procédure de licenciement
Une remise de 50 % du forfait administratif est accordée exceptionnellement au Syndicat pour ta période de
gestion 2006.
6/- Comptabilité
-Gestion d'un compte bancaire « syndicat des copropriétaires » tenu par le syndic...,.,.
Gratuit
Ou
- Gestion d'un compte individualisé........„„.,...,.......,.,...,....»,.,.,..,....„....„„.,.„„..,.....„..«....,..„
Gratuit
Ou
- Gestion compte bancaire « BOWŒMAISON »
20,00 € HT/ 23,92 TTC par lot principal.
- Gestion de la trésorerie placée au profit du syndicat et remboursement de l'incidence de ces
à la vac
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Il- Contentieux
- 1ère lettre de relance.,.,........,..,„..
- Mise en demeure
- Calcul des intérêts moratoires ,
8,37 € HT/10,00 € TTC
29,70 € HT/35,52 € TTC
à la vacation horaire
Seront facturés à la vacation horaire :
* Rédaction d'un commandement de payer et transmission à huissier
* Transmission du dossier complet à avocat
* Suivi procédure par dossier et par trimestre
* Prise/levée de l'hypothèque légale du syndicat
+ Mise en œuvre procédure saisie immobilière
+ Etablissement d'un protocole d'accord ou dossier surendettement
+ Hors recouvrement, gestion d'un contentieux en demande ou défense
+ Rédaction opposition pour signification par acte extra judiciaire
II est précisé que les frais ci-dessus pourront faire l'objet d'une compensation totale ou partielle à l'occasion des
dommages et intérêts et de l'indemnité art. 700 NCPC généralement accordés par les tribunaux.
8/ - Mutations
Prestation répartie par moitié entre les parties sur une base totale de 300,00 € HT soit 358,80 € TTC :
«
Rédaction questionnaire, amiante, formalités réglementaires
Etat daté
Actualisation renseignements si vente non réalisée dans les délais
Fichier acquéreur, carnet d'entretien
9/ - location de salle
Dans les bureaux du Syndic .,.
Dans un autre lieu , ,
Le Syndic
93,00 € TTC
frais réels sur facture
Pour le Syndicat
M
Président(e) de séance
AVENANT AU CONTRAT
Honoraires sur travaux de ravalement
Conformément au termes du contrat de syndic 2005 et selon les accords passés entre le cabinet BomartLonguet et le syndicat de la Résidence « La Closerie » rue du Général Faidherbe à Nogent sur marne
(94130),
Les honoraires facturés par le cabinet URBANIA Val de Marne Bomart Longuet concernant les travaux
de ravalement respecteront l'abaque ci après:
- pour la gestion administrative et financière du dossier :
.2% HT sur le montant total HT des travaux d'un montant inférieur à 150.000 €
.1,5% HT sur le montant total HT des travaux d'un montant compris entre 150.000 € et 300.000 € ;
. 1 % HT sur le montant total HT des travaux d'un montant supérieur à 300.000 €.
Pour le Syndicat
CABB
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. ___ 8 369*» 177
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94170 LE PERfiBUX SUR MARNE
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M
Président(e) de séance