FICHE DE POSTE: Assistant de direction H/F

FICHE DE POSTE:
Nom de l'agent:
Prénom:
Périmètre:
Direction, service, composante:
Année universitaire:
Assistant de direction H/F
UCP
IUT-direction
2016-2017
Identification du poste
Catégorie :
Corps:
Métier ou emploi type*
B
contractuel sur support SAENES
J3X21
* REME
Le répertoire des métiers (REME) peut être consulté sur le site du Ministère de l’éducation nationale.
Le référentiel des emplois type de la recherche et de l'enseignement supérieur (REFERENS) peut être consulté sur le site du Ministère de l'enseignement supérieur.
Localisation géographique du poste :
Positionnement du poste dans l’organigramme :
Quotité du poste (en %):
Encadrement:
Nombre d’agents encadrés par catégorie:
Conduite de projet:
Neuville sur Oise
RA→Agent
100%
NON
A: 0
B: 0
C: 0
OUI
Descriptif du poste de travail
Conditions particulières d'exercice
(NBI, IFSE, groupe…)
Missions :
Groupe 3
Assister le Directeur dans l’organisation quotidienne de son travail notamment sur les
fonctions RH, administration, instances
Gestion de dossiers spécifiques
Planification et mise en œuvre d’événements
Activités / tâches :
Principales :
Associées :
Assistanat du directeur
Relations avec les membres du conseil (internes, externes)
Relations avec les chefs de département pour le suivi des demandes de la direction
Expliciter les besoins, les prioriser, réaliser des synthèses
Gestion des dossiers de la direction, des chronos, des recueils des actes administratifs
Tenue de l’agenda du directeur
Suivi des dossiers administratifs des enseignants en poste
Rôle d’alerte auprès du directeur, suivi des effectifs
Tenue des listes, relations avec le SPE, le service GPEEC
Conception d’outils de suivi, tableaux de bord
Gestion administrative pour le recrutement des enseignants 2ème degré, Past, Ater,
contractuels
Gestion RH de proximité hors heures complémentaires pour l’ensemble des enseignants de
l’IUT (hors vacataires) : arrêts maladie, absences, temps partiels, mutation, notation,
promotion, formation, gestion des badges …
Coordination en autonomie de l’organisation de réunions ou d’événements : conseils de
direction, conseils de l’IUT, conseils restreints, commissions pédagogiques, comité de
recrutement des enseignants 2ème degré, séminaires, réceptions et autres réunions :
préparation, organisation, convocation, quorum, rédaction-diffusion-classement des
compte rendus, déclaration de manifestation de ces évènements
Conception et mise à jour des données et du système d’information (système qualité,
annuaires, listes de diffusion …)
Coordination des élections pour l'ensemble des sites IUT avec les instances de l’UCP
Pilotage des élections internes à l’IUT, suivi des mandats des membres du Conseil
Traitement de dossiers ponctuels et affaires réservées
Relation avec le Rectorat
Compétences requises pour le poste
Principales :
Associées :
Connaissances, savoir :
Connaissance de l’environnement et de la réglementation (UCP- IUT - RH)
Connaissance du système éducatif et de ses enjeux
Capacité à concevoir des documents professionnels
Qualités rédactionnelles et d'expression
Compétences opérationnelles (savoir faire) :
Principales :
Apports de réponses à des besoins spécifiques (élaboration, proposition, présentation de
solutions adaptées)
Connaissances bureautiques (Word – Excel – Outlook – Internet.) - Celcat - Harpège
Techniques de secrétariat, de communication
Associées :
Curiosité
Compétences comportementales (savoir être) :
Principales :
Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attribut,
Bon esprit d'analyse et de synthèse
Sens du relationnel, sens du service public, esprit d’équipe
Adaptabilité à des méthodes de travail spécifique
Qualités d’organisation et de discrétion
Respect de la confidentialité des informations traitées ou communiquées
Rigueur, transmission des connaissances
Hiérarchisation des priorités
Anticipation des situations difficiles ou potentiellement conflictuelles
Disponibilité et contraintes de présence (réunions, instances)
Associées :
Date:
Signature de l'agent
NOM:
Signature du supérieur hiérarchique
NOM:
PRENOM:
PRENOM:
* Conformément à l’annexe de l’arrêté du 18 mars 2013 (NOR : MENH1305559A)