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FRANCAIS
Patch 1.7 – nouveautés
Ordre des lignes (Devis, Commandes, Factures)
Dans le précédent patch, la séquence d’impression des lignes était gérée par l’ajout d’un code
numérique dans le libellé de l’article. Un champ séquence a été ajouté dans les lignes de documents
pour gérer l’ordre des lignes (le code numérique présent dans les libellés articles sera supprimé lors
de l’installation du patch).
Nouveau modèle de document – Sans TVA
Pour gérer le cas des autoentrepreneurs qui ne sont pas soumis à la TVA, un nouveau modèle de
document a été ajouté (Sans TVA). Les totaux TVA et TTC ne sont pas imprimés, ni le tableau
récapitulatif de TVA. A la place du récapitulatif, une mention légale du type « TVA non applicable, art.
293 B du CGI » peut être imprimée. Pour cela, renseigner le texte de la mention légale dans la fiche
société.
Impression de la remise
Champ conditions de vente et adresse de livraison plus grands
Logo société
La ligne « Total remise » n’est pas imprimée si la remise est égale à zéro. Les champs conditions de
vente et adresse de livraison ont été agrandis. Le logo de la société s’imprime dans un carré de 30x30
pixels (choisir une image, de type JPEG, multiple de ces valeurs pour une bonne impression).
Produit interne - 4 Tarifs de Vente
Client – nouveau champ Tarification
Options - % de marge par défaut
Les produits internes comportent 4 tarifs applicables (A/B/C/D). Le tarif A est appliqué par défaut (il
correspond au tarif unique actuel).
Un nouveau champ Tarification a été ajouté dans la fiche Contact. Lors de la sélection du client à la
création d’un devis, une commande, une facture, cette tarification est appliquée par défaut. Il est
cependant possible de modifier la tarification utilisée, avant de valider le document.
Il est possible de saisir les différents % de marge par défaut dans la fiche options. Le premier
pourcentage indique le % de marge à appliquer sur le prix de revient du produit pour obtenir le Tarif
A. Les 3 % suivants permettent de définir le % de marge à appliquer sur le Tarif A pour obtenir les
tarifs B/C/D.
Produit interne – nouveau champ Frais
Un nouveau champ Frais a été ajouté dans la fiche produit interne. Il correspond à tous les frais
annexes liés à ce produit (frais de stockage, frais d’expédition au client, frais de fabrication etc….).
Cette valeur est ajoutée au prix de revient de l’article pour en déterminer le prix de revient réel.
Produit interne/Produit Fournisseur – Nature
Un nouveau champ Nature a été ajouté dans les fiches produit interne et produit fournisseur. Ce
champ permet d’indiquer la nature du produit (M2, litre, unité, M3, etc…)
Produit fournisseur – nouveau champ Frais
Un nouveau champ Frais a été ajouté dans la fiche produit fournisseur. Il correspond à tous les frais
annexes liés à ce produit (frais d’expédition du fournisseur, frais de douane etc….). Cette valeur est
ajoutée au prix de revient de l’article pour en déterminer le prix de revient réel.
Note : Le prix de revient réel de l’article fournisseur est utilisé pour renseigner le champ prix de
revient de l’article interne lié. Si l’unité de vente du produit fournisseur est supérieure à 1, le prix de
revient de l’article interne est égal au prix de revient réel du produit fournisseur divisé par l’unité de
vente.
Société – nouveaux champs coordonnées bancaires, forme juridique et Mention légale
Les coordonnées bancaire peuvent être saisies dans la fiche société, notamment le code BIC et IBAN.
La forme juridique peut également être saisie (SARL, SA, etc…)
Le champ Mention légale permet d’imprimer un texte sur le modèle de document « Sans TVA », en
lieu et place du récapitulatif TVA.
Calcul du Prix de Revient
Dans GCPhone, le prix de revient d’un article interne correspond principalement au prix d’achat de
cet article auprès du (des) fournisseur(s). La fenêtre de calcul permet de saisir directement ce prix de
revient, ou d’estimer un prix moyen en fonction de l’activité passée (moyenne des prix d’achat,
moyenne des prix catalogues, moyenne des prix de revient enregistrés sur cet article lors de vente
clients précédentes).
Lors du calcul et de la validation du prix de revient d’un article, il est possible d’appliquer ce prix de
revient sur les lignes de devis, commandes et factures déjà présentes dans GCPhone. La modification
du prix de revient peut s’appliquer sur l’ensemble des lignes (le prix de revient précédemment
enregistré sera donc perdu), ou uniquement sur les lignes dont le prix de revient est égal à zéro.
Calcul du prix de vente
Le prix de vente de l’article interne peut être saisi directement dans la fiche article, ou calculé en
fonction de son prix de revient. On applique un % de marge sur le prix de revient (augmenté des frais
internes du produit) pour déterminer le tarif de base (Tarif A). Les tarifs B/C/D peuvent également
être directement saisis (on calcule alors le % de marge correspondant par rapport au Tarif A), ou
déterminés en saisissant le % de marge désiré pour chaque Tarif. Un bouton « % par défaut » permet
d’indiquer directement les % désirés, selon les valeurs saisies dans la fiche options.
Ajout de produit libre (Devis, Commandes, Factures)
L’ensemble des champs de la fiche ligne (devis, commande ou facture) sont en saisie libre. Lors de
l’ajout d’une ligne, il est donc possible de sélectionner un article interne existant (les champs sont
automatiquement renseignés), ou de saisir directement les valeurs désirées. Il est recommandé de
sélectionner un type et une famille de produit pour intégrer le chiffre d’affaire de l’article libre dans
les statistiques correspondantes.
Devis – nouveau champ Groupe Devis
Un nouveau champ Groupe devis a été ajouté dans la fiche Devis. Ce champ permet :
1. de saisir un libellé plus détaillé que le simple N° de devis. Ce libellé est reconduit sur les
fiches commande et facture pour référence.
2. De gérer les devis concurrentiels. Si plusieurs devis concernant la même prestation sont
envoyés à un client, celui-ci doit en choisir un. Lors de la validation d’un devis comportant un
groupe devis, les autres devis du même groupe peuvent être automatiquement annulés, au
choix de l’utilisateur.
Facture – Rappel du N° de Devis ou Commande de référence
Une facture peut être créée à partir d’un devis ou d’une commande. Le N° du document d’origine est
rappelé sur la facture. Note : le N° de devis est également rappelé sur une commande créée à partir
d’un devis.
IMPORTANT : Sauvegarde/Restauration des données – Module Dropbox
Les anciennes fonctions de sauvegarde et restauration ont été supprimées, ainsi que la fonction de
connexion WIFI à un PC (utilisation avec GCSTORE). En effet, ces fonctions ne permettaient pas de
restaurer une sauvegarde précédente dans l’application.
Nous avons donc ajouté un nouveau module permettant de réaliser ces opérations grâce à
l’application tierce Dropbox. Pour cela, vous devez impérativement disposer d’un compte Dropbox
personnel (voir www.dropbox.com). La création d’un compte Dropbox permet de disposer d’un
espace de sauvegarde gratuit de 2Go (suffisant pour sauvegarder la base de données de GCPhone
pendant quelques années). Il est possible d’augmenter cet espace (voir le site Dropbox pour les
conditions financières).
Le module Dropbox est accessible dans GCPhone, dans la fiche options (onglet Base de données).
Vous devez tout d’abord vous connecter sur votre espace Dropbox, en cliquant sur le bouton
« Connexion à Dropbox ». Une page Web apparait, ou vous devrez indiquer votre identifiant (votre
email) et votre mot de passe. Si la connexion est effectuée correctement, vous pouvez alors
sauvegarder vos données en cliquant sur le bouton « Sauvegarder vers Dropbox », ou les restaurer
en cliquant sur le bouton « Restaurer à partir de Dropbox ».
Attention : ces traitements peuvent être un peu longs, et risquent de bloquer GCPhone pendant
plusieurs secondes. Soyez patients et attendez le message de confirmation.
Note importante : Votre espace Dropbox est accessible par d’autres biais (page web, applications
Dropbox etc…). Nous vous déconseillons cependant fortement de modifier, supprimer, ajouter les
fichiers de données de GCPhone manuellement car cela pourrait provoquer des dysfonctionnements
dans l’application (nous ne pouvons assumer la responsabilité ni la maintenance de ces problèmes).
Correction de bugs
Les filtres Fournisseur ont été corrigés (la saisie du nom ne fonctionnait pas). Le type contact
« fournisseur » est automatiquement sélectionné (non modifiable)
Il n’est plus possible de changer le client dans les devis, commandes et factures qui ne sont plus en
statut attente.
Les statistiques Produits Fournisseur (sur le type produit) étaient erronées.
Ajout de traduction diverses, notamment pour les Historiques Contact et Produit
Amélioration de l’interface de certaines fenêtres
ENGLISH
Patch 1.7 – What new ?
Lines Print order (Quotes, Orders,Invoices)
In the previous patch, the print sequence of of the lines was managed by the addition of a digital
code in the product description. Now, a specific field is used in the files to
manage the order of the lines (the 3 char digital code at the beginning of products description will be
removed when installing this new patch).
New document model – without VAT
To manage the case of companies not subjected to VAT, a new document model has been added
(without VAT). VAT and ATI totals are not printed, nor the VAT summary table. Replacing this
summary, you can print a legal mention (i .e Not subjected to VAT). You can fill this new field in the
company form.
Discount print
Sale conditions and delivery address larger
Company Logo
The « discount total » line is not printed if the discount is zero. Sales conditions and delivery address
fields have been enlarged. The company logo is now printed in a 30x30 pixels square. (Choose a JPEG
picture that fit these values for the best print result).
Internal Product - 4 sale Tariffs
Customer – new field Tarification
Options – Default margin %
Internal products now include 4 sale tariffs (A/B/C/D). The tariff A is used by default (corresponding
to the actual tariff).
In the customer form, you can fix the tarification category that must be used by default when
creating a new quote, order or invoice for that customer. It is possible to change this value before
validating the document (prices will be recalculated).
It is now possible to fix the margin % in the options form. The fist % indicates what margin must be
applied on the product cost price to obtains the Tariff A. The 3 following % are used to define the
tariffs B/C/D, applying a margin % on the Tariff A.
Internal Product – new field additionnal COSTS
A new field « additionnal costs » has been added in the Product form. It indicates all supplementary
costs for that product (stock costs, customer delivery costs, production costs…). This value is added
to the cost price to obtain the product real cost price.
Internal Product/Supplier Product – Nature
A new field « Nature » has been added in the internal and supplier products forms. This field can be
used to indicates the product nature (M2, liter, unit, M3, etc…)
Supplier Product – new field COSTS
A new field « additionnal costs » has been added in the supplier product form. It indicates all
supplementary costs for that supplier product (supplier delivery costs, customs charges etc…). This
value is added to the product purchase price to obtains the product real cost price.
Note : The supplier product real cost price is used to fill the internal product cost price. If the supplier
product unit value is superior to 1, the internal product cost price is equal to the supplier product
real cost price, divided by the unit value.
Company – new fields bank infos, legal form and legal mention
Banking infos can be filled in the company form, in particular BIC and IBAN codes.
Legal form of the company is now available (LTD, LC…)
The legal mention field can be used to print a specific text on the new document model « without
VAT », instead of VAT summary.
Cost Price Calculation
In GCPhone, the internal product cost price corresponds mainly at the supplier product purchase
price. You can enter that cost price directly in the calculation window, or try to estimate an average
cost price based on the past activity (purchase prices average, actual prices average, previous
registered cost prices average).
After calculation and before validating this cost price, you can apply this new cost price on the
quotes, orders and invoices lines already present in GCPhone. You can choose to apply on all lines
(the previous registered cost price will be lost), or only on lines with a cost price equal to zero.
Sale Price Calculation
Internal product sale price can be directly filled in the product form, or calculated depending on its
cost price. A margin % is applied on the cost price (increased with the supplementary costs) to obtain
the tariff A. Others tariffs (B/C/D) can be directly filled (if so, the corresponding % are calculated,
based on Tariff A), or calculated, by entering the desired % for each tariff. You also can use the
button « Default % », that will use the default % fixed in the options form.
Adding « free product » (Quote, Orders, Invoices)
In the add line form, all fields are now free to fill. When adding a new line, you can either choose to
select an existing product (corresponding fields are automatically filled), or enter directly the desired
values. When adding a free product, it is recommended to fill the product type and family, so that
line can be included in the correponding statistics.
Quotes – new field Quote Group
A new field « quote group » has been added in the Quote form. With this field, you can :
1. Enter a more detailled label for that quote (compare to quote N°). That label will be saved in
the orders and invoices files, for reference.
2. Manage competing Quotes. If several quotes concerning the same service are sent to a
customer, he has to choose one. When validating that quote, all others quotes with same
group will be automatically cancelled, if desired.
Invoice – Reference to Quote or Order N°
An invoice can be created from a Quote or an Order. If so, the quote or Order number is now printed
on the invoice report, for reference. Note : the quote number is also printed for reference on the
Order report.
IMPORTANT : Data Backup/Restore – Dropbox module
Previous backup/restore functions have been removed, and also the WIFI PC Connexion (used with
GCSTORE), as these functions didn’t allows to restore an previous backup in GCPhone (or put saved
data on another device).
You can now use the new Dropbox module to perform these operations. For that, you must have a
Dropbox account (see www.dropbox.com). With a standard Dropbox account, you can use a free 2Go
disk space, sufficient to save the GCPhone database during some years. It is possible to increase that
space if needed (see the Dropbox web site for contract subscription).
The Dropbox module is available in GCPhone, on the options form (see Database).
First, you must connect on your Dropbox space (button « Connecting to Dropbox »). On the following
Web Page, enter your email and password. If you are now connected, you can then use « Save on
Dropbox » and « Restore from Dropbox » buttons to save/restore the files on your device (or an
other one).
Warning : Save/Restore processes takes some time to achieve and can freeze GCPhone during
several seconds. Be patient and wait for confirmation message before closing the Dropbox window.
Important Note : You can access Dropbox from another tools (Web page, Dropbox app etc…). It is
not recommended to modify, delete, add GCPhone files manually, as you can suffer dysfunctions in
the application (We cannot assume the responsability nor such problems maintenance)
Bugs Fix
Suppliers filters have been fixed (the name filter was wrong). Now, the contact type is fixed to
« Supplier » (can’t be modified).
It is not possible to change the customer on quotes, orders,invoices, if these documents are not
anymore in status « Waiting ».
Suppliers Products statistics have been fixed (Products Types statistics were wrong)
We have added some translations, in particular for Contacts and Products Followup.
Improvements in several GCPhone windows.