la conservation des factures

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BULLETIN OFFICIELDESIMPOTS
DrREcnoN
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3 E-1-07
N" 4 du 11 JANVIER2007
MESURE
rAxEsuRLAVALEURAJoUTEE.
oBLTGAÏo,I3JàI?J'Jff^frn:"tsERvArloN DESFAcruREs.
(CGl,art.286et 289; LPF,art.L. 102B).
NOR: BUDF 0730003J
BureauxD 1 et GF1
PRÉSENTATION
La présenteinstructionpréciseles conditionsdans lesquellesles entreprisesqui créentet
à leursclientssursupporlpapier
conservent,
sousformeélectronique,
desfacturesqu'ellestransmettent
peuventêtre dispensées
de conserversous formepapierle doubledes facturesainsi
de I'obligation
transmises.
-1 3 507004 P ' C.P. n'817 A.D. du 7'1'19?5
11ianvier2007
B.O.l.
DGI - Buroâu L 3, 64-70, allée do BErcy .75574 PARIS CEDEX 12
I'S'S'N' 0982 801 X
Ro8ponsablg de r6dactlon: Brlcs Cantln
Dlrecteur de publlcatlon: Bruno PARENT
lmpresslon: S.D.N.C.
82, rue du Marêchal Lyautsy - BP 3045 - 78103 Salnt-Gêtmaln4n-Layo cèdox
--.,,,,.,..,.'F.
MrNrsrÈRE
Dn l'Écoroutn
DES FTNANCES DT DD L'INDUSTRIB
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1.
Dans la pratique, de nombreuses entreprisescréent et conservent,sous forme électronique,des
facturesqu'ellesfansmettentà leursclientssur supportpapier.
2.
La présente instructionprêcise les conditions dans lesquellesces entreprises peuvent continuerà
recourirà cette pratiquedans le respectdes principesposés en matièrede conservationet de stockagedes
fiscalel.
facturespar la réglementation
A. FACTURESCONCERNEES
Pour l'applicationdes dispositionsde I'article L. 102 B du livre des procéduresfiscales (LPF), la
3.
DB 13 K 117 préciseque la conservationdes documentsjustificatifs,autresque les piècesjustificativesd'un droit
à déductionen matièrede TVA, s'effectueen originalou en copiequi en est la reproductionfidèleet durable.
4.
Ce commentaire,qui conservedans son principetoute sa valeur,vise le < doubleoriginaln des facfures
de vente,objet des dispositionsde la présenteinstruction.
5.
Pour la conservationdu double original de leurs facturesde vente créées sous forme informatiqueet
transmisessur supportpapier,les entreprisesont deux possibilités:
- soit, elles conservenlun double papier de la facturetransmise; ce qui supposeI'impressionde deux
documents: l'originalde la facturedestinéau client et son doublepapierqui doit être archivépar le foumisseur;
- soit, elles conserventdans les conditionspréciséescidessous un <<double électronique> dê cette
facture.
En revanche,les présentscommentairesne concementpas les facturesde ventestransmisespar voie
6.
électroniqueau sens de I'article289-Vdu CGI (signatureélectronique)ou de l'article289 bis du mêmecode (EDl)
qui doivent être conservées et stockées selon les modalités décrites dans I'instruction3 CA n' 136 du
7 aott 2003, n' 324 et suivants.
B, CONDITIONSDE CONSERVATION
7.
En cas de doublesde factures de ventes conservéessur support informatique,la valeur probantedu
< double électronique> conservé par le foumisseur dépend essentiellementde I'utilisationd'un dispositif
techniqueassunantau systèmed'informationutilisé une fiabilitééquivalenteà celle que procurelïmpressiondes
facturessur papier et permetlantde considérerque le < double électronique> conslitue,au sens du n' 3, la
reproductionfidèle et durablede I'originalde la factureadresséeau clientsur supportpapier.
Ce dispositiftechniquedoit permettrede garantirI'authenticité,I'intégritéet la pérennitédu contenudu
8.
< double électronique> depuis l'émissionde I'originalpapierjusqu'à I'expirationde la périodede stockagedu
double.
A tout moment dans la mise en æuvre de son droit de confôle, d'enquête ou de communication,
9.
I'administrationpeut s'assurerque le fonctionnementdu dispositiftechniqueutilisé présenteeffectivementde
tellesgaranties.
Dans ce cadre, la mise en place d'un système informatiqueprésentantles fonctionnalitésminimales
10.
suivantesest préconisée.
| - La constltution du fichier à conserver
Les processusde conservationinformatiséed'un < double électronique> de la facture papier émise
11.
visentà constituerun fichierdont le format d'encodageest susceptiblede transcrireles informationsde contenu,
de mise en forme,et de représentationgraphiquedes facturescrééesinformatiquement.
En principe,I'ensembledes informationsayant conduit à l'élaborationde I'intégralitédes indications
12.
figurantsur l'originalde la factureadressé sur support papierau client devrait être repris,à I'identique,dans le
fichiercontenantle < doubleélectronique>de la facturedestinéà être conservé.
I La présente instruction ne s'applique donc pas aux assujettis qui ne créent pas leurs factures de vente à partir d'outls
informatiques.
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13.
Cela étant,il est admis I'emploid'un formatd'encodageconduisantà ne transcriredans le fichierque les
seules informationsde contenu se rapportantaux mentions obligatoiresdevant flgurer sur les factures en
applicationdes dispositionsdes articles289J1du CGIet242 noniesA de I'annexell à ce code2.Dans ce cas, le
système d'informaiiondevra permettrela restitutionclaire et lisible des informationsde contenu du < double
électronique> de la facture.
Dès lors, la valeur probantedu fichierconservéne sera pas remiseen causedu seul fail de l'absence
14.
d'informationsde base relativesaux mentionsautres qu'obligatoiresfigurantsur la facture papier,telles que par
à caractèrepublicitaire,les fonds de page.
exempleles logos,les messages-bandeau
ll - L'enregistrement du flchier destlné à êbe conservé
15.
Afin d'assurer I'authenticitédu contenu du <double électronique> par rapport à celui de la facture
papier, I'opérationd'enregistrementa pour objet de figer sur un support de conservation(cf. infra) le fichier
contenantle < doubleélectroniquen et, par suite,les donnéesà conserverqu'il contient.
- La date d'enreglstrement
'16.
L'opérationd'enregistrementdoit intervenirà une date la plus proche possiblede celle de I'opération
d'impressionde I'originaldé b facturesur supportpapier.Le systèmeinformatiquedoit permettred'identifierces
deux dates.
17.
A cet égard, un système informatiquequi assureraitI'alimentationde la base de conservationd'une
manièreautomatiqueet à un momentquasi concomitantà celui de I'impressionde I'originalpapier constituerait
un facteurd'appréciationfavorable.
- Les modalltés d'enregistrement
18.
Afin d'assurerla pérennitéet l'intégritédu < doubleélectronique> de la facturependanttoute la période
lêgale de stockage,des moyens doivent être employésvisant, soit à sécuriserle fichier à I'aide de procédés
électroniqueslogiques,soit à assurerl'archivagede ce fichiersur un supportphysiquenon réinscriptible.
19.
Ainsi, ne présententpas une garantiesuffisanteles fichiers contenantle < double électronique> de la
facture conservéssous un format qui peut faire I'objet de modificationaprès sa constitutionou qui seraient
enregistréssur un supportphysiqueréinscriptible.
20.
En revanche,peut être admise la procédurequi consisteà enregistrerle fichier en le sécurisantau
moyen d'une signatureélectronique,telle que décrite dans le BOI 3 C.A. n' 136 du 7 aoÛt 2003 n' 286 et
suivants,ou sous un format généré par une applicationqui intègre une fonctionnalitéautomatiquefigeant les
donnéesque doit contenirle fichier(processusd' < empreinte>).
21.
Peut être égalementadmise sans qu'il soit besoin, lors de la constitutiondes fichiers (ou lors de leur
enregistrement),que ceux-ci soient protégésau moyen d'un certificat ou d'une empreinte électronique,la
procédureconsistantà enregistrerles fichiersconstituéssur un supportphysiquenon réinscriptible.
Répondentnotammentà cettedéfinitionles supprts acluellementdisponiblessuivants.
22.
a) Les supportsoptiques:
- fes disquesoptiquesde technologiede typs WORM (WriteOnce ReadMany- inscriptibleune fois et à
lectureillimitée),qui ont la propriétéd'interdiretoute modificationdes donnéesenregistrées;
- les disquesoptiquesréinscriptibles
dont la réécritureest venouilléepar un procédélogiciel.
b) Les supportsmagnétiques:
- les différents types de supports magnétiques (cartouches,bandes, disques) non réinscriptibles
(enregistrablesune fois) ;
23.
- les disquesmagnétiquesintfurés dans des solulionslogiciellesprotégeantleur réécriture.
2 n est râppeléque les règles prévuespar ces articles et, par suite, les présentscommentairess'applique,nqnotaûment au
regard desmentions obligatoires à conserver,sanspréjudice des aufies dispositons législatives ou réglementairesapplicables
en matièrede facturation(cf. BOI 3 CA, numérospécial,du 7 aoft 2003' n' 107).
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lll - La conservatlon et le stockage du fichier
24.
Durant toute la périodede conservationprévue au 14 alinéade I'articleL.102 B du livre des procédures
fiscales,l'assujettidoit s''assurerque le contenudes lichiers peut être reslitué,sur demandede l'administration'
en langage cÉir et lisible. Le systèmed'archivagedoit, en outre, permettreà l'entreprisede répondreà des
le demande,la restitutiondes informations
De plus, si I'administration
demanàessélectives de l'administration.
doit pouvoirêtre effectuéesur supportpapier.
25.
Lorsque, durant le délai légal de conservation,I'environnementmatériel ou logiciel est modifié' le
contribuabled'oit assurerla conversionet la compatibilitédes fichiers,sans altérationdes informationsde base
qu'ilscontiennent,avec les matérielsexistantlors du contrôle.
26.
L'original de la facture n'ayantpas fait I'objet d'une transmissionélectronique,les fichiersdu < double
électronique>de cet original doivànt être stockés sur le teritoire français et dans un lieu immédiatement
accessibleà toute requêtede I'administration.
lV - Remarque
relatives
desdispositions
doiventêtredistinguées
dansla présenteinslruction
contenues
27.
Lesprécisions
dans
13 L-1-06qui restentapplicables
et décritesdansI'instruction
desdonnéesélémentraires
à la conservâtion
parcetteinstruction.
précisées
lesconditions
D B l i é e: 1 3 K 1 1 7
BOf liés : 3 C.A.n' 136du 7 aott 2003, 13 L-1-06n' 12 du 24ianvier20A6
La Directricede la législationfiscale
Mari+ChristineLEPETIT
11 janvier2OO7
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