des employés aux réunions du conseil d`administration

 CHRONIQUE GOUVERNANCE Octobre 2010 En collaboration avec l’équipe d’experts en gouvernance de Roméo Malenfant, Ph.D., le Centre québécois de services aux associations présente une série de chroniques portant sur les différents aspects de la gestion et de la gouvernance touchant les organismes sans but lucratif. Les opinions émises dans ces chroniques sont celles des auteurs ; leurs participations dans le cadre de ces chroniques rejoignent les valeurs d’Échange, Partage et Entraide du Centre et nous les en remercions. DES EMPLOYÉS AUX RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION : OUI OU NON? Monique Gagné, caé Présidente Société de conseil OSBL + inc. Il n’est pas nécessairement aisé de répondre à une telle question. Il faut prendre plusieurs facteurs en considération1. D’abord, il est nécessaire de rappeler que de façon générale, il n’y a personne d’autre que les membres du conseil d’administration qui ont le droit d’assister à toutes les réunions. Toute autre personne qui y assiste est présente sur invitation, même le directeur général. C’est pourquoi nous recommandons que les règlements d’une association comportent un article rendant la présence du directeur général obligatoire à toutes les réunions, même s’il n’est pas administrateur. Donc, toute personne autre que les administrateurs sont des invités, c.‐à‐d. que leur présence relève du bon vouloir des administrateurs. Il n’appartient même pas au directeur général de décider, du moins officiellement, qui peut être invité. C’est au président de le faire. Le directeur général peut évidemment le faire au nom du Conseil. Un autre aspect qu’il ne faut pas oublier. Les administrateurs peuvent être intimidés par la présence d’employés qui savent tout au sujet de l’association alors qu’eux n’en connaissent qu’une partie. Souvent, les administrateurs, sans le savoir consciemment, ne se sentent pas à l’aise devant des tiers. De plus, si beaucoup d’employés assistent aux réunions du Conseil d’administration, ils peuvent se retrouver presque autant, et parfois plus nombreux que les administrateurs, ce qui rend la situation doublement délicate. Une autre façon d’intimider les administrateurs est d’utiliser constamment un langage hautement professionnel et souvent hermétique (comme les sigles et acronymes). La présence d’employés, d’autre part, ouvre la porte aux administrateurs pour faire du « micro management », à s’intéresser de très près au détail de la gestion quotidienne. C’est souvent la raison de la présence d’employés : avoir sous la main la personne qui saura répondre rapidement à la question pointue, par exemple, « combien de feuilles de papier pensez‐vous utiliser durant la prochaine année? ». Or comme ce n’est pas un rôle fondamental pour un Conseil d’administration, la présence d’employés peut avoir tendance à faire dévier celui‐ci loin de ses rôles de base. Pour répondre adéquatement à la question, il faut également considérer que plus il y a de monde à une rencontre, plus celle‐ci risque de durer longtemps. Les employés répondent aux questions, ils posent eux‐mêmes des questions, et les débats s’éternisent. Le directeur général devrait être le lien privilégié entre le Conseil d’administration et la mise en œuvre. Il doit être en mesure d’apporter les réponses aux interrogations des administrateurs tout en les soutenant dans leurs rôles fondamentaux que sont 1
MALENFANT, Roméo. Guide no. 2 Comprendre votre Conseil d’administration en 20 réponses. Éditions D.P.R.M. 2007 Centre québécois de services aux associations Chronique Gouvernance Octobre 2010 Page | 2 l’établissement d’orientation et le « monitoring » des opérations. Les administrateurs doivent également être convaincus que le directeur général est le seul responsable devant le Conseil de l’opérationnalisation des décisions prises. Regardons le sujet du côté de l’employé qui siègerait au Conseil d’administration ou qui y serait observateur. Les commentaires que nous recevons d’eux sont à l’effet qu’ils sont au courant des décisions, qu’ils peuvent donner le point de vue des employés en regard de l’actualisation desdites décisions, mais n’est‐ce pas le rôle du directeur général? D’autant plus qu’une des responsabilités de l’administrateur c’est de voter, donc de prendre position. Qu’arrive‐t‐il si l’employé vote en fonction de la mise en œuvre de la décision qu’il considère actuellement difficile à réaliser ou en fonction du collègue qu’il devra l’exécuter au détriment de la vision même de l’organisation qui elle, doit aussi penser au long terme, à la pérennité de l’organisme. On sait également que le Conseil d’administration est l’instance responsable de la personne morale donc le « boss » de l’organisation et que le directeur général est le « boss » des opérations. Pour suivre cette logique, l’employé administrateur devient le « boss » de son « boss » en réunion du conseil et après la réunion il redevient l’employé. Que l’on pense à l’approbation annuelle du budget par le Conseil d’administration où le poste salarial doit être voté? Est‐ce que les autres employés s’attendent à ce que leur « représentant » pense à eux? De plus, il ne faut pas oublier qu’un administrateur a l’obligation de solidarité dans les décisions prises. C’est un dilemme pour l’employé‐administrateur qui devra être solidaire d’une décision contre laquelle il a voté. Prenons, par exemple, qu’il s’agit d’une réduction de personnel. Ou d’un gel des salaires. La solidarité l’oblige d’adhérer à la décision prise, même s’il n’était pas d’accord, ou il devra démissionner de son poste. D’ailleurs, dans les règlements généraux de certaines organisations, il est indiqué que toute personne ayant un intérêt lors d’une discussion ou une prise de décision doit se retirer durant les échanges. Peut‐on convenir qu’humainement, c’est demander beaucoup de discipline à cet administrateur dans le partage de son intérêt et le placer possiblement en conflit ou du moins en apparence de conflit d’intérêts? Revenons donc à notre question : est‐il souhaitable que les employés, autres que le directeur général, assistent aux réunions du Conseil d’administration? Notre réponse est non. Il peut arriver qu’il soit utile qu’un employé soit invité pour un point précis de l’ordre du jour et qu’il quitte la réunion dès que le sujet est terminé. Il peut être intéressant, une fois l’an, que les cadres supérieurs assistent à la retraite (« Lac‐à‐l’Épaule ») des administrateurs portant sur les orientations des prochaines années. Les employés ont à cœur l’association et peuvent contribuer, dans une telle situation, à clarifier les enjeux et aider les administrateurs à prendre les décisions sur des orientations qui rejoignent de près les membres. Mais il n’est pas souhaitable, ni pour les administrateurs, ni pour le directeur général ni pour les employés que ceux‐ci assistent régulièrement à toutes les réunions du Conseil d’administration ou agissent en tant qu’administrateur. ________________________ Pour en savoir davantage sur Un employé administrateur, nous vous invitons à communiquer avec nous ou vous référez au Guide no. 2 Comprendre votre Conseil d’administration en 20 réponses, p.23 de Roméo Malenfant, Ph.D, publié aux Éditions D.P.R.M. Pour commander ce guide, visitez la Boutique en ligne du Centre québécois de services aux associations à l’adresse suivante : http://www.associationsquebec.qc.ca/boutique Le Centre québécois de services aux associations, une initiative du Regroupement des organismes nationaux de loisir et de sport du Québec, a pour mandat d’appuyer la progression du développement professionnel des gestionnaires des OSBL du Québec, tout en contribuant à l’efficacité de ces organismes. Les stratégies d’intervention du Centre privilégient la collaboration avec d’autres organismes du milieu associatif québécois. Le Centre désire favoriser les rapports entre les individus et souhaite faire vivre l’esprit d’entraide par l’échange et le partage des expériences et des compétences. Pour de plus amples informations : www.associationsquebec.qc.ca.