APPEL D`OFFRE COMPUTACENTER Déploiement et

APPEL D’OFFRE COMPUTACENTER
Déploiement et installation de matériel
informatique au sein d’établissements d’éducation
et de santé
Offre Infrascol et Médical IT
Matériel
Réseau
Maintenance
Consommables
Site Internet
Formation
Développement
Logiciels
Câblage
Sécurité
Visio Conférence
TABLE DES MATIERES
1 – Vos interlocuteurs
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2 – Présentation générale d’Ordisys
2.1 – Chiffres clés
2.2 – Compétences
2.3 – Agréments constructeurs tbi
2.4 – Moyens humains et techniques
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3 – Présentation générale de FranceTice
page 6
4 – Mode opératoire et description des prestations
page 7
4.1 – Tableaux interactifs
4.1.1 – La pré-visite
4.1.2 – La livraison des matériels
4.1.3 – Le déploiement sur site
4.1.4 – La prise en main
4.1.5 – La formation
4.1.6 – La maintenance
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4.2 – Les vidéoprojecteurs
4.2.1 – La pré-visite
4.2.2 – La livraison des matériels
4.2.3 – Le déploiement sur site
4.2.4 – La maintenance
page 9
4.3 – Classes mobiles
4.3.1 – La validation technique
4.3.2 – La livraison des matériels
4.3.3 – Le déploiement sur site
4.3.4 – La prise en main
4.3.5 – La formation
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4.4 – Terminal lit du patient
4.4.1 – La validation technique
4.4.2 – La livraison des matériels
4.4.3 – Le déploiement sur site
4.4.4 – La formation
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4.5 – Les écrans
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4.6 – Les écrans TV
4.6.1 – La validation technique
4.6.2 – La livraison des matériels
4.6.3 – Le déploiement sur site
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5 – Matériels défectueux ou non conformes
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6 – Stockage
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1 – Vos interlocuteurs
Sébastien Gallo
Tél. : 04 66 84 48 94
Responsable commercial secteur public
Port. : 06 16 27 34 29
[email protected]
Assistante : Sophie Brownfoot
Tél. : 04 66 84 23 22
[email protected]
Sébastien Gallo est salarié d’Ordisys depuis 2003, il a occupé plusieurs postes dans cette société :
. Assistant commercial.
. Responsable pôle sédentaire, incluant les assistants commerciaux et le plateau télévente.
. Responsable magasin : Ordisys dispose d’une équipe de vente dédiée aux particuliers et aux petites
entreprises avec un magasin de 200m².
. Chargé d’affaire, secteur éducation et collectivités pour les académies de Montpellier, d’AixMarseille et de Nice.
. Responsable commercial secteur public sur toute la zone de couverture d’Ordisys avec une équipe
composée de 5 commerciaux terrains et 2 assistantes depuis octobre 2010.
Sébastien Gallo a vu cette société passer de 18 à 50 salariés et sa participation active aux différentes
étapes de l’évolution d’Ordisys, et des restructurations qui en découlent, vous assure un interlocuteur
qui connaît les capacités de l’entreprise et qui saura les adapter à vos attentes.
Sophie Brownfoot a travaillé pendant 10 ans chez un distributeur Apple comme assistante de
direction. Elle a géré, entre autres, les approvisionnements, les déploiements sur site, le sav… pour
cette entreprise qui réalisait près de 50% de son chiffre d’affaire avec les collectivités.
Ils seront vos principaux interlocuteurs.
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2 – Présentation générale d’Ordisys
Ordisys Informatique a vu le jour en 1990 à Nîmes. Avec plus de 20 ans d'expérience dans le
domaine des services liés à l'informatique, Ordisys a su maintenir une croissance et reste plus
que jamais un des leaders en matière de solutions informatiques sur son marché.
Avec ses 4 agences situées sur Nîmes, Montpellier, Perpignan et Toulon, Ordisys couvre
l’ensemble du bassin méditerranéen.
Notre priorité est de fournir une prestation de qualité sur une gamme élargie de métiers et pour
une clientèle allant de l'administration publique aux grands comptes en passant par les TPE,
PME et les établissements scolaires.
C’est dans l’objectif de proposer du matériel toujours plus performant et spécifique au monde de
l’enseignement que nous faisons parti du groupement FranceTice dont nous sommes un des
membres fondateurs. Ce réseau national regroupe à ce jour sept revendeurs dans toute la France
qui, comme nous, ont une forte expérience dans le secteur de l’enseignement.
2.1 – Chiffres clés
Une implantation dans les régions Languedoc Roussillon et PACA
50 Collaborateurs
8,4 M€ de chiffre d'affaires en 2010
Une flotte de 26 véhicules géolocalisés
2.2 – Compétences
Afin de garantir le meilleur service à nos clients, Ordisys a développé un partenariat avec divers
fournisseurs parmi les plus prestigieux :
- Distribution de matériels informatiques (assemblés ou de toutes marques), de serveurs, de
périphériques informatiques (Imprimante, Scanner, Sauvegarde etc…) et les consommables associés
ainsi que les logiciels.
- Un service dédié à l’enseignement avec la distribution de tableaux interactifs, classe mobile,
visualiseurs, matériels pédagogiques...
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- Centre de formation agrée.
- Location de notre salle de formation équipée d’ordinateurs, d’un vidéoprojecteur, d’un tableau
interactif et d’un système de visioconférence 4 points sur le site de Nîmes.
- La réparation toutes marques, la maintenance et télémaintenance.
- Location de matériel informatique.
- Câblage courant fort / courant faible.
- Développement d’applications spécifiques et de sites internet.
Notre service technique se caractérise par sa polyvalence et chaque salarié passe des certifications
internes afin de valider ses compétences dans nos domaines d’intervention.
2.3 – Agréments constructeurs tbi
Ordisys est revendeur et installateur agréé de tableaux interactifs pour les marques Promethean,
Smart, Hitachi, Qomo, Polyvision, Interwrite, Ebeam, et Upic. Les autres sociétés du réseau
FranceTice disposent à minima des mêmes agréements.
2.4 – Moyens humains et techniques
Nous disposons d’une équipe de 20 techniciens et ingénieurs et d’une flotte de 26 véhicules prêts à
intervenir dans le cadre de contrats de maintenance ou d’interventions à la demande.
Pour répondre aux attentes de nos clients, nous avons également un SAV atelier dans chacune de nos
agences.
Ordisys assure le maintien en conditions opérationnelles de votre matériel dans sa globalité via
différents services : audit, assistance téléphonique, télé-administration, assistance sécurité, délégation
de personnel…
Notre plateau hotline est composé des 4 personnes. Il assure quotidiennement, de 8h00 à 12h00 et de
14h00 à 18h00, un accueil téléphonique pour tous problèmes matériels ou logiciels.
Le responsable du plateau est chargé de veiller à ce que les appels soient traités dans les temps
suivant le contrat souscrit par le client.
Notre CRM assure la traçabilité de chaque incident et peut s’interfacer avec des logiciels de gestion
de parc comme GLPI.
Si l’incident ne peut être résolu à distance, nous déclenchons une intervention sur site et notre service
technique intervient dans un délai de 4h à 72h en fonction du degré d’urgence du problème, et du
contrat de maintenance souscrit.
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3 – Présentation générale de FranceTice
FranceTice est composé de distributeurs régionaux historiquement présents sur le marché des
matériels pour l’enseignement comme les tableaux interactifs, les classes mobiles, les logiciels
pédagogiques…
L’objectif initial était de mener des opérations marketing communes afin de valoriser nos
compétences auprès des clients finaux. Très vite, nous avons été sollicités par des constructeurs, des
revendeurs ou grossistes. Cela nous a conduit à harmoniser nos prestations, nos process et nos tarifs.
Aujourd’hui, nous avons formé des enseignants, déployé des tableaux interactifs et des classes
mobiles pour de nombreux revendeurs qui sont clients du grossiste Arrobox, ou qui nous ont contacté
directement comme Camif Collectivité ou SCC.
Lors du plan Ecole Numérique Rurale, en 2009 et 2010, nous avons ainsi effectué environ 25% des
installations tbi en indirect.
Nous souhaitons intégrer 4 ou 5 membres supplémentaires dans le réseau pour améliorer notre
couverture du territoire. Pour cela, les sociétés doivent acquérir un niveau de compétences et de
certifications inscrit dans notre charte.
Liste des sociétés du groupement au 15 mars 2011 :
ORDISYS INFORMATIQUE
Activité : Fourniture, installation et maintenance de matériels informatique et audio-visuel.
CA 2010 : environ 8,4M€
Installateurs certifiés : 7
Formateurs certifiés : 4
IMAGE PROJETEE
Activité : Fourniture, installation et maintenance de matériels informatique et audio-visuel.
CA 2010 : environ 730k€
Installateurs certifiés : 4
Formateurs certifiés : 2
LBI SYSTEMS
Activité : Fourniture, installation et maintenance de matériels informatique et audio-visuel.
CA 2010 : environ 2,4M€
Installateurs certifiés : 5
Formateurs certifiés : 3
ERICONCEPT
Activité : Fourniture, installation et maintenance de matériels informatique et audio-visuel.
CA 2010 : environ 2,6M€
Installateurs certifiés : 6
Formateurs certifiés : 3
VIDEO SYNERGIE
Activité : Fourniture, installation et maintenance de matériels audio-visuel.
CA 2010 : environ 4,2M€
Installateurs certifiés : 6
Formateurs certifiés : 3
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SONOMAX
Activité : Fourniture, installation et maintenance de matériels audio-visuel.
CA 2010 : environ 1,4M€
Installateurs certifiés : 4
Formateurs certifiés : 2
4 – Mode opératoire et description des prestations
Ordisys propose à Computacenter de prendre en charge la gestion du déploiement sur site des offres
Infrascol et Médical IT.
Pour cela, nous mettrons à votre disposition un interlocuteur dédié qui sera chargé du suivi des
déploiements.
Les ordres de missions seront redistribués par lui prioritairement aux membres du réseau FranceTice.
En cas d’indisponibilité ou de difficultés de l’un des membres, Ordisys se chargera de trouver un
autre prestataire, ayant le même niveau de compétences, pour assurer le déploiement.
Afin d’éviter les retours sur intervention, Ordisys se réserve le droit de fournir les câbles ou
accessoires manquant qui seront facturés à Computacenter en sus de l’installation.
4.1 – Les tableaux interactifs
Pré-visite sur site et validation technique.
Livraison des matériels directement sur le lieu d’installation.
Déploiement, vérifications et tests du bon fonctionnement.
Prise en main rapide réalisée par l’installateur.
Formation des enseignants réalisée par un formateur certifié.
Maintenance.
4.1.1 – La pré-visite
La pré-visite consiste à se déplacer sur site pour valider la faisabilité de l'installation du tableau
interactif à l'emplacement souhaité par le client. Par exemple, nous allons vérifier qu'il n'y ait pas un
chauffage sous le tableau, ou qu'une prise électrique soit bien disponible pour connecter les
matériels. Nous vérifions également que les murs puissent supporter le poids des matériels à installer.
Cette prestation permet de remplir le formulaire de validation technique (voir annexes) et
éventuellement d'aider le client à définir l'emplacement idéal pour son tableau interactif en fonction
de la configuration des locaux.
4.1.2 – La livraison des matériels
Les tableaux interactifs sont des matériels volumineux et difficiles à manipuler. Ces matériels
transitent rarement par notre stock afin de réduire le risque que les colis soient endommagés lors des
chargements et déchargements. De plus, Ordisys ne dispose que d’un seul véhicule utilitaire
suffisamment grand pour transporter ces matériels alors que nous pouvons mobiliser jusqu’à 6
équipes de poseurs simultanément. C’est pourquoi Ordisys, comme ces partenaire membre de
FranceTice ou non, demandons systématiquement aux fournisseurs la livraison directe sur le lieu
d’installation.
4.1.3 – Le déploiement sur site
Pour les installations de tableaux interactifs complets, ceux intégrant le vidéoprojecteur et parfois
réglable en hauteur, deux techniciens sont nécessaires. Mais il suffit qu'un seul des deux soit
"certifié" pour valider le déploiement. Cela nous permet de doubler les effectifs lorsque c'est
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nécessaire. Par exemple Ordisys dispose de six installateurs certifiés, nous sommes donc capable de
déployer six équipes de deux. L’installation d’un tableau complet nécessite 2h30 à 3h00
d’intervention. Une équipe de deux techniciens est donc capable de poser deux tableaux par jour sur
un même site.
Dans votre bordereau de prix, vous demandez la prestation « câblage du tbi et du système dans le cas
d’un ordinateur éloigné du tbi ». Les tableaux interactifs utilisent l’interface USB pour communiquer
avec l’ordinateur de pilotage. Au-delà de 5m, la norme USB ne permet pas une communication
fiable entre l’ordinateur et le tbi. Aussi, nous vous déconseillons fortement de proposer à vos clients
cette prestation. Nous ne prendrons pas en charge, même dans le cadre d’un contrat de maintenance,
les disfonctionnements qui surviendraient sur un dispositif où l’ordinateur de pilotage est éloigné du
tbi.
Cette prestation inclus :
. Déballage du matériel
. Installation du bras de fixation et/ou de la structure murale du tbi
. Installation et réglage du vidéoprojecteur
. Connexion du dispositif à un ordinateur fournis par le client
. Installation des drivers et du logiciel de pilotage tbi
. Paramétrage et calibrage du tbi
. Récupération des emballages
. Renseignement du procès verbal et recette
Cette prestation n’inclus pas :
. Câblage réseau ou électrique
. Prise en main ou formation
. Démontage tableau noir ou blanc existant
. Démontage luminaire existant
4.1.4 – La prise en main
La pose peut se terminer par une rapide prise en main du dispositif où le technicien certifié présent
montre au client les manipulations de base pendant 30 minutes à 1 heure.
4.1.5 – La formation
La formation est réalisée sur site par un formateur agréé par le constructeur ou l'éditeur du logiciel.
Elle dure 3h et permet aux utilisateurs finaux (les enseignants) d'apprendre à manipuler les matériels
et logiciels déployés au travers d’activités pédagogiques et d’exercices de manipulations. Nous
conseillons de ne pas réunir plus de 12 participants par session pour une meilleure efficacité.
4.1.6 – La maintenance
Les tableaux interactifs sont garantis 3 ou 5 ans retour atelier par les constructeurs, notamment
Promethean et Smart. Les clients demandent fréquemment une garantie pièce, main d'œuvre et
déplacement sur site. Nous proposons donc un contrat qui étend la garantie de 3 ans retour atelier à 3
ans sur site et assurons cette prestation. Nous ne proposons cette maintenance que sur les tableaux
installés par nos sociétés.
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4.2 – Les vidéoprojecteurs
Pré-visite sur site et validation technique.
Livraison des matériels directement sur le lieu d’installation ou dans les locaux du prestataire.
Déploiement, vérifications et tests du bon fonctionnement.
Prise en main rapide réalisée par l’installateur.
Maintenance.
4.2.1 – La pré-visite
La pré-visite consiste à se déplacer sur site pour valider la faisabilité de l'installation du
vidéoprojecteur à l'emplacement souhaité par le client. Par exemple, nous allons vérifier qu'une prise
électrique soit bien disponible pour connecter les matériels. Nous vérifions également que la distance
entre le vrai plafond et le faux plafond soit conforme et permette la fixation de la potence
convenablement. Cette prestation permet de remplir le formulaire de validation technique (voir
annexes) et éventuellement d'aider le client à définir l'emplacement idéal pour son vidéoprojecteur en
fonction de la configuration des locaux.
4.2.2 – La livraison des matériels
Les vidéoprojecteurs, leurs câbles et potences de fixation peuvent être livrés directement sur le site
d’installation ou chez le prestataire indiqué par Ordisys lors de la commande.
4.2.3 – Le déploiement sur site
L’installation d’un vidéoprojecteur au plafond ou au mur nécessite deux techniciens pendant 2h00 à
2h30. Une équipe de deux techniciens est donc capable de poser trois vidéoprojecteurs au plafond
par jour sur un même site.
Cette prestation inclus :
. Déballage du matériel
. Installation de la potence de fixation
. Passage des câbles audio, vidéo et électrique, descente en goulotte et pose plastron VGA et audio
. Installation et réglage du vidéoprojecteur
. Connexion du dispositif à un ordinateur fournis par le client
. Prise en main du matériel pour les futurs utilisateurs
. Récupération des emballages
. Renseignement du procès verbal et recette
Cette prestation n’inclus pas :
. Les matériels nécessaires au câblage (goulotte, câble vga, électrique, audio, plastron…)
. La modification du réseau électrique dans le cas où l’ajout d’une ligne depuis le tableau électrique
général et la pose d’un disjoncteur supplémentaire est nécessaire.
4.2.6 – La maintenance
Les vidéoprojecteurs sont garantis 2 à 5 ans retour atelier par les constructeurs. Les clients
demandent fréquemment une garantie pièce, main d'œuvre et déplacement sur site. Lorsqu’un
vidéoprojecteur est fixé au plafond, le déplacement d’un technicien est nécessaire. Nous proposons
donc un contrat qui étend la garantie de 3 ans retour atelier à 3 ans sur site et assurons cette
prestation. Nous ne proposons cette maintenance que sur les vidéoprojecteurs par nos sociétés.
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4.3 – Les classes mobiles
Validation technique
Déploiement, vérifications et tests du bon fonctionnement
Prise en main rapide réalisée par l’installateur
Formation des enseignants réalisée par un formateur certifié
4.3.1 – La validation technique
Réalisée par téléphone, la validation technique consiste à demander au client final les informations
présentes dans le formulaire prévu à cet effet. (voir annexe) Notamment la façon dont les techniciens
sur site devront connecter la classe mobile au réseau. (wifi, rj45 ou cpl)
4.3.2 – La livraison des matériels
Les classes mobiles et leurs ordinateurs peuvent être livrés directement sur le site d’installation ou
chez le prestataire indiqué par Ordisys lors de la commande.
4.3.3 – Le déploiement sur site
Pour les classes mobiles, le matériel est stocké dans les locaux du prestataire et sera livré au client
final par les techniciens chargés de l’installation.
Il faut deux techniciens pour déployer une classe mobile et le temps d’intervention dépend du
nombre d’ordinateurs présents dans le meuble et de l’étendu des prestations à réaliser. Par exemple,
connexion au domaine, configuration d’imprimantes réseaux, installation de l’antivirus de
l’établissement, déploiement du logiciel de supervision…
Ordisys vous propose d’établir un tarif forfaitaire pour la classe mobile auquel s’ajoute une
majoration à multiplier par le nombre d’ordinateurs qu’elle contient.
Ce tarif de base inclus la connexion de chaque ordinateur au réseau et à internet ainsi que la jonction
au domaine s’il y en a un. D’autres prestations pourront être réalisées sur demande et feront l’objet
d’une tarification spécifique.
Cette prestation inclus :
. Déballage du matériel
. Installation des ordinateurs dans la classe mobile
. Passage des câbles à l’intérieur du meuble
. Connexion électrique et réseau
. Configuration point d’accès wifi de la classe mobile si nécessaire
. Récupération des emballages
. Renseignement du procès verbal et recette
Cette prestation n’inclus pas :
. La configuration des ordinateurs de la classe
. La configuration de l’imprimante si il y en a une
. L’installation de logiciels (antivirus, bureautique, supervision de classe…)
4.3.4 – La prise en main rapide
La pose peut se terminer par une rapide prise en main du dispositif où le technicien présent montre
au client les manipulations de base pendant 30 minutes à 1 heure.
4.3.5 – La formation
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Sur une classe mobile, la formation est nécessaire lorsqu’un logiciel de supervision est déployé sur
les ordinateurs qui la composent. Cette formation est alors réalisée par un formateur agréé par
l’éditeur du logiciel au travers d’activités pédagogiques et d’exercices de manipulations. Nous
conseillons de ne pas réunir plus de 12 participants par session pour une meilleure efficacité.
4.4 – Terminal lit du patient
Validation technique
Déploiement, vérifications et tests du bon fonctionnement
Formation des futurs utilisateurs
4.4.1 – La validation technique
Souvent réalisée par téléphone, la validation technique consiste à demander au client final les
informations présentes dans le formulaire prévu à cet effet. (à créer) Notamment la présence d’une
prise électrique et réseau à proximité de l’emplacement souhaité par le client.
4.4.2 – La livraison des matériels
Ces matériels peuvent être livrés directement sur le site d’installation ou chez le prestataire indiqué
par Ordisys lors de la commande.
4.4.2 – Le déploiement sur site
Cette prestation nécessite un technicien pendant 2h à 2h30.
Cette prestation inclus :
. Déballage du matériel
. Installation du bras de fixation mural
. Passage des câbles à l’intérieur du bras
. Connexion électrique et réseau
. Configuration adresse IP si nécessaire
. Récupération des emballages
. Renseignement du procès verbal et recette
Cette prestation n’inclus pas :
. Les matériels nécessaires au câblage (goulotte, rj45, électrique…)
. La modification du réseau électrique dans le cas où l’ajout d’une ligne depuis le tableau électrique
général et la pose d’un disjoncteur supplémentaire est nécessaire.
4.4.3 – La formation des utilisateurs
Actuellement, nos formateurs ne possèdent pas d’agrément spécifique pour former des utilisateurs
sur ces produits. Nous pouvons acquérir cette compétence pour répondre à ce besoin en fonction des
tarifs du passage de la certification et du volume annuel de formation que Computacenter s’engage à
confier aux membres du réseau.
4.5 – Les écrans
Il est nécessaire de nous préciser le contenu de cette prestation, et le type de matériel concerné. Nous
vous proposons un tarif correspondant à 1,5h de technicien sur site, comme pour un téléviseur.
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4.6 – Les écrans TV
Validation technique
Déploiement, vérifications et tests du bon fonctionnement
Formation des futurs utilisateurs
4.6.1 – La validation technique
Souvent réalisée par téléphone, la validation technique consiste à demander au client final les
informations présentes dans le formulaire prévu à cet effet. (à créer) Notamment la présence d’une
prise électrique, d’une prise antenne, et éventuellement réseau à proximité de l’emplacement
souhaité par le client.
4.6.2 – La livraison des matériels
Ces matériels peuvent être livrés directement sur le site d’installation ou chez le prestataire indiqué
par Ordisys lors de la commande.
4.6.3 – Le déploiement sur site
Cette prestation nécessite un technicien pendant 1h30 à 2h.
Cette prestation inclus :
. Déballage du matériel
. Installation du support de fixation mural
. Connexion électrique et antenne
. Scan des fréquences et réglage des chaines
. Récupération des emballages
. Renseignement du procès verbal et recette
Cette prestation n’inclus pas :
. La modification du réseau électrique dans le cas où l’ajout d’une ligne depuis le tableau électrique
général et la pose d’un disjoncteur supplémentaire est nécessaire.
5 – Matériels défectueux ou non conforme
Si le prestataire est missionné sur un lieu d’installation pour effectuer une seule prestation, et qu’il ne
peut pas effectuer cette prestation pour une des raisons suivantes (liste non exhaustive) :
. Panne au déballage
. Matériel endommagé dans le transport
. Lieu d’installation non conforme
…
Ordisys facturera à Computacenter un montant forfaitaire correspondant aux frais de déplacement et
de gestion. Soit 200€ht pour les prestations nécessitant 1 seul technicien et 280€ht pour celles
nécessitant 2 techniciens.
Le retour sur site pour réaliser la prestation fera alors l’objet d’une nouvelle commande au tarif en
vigueur.
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6 – Stockage
Ordisys comme ses partenaires membres de FranceTice ou non, peuvent accueillir au moins 4
palettes « classiques » de matériels dans leurs locaux. Si Computacenter souhaite faire livrer une
quantité plus importante de matériel, il faudra préalablement valider la faisabilité avec Ordisys.
Dans le cas des tableaux interactifs, nous souhaitons que les matériels soient livrés directement sur le
lieu d’installation. Cela réduit le risque de casse lors des manipulations et évite la mobilisation
systématique d’un véhicule « grand volume » pour le prestataire qui n’en possède généralement
qu’un.
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