Position Context: Reporting to the IT PMO Director and under the
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Position Context: Reporting to the IT PMO Director and under the
IT Project Control Officer (Reference number: MT0114) Position Context: Reporting to the IT PMO Director and under the supervision of the Recruitment to Retirement (R2R) Program Manager, the Project Control Officer (PCO) will be part of the program management team and play an important role in supporting the R2R program. He/she will contribute to manage and control the project management planning, financial tracking and administrative aspects of the program. The incumbent will facilitate the tracking of several projects plan simultaneously, as well as monitor expenditures for the program. This includes ensuring that all invoices have been approved with the proper sign-offs prior to payment and maintaining ongoing cost to help complete the program forecast in accordance with the methodology put in place by the IT PMO and the ITS standards. Primary Responsibilities: Establish, maintain and support the Work Breakdown Structure and Master Plan for the program (4-5 project schedules rolled up in a program schedule) in collaboration with the Program and Project Managers Develop, manage and maintain Program Dashboard (Monthly delivery objectives, Issues log, Risks logs, Change Request Logs, Budget vs Forecast) Seek direction and decisions, in a timely manner, from the Program Manager on any issues that impedes the completion of the deliverables within the project schedule and budget Develop, manage and maintain registry of deliverable acceptance records Manage the financial aspects of the program (including timesheets management) Identify and communicate deviation risks and issues for the program Support Project Managers to develop the project planning and timeline, identifying potential conflict schedule and dependencies with other projects. Produce projects and program progress reports. Prepare and participate in project meetings and follow up with the relevant individuals for action items or issues; Responsible for Onboarding/Offboarding of team members (introduction to procedures, provide access to documentation repository, logistics) Education/Experience: Undergraduate degree Five (5) years' related experience Other Qualifying Skills and/or Abilities: Experience in the project management field (including PCO responsibilities for at least 3 major programs). PMP or CAPM (Certified Associate Project Manager) certification would be a strong asset. Mastery of PMBOK principles or other recognized project management methodologies. Must have strong knowledge of financial/budgeting concepts (baseline, forecast, commitments, earn value, etc.). Must have worked on large program project planning with MS Project (multiple plans (4 – 5 plans) integrated into a global plan). Ability to work on a team, responsible, quality oriented and able to meet deadlines, aptitude for clear and concise thinking, flexible and able to adapt to change, and must be proactive and sdisciplined. Fluent in English and French with good communication skills both in writing and speaking. Master MS Project. Knowledge of EPM with resource leveling with a central resource database. Fully proficient in MS Excel (pivot tables, lookup, basic scripting). Fully proficient in PowerPoint. Knowledge of Team Dynamix PPM tool would be an asset. Knowledge of Macroscope Suite Management would be an asset. How to Apply: Please submit your curriculum vitae and cover letter, clearly indicating the reference number: Email: [email protected] McGill University is committed to equity in employment and diversity. It welcomes applications from indigenous peoples, visible minorities, ethnic minorities, persons with disabilities, women, persons of minority sexual orientations and gender identities, and others who may contribute to further diversification. Faculty/Unit: IT Services, Project Management Office Hours: 33.75 Duration: 2 years Reporting To: Director, Project Management Office Reference no.: MT0114 Responsable du contrôle des projets informatiques (Numéro de référence : MT0114) Contexte du poste: Relevant du directeur, Bureau de gestion de projets informatiques, et sous la direction du gestionnaire du programme du recrutement à la retraite, le responsable du contrôle des projets informatiques fera partie de l’équipe de gestion de programmes et jouera un rôle majeur dans le soutien du programme du recrutement à la retraite. Il participera à la gestion et au contrôle des volets de planification de la gestion de projets, de suivi financier et d’administration du programme. Il veillera au suivi de plusieurs projets à la fois et surveillera les dépenses engagées par le programme. Parmi ses tâches, il s’assurera que les factures ont été approuvées par les responsables appropriés avant leur paiement et contrôlera les coûts récurrents pour bien établir les prévisions budgétaires conformément aux méthodes mises en place par le Bureau de gestion des projets informatiques et aux normes en matière de TI. Responsabilités principales: Établir, mettre à jour et appuyer la structure de répartition du travail ainsi que le plan directeur du programme (quatre ou cinq calendriers de projet regroupés sous celui du programme) en collaboration avec les gestionnaires de programmes et de projets. Élaborer, gérer et mettre à jour le tableau de bord du programme (objectifs mensuels, journal des incidentes, journaux des risques, journaux des demandes de changement, comparaison budget-prévisions). Solliciter en temps opportun le gestionnaire de programmes afin qu’il donne des conseils et prenne des décisions concernant toute situation empêchant l’exécution des éléments livrables à l’intérieur de l’échéancier et du budget. Mettre au point, gérer et mettre à jour le registre des dossiers d’acceptation des éléments livrables. Gérer les aspects financiers du programme (notamment la gestion des feuilles de temps). Déceler et faire connaître les risques d’écarts et les problèmes touchant le programme. Aider les gestionnaires à développer le plan et le calendrier du projet et à cerner les conflits d’horaire éventuels et les liens de dépendance avec d’autres projets. Produire des rapports d’étape portant sur les projets et le programme. Préparer les réunions de projet et y participer et faire le suivi des mesures à prendre ou des problèmes à traiter avec les personnes concernées. Se charger de l’accueil et du départ des membres de l’équipe (présentation des procédures, accès à la bibliothèque de documents, logistique). Education et experience minimum: Baccalauréat Cinq (5) ans d'expérience connexe Autres compétences et/ou aptitudes: Expérience en gestion de projets (notamment à titre de responsable du contrôle des projets informatiques dans le cadre de trois programmes d’importance). Certification PMP ou CAPM (Certified Associate Project Manager), un atout important. Maîtrise des principes de la norme industrielle Project Management Book of Knowledge (PMBOK) ou d’autres méthodes reconnues liées à la gestion de projets. Connaissances approfondies des concepts financiers et budgétaires (base de référence, prévisions, engagements, valeur acquise, etc.). Expérience acquise en planification de projets dans le cadre d’un vaste programme à l’aide de MS Project (nombreux plans [quatre ou cinq] intégrés à un plan global). Capacité de travailler au sein d’une équipe; d’assumer des responsabilités, d’être axé sur la qualité et de respecter les échéances; aptitude à tenir un raisonnement clair et concis, à faire preuve de souplesse et à s’adapter au changement; proactivité et discipline. Maîtrise du français et de l’anglais. Bon communicateur, à l’écrit et à l’oral. Maîtrise de MS Project. Connaissances de la gestion de projet d’entreprise avec audit des ressources dans une base de données de ressources centrale. Maîtrise de MS Excel (tableaux croisés, recherche, scripts de base). Maîtrise de PowerPoint. Connaissances de l’outil de gestion de projets et de portefeuilles Team Dynamix, un atout. Connaissances de Macroscope Suite Management, un atout. Comment poser sa candidature: Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae et lettre d'accompagnement en indiquant clairement le numéro de référence : MT0114 Par courriel : [email protected] L'Université McGill souscrit à la diversité et à l'équité en matière d'emploi. Elle accueille favorablement les demandes d’emploi des peuples autochtones, des minorités visibles, des minorités ethniques, des personnes handicapées, des femmes, des personnes de toutes orientations et identités sexuelles et d’autres personnes qui pourraient contribuer à une plus grande diversité. Faculté/unité: Services des technologies de l'information, Bureau de gestion de projets Heures: 33.75 Durée: 2 ans Titre du supérieur immédiat: Directeur, Bureau de gestion de projets Numéro de référence: MT0114