Manuel en Français - DISASTER info DESASTRES

Transcription

SYSTÈME POUR LA GESTION INTÉGRALE DES
APPROVISIONNEMENTS HUMANITAIRES
VERSION 5.2 pour Windows
Exercices
Organisation Panaméricaine de la Santé
Bureau Régional de la
Organisation Mondiale de la Santé
Août, 2002
________________________________________________________Exercices de SUMA 5.2
Introduction
La création du Système de Gestion Intégrale des Approvisionnements Humanitaires
(SUMA) par ses sigles en espagnol), est le résultat d’un effort collectif des pays de l’Amérique
Latine et des Caraïbes sous les auspices de l’Organisation Panaméricaine de la Santé, Bureau
Régional de l’Organisation Mondiale de la Santé et développé grâce à l’appui financier du
gouvernement des Pays Bas pendant 8 ans et à la coopération d’autres gouvernements tels
que l’Angleterre, les Etats Unis, le Canada, l’Allemagne et le Bureau d’Affaires Humanitaires de
l’Union Européennne, ECHO. Son but principal est l’amélioration de la gestion de l’aide
humanitaire en renforçant la capacité nationale pour une gestion effective des
approvisionnements dans le but de faire parvenir les approvisionnements à la population plus
affectée de façon adéquate et opportune.
SUMA aide a gérer les approvisionnements qui arrivent ainsi qu’à les classifier dès son port
d’entrée au pays, afin d’établir des priorités quant à leur distribution, selon les besoins de la
population affectée. A travers ce système il est possible de disposer de l’information concernant
le flux des dons ainsi que le type et caractéristiques des approvisionnements. Ceci permet de
créer des rapports pour les donateurs, les autorités locales, les agences humanitaires et la
presse quant aux approvisionnements reçus et remis aux régions affectées, ce qui est important
pour assurer l’efficacité et la transparence dans la gestion des approvisionnements
humanitaires.
Modules du Système SUMA
Ce système comprend trois parties:
•
SUMA CENTRAL est conçu pour fonctionner sur le site où les autorités locales gèrent la
catastrophe ou l’urgence.
•
L’ UNITÉ DE TERRAIN est conçue pour travailler aux points d’entrée ou sites de réception,
soient frontière, ports maritimes ou fluviales et grands centres de donation (sites d’arrivage
des approvisionnements durant l’urgence, tels que : aéroports, centres de stockage, etc.).
•
Le Module de GESTION DE DEPOT est un outil qui enregistre les entrées et sorties des
centres de stockage ou de magasins de dépôt. Ces magasins de dépôt reçoivent les
approvisionnements et l’information des Unités de Terrain et/ou de SUMA CENTRAL.
A propos des Exercices
Voici ci-dessous les exercices des trois modules que vous devez faire en suivant les
instructions de près et en comparant vos résultats avec d’autres groupes présents dans le
cours. A la fin des exercices vous serez en mesure d’identifier les principales fonctions de
chaque module, de savoir quand appliquer chacun et d’être préparé pour les utiliser pour votre
institution s’il s’avère nécessaire ou bien pour appuyer une situation d’urgence dans votre
région ou pays.
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MODULE SUMA CENTRAL
Exercice 1
Conditions techniques pour installer le MODULE SUMA CENTRAL:
Les conditions minimes de l’ordinateur pour installer tous les modules de SUMA sont :
• Ordinateur: 486 ou plus
• RAM: 16 Mb ou plus
• Souris
• Système d’exploitation: Windows 3.x, 95, 98, 2000, NT, XP, ME
• Espace du disque dur: 40 Mb (par module)
• Imprimante: N’importe laquelle
• Unité de disquette: 3 ½ ‘’, 1.44 MB
• CD-ROM: souhaité (pour installation)
Le CD Rom de SUMA, apart le logiciel, inclut les programmes suivants :
• Adobe Acrobat Reader
• Netscape Comunicator
Ils peuvent être installés à partir du CD ROM de SUMA pour faciliter la lecture des
documents inclus.
Objectif:
Installation du Module SUMA CENTRAL.
A Noter:
SVP vérifier que la date et l’heure indiquées par le système soient
correctes. Autrement, sélectionnez l’icône heure de la barre d’état de Windows, doublecliquez le bouton heure et changez les configurations Date/Heure. Il est très important
de bien les indiquer car le logiciel de SUMA dépend de la date et l’heure enregistrée à
l’ordinateur pour générer des rapports exacts des envois qui arrivent et pour enregistrer
les données correctement. .
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Procédure d’installation à partir d’un CD-ROM:
Insérez le CD d’installation du Système SUMA. Le premier écran sera le suivant :
Premier écran:
A partir de cette fenêtre vous pouvez procéder à l’installation en cliquant le bouton :
English ou Español, suivant votre préférence.
Si le programme n’est pas lancé de façon automatique lorsque vous insérez la
disquette dans le lecteur de CDROM, double cliquez sur le fichier "LAUNCH.EXE¨ du
répertoire D:\LAUNCH.EXE au cas où votre unité de CD-ROM soit D :).
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Voici le menu Index de SUMA: (version Español)
Installez le Module SUMA Central en suivant les pas suivants:
Software de SUMA
Versión 5.2 para Windows
SUMA CENTRAL
Si la fenêtre Index n’apparaît pas, vous pouvez lancer directement le fichier SETUP,
qui est présent au répertoire :
\suma52\Spanish\Sofwtware 5.2\SUMAWin5.2EspCnt\Disk 144\Disk1\SETUP.EXE,
comme indiquez à la fenêtre suivante.
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Ici, au Disk 1, vous trouverez le
fichier
SETUP.EXE,
pour
l’installation
Procédure d’installation à partir des disquettes :
Vérifiez que vous ayez les 8 disquettes libellés “SUMA CENTRAL” nécessaires pour
l’installation. Vous avez plusieurs options pour installer le programme:
1. Insérez la disquette d’installation #1 des 8 disquettes qui composent le Module SUMA
Central dans l’unité de disquettes de 3 ½ ‘’.
2. Double cliquez l’icône Mon PC sur l’écran principal de Windows. Une fenêtre
apparaît. Double cliquez disquette 3½’’ et sélectionnez le fichier SETUP.EXE pour
lancer l’installation. Suivez les instructions décrites auparavant (section installation à
partir d’un CD-ROM) pour continuer.
IMPORTANT:
Si vous quittez l’application, pour lancer le MODULE SUMA
CENTRAL à Windows cliquez le bouton <Lancer>, sélectionnez Programmes; ensuite
sélectionner SUMA sur la liste des options et cliquez SUMA CENTRAL.
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Windows 95 o supérieur:
Insérez la disquette d’installation # 1 des 8 disquettes qui composent le Module
SUMA Central dans l’unité de disquettes de 3 ½ ‘’. Il y a plusieurs options:
Options:
1. Avec le bouton droit de la Souris cliquez le bouton <Lancer> ou <Start> de l’écran
principal de Windows, sélectionnez Explorer pour ouvrir la fenêtre Explorer (Browse) .
Sélectionnez 3 ½ Disquette, en cliquant ou en pressant <ENTER>. Ensuite, pressez
<ENTER> ou double-cliquez le fichier SETUP.EXE pour lancer l’installation.
Le programme cherchera le répertoire sur lequel le programme se logera dans votre
disque dur. Il est prédéfini à C:\SUMAWC52, et le nom du kit de programmes de
l’icône est prédéfini comme SUMA. Pressez le bouton <Suivant> pour compléter
l’installation.
Le programme vous demandera les disquettes pour continuer l’installation un par un.
Si à un moment donné de l’installation, la fenêtre MS-DOS apparaît, afin de pouvoir
continuer, du côté haut à gauche de la fenêtre, sélectionnez Annuler, soit en cliquant,
soit en pressant la touche <ENTRER> sur l’option Annuler de l’icône de contrôle de la
fenêtre.
2. Sélectionnez l’icône Mon Ordinateur sur l‘écran principal de Windows en double
cliquant sur lui. Il vous apparaît une fenêtre où vous devez double cliquez sur la
disquette de 3½ et choisir le fichier SETUP.EXE pour lancer l’installation. Suivez les
pas décrits auparavant pour continuer.
3. Cliquez le bouton <Démarrer> et sélectionnez l’option Configuration, sélectionnez
ensuite le Panneau de Commande. Cliquez l’icône Ajouter Nouveau Logiciel et suivez
les instructions en sélectionnant A:\SETUP.EXE. Suivez les pas décrits auparavant
pour continuer.
4. Cliquez le bouton <Démarrer> et sélectionnez l’option Exécuter. Une boîte de
dialogue apparaît, sélectionnez le bouton <Parcourir>, sélectionnez A:\ et ensuite le
fichier SETUP.EXE, pressez le bouton <Ouvrir> et après le bouton <Accepter> . Le
programme lancera l’installation.
IMPORTANT:
Si vous quittez l’application, pour lancer le MODULE SUMA
CENTRAL à Windows cliquez le bouton <Démarrer> sélectionnez Programmes;
ensuite sélectionner SUMA sur la liste d’options et cliquez SUMA CENTRAL 5.2.
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Une fois l’installation terminée :
Une fois l’installation, à partir du CD ROM, terminée, le système est installé dans votre
disque dur et la fenêtre sur votre écran vous demandera un Mot de Passe de
Configuration du MODULE SUMA CENTRAL. Tapez le et pressez <ENTER>.
IMPORTANT:
Ce mot de passe se nécessitera après pour toutes les options de
configuration du MODULE SUMA CENTRAL. Choisissez un mot de passe facile à se
rappeler. Décidez vous même le mot de passe.
Ecran de Configuration du Mot de Passe du Système
Tapez a nouveau le mot de passe que vous avez tapé la première fois et presser
<Accepter>
Ecran de Configuration du Mot de Passe du Système
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Tapez le nom de l’institution utilisatrice du système, par exemple : Croix Rouge,
Défense Civile, Ministère de la Santé, etc. Pressez <ENTER> sur le bouton <Quitter>
pour terminer.
Ecran de Configuration de l’Utilisateur du Système
Le MENU PRINCIPAL du MODULE SUMA CENTRAL Version 5.2. apparaît.
Le Menu Principal de chaque module a une barre de menu avec les différents sousmenus déployables.
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Utilisez les touches de direction ( Æ, Å, Ç, È ) pour vous déplacer dans le Menu
Principal du MODULE SUMA CENTRAL ou placez le pointeur de la Souris sur le sousmenu choisi dans la barre de menu. Cliquez le bouton gauche pour afficher la liste
d’options de ce sous-menu. Trouvez l’option souhaitée et cliquez une fois le bouton
gauche de la souris.
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MODULE SUMA CENTRAL
Exercice 2
Objectif:
Configuration des paramètres du MODULE SUMA CENTRAL.
Configuration du Module SUMA CENTRAL:
Les options suivantes nous permettent de configurer les paramètres du MODULE
SUMA CENTRAL.
IMPORTANT:
N’oubliez pas que pour accéder à chacune des options du sousmenu de CONFIGURATION DU SYSTEME, vous devez taper le mot de passe de
configuration du MODULE SUMA CENTRAL que vous avez défini au moment d’entre
au programme. Ceci permet un certain niveau de sécurité, car il évite que le personnel
non autorisé change les paramètres de configuration.
Menu Principal MODULE SUMA CENTRAL Sous-menu Configuration
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1. L’option Réinitialiser système permet d’éliminer du programme les données
concernant l’urgence précédente. Il est possible de tout enlever ou de sauvegarder
l’information, le système vous le demandera. Pour cette exercice on n’utilisera pas
cette option.
2. Définissez l’Information de l’Urgence en sélectionnant l’option Information de
l’Urgence. Le bouton <Définir/Modifier> est activée. Pressez <ENTER> pour
définir l’information de l’urgence. Complétez chaque domaine. Pressez <ENTER>
ou <TAB> chaque fois que complétez la saisie de l’information d’un domaine.
Sélectionnez langue choisie d’installation des banque de données, c’est-à-dire du
logiciel. Sélectionnez et pressez le bouton <Sauvegarder> quand vous aurez saisi
toute l’information. Pressez le bouton <Quitter> pour revenir au Menu Principal.
SUMA peut faire la conversion directe de devise locale à une devise de base, USD
ou EUROS par exemple. Sur cet écran sélectionnez la conversion que vous
souhaitez.
3. Définissez l’institution ou l’organisation responsable du MODULE SUMA CENTRAL,
en sélectionnant l’option Def. De l’Utilisateur. Saisissez l’information et pressez
<ENTER>.
4. Il faut définir le nom d’utilisateur et le mot de passe pour chaque individu que va
utiliser las Unités de Terrain. Sélectionnez l’option Mot de passe d’utilisateur. Pour
ajouter un registre, placez vous sur le bouton <Ajouter> et pressez <ENTER>.
Tapez le mot de passe et le nom d’utilisateur. Pressez <ENTER>, lorsque le bouton
<Enregistrer> est activée, pour sauvegarder le mot de passe. Avec <ESC> o en
sélectionnant le bouton <Quitter> vous pouvez revenir au Menu Principal.
Il ne faut pas mélanger le mot de passe d’utilisateur des Unités de Terrain et
le mot de passe que le système demande pour la configuration du MODULE
SUMA CENTRAL.
5. Pour définir les sites où les Unités de Terrain vont fonctionner, c’est-à-dire les sites
de donation ou ports d’entrée des approvisionnements, il faut sélectionnez l’option
Lieux de Réception. Pour ajouter un registre pressez le bouton <Ajouter> y
pressez <ENTER>. Saisissez le site ou le lieu où l’opération se tiendra et presse
<ENTER> lorsque le bouton <Enregistrer> est activé afin de sauvegarder chaque
registre. Pour cet exercice nous établirons 3 sites de réception et on reviendra au
Menu Principal. Avec <ESC> ou en sélectionnant le bouton <Quitter> vous
reviendrez au Menu Principal.
6. Vous pouvez définir les sites de destination ou distribution principaux des
approvisionnements, en sélectionnant l’option Lieux de destination. Pour ajouter
un registre, allez sur le bouton <Ajouter> et pressez <ENTER>. Tapez le lieu de
destination et pressez <ENTER> lorsque le bouton <Enregistrer> est marqué pour
sauvegarder chaque registre.
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Pour cet exercice nous établirons 3 sites de destination des approvisionnements.
Ces sites seront disponibles dans les Unités de Terrain au moment des livraisons.
7. A l’option Lieux d’Origine vous trouverez tous les pays, néanmoins vous pouvez
éditer cette liste, en éliminant les pays dont on ne reçoit jamais des dons, en
ajoutant des villes ou localités du pays ou en changeant des nom.
Sélectionnez Lieux d’Origine. Regardez la liste actuelle en sélectionnant le bouton
<Examiner> et vous pourrez avancer dedans avec les touches de direction. En
pressant <ESC> vous quitterez les Listes d’Enregistrement. En pressant le bouton
<Modifier> vous pourrez changer, éliminer ou ajouter des lieux ou des pays. En
pressant <ENTER> sur le bouton <Quitter> vous reviendrez sur le Menu Principal.
8. Vous pouvez créer un répertoire d’adresses directement du MODULE SUMA
CENTRAL. Ce répertoire sera disponible dans les Unités de Terrain et vous pourrez
le classifier comme donateurs ou destinataires. Pour créer de tels contacts,
sélectionnez l’option Répertoire. Pressez <ENTER> lorsque le bouton <Ajouter> est
activé. Pressez <ENTER> lorsque la boîte <Catégorie> est activée. Avec les
touches de direction (Ç,È,Å,Æ) vous pouvez sélectionner n’importe quelle
catégorie. Pressez <ENTER> pour sélectionner la catégorie souhaitée. Complétez
l’information : nom, adresse, téléphone, fax, etc. Lorsque la boîte pour <Pays> est
activée pressez <ENTER>. A l’aide des touches de direction, sélectionnez le pays
que
vous
souhaitez
et
pressez
<ENTER>.
Quand
la
boîte
<Donateurs/Destinataires> est activée pressez <ENTER> et sélectionnez une des
deux options qui qualifie pour l’information que vous voulez saisir. Pressez
<ENTER> et après cliquez le bouton <Enregistrer>. Ajoutez le contact suivant. Pour
les fins de cet exercice on créera 8 contacts (4 donateurs et 4 destinataires). Pour
terminer pressez <ENTER> sur le bouton <Quitter>.
9. Allez à l’option Taux de change, cherchez la devise de votre pays en pressant le
bouton <Voir>. Déplacez le pointeur flèche avec les touches de direction. Pressez
<ESC> pour quitter la Liste de Registres lorsque vous êtes placé sur le pays. Mettez
à jour le taux de change et saisissez la date de mise à jour en pressant le bouton
<Modifier> et en sauvegardant l’enregistrement correspondant. Si la monnaie du
pays n’est pas sur la liste, veuillez l’inclure en ajoutant un nouvel enregistrement.
Définissez la monnaie locale de votre pays comme monnaie par défaut en
sélectionnant <OUI> sur le champ Monnaie par défaut.
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MODULE SUMA CENTRAL
Exercice 3
Objectif
Préparer les Unités de Terrain.
Préparation des Unités de Terrain :
A partir du MODULE SUMA CENTRAL, on crée les disquettes d’installation des Unités
de Terrain. Elles seront responsables de l’enregistrement des approvisionnements aux
sites d’entrée. Il faut créer un groupe de trois disquettes pour la création et installation
de chaque Unité de Terrain que vous souhaitez installer. Pour cet exercice on créera
une Unité de Terrain. (Unité de Terrain No. 1).
Retournez sur le Menu Principal du MODULE SUMA CENTRAL et à l’aide des flèches
ou de la souris allez au sous-menu Unité de Terrain SUMA pour créer les disquettes
d’installation. Pressez <ENTER> quand l’option Prep. Unité de Terrain soit activée.
pour commencer la création de la première disquette de l’ UNITE DE TERRAIN. Vous
aurez besoin de trois disquettes formatées (double face, haute densité) pour cette
procédure ; si la disquette n’est pas d’avantage formatée, cherchez l’option
« formatage » ou « format » pour les formater. Suivez les instructions sur l’écran.
Lorsque la disquette sera prête le Menu Principal reviendra sur l’écran.
Ecran Initial de Préparer Unité de Terrain
Vous devez considérer que certaines procédures utilisent des commandes ou des
programmes du MS-DOS. Si ces procédures terminent et le contrôle ne revient pas sur
le programme de façon automatique, vous devez clôturer la fenêtre de MS-DOS par
l’option Close (Clôturer) de l’icône de contrôle.
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Ecran de MS-DOS
Nommez les disquettes comme suit :
Disque 1 de 3
Disque 2 de 3
Disque 3 de 3
SUMA UNITE DE TERRAIN SUMA UNITE DE TERRAIN SUMA UNITE DE TERRAIN
No.1
No.1
No.1
Nom d’utilisateur : _____
Ces disquettes serviront pour l’installation de l’Unité de Terrain No 1. Pressez <Quitter>
pour revenir sur Windows et terminer l’opération avec le MODULE SUMA CENTRAL.
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MODULE SUMA UNITÉ DE TERRAIN
Exercice 4
Objectif :
Installation d’une Unité de Terrain et effectuer l’opération d’entrée des envois et des
approvisionnements.
Installation de l’Unité de Terrain :
Vous installerez une Unité de Terrain qui s’occupera d’enregistrer les données
concernant les envois sous réception à un site d’entrée déterminé. Pour commencer
l’installation vous devrez utiliser les disquettes que vous avez crée à l’exercice
précédent et suivre les instructions :
1.
2.
3.
Insérez la disquette d’installation No. 1 à l’unité de disquette de 3.5’’ et
sélectionnez l’unité A :. Ensuite il faut repérer le fichier SETUP.EXE sur A :
Cherchez le fichier SETUP.EXE au fichier de MON ORDINATEUR (Mon PC),
en sélectionnant de l’unité de disque A :, sélectionnez ensuite le fichier
SETUP.EXE et double cliquez pour activer votre choix.
Insérez la disquette No. 2 et la disquette No. 3 quant le système vous le
demande et pressez le bouton Accepter.
Une fois l’installation terminée, retirez la disquette de votre ordinateur car elle
ne s’utilise que pour l’installation d’une Unité de Terrain.
Pour lancer une séance de travail sur UNITE DE TERRAIN, pressez le bouton
<Start> (Démarrer) de WINDOWS, sélectionnez Programmes et cherchez sur la
liste SUMA, une fois là cliquez ou pressez <ENTER> sur l’icône SUMA UNIT 5.2
pour appeler le module de l’Unité de Terrain. Le programme vous demande par
la suite un mot de passe d’identification et vous demandera de choisir un site de
réception. Tous les deux ont été définis préalablement à SUMA CENTRAL.
Si le mot de passe saisie est valable, le programme autorisera l’accès, cas contraire, le
programme reviendra sur Windows. Vous devez donc vérifier votre mot de passe et
essayer à nouveau.
A NOTER : Le mot de passe et le nom d’utilisateur sont enregistrés au Module SUMA
Central, où vous pourrez toujours les consulter.
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Écran de Mot de Passe d’Utilisateur
Quelques instants après le système vous présentera le Menu Principal du MODULE
UNITE DE TERRAIN.
Menu Principal UNITE DE TERRAIN
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Saisie des envois :
Dans cet exercice nous allons travailler à l’Unité de Terrain en saisissant l’information
concernant les envois et les approvisionnements.
Menu Principal UNITE DE TERRAIN
Sous menu Envois
IMPORTANT : Si vous quittez l’application, pour appeler le MODULE SUMA UNITE DE
TERRAIN presser le bouton <Start> (Démarrer) de Windows, sélectionnez Programmes
et chercher sur la liste SUMA, une fois là, cliquez ou pressez ENTER sur l’icône SUMA
UNIT 5.2.
Sélectionnez Créer un envoi et saisissez l’information suivante :
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Premier Envoi :
Ö Utilisez l’information suivante
Origine/Source :
:
World Council of Churches
Mr. Jean Paul John
Oude Gracht 34, Amsterdam,
Pays Bas (Hollande)
Tel.: (00-31) 020 345 9876, 334 6097
Télex 2132, Fax 334 6098
A NOTER : N’utilisez pas les données des écrans que vous voyez dans cet exercice,
elles n’apparaissent qu’à titre d’exemple.
Ecran Origine/Source :
Pressez le bouton <Continuer> pour saisir les données du destinataire du don ou de
l’envoi :
Ö Utilisez l’information suivante :
Destination:
Croix Rouge
Dr. Octavio Paz, Director, 1500 Calle Principal
Tel.: 765.0103, 765.0104
Fax: 775.0105, Correo Electrónico: [email protected]
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Ecran de Destination :
Une fois que vous avez saisi les données souhaitées, pressez le bouton <Continuer>
pour saisir les données concernant l’Information Générale de l’Envoi.
Information Général :
Moyen de Transport
Documents
No de Pièces
Coût total estimé
LR 628
YKS170045361
4
10,000 USD
Poids estimé par Catégorie :
Médicaments :
Eau et Assainissement
de l’Environnement :
Hébergement/Logement/Elect :
Aliments et Boissons :
12 Kg
4200 Kg
10 Kg
100 Kg
Pressez le bouton <Enregistrer> pour terminer avec l’entêté de l’envoi et démarrer la
saisie des articles arrivés dans cet envoi.
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Ecran d’Information Général :
Une fois la saisie des données complétée, pressez <Enregistrer> et le système vous
fournira l’écran suivant :
Ecran de saisie des articles d’envoi :
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Cherchez l’article spécifique dans une des 4 Listes Alphabétiques fournies par le
système : Médicaments, Autres Secours, Ressources Humaines et Non Classifiés ;
pressez le bouton <Ajouter un article nouveau> pour saisir les spécifications de l’article
une fois sélectionné, en cliquant le bouton droit de la Souris.
Pour ajouter d’autres articles il faudra sélectionner l’option <Ajouter un article nouveau>
Vous devez compléter l’information demandée à l’écran, avec les données du matériel
de votre envoi.
Saisissez les articles suivants :
a) 48 ampoules de Pethydine, 50 mg, 24 ampoules par boîte. Date d’expiration : le
10-12-2005. Poids total 2 Kg.
b) 20,000 bidons en plastic pour 5 l. d’eau dans 1 conteneur. Poids par unité 200
grammes.
c) 10 récipients x 500 comprimés d’Acetaminophen de 500 mg. Date d’expiration le
31/03/2004.
d) Malathyon poudre à diluer, 2 tonneaux de 100 Kg chacun.
Ecran modèle d’enregistrement de médicaments
Pour saisir les suivants articles, sélectionnez dans Catégories Techniques.
Cherchez les articles sur les listes de catégories, sous-catégories et articles fournis
par le programme.
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a) 10 lampes de kérosène emballées en deux boîtes. Poids à l’unité 1 Kg.
b) 20 boîtes x 5 kg de margarine, emballées en deux caisses.
Avec cet exemple, vous pouvez compléter votre premier envoi qui comprend six
articles. Vérifiez que les articles soient saisis en pressant la touche <Voir tous les
articles du document>.
Comparez vos résultats avec les résultats d’un autre groupe et commentez les
différences.
Pour saisir un autre envoi, vous devez revenir au Menu Principal et sélectionner Créer
un envoi.
Deuxième envoi :
Maintenant procédez à créer un deuxième envoi en saisissant les champs appropriés
(Origine/Source, Destination et Information Générale) :
Vol
BW 238 en provenance
de Milan
Origine/Source:
Gouvernement de
l’Italie.Ministère des
Affaires Etrangères
Tel : (423)324-555
Fax : 4234-234-234
03972-A
Document d’
embarquement:
Destinataire:
No. de pièces:
Poids Total:
Côut Estimé:
Sr. Enzo Ferrari.
Gouvernement, Ministère Att : Dr. Felipe González López.
de la Santé.
10
29.500 Kg.
100 kilos de médicaments
200 kilos des lits de camps
150 kilos fauteuils roulants
200 kilos de vêtements
50 kilos de couvertures de survie
28.800 kilos de tôles à toit
US$ 47 500
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Saisissez les articles suivants :
A NOTER : Estimer le poids de chaque article selon les données que vous avez sur le
poids total ou faites en une estimation. Estimez en plus les informations concernant la
date d’expiration, le code d’article (Donateur/Prov) et valeur.
a) 6 récipients de Péthidine, comprimés de 50 mg, 100 comprimés par récipient,
date d’expiration 1/12/2005, instructions du médicament en français.
b) 5 récipients x 1000 d’Erythromycine, comprimés de 250 mg, date d’expiration,
2/12/2006.
c) 10 lits de camp emballés en deux caisses en carton.
d) 3 fauteuils roulants emballés en trois caisses en bois.
Vérifiez que les quatre articles sont saisis en pressant le bouton <Voir tous les articles
du document>. Vérifiez les quantités de chaque article avec un autre groupe et
comparez les réponses.
e) 4 caisses x 50 Kg chacune de vêtements usés en mauvais état (chemises et
pantalons). Commentez comment saisir cet article.
f) 20 couvertures de survie emballées dans une boite à carton.
g) Tôle galvanisée pour toit (tôle ondulée, calibre 24, 6 pieds x 4 pieds. 1440 en
fardeaux de 2 tôles.
h) Bois, 2’’ x 4’’, 12 pieds longueur, 48 unités.
i) 10 générateurs fixes, 110V/60 cycles, 5 à diesel, 5 à essence. Ceux à essence
sont de 5 KW, ceux à diesel 25 KW.
j) Hôpital de campagne avec capacité pour 20 patients.
Révisez les articles saisis en pressant <Voir tous les articles du document> Tapez
les quantités qui correspondent aux questions qui apparaissent en bas selon les
quantités de votre saisie :
Combien d’articles avez vous saisi dans cet envoi ?
_______________
Combien d’articles y a-t-il dans la catégorie Médicaments ?
_______________
Combien d’articles y a-t-il dans la catégorie Refuge/Habitation/
Electricité ?
_______________
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Vérifiez les quantités de chaque article avec un autre groupe et comparez vos
réponses.
Les personnes suivantes, sous demande des autorités nationales, arrivent dans le
même avion qui a apporté cet envoi. Elles viennent aider à la gestion de la catastrophe.
Elles doivent être saisies comme faisant partie de cet envoi afin de conserver un
enregistrement du type et nombre de volontaires disponibles :
k) M. Pedro Gerardo Paez, Ingénieur Sanitaire, sera disponible pour travailler 10
jours à partir de cette date. Il parle espagnol et anglais. Il se logera à l’Hôtel El
Tucan. Nationalité anglaise. Volontaire de la Croix Rouge Allemande.
l) M. Johan Cruijff, Logistique, hollandais de Médecins Sans Frontières, disponible
pendant 40 jours, il parle espagnol et italien.
m) Groupe médical spécialisé composé par 2 chirurgiens, 5 infirmières, 1
anesthésiste, 2 psychologues de Médecins du Monde Espagne. Ils sont prêts à
travailler à l’Hôpital de Campagne et pourront travailler durant 10 semaines.
Logement dans des tentes de camping propres.
Dans Catégories Techniques sélectionnez Ressources Humaines et pressez le
bouton <Voir tous les articles de la Catégorie> pour consulter le personnel enregistré.
Vérifiez vos réponses avec un autre groupe.
Ceci mets fin à la saisie de l’information concernant cet envoi.
Retournez au Menu Principal.
Utilisez, au sous menu Envois, l’option articles par catégorie pour remplir le tableau
suivant mais uniquement avec les articles de Médicaments :
Nom Générique
Quantité
Présentation (Forme/Route/ Puissance)
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No. Envoi
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Livraison d’envois :
1. Sélectionnez Remettre, l’envoi 1001 dans l’option Remettre par : liste générale
d’envois.
Menu Principal Unité de Terrain
Livraison/Livraison selon liste générale d’envois
Après avoir sélectionné l’envoi 1001 :
a) Vérifiez qu’il s’agit de l’envoi souhaité et saisissez les données suivantes
requises lors de la livraison :
Destination :
Chauffeur :
Identification :
# Immatriculation :
Détails d’Autorisation :
Dépôt Principal Croix Rouge
Ivan Perez Prado
6932642394
SFG-234
Directeur Général de COE
b) Pour le Type de Livraison, sélectionnez Livraison partielle sur l’écran
correspondant.
c) Livrez seulement les articles de la catégorie Médicaments, en saisissant les
quantités à remettre à la colonne A REMETTRE.
d) Regardez le formulaire de livraison à l’écran une fois la livraison conclue.
e) Retournez au Menu Principal.
A NOTER : Lorsque le système vous demande le type de code avec lequel vous
voulez imprimer le rapport : avec Code Désigné ou avec Code de l’Article,
sélectionnez un des deux avec lequel vous voulez travailler.
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Août 2002
2. Effectuez une nouvelle livraison de l’envoi 1002 mais seulement des articles de
médicaments en utilisant Livraison Partielle.
Destination :
Chauffeur :
Identification :
# Immatriculation :
Détails d’Autorisation :
Dépôt Local Minsalud
Adriana Garcia
234234
SFG-888
Directeur général du COE
3. Maintenant livrez les articles restants de l’envoi 1001, mais dans le champ type
de livraison, sélectionnez Livraison Totale. Commentez avec vos collègues à
propos de la signification de ce champ. Si vous avec des doutes quant à la
Livraison Totale, consultez l’instructeur.
Observez les articles restants de la catégorie Médicaments dans le champ Envois,
En sélectionnant l’option Articles par catégorie.
Observez les articles remis de la catégorie Médecines dans le champ Envois, en
sélectionnant l’option Articles Remis par Destination.
Consultez les différents rapports d’articles remis par destination dans l’option
Rapports.
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Août 2002
MODULE SUMA UNITE DE TERRAIN
Exercice 5
Objectif :
Envoyer des données de SUMA UNITE DE TERRAIN au MODULE SUMA
CENTRAL
Envoyer des données au MODULE SUMA CENTRAL :
•
Pour cet exercice, vous aurez besoin de 2 disquettes formatées
Allez au sous menu Outils :
1. Sélectionnez Préparez données pour le Niveau CENTRAL
Ecran Préparer des données
2. Sélectionnez Modifiable au Niveau Central pour l’envoi 1001 en pressant
<ENTER> ou en cliquant sur le champ de la Colonne Modifiable depuis la
Transférence ? Commentez le sens de ce champ et ses implications pour
un envoi.
3. Sélectionnez Modifiable à l’Unité de Terrain pour l’envoi 1002.
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Août 2002
4. Suivez les instructions de l’écran pour préparer les disquettes, la première
disquette sera utilisée pour transmettre des données au niveau central et la
deuxième sera utilisée comme sauvegarde des données transmises dans
l’Unité de Terrain. Les deux disquettes ont la même information.
Si à un moment donné de la procédure de transfert, il vous apparaît une
fenêtre de MS-DOS, pour continuer, à l’extrême gauche en haut de la fenêtre
sélectionnez Fermer en cliquant ou en pressant la touche <ENTER> sur
l’option Fermer de l’icône de contrôle de la fenêtre.
5. Etiquetez chaque disquette et tapez l’information correspondante dans
chacune. Par exemple :
Disquette No. 1
Données pour le Niveau Central
Unité de Terrain No. _______
Date : ___________
Envois sur disquette
Du : _________ au ________
Disquette No. 2
Backup pour l’Unité de Terrain
Unité de Terrain No. _______
Date : ___________
Envois sur disquette
Du : _________ au ________
Quittez le programme en sélectionnant Quitter du Menu Principal et là l’option Quitter
ce programme.
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Août 2002
MODULE SUMA CENTRAL
Exercice 6
Objectif :
Incorporer les données transmises par les UNITES DE TERRAIN au MODULE SUMA
CENTRAL
Incorporer des données au MODULE SUMA CENTRAL :
Dans cet exercice vous pourrez incorporer les données de L’UNITE DE TERRAIN au
MODULE SUMA CENTRAL.
1. Localisez SUMA à partir du bouton <Start> (Démarrer) option Programmes,
pressez <ENTER> ou double cliquez sur programme SUMA CENTRAL.
2. Consultez le nombre d’envois qu’il y a au MODULE SUMA CENTRAL en
sélectionnant le sous-menu Voir/Modifier, l’option Liste générale d’envois.
(Vous pouvez voir qu’il n’y a pas d’envois maintenant).
3. Insérez la disquette # 1 que vous avez crée à l’exercice précédent pour le
MODULE SUMA CENTRAL.
4. Au sous-menu Unité de TERRAIN SUMA utilisez l’option Incorporer données.
5. Suivez les instructions de l’écran pour incorporer l’information. Sélectionnez A :
ou B : selon l’unité de disquette ou la disquette se trouve et sélectionnez
accepter.
Æ Lisez seulement les données d’un des disquettes que vous avez préparé pour
Central, car les deux disquettes ont la même information.
6. Consultez le nombre d’envois qu’il y a au MODULE SUMA CENTRAL en
sélectionnant au sous répertoire Voir/Modifier l’option Liste Générale d’envois
(vous verrez que maintenant il y a des envois). Pour quitter cet écran, pressez
la touche ESC.
Pour consulter les données sur le MODULE SUMA CENTRAL :
Vous pouvez faire les consultations et rapports suivants :
A NOTER : Entrez à chacune des options suivantes au Menu Principal pour vérifier les
données transmises.
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Août 2002
1. Au sous-menu Voir/Modifier, vérifiez les options suivantes :
a) Imprimer Feuille d’Envoi
b) Articles par Catégorie
c) Articles remis par Destination
2. Au sous-menu Rapports, vérifiez les options suivantes :
a)
b)
c)
d)
e)
Envois consolidés (Articles par catégorie)
Médicaments
Autres Approvisionnements
Non Classifiés
Ressources Humaines
3. Observez ou imprimez le rapport de Médicaments. Regardez le Rapport
Préliminaire à l’écran.
Ecran Rapport de médicaments
Sélectionnez l’option <Accepter> et la feuille de données apparaîtra avec le format
qu’elle aura avant impression. Pressez <Accepter> en pressant la touche <Enter> ou
en cliquant le bouton gauche de la souris.
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Août 2002
Ecran sortir à :
Sélectionnez l’option souhaitée et pour revenir au Menu Principal, pressez la touche
<ESC>
4. Observez ou imprimez les rapports Résumé d’ Articles Classifiés et observez
les différentes options des rapports.
Faites l’exercice suivant :
Au sous-menu Documents choisissez l’option Impression des Etiquettes.
Cette option vous permet d’imprimer des étiquettes qui peuvent être collés sur les
boîtes des articles qui arrivent. Elle peut aussi être utile pour envoyer des
approvisionnements à un pays affecté pour lui faciliter l’identification du contenu des
colis.
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Août 2002
Essayez de préparer les étiquettes suivantes :
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
Ligne 1 :
Santé/Anesthésie Générale
Ligne 2 :
Cathéter Péridurale
Lignes 3-4 : Vides
Ligne1 :
Santé, Anesthésie Générale
Ligne 2 :
Cathéter Péridurale
Ligne 3 :
400 Unités
Ligne 4 :
Poids 40 Kg
Organisation : Croix Rouge Colombienne, Sous-titre : Section Boyaca
Ligne 1 :
Médicaments – Analgésiques Orales
Lignes 2,3,4 : vides
Ligne 1 :
Médicaments. Lignes 2,3,4 : vides
Texte sous ligne 1 : Catégorie/Souscatégorie
Texte sous ligne 2 : Article/Description
Texte sous ligne 3 : Quantité Totale
Texte sous ligne 4 : Destination/Hébergement
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Août 2002
MODULE SUMA GESTION DE DEPOT
Exercice 7
Objectif :
Installer et configurer le MODULE DE GESTION DE DEPOT.
Installation du MODULE DE GESTION DE DEPOT
Le programme est inclus en 4 disquettes de 3½ haute vitesse. Installer le logiciel en
suivant les instructions de l’étiquette. Vous avez plusieurs options pour installer le
logiciel sur Windows.
Installation à partir d’un CD ROM :
Insérez le CD d’installation du Système SUMA dans votre ordinateur, voici le premier
écran que vous aurez :
Premier écran :
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Août 2002
A partir de cette interphase vous pourrez faire l’installation en cliquant le bouton :
English ou Español, suivant votre préférence.
Si le programme ne démarre pas de façon automatique une fois que vous avez inséré
le disque au lecteur de CDROM, vous pouvez le lancer en double-cliquant au
fichier ‘D:\LAUNCH.EXE (si votre unité de CDROM est D :)
Voici l’écran d’Index de SUMA : (version Español)
Procédez à installer le Module SUMA Dépôt en suivant les pas suivants :
Software de SUMA
Versión 5.2 para Windows
Module de Bodegas
Si le CD ne vous montre pas l’écran d’Index vous pouvez lancer le fichier SETUP
directement. Il se trouve à :
\suma52\Spanish\Software 5.2\SUMAWin5.2BodEsp\Disk 144\Disk1\SETUP.EXE,
Comme indiqué par le graphique suivant :
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Août 2002
Le fichier SETUP.EXE pour faire
l’installation se trouve ici.
Procédure d’Installation à partir des disquettes :
Afin d’installer le Module SUMA DEPOT, vérifiez que vous avez les 5 disquettes
titrées « SUMA DEPOT »nécessaires pour l’installation. Vous avez plusieurs options
pour installer le programme :
1. Insérez dans l’unité de disquette de 3½ ‘’ la disquette d’installation # 1 des 5
disquettes qui composent le Module SUMA Dépôt.
2. Sélectionnez l’icône Mon Ordinateur qui se trouve à l’écran principal de
Windows en y double-cliquant. Une fenêtre où vous pouvez double-cliquez sur
la disquette de 3½ apparaît. Choisissez le fichier SETUP.EXE pour commencer
l’installation. Pour continuer, suivez les pas décrits auparavant.
IMPORTANT:
Si vous quittez l’application, le mécanisme pour appeler le
MODULE DE DEPOT sur Windows est presser le bouton <Start> (Démarrer),
sélectionnez l’option Programmes ; cherchez ensuite SUMA sur la liste et cliquez sur
SUMA STOCK 5.2.
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Août 2002
A Windows 95 ou supérieur à partir des disquettes :
1. Insérez dans l’unité de disquette de 3½’’ la disquette d’installation # 1 des cinq
disquettes qui forment le Module SUMA Dépôt en sélectionnant A : .
Pressez le bouton droit de la Souris sur le bouton <Start> (Démarrer) de l’écran
principal de Windows, sélectionnez Explorer, elle ouvrira la fenêtre Explorer,
choisissez l’option 3½ disquette en cliquant ou pressant <ENTER>. Une fois là,
pressez <ENTER> ou double-cliquez sur le répertoire SETUP.EXE pour lancer
l’installation.
Le programme cherchera le nom de la route dont le programme restera sur le
disque dur. Il est prédéfini a C.\SUMAWS52, et le nom du groupe de
programmes que l’icône aura, est préétabli comme SUMA. Pressez le bouton
<Continue> (Continuer) pour compléter l’installation.
Le programme vous demandera les disquettes pour continuer avec la procédure
d’installation un par un.
Si pendant l’installation, la fenêtre de MS-DOS apparaît, sélectionnez l’option
Close (Fermer) en haut à gauche afin de pouvoir continuer. En cliquant ou
pressant <ENTER> (Entrée) sur l’option Close (Fermer) de l’icône de contrôle de
la fenêtre.
2. Sélectionnez l’icône Mon Ordinateur du Répertoire Principal de Windows en
doublecliquant le bouton gauche de la Souris sur lui. Une fenêtre apparaît.
Double cliquez le bouton gauche de la Souris sur 3½ disquette et sélectionnez
le fichier SETUP.EXE pour lancer l’installation. Suivez les pas décrits
auparavant pour continuer.
3. Cliquez le bouton gauche de la Souris sur <Start> (Démarrer) et sélectionnez
l’option Panneau de Contrôle. Une fois là cliquer sur Add New Software
(Ajouter un nouveau logiciel) et suivez les instructions en sélectionnant la route
du fichier A:\SETUP.EXE. Suivez les pas décrits auparavant pour continuer.
4. Cliquez sur le bouton <Start> (Démarrer) et sélectionnez l’option Exécute
(Exécuter). Une boîte de dialogue apparaît, sélectionnez le bouton <Browse>
(Examiner), choisissez A:\ après et ensuite le fichier SETUP.EXE. Pressez le
bouton <Open> (Ouvrir) et ensuite le bouton <OK> (Accepter). Le programme
lancera le processus d’installation.
Une fois l’installation terminée :
Après conclusion de l’installation à partir du CDROM, le système sera installé sur votre
disque dur et l’écran vous montrera une fenêtre qui vous demandera de définir le Mot
de Passe de Configuration du MODULE DE GESTION DE DEPOT. Tapez la et pressez
<Accepter>.
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Août 2002
Ecran de Configuration du Mot de Passe
IMPORTANT:
Ce mot de passe se nécessitera après pour toutes les options de
configuration du MODULE DE GESTION DE DEPOT, vous devez donc choisir un mot
de passe facile à rappeler.
Ressaisissez le mot de passe.
Ecran de Confirmation de Mot de Passe
Le système entre ensuite au sous-menu Configuration, dans l’option Configurer
DEPOT. Ici il faut inclure les données spécifiques du dépôt que vous êtes en train
d’installer. Regardez l’exemple.
Définissez vos propres données ou celles de votre organisation et sélectionnez Inclure
les deux options : Contrôler l’existence et Ne contrôler pas l’existence.
Ensuite cliquez sur l’option <Enregistrer>.
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Août 2002
Ecran modèle de configuration de dépôt :
A NOTER : Sélectionnez Inclure LES DEUX OPTIONS: Contrôler l’existence et Ne
contrôler pas l’existence comme indiqué à l’écran précèdent..
Observez les options du Menu Principal.
Retournez à l’option de Configuration et sélectionnez seulement l’ option 2 comme
indiqué à l’écran précédent.
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Août 2002
Retournez sur le Menu Principal et observez les options du menu activées.
Retournez à l’option de Configuration et sélectionnez seulement l’option 1 comme
indiqué à l’écran suivant :
Retournez au Menu Principal et observez les options du menu activées.
Commentez les différentes options avec vos collègues et votre instructeur.
IMPORTANT:
Si vous quittez l’option, pour lancer le MODULE DE GESTION DE
DEPOTS pressez le bouton <Start> de Windows, sélectionnez Programmes et
cherchez dans la liste SUMA. Une fois là, cliquez ou pressez <ENTER> en SUMA
STOCK 5.2.
40
Août 2002
Configurant le MODULE DE GESTION DE DEPOT :
Pour saisir ou vérifier les données du dépôt, suivez les pas suivants :
IMPORTANT : Pour saisir cette information, vous devez taper le mot de passe défini
auparavant dans chacune des options suivantes.
Allez au sous-menu Configuration, sélectionnez Configurer DEPOT, et vérifiez les
données saisies dans l’installation. Vous pouvez les changer.
Dans le sous-menu Configuration, sélectionnez l’option Secteurs du dépôt, ajoutez 5
secteurs dont votre dépôt sera distribué. (Par exemple : Médicaments, Aliments, etc.).
Dans le sous-menu Configuration, sélectionnez Lieux de Destination. Ajoutez 4 lieux
de destination ou lieux vers lesquels les approvisionnements seront envoyés.
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Août 2002
MODULE SUMA DE GESTION DE DEPOTS
Exercice 8
Objectif :
Incorporer de l’information concernant les livraisons faites à d’autres modules.
Incorporer des livraisons faites aux Unités de Terrain :
L’utilisateur du dépôt peut recevoir aux dépôts des entrées en provenance des
livraisons faites au MODULE SUMA CENTRAL, MODULE UNITE DE TERRAIN ou un
autre DEPOT. Commentez en où posez la question à l’instructeur.
Pas à suivre pour cette procédure :
1. Retournez au Menu Principal du MODULE DE GESTION DE DEPOT et
sélectionnez Quitter pour revenir sur Windows.
2. Pressez le bouton <Start> de Windows, sélectionnez Programmes sur la liste
SUMA. Une fois là, cliquez ou pressez <ENTER> sur l’icône UNITE DE
TERRAIN.
3. Faites la procédure suivante. AU MODULE D’UNITE DE TERRAIN, pour
chaque remise :
A NOTER : Lorsque le système vous demande le type de code avec lequel vous
souhaitez imprimer le rapport : avec Code Désigné ou Code de l’Article, sélectionnez
l’un des deux avec lequel vous souhaitez travailler.
•
•
•
•
•
•
Au sous-menu Documents, sélectionnez l’option Imprimer formulaire de
livra-1.
Sélectionnez la livraison souhaitée de la liste de livraisons.
Le système affiche les écrans du Formulaire de livraison, (information sur
l’envoi et information sur la livraison), pressez le bouton <Continuer>, les
DEUX fois qu’il le demande.
A l’écran de Sortir a :, sélectionnez Rapport Préliminaire et pressez le
bouton <Accepter>.
Observez le rapport de livraison à l’écran et ensuite cliquez sur <Accepter>
ou sur ESC et après pressez le bouton <Annuler> de l’écran SORTIR A pour
passer à l’écran transférer les données de la livraison à une disquette.
Sélectionnez l’unité A : pour transférer les données de la livraison à une
disquette, ensuite pressez le bouton <Accepter>.
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Août 2002
A NOTER : Vous pouvez enregistrer plusieurs livraisons sur une disquette.
Ecran de transfert des données
Si lors de l’installation, la fenêtre MS-DOS apparaît, choisissez l’option Fermer qui
se trouve en haut à gauche de la fenêtre pour continuer. Cliquez ou pressez
<ENTER> sur l’option Fermer de l’icône de contrôle de la fenêtre.
•
•
Transférer toutes les livraisons à la disquette sur A :, en répétant la procédure
précédente.
Sélectionnez au sous menu Quitter l’option <Quitter> à l’UNITE DE TERRAIN
pour revenir sur Windows.
1. Pressez le bouton <Start> de Windows, sélectionnez Programmes et
cherchez sur la liste SUMA. Une fois là, cliquez ou pressez la touche
<ENTER> sur l’icône SUMA DEPOT.
2. Au sous menu Entrées du dépôt sélectionnez l’option Entrée par
disquette ; sélectionnez l’Unité A : (La disquette où vous avez sauvegardé
les données des livraisons).
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Août 2002
3. Sélectionnez le fichier en pressant EXAMINER, une fois qu’il vous affiche les
disques de votre ordinateur, sélectionnez A : et cherchez le premier fichier
de la liste et ensuite pressez <Accepter>.
4. Si à un moment donné de l’installation, la fenêtre MS-DOS apparaît,
sélectionnez l’option Fermer en haut à gauche de la fenêtre en cliquant ou
en pressant <ENTER> sur l’option Fermer de l’icône de contrôle de la
fenêtre pour pouvoir continuer.
5. Complétez les champs de Noms, Remarques, etc… et pressez <Accepter>
6. Le système vous affiche un écran avec un listing des quantités des
approvisionnements. Pour chaque article reçu, vérifiez les quantités reçues
vis-à-vis de celles qui ont été livrées, ensuite allez à la colonne Secteur au
Dépôt et pressez <ENTER> (Entrée) pour sélectionner le secteur approprié.
7. Finissez d’enregistrer l’information et pressez ESC, le système vous
demandera si vous voulez enregistrer les données maintenant et retournera
au Menu Principal de façon automatique.
8. Regardez l’information que vous avez enregistrée de façon automatique à
travers l’option Voir/Modifier par liste du sous menu Entrées. Pressez
<ENTER> (Entrée) pour choisir une entrée.
9. Sélectionnez l’entrée que vous avez enregistrée et pressez le bouton
<Enregistrer> pour voir les articles enregistrés.
10. Vérifiez la provenance, qui se trouve en haut de l’écran. Après sur la liste
Sélection d’articles, pressez le bouton <Voir résumé par catégorie>.
Sélectionnez une catégorie avec des articles enregistrés. Observez les
articles d’une catégorie à partir de l’option <Voir tous les articles>.
11. Vérifiez tous les articles et accordez un secteur convenable à tous ceux qui
n’aient pas de « Secteur du dépôt. Commentez la façon de le faire.
12. Répétez la procédure précédante pour les autres livraisons que vous avez
transférées de l’Unité de Terrain et qui se trouvent sur disquette
13. Vérifiez le nombre d’entrées enregistrées de façon automatique avec l’option
Voir/Modifier par liste.
44
Août 2002
MODULE SUMA DE GESTION DE DEPOTS
Exercice 9
Objectif :
Enregistrer les informations de livraisons au dépôt de façon manuelle et livraison
d’articles.
Les options que nous allons voir à l’exercice suivant : Entrées, Livraisons et Demandes,
vous permettent un contrôle du stock par produit à condition qu’il y ait les mêmes unités
à l’entrée qu’à la sortie des articles du dépôt.
Enregistrement des Entrées Directes au Module de Gestion de Dépôt :
Saisissez la suivante entrée d’approvisionnements au sous menu Entrées, option
Entrée manuelle :
Ecran d’Entrées
La provenance des articles est le Dépôt Militaire No4 par autorisation du Major Martha
Gonzalez. Les articles ont été remis par Sergent Antonio Millar, dans le transport
militaire avec número d’immatriculation MR3486. Le chargé du dépôt d’entrée a estimé
les poids suivants par catégorie :
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Août 2002
- Médicaments 18 Kg
- Besoins Personnels 40 Kg
- Pas Classifiés 200 Kg
- Eau et assainissement 23 Kg
- Logistique et Gestion 100 Kg
- Aliments 15 tonnes
a) 6 récipients d’aspirines. Comprimés 100 mg 100 comprimés par récipient,
date d’expiration 31/12/2004.
b) 5 récipients x 1000 Lorazepan Comprimés 1 mg Date d’expiration : 12/01/2005.
c) Couches de bébé, 10 cartons, 100 par boîte.
d) 6 boîtes de 50 Kg de lessive.
e) 3 moustiquaires emballées en trois boites.
f) 96 ampoules d’Immunoglobuline Anti-D 250 mg, dose simple. 24 par carton.
g) 2 caisses x 50 Kg chacune avec des chaussures.
h) 10 récipients x 500 comprimés d’Ibuprophène 400 mg.
i) 10 Boites de vêtements bébé, aliments de bébé et jouets.
j) Appareil de Contrôle de Malaria (fumigation) avec des produits chimiques.
Capacité 10 galons chacun.
k) Riz 5000 Kilos, emballés dans de sacs de 1 Kg chacun.
l) 1000 sacs de 10 Kg chacun de haricots.
IMPORTANT : Si vous quittez le programme, pour lancer le MODULE DE GESTION
DE DEPOTS pressez le bouton <Start> de Windows, sélectionnez Programmes et
cherchez sur la liste SUMA. Une fois là, cliquez ou pressez <ENTER> sur SUMA
STOCK 5.2.
Livraison des articles :
Il y a deux façons de faire les livraisons au MODULE DE GESTION DE DEPOT :
LIVRAISONS DIRECTES (Première façon de faire une livraison)
AU SOUS MENU LIVRAISONS
Ces livraisons NE nécessitent PAS d’une demande ou d’une autorisation préalable.
Les livraisons se font directement sur les stocks du dépôt. La procédure générale pour
les livraisons directes est :
A NOTER : Observez seulement ces options au sous menu Livraisons.
1. Livrer des articles
2. Imprimer formulaire livraison
3. Chercher formulaire livraison
46
Août 2002
LIVRAISONS AVEC DEMANDE ET AUTORISATION (Deuxième façon de faire une
livraison)
AU SOUS MENU DEMANDES :
Pour ce type de livraison il faut d’abord une demande. Les articles s’autorisent à la base
de demandes présentées. La procédure générale pour des livraisons avec DemandeAutorisation est la suivante:
A NOTER:
1.
2.
3.
4.
5.
Merci de seulement regarder ces options dans le sous-menu
Demandes.
Créer une demande
Voir \Modifier par numéro de demande
Voir\Modifier par liste de demande
Consulter\Imprimer demande
AUTORISATION DE DEMANDE
5.1. Autorisation par numéro de Demande.
5.2. Autorisation par liste de Demande.
5.3. Annuler Demande.
5.4. Remettre Demande autorisée.
5.5. Imprimer Formulaire de Livraison.
5.6. Localiser formulaire de livraison.
Livraisons Directes:
En ce qui concerne les livraisons directes, il ne faut pas d’autorisation préalable, la
demande s’enregistre au moment. Tout d’abord il faut compléter un écran avec les
données de l’entité que demande les approvisionnements et ensuite il faut aller sur
l’écran de livraison à la base du stock du dépôt.
Au sous menu Livraisons, option Livraisons des articles, faites-en l’exercice suivant :
La demande est présentée par l’Eglise Internationale pour l’Eglise du
Buen Pastor. Complétez les champs de chauffeur, identification, etc.
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Août 2002
Complétez les informations du Formulaire de Livraison.
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Livrer les articles suivants en utilisant le bouton Articles à Livrer (observez les
conditions d’emballage originelles et livrer les quantités qui s’adaptent le mieux possible
à l’emballage) :
a) 220 aspirines
b) 1100 Comprimées 1 mg de Lorazepam
c) 110 couches bébé
d) 215 Kg. de lessive
e) 26 ampoules d’Immunoglobuline Anti-D 250 mg., dose simple
f) 2 cartons x 50 kg. Chacun a des chaussures
g) 320 comprimés d’Ibuprophène 400 mg.
Suivez les instructions indiquées par le système pour corriges des quantités et
enregistrez la livraison comme indiqué auparavant.
Ecran de Formulaire de Livraison Directe
Vérifier les Quantités
Livraison avec demande et autorisation:
Effectuez la suivante livraison d’articles avec demande et autorisation :
1. Création de la demande 1 (Sous menu Demandes, option <Créer une demande >):
Présentée par la Croix Rouge pour l’Hôpital de la Caridad.
49
Août 2002
2. Inclure les articles de ces demandes:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Lessive 50 Kg.
100 carnets de notes
100 couches
Antibiotiques, Chloramphénicol comprimés 250 mg. 1000 comprimés.
Analgésiques, orales, la plus grande quantité possible
2000 Kg. de riz
Sel
Farine
3. Observez ou imprimez la demande crée:
Sélectionnez l’option Consulter/Imprimer demande du Sous menu Demandes.
4. Répondre à la demande:
Sélectionnez la demande à répondre en utilisant les options convenables du
sous menu Demandez, Autorisation, Autorisation par liste de Demandes,
répondez à la demande qui vient d’être crée y attribuez des quantités aux
approvisionnements demandés selon la disponibilité, utilisez les boutons
Précédant et Prochain pour répondre à chacun des articles demandés, en
utilisant le bouton Répondre.
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Août 2002
Il est possible de répondre au moyen de l’article spécifique ou en utilisant une
sous-catégorie complète. Commentez ceci ou demandez à l’instructeur car ce
point est très important.
Ecran Répondre à des Demandes
5. Remise de la demande:
Une fois que les approvisionnements nécessaires ont été attribués à une
demande, il faut procédez à sa remise.
Dans le sous menu Demandez, sélectionnez Autorisation, ensuite l’option
Remettre la demande, sélectionnez la demande autorisée de la liste qui vous
est affichée. Pressez le bouton <Continuer>, complétez les champs de livraison
à l’écran Remettre la Demande.
6. Imprimez ou regardez à l’écran le reçu de la livraison.
7. Allez au sous menu Documents et
Entrée pour l’Entrée No. 1.
imprimez le document Distribution d’une
8. Allez au sous menu Documents option Imprimer Kardex d’un produit. Utilisez le
bouton <Listes de Registres > para sélectionnez l’article. Observez le kardex des
produits suivants : aspirine, couches bébé et lessive.
51
Août 2002
MODULE SUMA DE GESTION DE DEPÔTS
Exercice 10
Objectif:
Enregistrer des données d’entrées et sorties sans contrôle de stock.
Options de SUMA Express:
Dans les cas de catastrophes, il se fait que souvent il y a des récollections d’articles qui
sont livrées de façon directe à de petits centres de dépôt ou d’approvisionnement de la
part de la population. Ces articles peuvent avoir des présentations différentes (boîtes,
sacs, unités) ou mélangés avec d’autres articles dans une même boîte.
Il est donc nécessaire de faire une révision, classification et remballage de tous les
dons rangés au dépôt avant de les livrer à la population affectée.
On a crée les options de SUMA Express en raison de l’impossibilité de compter les
dons à la réception en raison du manque d’unités standard et face au besoin de garder
un contrôle exact de la distribution des articles une fois remballés.
Les options que nous allons voir à l’exercice suivant : SUMA Express, permettent
d’enregistrer de façon générale ce qui se reçoit au dépôt et permettent aussi de tenir un
contrôle exact du stock par produit.
IMPORTANT: Avant de faire cet exercice, sur le MENU PRINCIPAL, option
CONFIGURATION utilisez l’option CONFIGURER DEPOT: vérifiez que l’ OPTION 3
soit activée comme indiquée à l’écran suivant afin d’avoir accès aux options
d’enregistrement Express et aux autres options du menu de façon complète.
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Août 2002
Exercices:
Au sous menu SUMA Express (Menu Principal), option Entrée (Express), faites en
l’exercice suivant:
1. Saisissez les données de la première entrée du Formulaire d’Entrée:
Donateur :
Adresse:
Ville :
E-mail:
Comité de producteurs de café
Avenida del Café No. 1099
Santa Tecla, La Paz
[email protected]
Ce comité a réuni 10 cartons avec des conserves et grains de différents types parmi
ses employés. Chaque carton pèse environ 50 Kg. Il a aussi obtenu 10 sacs de
vêtements en bon état.
2. Saisissez les données de la deuxième entrée du Formulaire d’Entrée.
Donateur:
Adresse:
Ville :
E-mail:
María del Pilar Vargas
Avenida Resurrección No. 1155, teléfono: 099-69569
San Luis, La Paz
[email protected]
Mme Vargas, en qualité de Présidente du Conseil de Voisins, a rassemblé 15 boîtes de
vivres divers (huile, riz, thon, haricots noirs, chiches, etc) destinées à l’urgence. Chaque
boîte pèse 5 Kg.
Allez au sous menu Documents, option Imprimer accusé réception-1. Notez la
différence des formats d’une Entrée Normale et d’une Entrée Express.
Après un processus de révision, classification et remballage mené par des volontaires
de la Croix Rouge et Défense Civile, les articles sont prêts pour être envoyés aux
différents hébergements et localités affectées.
Dans le sous menu SUMA Express, option Livraison (Express), faites en l’exercice
suivant :
3. Saisissez les données de la remise du Formulaire de Livraison :
Destination :
Chauffeur :
Identification :
Compagnie des Transports :
Localité Cuscatlan, Département La Paz
Mario Venegas
PC-893219
Los Confiables
53
Août 2002
Articles à livrer :
a) 200 rations familiales. Poids à l’unité : 15 kilos. Contenu Vivres divers selon
indications du Ministère de la Santé.
b) 150 Cartons de Vêtements Homme Adulte. Poids à l’unité 5 Kg.
c) 150 Cartons de Vêtements Femme Adulte. Poids à l’unité 3 Kg.
d) 450 Cartons Vêtements garçon Poids à l’unité 3 Kg.
e) 450 Cartons Vêtements fille Poids à l’unité 3 Kg.
f) 1000 Kits hygiène personnelle. 500 grammes chacun.
4. Imprimez une lettre de remerciement pour les donateurs. Modifiez le texte offert
dans l’exemple. Pour ce faire, utilisez l’option Impression de lettres pour les
donateurs du sous menu SUMA Express.
54
Août 2002
MODULE SUMA DE GESTION DE DÉPÔTS
Exercice 11
Objectif :
Enregistrer de façon manuelle des données concernant les entrées au dépôt et la
livraison d’articles.
Enregistrer des informations en provenance d’un Autre Module de Dépôt :
-
Au Menu Principal du dépôt, entrez à Transfert de Données, et utilisez
l’option Préparer Données pour un autre Dépôt, pressez <ENTER>
(Touche Entrée) ou avec la Souris cliquez l’option Accepter. Vous verrez
un écran qui indique que les données du dépôt actuel seront préparées
pour être transférées à Central ou bien à un autre dépôt. Insérez ensuite
une disquette formatée sur A : et pressez <ENTER> ou bien cliquez sur
l’option Accepter. Le système enregistrera les données des entrées,
sorties et disponibilité d’approvisionnements du dépôt sur la disquette.
-
Ensuite, échangez les disquettes avec un autre dépôt. Insérez la disquette
et lisez l’information du dépôt d’un autre groupe en utilisant l’option
Incorporer données d’ autre Dépôt du menu Transfert de Données.
-
Une fois que vous avez transféré l’information du dépôt d’un autre groupe,
allez sur l’option Rapports du Menu Principal et regardez les rapports.
Générez des rapports en utilisant l’information de votre dépôt et du dépôt
que vous avez enregistré récemment.
-
Examinez le Rapport de Stock.
-
Générez un rapport avec la catégorie Aliments et Boissons, regardez
comment les quantités des deux dépôts s’additionnent. Commentez avec
l’instructeur et les membres de votre groupe.
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Août 2002
MODULE SUMA DE GESTION DE DEPOT
Exercice 12
Objectif :
Gérer les articles du dépôt avec des codes internes et exporter des données sur Excel
pour préparer des rapports sous forme de tableaux.
Définition des codes internes pour chaque article
Cette option vous permet d’attribuer un code à chaque approvisionnement classifié
selon votre unité de présentation, et en ce qui concerne les médicaments selon leur
présentation route et puissance. Ces codes sont très utiles pour les institutions qui
utilisent SUMA de façon régulière, car elles peuvent continuer à utiliser les mêmes
codes qu’elles utilisent. Par exemple, à SUMA il est possible d’attribuer les mêmes
codes utilisés par le Ministère de la Santé aux approvisionnements de santé. Tous les
documents d’entrée/sortie d’un dépôt montreront les codes attribués par le Ministère.
Afin de gérer les « articles par code », les codes doivent être attribués avant de
commencer le traitement des données. L’utilisateur désigne les codes sur l’option
Tables du système du Menu de Outils à SUMA Central ou SUMA dépôt. Lors de
l’enregistrement des articles, l’utilisateur peut chercher par code spécifique.
Si l’utilisateur ne souhaite pas attribuer des codes, le système SUMA les attribuera de
façon automatique. Ces codes peuvent être changés à tout moment et SUMA attribuera
donc les nouveaux codes aux articles déjà enregistrés. C’est à dire que l’utilisateur n’a
pas à revenir sur les articles déjà enregistrés pour faire le changement manuel.
Exercices :
1. Faites en l’exercice suivant pour observer les codes établis.
Allez à l’option Outils, Imprimer tables des articles :
Sélectionnez chaque option et regardez chaque niveau sur l’écran. Observez la
différence entre : Imprimer Niveau : 04 et Imprimer Niveau : 04 Par code.
2. Faites en l’exercice suivant pour modifier les codes établis :
Allez sur l’option Outils, Tables du Système
Saisissez le mot de passe de configuration du dépôt.
Sélectionnez Langue : Français.
Sélectionnez Médicaments/Dose et pressez le bouton <EDITER>.
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Août 2002
Modifiez les codes attribués à toutes les présentations de l’Acide Acétylsalicylique
comme suit :
Acide Acétylsalicylique – Suppositoire 100 mg
Nouveau Code ACIACE01
Acide Acétylsalicylique – Suppositoire 150 mg
Acide Acétylsalicylique – Comprimé oral 100 mg
Acide Acétylsalicylique – Comprimé oral 500 mg
Retournez sur le Menu Principal du Module de Dépôt. Faites la mise à jours des tables
du système.
Sélectionnez l’option Outils, Imprimer tables du système, Imprimer Niveau : 04 :Par
Code et observez les derniers articles du listing.
Utilisation de l’interphase à Excel :
SUMA peut imprimer différents types de rapport. Néanmoins, parfois il est nécessaire
de rapporter l’information dans un format spécifique, de créer un tableau ou résumé sur
l’information, de faire une présentation pour les médias, de modifier les entêtés des
rapports pour les rendre plus visibles ou de les adapter au format utilisé dans
l’institution (logos y compris), etc.
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Août 2002
Pour ces tâches SUMA nous permet d’exporter l’information des rapports sur un format
Excel. Lors de la préparation d’un rapport, l’écran affiche la question suivante :
Lorsque vous sélectionnez OUI le système affiche un écran avec le contenu du disque
dur de notre ordinateur, il faut taper le nom du fichier Excel et il faut sélectionner le
répertoire ou nous souhaitons enregistrer le fichier.
Le nom qu’on attribuera au fichier Excel doit être un nom court (maximum 8 caractères),
sans espaces ni caractères spéciaux.
A NOTER : Pour plus d’instructions sur l’utilisation du programme Excel, merci de voir
une guide Excel rapide au CDROM de SUMA.
Exercices :
1. Faites l’exercice suivant pour exporter un fichier sur Excel :
Allez sur l’option Rapports et sélectionnez : Resumé d’Articles Classifiés : Par
catégories (Nom de l’Article/Description).
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Août 2002
Pressez le bouton <Commencer Processus> et regardez les données sur l’écran.
Pressez Escape pour quitter l’écran de consultation et répondez <OUI> à la question
Voulez vous transférer ces données à Excel ?
Dans la boîte de dialogue Nom du Fichier Excel vous verrez EXCELNAM. Vous
pouvez changer ce nom. Si vous le faites pressez ensuite <Enregistrer> pour produire
le fichier et le sauvegarder au répertoire C:\SUMAWS52.
Quittez le système et ouvrez le programme Microsoft Excel.
A partir de Microsoft Excel, sélectionnez Fichier, Ouvrir et sélectionnez le fichier
EXCELNAM.XLS dans le répertoire SUMAWS52.
Utilisez les commandes Excel pour modifier le rapport et pour inclure des titres, entêtés,
logos, et pour modifier la taille des colonnes.
Imprimer le nouveau rapport.
59
Août 2002
INFORMATION CONCERNANT LES CONTACTS
Le logiciel et le matériel de formation SUMA sont disponibles par Internet en espagnol,
anglais, français et portugais. Si vous souhaitez des informations supplémentaires sur
SUMA ou si vous voulez télécharger les mises à jour du programme, le matériel de
formation et les manuels, veuillez visiter la page Web de SUMA :
http://www.disaster.info.desastres.net/SUMA
Ou bien contactez :
L’Organisation Panaméricaine de la Santé (OPS)
Programme de Préparatifs pour les Situations d’Urgences et de Secours en Cas de
Catastrophe (PED)
525 23rd St., N.W., Washington, D.C. 20037, Etats Unis
Fax +1 (202) 775-4578
[email protected]
Bureau Sousrégional pour l’Amérique Centrale
Apdo. 3745-1000, San José, Costa Rica
Tel. +506 224-6395 / 224-6690
Fax +506 224-7758
[email protected]
Bureau Sousrégional pour l’Amérique du Sud
Av. Amazonas 2889 y La Granja, Edificio Naciones Unidas Quito, Ecuador
Tel. +593 2460330 / 460273 / 460274
Fax +593 2460635
[email protected]
Bureau Sousrégional pour les Caraïbes
P.O. Box N 508
Bridgetown, Barbados
Tel. +246 4263860 / 4263865
Fax +246 4369779
[email protected]
FUNDESUMA
Apdo. 114, Plaza Mayor 1225,
San José, Costa Rica
Tel. +506 296-2898/384-865 / 290-1217
Fax +506 291-0286
[email protected]
60
Août 2002

Manuel en Français - DISASTER info DESASTRES

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