Anticipatory Staffing Uniforms and Consumables Coordinator

Anticipatory Staffing
Uniforms and Consumables Coordinator
JOB POSTING CA11-1013
Company Overview
Commissionaires Ottawa is a not-for-profit company with a strong social mandate to provide meaningful
employment to former members of the Canadian Forces, the Royal Canadian Mounted Police, and
others who wish to contribute to the security and well-being of Canadians.
Today, Commissionaires Ottawa is the region’s largest provider of security services to government and
private sector clients, employing over 3,700 people in the Greater Ottawa Area, Northern Ontario and
Western Quebec. Our mission is to provide security services that exceed our clients’ expectations by
deploying the very best disciplined, experienced and trained security professionals.
Commissionaires Ottawa is currently conducting anticipatory staffing for a Uniforms and Consumables
Coordinator (UCC) who has demonstrated their ability to administer programs with a keen attention to
detail and maintaining organization.
Position Summary
Located in Ottawa, the Uniforms and Consumables Coordinator is responsible for administering the
Uniform and Consumable Programs for all Ontario. The incumbent will be based in the Quartermaster
Stores in Ottawa and will supervise all activities related to the Uniform and Consumable programs, train
and indirectly supervise the 15 Uniforms & Consumables Representative (UCR) and their Uniforms &
Consumables Designates (UCD).
The UCC will work closely with all suppliers and will be responsible for enforcing the client’s Standing
Operating Procedures (SOPs) including the disposal of returned items and reporting requirements.
Furthermore, they are responsible and accountable for:
Provide training on the Commissionaires Inventory & Supply System (CISS) and act as a helpdesk
for all questions related to CISS transactions and processes
Administer the uniform program by ensuring that all incumbents are controlling all incoming and
outgoing inventory of uniforms, accessories and consumable items in accordance with
established procedures
Monitor all transactions, and investigating any discrepancies found
Review all reports on issues and take action and follow-up as required
Liaise and maintain regular contact with all suppliers and clients
Provide reports as required or as requested by the client or the Director
Monitor the recovery of uniforms for all personnel who have ceased employment, ensuring that
timelines are kept short to minimize losses
1|P a g e
Receive all returned items from the Central Region and dispose them in accordance with
established procedures
Recommend cost savings procedures in regards to uniforms and consumables
Recommend changes in procedures while complying with the client’s standards and/or
procedures
Report any issues/concerns concerning the uniform and consumable programs
Qualifications
You will be evaluated against defined criteria, skills and attributes. As such, you should clearly identify
related / relevant experience that corresponds to the qualifications below.
Education & Experiential Requirements:
Secondary School Diploma
Demonstrated experience in purchasing, shipping, receiving, accounting, inventory control and
warehousing
Skills & Abilities:
Ability to effectively deal with co-workers, suppliers and client representatives
Good organizational skills and meticulous attention to detail
Positive work attitude
Superior listening skills
Patience, understanding and professionalism in dealing with difficult individuals
Ability to work independently or as part of a team
Excellent oral and written communication skills in English (speak, read and write fluently)
Ability to train new personnel
Ability to lift and carry boxes up to 23 kgs (50 lbs)
Ability to use business applications including computerized inventory systems and Microsoft
Office
Compensation & Benefits
This position offers a comprehensive compensation and benefits package.
Commissionaires Ottawa offers a stable work environment in a well-organized company structure,
world-class employee training and a unique culture based on a commitment to service. As a direct
result of our not-for-profit structure, 95% of our revenues flow back to our employees in the form of
industry-leading wages, benefits and training.
Application Process
If you are interested in this opportunity please send your resume and cover letter, quoting reference
CA11-1013, to [email protected] no later than August 12th, 2011.
We appreciate the interest of all applicants; however, only those considered for interview will be
contacted
We encourage qualified women, aboriginal persons, members of visible minorities and persons with
disabilities to apply.
2|P a g e
Dotation anticipée
Coordonnateur / Coordonnatrice responsable des
uniformes et des biens consommables
AVIS DE POSTE À COMBLER CA11-1013
Profil de l’entreprise
Commissionnaires Ottawa est une entreprise à but non lucratif dont le mandat social consiste à offrir
des possibilités d'emploi valorisantes aux anciens membres des Forces canadiennes et de la GRC, ainsi
qu’à toute autre personne qui désire contribuer à la sécurité et au bien-être des Canadiens et des
Canadiennes.
Aujourd'hui, Commissionnaires Ottawa est le plus important fournisseur de services de sécurité de la
région, employant plus de 3 700 personnes qui desservent les secteurs public et privé de la capitale
nationale, du Nord de l'Ontario et de l'Ouest du Québec. Notre mission consiste à offrir des services de
sécurité nettement supérieurs aux attentes de nos clients en assignant les professionnels de la sécurité
les plus disciplinés, les plus chevronnés et les mieux formés.
Commissionnaires Ottawa procède actuellement à une dotation anticipée visant à embaucher un
coordonnateur/une coordonnatrice responsable des uniformes et des biens consommables (CRUBC). Le
candidat/la candidate doit avoir de l’expérience en gestion de programmes et manifester un souci du
détail et du bon fonctionnement de l'organisation.
Description du poste
Basé(e) à Ottawa, le coordonnateur/la coordonnatrice responsable des uniformes et des biens
consommables est chargé(e) d'administrer les programmes d'uniformes et de biens consommables pour
l’ensemble de l'Ontario. Le candidat/La candidate sélectionné(e) travaillera aux services
d’approvisionnement à Ottawa, et supervisera toutes les activités liées aux programmes d’uniformes et
de biens consommables, formera et supervisera indirectement les quinze représentants des uniformes
et des biens consommables (RUBC), ainsi que leurs délégués des uniformes et des biens consommables
(DUBC).
Le CRUBC travaillera étroitement avec tous les fournisseurs et sera chargé de faire respecter les
instructions permanentes d’opération (IPO) des clients, dont la disposition des articles retournés et les
exigences de déclaration. En outre, il sera responsable de :
fournir une formation sur le système CISS d’inventaire et d’approvisionnement des
Commissionnaires et d'agir à titre de centre d'assistance pour toutes les questions liées aux
transactions et aux processus du système CISS
administrer le programme d'uniformes en s'assurant que tous les opérateurs contrôlent tout
l’inventaire des uniformes, d’accessoires et de biens consommables entrants et sortants
conformément aux procédures établies
3|P a g e
gérer toutes les transactions et enquêter sur les écarts trouvés
examiner tous les rapports sur les problèmes, puis prendre les mesures et faire les suivis
adéquats
assurer la liaison et maintenir des contacts réguliers avec tous les fournisseurs et tous les clients
fournir des rapports au besoin ou tel que demandé par le client ou le directeur
gérer la récupération des uniformes pour tout membre du personnel ayant quitté son emploi, en
s'assurant que les délais sont courts afin de minimiser les pertes
récupérer tous les articles retournés depuis la région centrale afin d’en disposer conformément
aux procédures établies
recommander des mesures d’économie de coût en ce qui a trait aux uniformes et aux biens
consommables
recommander des changements de mesures tout en respectant les normes du client et les
mesures
signaler tout problème ou toute préoccupation concernant les programmes des uniformes et des
biens consommables
Qualifications
Vous serez évalué(e) en fonction de critères, de compétences et d’attributs définis. Ainsi, vous devriez
clairement décrire l’expérience connexe/pertinente qui correspond aux qualifications ci-dessous.
Exigences pédagogiques et expérientielles :
Diplôme d'études secondaires
Expérience avérée dans les achats, l’expédition, la réception, la comptabilité, le contrôle de
l'inventaire et l'entreposage
Compétences et exigences :
Capacité de traiter efficacement avec des collègues, des fournisseurs et des représentants de
clients
Excellent sens de l’organisation et souci du détail
Attitude de travail positive
Aptitude supérieure à l’écoute
Patience, compréhension et professionnalisme face à des individus exigeants
Capacité à travailler de façon autonome et en équipe
Excellentes aptitudes pour les communications écrites et orales en anglais (capacité de
communiquer, lire et écrire avec aisance)
Capacité à former le nouveau personnel
Capacité à soulever et transporter des boîtes de 23 kg (50 lb)
Capacité à utiliser des applications d'entreprise, dont les systèmes d'inventaire informatisés et
Microsoft Office
Rémunération et avantages sociaux
Ce poste offre une rémunération concurrentielle et d’excellents avantages sociaux.
Commissionnaires Ottawa propose un environnement de travail stable dans une structure d’entreprise
bien organisée, une formation du personnel de classe internationale et une culture unique basée sur un
engagement envers le service. Une conséquence directe de notre structure non lucrative est que 95 %
de nos revenus reviennent à nos employés sous forme de salaires, d’avantages sociaux et de formation
concurrentiels au sein de l’industrie.
4|P a g e
Processus de demande
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre CV et lettre d’accompagnement en mentionnant
la référence d'emploi CA11-1013 à : [email protected] d’ici le 12 août 2011.
Nous remercions tous les candidats et toutes les candidates qui manifesteront leur intérêt pour ce
poste. Toutefois, nous communiquerons uniquement avec ceux et celles dont la candidature aura été
retenue en vue d’un entretien.
Les hommes et les femmes qualifiés, ainsi que les Autochtones, les personnes faisant partie des
minorités visibles et les personnes handicapées sont invités à présenter leur candidature.
5|P a g e