bureau-du-02-12-2016

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bureau-du-02-12-2016
MONTAGNE-EVASION Maison du Sport 3, rue de la Liberté 38130 ECHIROLLES
COMPTE-RENDU DE LA REUNION DE BUREAU DU 2 DECEMBRE 2016
Présents : Jean-Michel Girard, Michèle Bronner, Monique Chabert, Nicole Corvi, Enza Descombes, Josette
Gilbodon-Bert, Mireille Holtzer, Raphaël Martinez et Maurice Rivier.
Absent excusé : Michel Bouyneau
Ordre du jour :
1234567-
Organisation du bureau : ventilation des tâches
Réflexion sur le renouvellement de la présidence de ME en vue du prochain mandat (2017/2018)
Séjour bons marcheurs au Grand Paradis (Italie)
Evolution du site
Achat d’une imprimante
Suivi des questions (marche nordique)
Préparation des inscriptions aux activités d’hiver
8- Questions diverses
I – Organisation du bureau : ventilation des tâches :
Le président souhaite la bienvenue à Michèle Bronner, nouvelle secrétaire adjointe qui s’est déjà bien investie dans
les tâches de secrétariat et qui devrait à terme, remplacer Monique Chabert en 2018.
Le ‘’ Qui fait quoi’’ concernant le secrétariat sera retravaillé. Un tableau affichera la répartition des tâches et les
référentes (ts) s’y rattachant.
Les documents papier doivent être archivés (archives à conserver pendant 10 ans).
Les activités sont sauvegardées à la fin de chaque saison sur disque dur externe et sur le Cloud.
Pour les tâches du président, de la vice-présidente, du trésorier et trésorière adjointe pas de modification par
rapport à l’année précédente.
II –Réflexion sur le renouvellement de la présidence de ME en vue du prochain mandat (2017 -2018) :
Le président rappelle sa volonté de passer la main pour le prochain mandat. Nicole Corvi a été sollicitée pour
assurer cette fonction. Nicole accepterait cette présidence à condition d’être bien secondée et de vérifier
auparavant au prochain Conseil d’Administration s’il n’y aurait pas un membre volontaire.
Bien entendu, dans le cas où personne ne se porterait candidat, le président et la vice présidente travaillerait
ensemble toute cette année 2016-2017 et échangerait leur fonction au prochain mandat 2017-2018.
Le trésorier mentionne que tout adhérent peut participer, en accord avec le bureau, et s’investir dans des tâches
même s’il ne fait pas partie des instances de l’association.
C’est le cas de Christian Bourdaret qui administre le site internet avec Jean Michel Girard.
Christian Bourdaret gère l’accès des adhérents au site, propose les évolutions nécessaires, en lien avec le président
et la société ‘’ Envision ‘’ qui a en charge la maintenance du site.
Le Bureau apprécie à juste titre le travail très sérieux effectué par Christian.
III – Séjour bons marcheurs au Grand Paradis (Italie) :
Avec ce séjour à l’étranger, se pose le problème de savoir si l’hôtel choisi possède « l’immatriculation touriste »
correspondant à la réglementation française en matière de voyages et de séjours.
Le président a demandé l’avis d’Atout France sur ce sujet. Il n’a pas encore la réponse.
Les responsables du séjour se renseignent auprès de leur hébergeur italien.
Il est rappelé que dans le cadre de Montagne Evasion tout séjour doit être effectué avec un hébergeur ou un
opérateur immatriculé au registre des opérateurs de vente de voyages et séjours.
Dans le cas où il n’y aurait pas cette correspondance d’immatriculation avec l’hébergeur italien, Montagne Evasion
ne porterait aucune responsabilité dans l’organisation et le déroulement de ce séjour.
IV – Evolution du site internet :
Le président expose 2 améliorations pour le site internet proposées en accord avec Christian Bourdaret.
D’abord installer la fonction ‘’ mailing ‘’ pour un coût de 200 €. Cette fonction permettrait d’envoyer en un clic, à
tous les adhérents ayant internet toutes les informations nécessaires. Ce qui permettrait une économie très
importante en terme de frais d’envoi postal et aussi faciliterait la tâche du secrétariat en particulier lors de l’envoi
des programmes pour les inscriptions aux activités.
Il est impératif de bien réfléchir à la mise en place de cette communication : possibilité de joindre des pièces,
difficultés et lourdeur pour gérer les accusés de réception des emails, information des adhérents qui ne recevront
plus par courrier toutes ces informations et qui devront penser à ouvrir leur messagerie personnelle, donner la
possibilité à ceux qui le souhaitent de continuer à recevoir par courrier nos informations etc….
La deuxième amélioration souhaitée par Christian Bourdaret est d’améliorer la gestion du site avec un outil
informatique lui permettant la possibilité d’ouvrir plusieurs pages et galeries du site. Le cout est de 150 €.
Le bureau est favorable à ces évolutions mais demande que cela soit acté par le CA qui est l’instance
décisionnaire.
V – Achat d’une imprimante :
L’imprimante du secrétariat étant HS, une nouvelle imprimante HP wifi, a été achetée en urgence, au magasin
Carrefour au prix de 69 € (en promotion au lieu de 99 €),.
VI – Suivi des questions (marche nordique):
Le vendredi 18 novembre, le président, Nicole Corvi et Francis Fontaine ont rencontré Jean Pierre Frisiero suite au
‘’malaise ‘’ ressenti par Jean Pierre.
Après discussion, il semblerait que cette situation s’améliore.
VII– Préparation des inscriptions d’hiver :
Seront présents aux inscriptions :
Accueil : Jean Claude Fernet
Coordination : Enza Descombes
Distribution du journal : Nicole Corvi et Roman Gomez
Saisie des inscriptions : Monique Chabert et Michèle Bronner
Trésorerie : Maurice Rivier et Mireille Holtzer
Ceintures : Catherine Laporte et Jacques Buratti
Inscriptions jeudi jour : Sylvie Kouprianoff et Francis Fontaine
Inscriptions raquettes ½ jour : Josiane Morel et Jean Pierre Paissaud
Inscriptions raquettes douces et ski de fond : René Gavoille et Jean Marie Meny
Séjour ski : Jean Michel Girard
Le Culturel : Christiane Beaudou et Josette Gilbodon Bert
VIII – Questions diverses :
Attributions des salles par la Mairie d’Echirolles :
La délibération du conseil Municipal de la ville d’Echirolles en date du 24 octobre 2016, réglemente l’accès aux
salles et le montant des redevances.
Les salles restent gratuites pour les associations concernant leur AG( une fois l’an), leurs CA et réunions de Bureau
(une fois par mois).
Pour les salles dans les gymnases, la gratuité demeure.
Par contre pour les réunions festives les associations bénéficient d’une gratuité annuelle. Pour les locations
supplémentaires le montant de la redevance est différent suivant les salles. Les salles Estienne d’Ovres et Maison
des associations la redevance est fixée à 122 €.
Il est donc convenu que les réunions pour les préparations des séjours pourront se dérouler au gymnase Lionel
Terray et que la gratuité annuelle sera attribuée au Culturel pour la ‘’soirée théâtre’’ du moment qu’elle est ouverte
à l’ensemble des adhérents.
Le coût de la redevance (122 €) sera imputé sur le compte de l’activité. La « soirée Diaporama » à la maison des
associations sera donc à la charge du compte « Culturel » puisqu’elle s’adresse uniquement aux adhérents ayant
réglé leur cotisation au culturel (5 €).
Nicole Corvi et des animateurs proposent de rénover le bureau attribué à Montagne Evasion : peinture, étagères…
Raphael Martinez est volontaire pour piloter le projet et fera parvenir les devis ou estimations au trésorier.
Le président entrera en contact avec OSE pour une éventuelle participation.
Mireille Holtzer et Michèle Bronner mentionnent le mécontentement d’adhérents sur le mode d’inscription pour
les séjours : information, ordre d’inscription ….. .
*Le Président répond que ce problème a été maintes fois souligné mais que quand on effectue le bilan il s’avère
que peu de personnes ont été refusées à un séjour quand leur demande d’inscription était transmise dans les
délais.
Néanmoins il pense aussi qu’il est anormal que tous les adhérents ne soient pas informés en même temps de
l’ouverture des inscriptions.
Le bureau trouve que la solution passe par la mise en place du mailing sur le site qui permettrait aux adhérents de
recevoir en même temps l’annonce du séjour et la date d’ouverture des inscriptions. .
Josette Gilbodon informe que le Culturel ouvre les inscriptions pour le séjour « Prague et la Bohème du Sud » du 2
au 9 juin 2017. Tous les renseignements sont sur le site.
Relevé des décisions :
- Renouvellement de la présidence de l’association : informer le Ca de la discussion du bureau sur ce
-
sujet
Séjour bons marcheurs en Italie en attente de réponse sur la réglementation de séjour à l’étranger.
Site internet : accord du Bureau pour les 2 mises à jour pour un coût de 350 € à soumettre au prochain
CA
Achat de l’imprimante HP pour le bureau
Locations des salles : la gratuité annuelle est attribuée au culturel pour la soirée théâtre (ouverte à
tous les adhérents)
Pour les autres réunions comme la préparation des séjours …. Les organisateurs pourront demander les
salles restées gratuites (Maison des Sports, les salles des gymnases Lionel Terray et Auguste Delaune)
Ouverture des inscriptions pour le séjour à Prague et en Bohème du Sud avec Philibert
PROCHAINE REUNION DE BUREAU LE 6 janvier 2017