Guide de l`animateur de communauté

 Le guide de l’animateur des communautés : Ce guide a pour objectif de vous aider au quotidien dans la gestion et l’animation de votre communauté sur Viadeo. Pour cela vous trouverez dans un premier temps toutes les fonctionnalités des communautés puis, nous vous proposons des techniques d’animation qui vous permettront de dynamiser la vie de cet espace privatif. De plus, vous y trouverez les fondamentaux de l’animation d’une communauté et une méthodologie pour vous aider à établir votre plan d’action. Très bonne lecture, L’équipe Viadeo. Page 2 sur 25 SOMMAIRE I. Administrer la communauté _______________________________________________ 5 1. Modifier la présentation de la communauté ______________________________________ 5 a. Comment accéder à l’espace « Administration » ? ________________________________________5 b. Modifier les logos de la communauté __________________________________________________6 c. Modifier les textes de présentations ___________________________________________________7 2. Attacher ou supprimer un hub à la communauté __________________________________ 9 a. Gérer ses hubs dans la communauté ___________________________________________________9 b. Intégrer un hub dans la communauté _________________________________________________10 c. Comment créer un hub ? ___________________________________________________________10 3. Gérer les demandes d’adhésions ______________________________________________ 13 4. Gestion des membres de la communauté _______________________________________ 14 a. Le statut des membres _____________________________________________________________14 b. Inviter des membres_______________________________________________________________15 5. a. b. 6. Le tableau de bord de la communauté __________________________________________ 15 Les modules _____________________________________________________________________15 La Tribune Libre __________________________________________________________________16 Publier vos événements _____________________________________________________ 17 II. Animer sa communauté _________________________________________________ 18 1. Les fondamentaux de l’animation d’une communauté_____________________________ 18 2. Méthodologie______________________________________________________________ 19 3. Intégrer du contenu attractif__________________________________________________ 22 4. Le Hub des animateurs de Communautés _______________________________________ 24 Page 3 sur 25 Qu’est ce qu’une communauté ? Une communauté est un espace privatif qui regroupe des membres Viadeo partageant des centres d'intérêt communs (associations d'anciens élèves, communautés professionnelles, culturelles, géographiques, etc…). Au sein d'une communauté vous trouverez les informations de la vie de votre groupe, consultables encore plus simplement (tribune libre, évènements, annonces, offres d’emploi, derniers messages des Hub, derniers visiteurs de la communauté). Des Hubs peuvent être rattachés à une communauté. Ils font ainsi office de forum de discussions permettant aux membres de débattre et de s'exprimer sur des thématiques professionnelles. Vous pourrez ainsi organiser votre communauté en thématiques ou distinguer plusieurs types de population. I.
Administrer la communauté 1.
Modifier la présentation de la communauté a. Comment accéder à l’espace « Administration » ? Rendez‐vous dans l’onglet « Groupes » puis « Communautés » et enfin dans le sous onglet « Mes communautés ». Vous aurez ainsi accès à la liste des communautés auxquelles vous êtes inscrits. Un lien « Administrer » sera présent sur les communautés dont vous êtes responsable. Cliquez dessus pour accéder à l’espace d’administration de la communauté. Vous pouvez aussi y accéder via le lien « Administration » présent sur la sur la page d’accueil (ou tableau de bord) de la communauté : Page 5 sur 25 b. Modifier les logos de la communauté Dans l’espace d’administration de la communauté, cliquez sur le lien « Modifier votre logo ». Vous pourrez ainsi mettre à jour le logo : •
Petit format présent dans la liste des communautés et sur le profil des membres •
Grand format visible à l’intérieur de la communauté. Page 6 sur 25 Téléchargez votre logo en cliquant sur parcourir, sélectionnez le fichier image que vous désirez dans un répertoire de votre ordinateur, validez et cliquez sur le bouton « Ajouter mon logo ». Attention : n’oubliez pas de respecter les dimensions précisées ‐140x185 pixels pour le logo grand format, 60x30 pixels pour le logo petit format ‐ Il se peut que vous ne visualisiez pas le changement de logo. Rafraichissez votre page (CTRL+F5) c. Modifier les textes de présentations Dans l’espace « Administration » de la communauté, cliquez sur le lien « Modifier la présentation » Page 7 sur 25 Modifiez les différents textes de présentation de la communauté et des emails envoyés aux membres dans les champs appropriés : •
Nom de la communauté : il doit être clair et court. Le membre qui souhaite s’inscrire doit rapidement cerner le thème de la communauté •
Présentation courte : Elle est vue par tous les membres dans la liste des communautés et dans le moteur de recherche des groupes. Elle doit donc présenter clairement et brièvement le contenu de la communauté. •
Présentation détaillée : Elle est vue par les futurs membres lors de leur demande d’adhésion. Elle peut donc détailler les possibilités offertes aux membres s’ils adhèrent à cette communauté (opportunités de carrière, développement de partenariats, retrouver des camarades de promotion, etc.) •
Mots clefs pour la communauté : Ils permettent de référencer au mieux votre communauté dans le moteur de recherche. Il faut donc mettre des mots précis, qui sont rapport avec le contenu de la communauté. •
Message détaillant les modalités d’inscription : Il précise le profil des membres susceptibles d’être intéressés par la communauté. Par exemple : les professionnels d’un secteur spécifique, les anciens étudiants d’une école, les habitants d’une région. Cela de permet de confirmer que tous les membres ont des intérêts communs. •
Message de bienvenue à envoyer par mail aux nouveaux inscrits : C’est le message que reçoivent par email tous les nouveaux inscrits à la communauté. •
Texte proposé pour les invitations : o L’objet : il doit mentionner le nom de la communauté et inciter à lire le message o Le corps du message : il doit contenir la description de la communauté, pour motiver les membres à s’inscrire •
Texte par défaut pour confirmer une inscription : C’est ce que recevront tous les membres pour qui vous validerez l’adhésion. Incitez‐les à participer sur la communauté dès leur première connexion (se présenter, par exemple) Page 8 sur 25 •
Texte par défaut pour refuser une inscription : C’est ce que recevront tous les membres pour qui vous refuserez l’adhésion Une fois que vous avez terminé, n’oubliez pas de valider en cliquant sur le bouton « Enregistrer » pour que les modifications soient bien prises en compte. 2.
Attacher ou supprimer un hub à la communauté a. Gérer ses hubs dans la communauté Dans la même page d’administration de la communauté, vous trouverez en bas de page la liste des hubs attachés à la communauté (cf. ci‐dessous) Vous pouvez ainsi supprimer des hubs de la communauté. Définissez également le mode d’adhésion : •
Adhésion automatique : Tout membre s’inscrivant à la communauté sera inscrit automatiquement au hub en question. •
Adhésion « simple » : Le membre souhaitant s’inscrire à un hub devra entrer dans une démarche volontaire en rédigeant une demande d’adhésion au hub de son choix. Demande qui sera validée ou non par l’administrateur du hub. Page 9 sur 25 b. Intégrer un hub dans la communauté Cliquez sur le lien « Ajouter un hub », vous serez redirigés vers la page suivante : Ainsi pour ajouter un hub, insérer l’identifiant du Hub : http://www.viadeo.com/hu03/00212wvjiunmjeq3/rennes‐in‐the‐news Pour l’attacher à la communauté, le hub doit déjà avoir été créé sur Viadeo (cf. ci‐dessous) c. Comment créer un hub ? Pour créer et gérer les hubs dont vous êtes responsable, cliquez sur « Groupes » puis sur l’onglet « Gérer mes hubs personnels » : http://www.viadeo.com/hub/gestionhub/ Page 10 sur 25 Etape 1 : Définir le niveau de confidentialité et d’exclusivité de votre hub Les Hubs privés : Les hubs privés ne sont pas visibles dans la liste des hubs. Tout membre de Viadeo peut créer un où plusieurs hubs privés. L'inscription à un hub privé se fait par invitation. Le responsable du hub peut inviter ses contacts qui peuvent à leur tour inviter leurs propres contacts et ainsi de suite ... Les Hubs publics : Les hubs publics, eux, sont visibles par l'ensemble des membres de Viadeo. Vous pouvez demander à être membre d'un hub public. Le(s) responsable(s) du hub peut cependant désirer valider les inscriptions, auquel cas, votre adhésion ne deviendra effective qu'après approbation par ce(s) dernier(s). Attention : un Hub est créé par défaut en mode privé. Comment rendre votre hub public ? Commencez par créer un hub privé en détaillant ses caractéristiques puis utilisez le lien "Rendre public ce hub". Si votre hub est à vocation professionnelle et que vous disposez d'une légitimité dans le domaine concerné, votre hub sera rendu public dans les 24 h. Etape 2 : Création du Hub • Cliquez sur « Groupes » >> « Gérer vos Hubs personnels » >> « Créer un Hub privé » Page 11 sur 25 • Saisissez le titre de votre Hub ainsi qu'un descriptif détaillé précisant à qui s'adresse ce Hub ainsi que les sujets de discussion susceptibles d'y être traités. Dans la liste des hubs, seul le nom du hub apparaît. C’est votre « vitrine ». Pour recruter facilement des nouveaux membres, choisissez un nom pertinent et différenciant. Vérifiez notamment qu’il n’existe pas déjà un hub dont le nom est proche du vôtre. Par exemple, mieux vaut éviter les amalgames du type : « Développement durable et marchés » et « Les marchés du développement durable ». Faites court et explicite de manière à ce que les internautes comprennent immédiatement à qui s’adresse ce hub ainsi que les sujets de discussions susceptibles d’y être traités. • Précisez la catégorie de votre Hub et quelques mots clefs permettant d'afficher votre hub dans le moteur de recherche. Séparez les mots‐clés par des virgules. Listez‐les avec précision car ils permettent de classer votre hub dans le moteur de recherche de Viadeo. Pour optimiser votre référencement, ajoutez les synonymes de chaque mot‐clé. •
Précisez les modalités d'inscription : libre si toute personne invitée peut devenir membre, contrôlée si vous désirez pouvoir accepter ou refuser les adhésions de nouveaux membres. •
Enfin, choisissez les rubriques à créer par défaut dans votre Hub. Vous pouvez sélectionner les rubriques déjà existantes ou créer vos propres rubriques par la suite. Pour créer ces rubriques vous devez vous rendre dans la partie « Administrer » du Hub. Page 12 sur 25 3.
Gérer les demandes d’adhésions Votre communauté est un espace privatif. Vous allez donc pouvoir choisir si les membres auront le droit d’en faire partie ou non. Pour accéder à votre espace de gestion des demandes d’adhésion, cliquez sur le lien « Adhésions à valider : XX » de la communauté en question qui se situe dans le sous onglet « Mes communautés » (cf. ci‐dessous). Si vous refusez un membre dans la communauté, celui‐ci ne pourra plus demander l’adhésion. Si vous l’avez refusé par erreur, il faut l’inviter à rejoindre la communauté (cf. I.4.b : inviter les membres dans la communauté). Page 13 sur 25 4.
Gestion des membres de la communauté La création de la communauté se déroule généralement en 3 étapes : ‐ Information des futurs membres de la création de la communauté ‐ Envoi d’un email de bienvenue lorsque la communauté est disponible ‐ Accueil des membres et lancement de la communauté a. Le statut des membres Pour accéder à la gestion des membres, cliquez sur « Gestion des membres » (en haut à droite du tableau de bord de la communauté). Depuis cette page, vous pourrez : •
Voir la liste des membres de la communauté (décomposée en 2 parties : d’une part les responsables, d’autre part les simples membres) •
Supprimer un membre de la communauté •
Donner les fonctionnalités de responsables au(x) membre(s) de votre choix •
Ecrire au(x) membre(s) de votre choix Page 14 sur 25 b. Inviter des membres ‐ « Invitation » : cette fonction vous permet d’inviter au maximum 5 personnes en même temps ‐ « Inviter en masse » : cette fonction vous permet de télécharger un fichier de type Excel N’oubliez pas de travailler votre texte d’invitation pour qu’il suscite l’attention du membre envers le groupe. Il doit être synthétique et personnalisé au maximum. Le membre qui reçoit cette invitation doit avoir envie de se connecter à la communauté. Il faut donc décrire l’activité du groupe. Pour les invitations en masse, vous pouvez nous demander conseil. Nous pourrons aussi créer ensemble des emails plus attractifs graphiquement. 5.
Le tableau de bord de la communauté Cette page vous permet d’accéder à toutes les fonctions d’administration de la communauté, via le menu de gauche et le bouton « Administration » en haut à droite. a. Les modules Sur la droite, différents modules vous informent de la vie dans la communauté : Page 15 sur 25 •
Derniers messages dans les hubs : recense les derniers messages postés dans les hubs rattachés à la communauté, •
Derniers visiteurs : met en avant les 5 derniers visiteurs sur la tribune libre et vous permet éventuellement de voir si certains membres viennent souvent dans la communauté, •
Evènements : Vous informe des évènements postés dans la communauté, vous pouvez éventuellement vous y inscrire et les relayer dans les hubs de la communauté. •
Annonces : recense les petites annonces postées dans la communauté (hors offres d’emploi) •
Offres d’emploi : Diffuse les offres d’emploi postées dans la communauté. Si vous souhaitez que ces modules n’apparaissent pas (uniquement sur votre profil), vous pouvez cliquer sur « Gérer mes modules ». b. La Tribune Libre C’est un lieu d’échange entre les membres aussi incitez‐les à laisser des messages, et répondez‐leur si besoin. C’est aussi à partir de là que vous pourrez communiquer avec vos membres et lancer les débats. Votre rôle en tant qu’animateur est essentiel, vous êtes le moteur du groupe. Page 16 sur 25 6.
Publier vos événements La communauté, c’est aussi un bon moyen de fédérer les membres en fonction de leurs centres d’intérêts communs. Chacun des membres peut alors publier des évènements qui sont susceptibles d’intéresser les autres. Cette option est accessible depuis la page de la tribune libre dans la boîte « Evènements », en cliquant sur « Publier un évènement » A partir de là, 2 choix s’offrent à vous : soit vous publiez un évènement qui ne sera visible que par les membres de la communauté, soit il est visible par tous les membres de Viadeo. Page 17 sur 25 II.
Animer sa communauté 1.
Les fondamentaux de l’animation d’une communauté Vous êtes responsable d’une communauté, vous avez donc un rôle primordial pour que cette communauté vive. N’hésitez pas à faire participer les membres de votre communauté. Pour cela, demandez‐leur, via la tribune libre ou les hubs, ce qu’ils souhaitent voir sur la communauté, et comment ils s’en servent. N’oubliez jamais que vous êtes le moteur de cette communauté. Il y a plusieurs règles qui font qu’une communauté est animée. Tout d’abord, il faut prendre en compte que tous les membres n’entreront pas dans la « conversation ». Jakob Nielsen a défini la loi suivante : •
1% des membres sont des contributeurs « importants » : ils postent 90% des messages de la communauté •
9% des membres sont des contributeurs « par intermittence » : ils postent 10% des messages •
90% des membres ne sont que des « observateurs » : ils ne laissent pas de messages. 4 règles principales sont à établir dans une communauté : •
Créer un lien avec les membres : entrez en contact avec eux et incitez‐les à se mettre en relation entre eux. Si besoin, recherchez des profils similaires et mettez‐les en en contact. •
Proposer du contenu intéressant, •
Rappeler aux membres que le réseau est actif, •
Remercier, récompenser, et valoriser les membres les plus actifs. Page 18 sur 25 2.
Méthodologie Cette méthodologie est indicative. N’hésitez pas à nous faire part de vos idées via le hub des animateurs de communautés. Dans un premier temps, il faut se poser les bonnes questions : •
Pourquoi ? o Pourquoi avons‐nous créé cette communauté ? o Quel est notre objectif via ce canal : retrouver des contacts perdus de vue, informer, développer un réseau ? o Quelles sont les attentes des membres ? •
Comment ? o Quels sont les moyens dont nous disposons pour animer cette communauté ? ƒ
Qui sera animateur ? Il est nécessaire d’être plusieurs à animer la communauté. ƒ
Quels sont les contenus que nous avons à disposition : sites web, compétences des membres ou des animateurs ? o Comment promouvoir la communauté ? Liens depuis notre site Web, évènements, etc. Il faut ensuite définir votre plan d’action de manière cohérente : Pour cela, nous vous conseillons de planifier vos tâches hebdomadaires en ayant 2 semaines d’avance sur le planning : •
Les messages à publier, avec les thèmes. Si les messages sont réguliers, les membres viendront plus facilement voir les nouveautés. Il peut s’agir d’informations relatives à la vie de l’école et à l’association des anciens, des évolutions de carrières, d’informations concernant la vie privée des anciens (mariages, naissances,…), de communiqués de presse, de l’organisation de groupes de travail, etc. o Comment faire ? a. Je communique dans les locaux de l’association. Page 19 sur 25 b. Je publie un message sur la Tribune Libre afin que l’information soit visible par tous les membres dès leur connexion à la communauté. c. Je publie un message dans le Hub où je donne toutes les informations importantes. Cette publication apparaitra dans les news que reçoivent régulièrement les membres de la communauté. d. Je peux également envoyer un email à tous les membres en passant par le hub principal de la communauté. •
Les évènements de votre réseau : réunion, dîner, participation à un salon, forum,… o Comment faire ? a. Je le publie dans le module « événements » sur le tableau de bord de la communauté en renseignant tous les détails concernant cet évènement (descriptif, heure, lieu, plan). b. Cet événement doit être votre outil de gestion des inscriptions. c. Lors de vos communications on‐line et offline veuillez inviter les participants à s’inscrire à l’événement sur Viadeo. d. Je communique également sur le Hub principal dans la rubrique « Agenda » afin d’avoir plus de visibilité. e. N’hésitez pas à proposer aux membres de la communauté d’évoquer leurs attentes et leurs questions sur cet événement. Cela les encouragera à venir et vous pourrez vous organiser en fonction de leurs remarques. b. Je transfère cet événement à mes contacts susceptibles d’être intéressés et je leur demande d’en faire de même. c. J’écris personnellement aux membres actifs de la communauté en intégrant l’URL de l’évènement dans le corps du mail, pour leur proposer de relayer l’information à leur réseau. d. J’annonce l’événement quotidiennement sur la tribune libre. Je peux rappeler le nombre de jours qu’il reste pour s’inscrire (ex: « J‐1 avant … »), le nombre de participants (ex: « Déjà 30 participants »), le nom des intervenants, etc. e. Je fais référence à l’événement sur la newsletter mensuelle de la communauté. f. Je relance les participants entre J‐5 et J‐1 (personnes ayant répondu « oui » ou « peut–
être ») en utilisant la fonction « écrire aux participants » dans « la liste des participants ». g. Pendant l’événement, il est important de faire référence à la communauté. h. Après l’évènement, la communauté Viadeo me permet d’avoir les retours des participants. Pour cela je poste un message sur le hub principal afin de savoir ce qu’en ont pensé les participants. Je les incite à participer et à donner leur opinion. • Les newsletters à envoyer : vous pouvez passer par l’outil newsletter de Viadeo. o Comment faire ? a. J’utilise le template fourni par le support communauté. b. Je l’édite avec les informations sur l’association. c. Je peux inviter régulièrement les membres à cocher la case newsletter dans la tribune libre et sur le hub. d. J’envoi une newsletter par mois. Page 20 sur 25 e. Si besoin, je contacte le support communauté. •
La publication d’offres d’emploi : o Comment faire ? a. Je diffuse l’offre sur la communauté en passant par le module « offres d’emploi », ce qui me permet de relayer l’information ou de donner l’information si l’association n’a pas de plateforme dédiée à l’emploi. b. Je transfère l’offre aux membres de la communauté susceptibles d’être intéressés. c. Si le hub est privé, je publie un message dans la rubrique « Offres d’emploi ». d. Les membres de la communauté peuvent tous consulter l’offre d’emploi et y répondre. e. Si besoin, je contacte le support communauté. •
L’interview d’un membre de la communauté •
La revue de presse Enfin, vous devez organiser l’information au sein de la communauté : Pour cela nous vous conseillons de créer des rubriques dans le hub principal, comme par exemple : « L’Association » : Communiquer sur la vie de l’association auprès des adhérents (changement de président, informations sur l’école, vie de l’école). « Communiqué de presse » : Diffusion d’informations générales susceptibles d’intéresser les membres de la communauté. « Evolution de carrière »: Inviter les anciens à faire part de leurs évolutions de carrières. Je peux les inciter à témoigner dans cette rubrique grâce à la Newsletter. « Groupes de travail » : Annoncer qu’un groupe de travail se prépare sur une thématique professionnelle en particulier. « Que sont‐ils devenus ? » : Proposer à des membres ayant un parcours professionnel intéressant de publier un article dans le hub afin de présenter leur parcours. « Offres d’emploi » : Publier des offres d’emploi sur le hub s’il est privé. « Appel d’offre » : Ne pas hésiter à inviter les membres via la tribune libre à laisser des messages dans cette rubrique. Cette méthodologie peut aussi vous servir à faire un bilan de votre communauté. N’hésitez pas à nous faire part des projets que vous mettez en place pour animer votre groupe. Page 21 sur 25 3.
Intégrer du contenu attractif La première chose à faire lors de la création de la communauté est d’y insérer un message de bienvenue, afin que les futurs membres se sentent accueillis. Votre communauté est un espace privatif dans lequel les membres recherchent des avis, des idées dans certains domaines professionnels. N’hésitez pas à y intégrer des liens vers des articles sur différents sujets. Cela vous permettra de relancer plus aisément les débats. Pour savoir ce qui intéresse vraiment les membres et ce sur quoi ils souhaitent vraiment interagir, n’hésitez pas à prendre contact personnellement avec eux. Cela vous permettra de mettre à leur disposition du contenu qui les concerne. Certains responsables n’hésitent pas aussi à mettre en place des sondages via leur site Internet. Cela permet d’obtenir des informations sur le comportement des membres de la communauté et sur ce qu’ils recherchent. Vous pourrez ainsi adapter le contenu de vos messages. Votre rôle, en tant qu’animateur est aussi de lancer les discussions. Tout sujet peut être débattu sur la communauté. Par exemple, vous pouvez faire part aux membres de vos projets (manifestations, projets à long terme, etc…) et leur demander leur avis. Incitez‐les à développer des thématiques professionnelles et posez‐leur des questions. Gardez en mémoire que vos membres participeront plus si vous leur demandez une contribution. Si les messages sont uniquement informatifs, ils resteront dans la catégorie des « observateurs ». Si vous constatez que certains membres sont particulièrement actifs sur un sujet, valorisez‐les en leur proposant : •
De créer un hub, sur un sujet qui intéresse un bon nombre de membres, et qui serait rattaché à la communauté. •
D’animer la communauté pendant une période donnée ou sur un thème particulier. N’hésitez pas à donner des responsabilités à vos membres au sein du groupe. Ils se sentiront ainsi impliqués dans la vie de la communauté. Le but est d’instaurer une communication ciblée, en fonction de leurs centres d’intérêts et de la population active au sein du groupe. Cela incitera les membres à venir régulièrement voir les nouveautés de la communauté. Page 22 sur 25 Incitez vos membres à rester actifs : remerciez‐les personnellement lorsqu’ils participent et répondez à leurs questions. Une idée que nous vous conseillons : organisez des concours (hebdomadaires ou mensuels) du membre le plus actif. L’objectif est de savoir donner aux membres ce qu’ils attendent en apportant de la valeur ajoutée à tout le groupe. La communauté, c’est aussi l’occasion •
D’entrer en contact, vous pouvez identifier les profils similaires en les recherchant par mots clefs dans l’une des communautés de laquelle vous êtes membre : •
D’informer les membres et de vous tenir informé de l’actualité du réseau. Il faut donc les inciter à écrire et interagir. N’hésitez pas à leur demander de se présenter dans un premier temps (en commençant par vous et votre rôle dans la communauté), cela leur donnera confiance et facilitera la prise de contact. •
De partager des expériences •
De trouver des partenaires, fournisseurs, clients ou collaborateurs. Page 23 sur 25 4.
Le Hub des animateurs de Communautés Cet espace vous est exclusivement dédié. Vous pouvez y accéder via la liste des hubs auxquels vous êtes inscrits. Ce hub est réservé aux animateurs de communautés. N’hésitez pas à vous y connecter régulièrement. Vous y trouverez des nouveautés et pourrez échanger avec les autres responsables de communautés. Faites‐nous part de vos idées et de vos difficultés via les différentes rubriques de ce Hub. •
La rubrique « Accueil » montre les dernières actualités du hub. •
La rubrique « Articles » recense tous les messages laissés. •
Le « Forum » est un espace d’échange entre les membres du Hub •
La « FAQ » regroupe les questions les plus courantes. Page 24 sur 25 Nous contacter •
Hub des animateurs de communautés •
Email : support‐[email protected] •
Téléphone : Support Communauté, 01 75 44 38 81 Page 25 sur 25