Modalités de recueils des besoins en formation à l`attention des

Délégation Régionale Rhône-Alpes Auvergne
Formation Continue
Modalités de recueils des besoins en formation à l’attention
des correspondants formation et des agents des laboratoires
Inserm de la région Rhône Alpes Auvergne
Délégation Régionale Rhône-Alpes Auvergne
Formation Continue
POURQUOI UN RECUEIL DES BESOINS ?
- Les recueils des besoins en formation servent à
élaborer le plan de formation « sur mesure » de
l’année suivante c’est-à-dire de proposer et
budgétiser
des
actions
de
formation
correspondant spécifiquement aux besoins
exprimés par les agents et les directeurs des
structures Rhône Alpes Auvergne.
RECUEIL DES
BESOINS DANS
EVA pour 2013
RECUEIL DES
BESOINS DANS
GAIAI pour 2013
RECUEIL DES
BESOINS HORS
GAIA pour 2013
- Connaitre les besoins des agents pendant
l’année permet au service Formation Continue
de solliciter individuellement les agents (au
cas par cas) au moment de la mise en place
et/ou de la diffusion des formations.
- Vous faire connaitre en tant qu’expert auprès
du service Formation Continue notamment si
vous souhaitez proposer en tant que formateur
interne une nouvelle formation ouverte au
personnel de la région Rhône-Alpes Auvergne.
Guide recueil des besoins
PLAN DE FORMATION
2013
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Formation Continue
COMMENT SE DÉROULE LE RECUEIL DES BESOINS À
L’INSERM ? (1/2)
Chercheurs
INSERM
ITA INSERM
Autre personnel
dans les
structures
INSERM
Souhaits de formations par agent via
EVA
Rendu prévu début juillet 2012
Transmission au
service FC
HORS
GAIA
Tableau Excel à compléter
avant le 04 juillet 2012
Centralisations et
compilations des
recueils « agent »
par les COF
À rendre avant le : 20 juillet 2012
Transmission par le
correspondant
formation au
service FC
AGENT & COF
Centralisation des
souhaits par le RF
ou
par le BFSSR/Paris
À rendre avant
le : 25 juin 2012
À rendre avant
le : 16 avril 2012
GAIA
Légende :
COF= COrrespondant
Formation
RF = Responsable
Formation
FC = service Formation
Continue Inserm
ITA = Ingénieur,
Technicien &
Administratif
DRH = Direction des
Ressources Humaines
BFSSR = Bureau des
Formations Scientifiques
et de Soutien à la
Recherche
(un seul fichier par
structure)
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Formation Continue
COMMENT SE DÉROULE LE RECUEIL DES BESOINS À
L'INSERM ? (2/2)
Objectif :
Réception et Traitement par le RF de tous les recueils (GAIA,
EVA et HORS GAIA de tous les unités Inserm Rhône-Alpes Auvergne)
– compilation des 3 recueils
– harmonisation des demandes
Juillet-Aout
2012
construire plan
adapté aux
structures
(Pas un «catalogue»
de formation )
Service FC & RF
Elaboration du plan de formation prévisionnel 2013
- Analyse et choix des formations à mettre dans le plan de formation 2013
selon les orientations politiques et stratégiques régionale et nationale
- Budgétisation des formations 2013
Septembre –Octobre 2012
Envoi du plan de formation prévisionnel à la DRH/Paris - octobre 2012
Présentation et défense du plan de formation prévisionnel
2013 par le RF au niveau national
Novembre - Décembre 2012
Plan de formation 2013
- Réponse nationale suite à l’arbitrage du plan de formation prévisionnel par la DRH/BFSSR
- Attribution budgétaire au service Formation Continue LYON
- Ajustement du plan de formation en fonction du budget attribué
Janvier 2013
Mise en place des formations 2013
- Diffusion du plan de formations 2013 définitif
- Conception puis diffusion des formations par le service FC
- Demande de formation et inscription réelle des agents aux formations à l’affichage
Janvier – Décembre 2013
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Formation Continue
QUELS TYPES DE DEMANDE PEUT-ON ÉMETTRE
DANS LES RECUEILS ?
Le recueil des besoins permet aux agents (ITA, chercheurs statutaires et
contractuels ou agents non inserm présents dans les structures INSERM)
d’émettre leur(s) souhait(s) de formation pour l’année suivante.
Ces souhaits peuvent être soit :
- De type individuels : ils concernent les besoins de formation propres à
un agent en lien avec son activité professionnelle et son développement
de compétences souhaitées. Ils doivent être validés par le responsable
hiérarchique de l’agent. [voir annexe 01 pour aider les agents à repérer ses besoins]
- De type collectifs : ils concernent au minimum 7 agents d’une équipe
ou d’un unité. Il s’agit ici de souhaits de formation spécifiques c’est-àdire sur mesure pour un laboratoire ou une équipe, à la demande du
directeur d’unité ou du chef d’équipe. Il est nécessaire que 50% au moins
des stagiaires soient rémunérés par l’Inserm. Les domaines de formation
sur-mesure pour un laboratoire sont multiples : techniques scientifiques,
administratifs, organisationnels…. [voir annexe 02 pour aider le commanditaire à préciser ses
attentes]
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Formation Continue
COMMENT REMPLIR LES RECUEILS ?
Conseils généraux :
Une fois les recueils transmis au service Formation Continue, l’ensemble des
demandes émises dans chacun des 3 recueils sont compilés puis analysés à
l’échelle de la délégation Rhône-Alpes Auvergne.
Il est donc important :
1. D’être clair et précis dans les intitulés de l’action de formation
demandée pour que le service FC puisse comprendre la demande puis la
regrouper avec les demandes identiques, et in fine les budgétiser au plus
juste.
Ex :  pour une demande en imagerie : spécifier le type d’analyse d’image ou de techniques

(microscopie, umminofluorence, IRM…) si possible préciser le logiciel.
Pour une demande en informatique/bureautique : préciser le type de logiciel (Word, Excel,
Powerpoint…)
2. D’être exhaustif et remplir l’ensemble des champs des recueils (y compris
le statut, l’employeur de l’agent …)
Plus la demande est claire et précise, plus le besoin sera facilement
identifié et plus la formation proposée dans le plan de formation 2013
correspondra aux attentes des agents.
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COMMENT REMPLIR LES RECUEILS ?
Qui fait quoi ?
AGENT
Recueil
GAIA
-
Réfléchit à ses demandes en formation
Définit son besoin en développement de
compétences avec son hiérarchique
Complète le volet formation
- Aide les agents qui le demandent à réfléchir à
leurs besoins et leurs propose une grille de
questions [voir annexe 01]
- Peut visualiser, sous GAIA, les demandes de tous
les agents de la structure et corriger les demandes
imprécises (un seul COF a accès à toutes les
demandes GAIA de son laboratoire)
Définit ses demandes en développement de
compétences
Complète les demandes de formation
Se déclare Expert si souhaité
- Aide les agents qui le demandent à réfléchir à
leurs besoins et leur proposer une grille de
questions [voir annexe 01]
Recueil
EVA
-
Recueil
HORS
GAIA
- Complète l’onglet « Recueil des besoins formations
individuelles »
- Pour les demandes collectives : les hiérarchiques
peuvent émettre des demandes de formation
collective spécifiques sur l’onglet « Recueil des
besoins formations collectives » pour leur
structure.
- Se déclare Expert si souhaité (onglet « Recueil
EXPERTS+FORMATEURS »)
- Propose d’animer une formation dans son domaine
d’expertise si souhaité (onglet « Recueil
EXPERTS+FORMATEURS »)
-
COF
Guide recueil des besoins
- Vérifie que les demandes des agents soient
précises et exhaustives (toutes les colonnes
remplies)
- Fait la synthèse de toutes les demandes des agents
de la structure dans l’onglet « formations
individuelles» et dans l’onglet « formations
collectives ».
- Soumet cette synthèse au directeur pour
priorisation des demandes
- Aide les directeurs et/ou chef d’équipe à préciser
leur besoins en formation collectif spécifique [voir
annexe 02]
- Envoie le fichier de synthèse au service FC
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Formation Continue
CALENDRIER
A compléter avant
le 16 avril 2012
Synthèse de toutes
les demandes GAIA
directement
récupérée par le RF
sans intervention du
COF
Recueil des
besoins EVA
A compléter avant
le 25 juin 2012
Synthèse de toutes
les demandes
directement envoyée
au RF par le
BFSSR/Paris
Recueils des
besoins
HORS GAIA
par les agents
A rendre par les
agents à leur COF
avant le 04 juillet
2012
Recueil des besoins
HORS GAIA
de chaque agent de
la structure
centralisé par le
COF
Synthèse du
recueils
HORS GAIA
par le Cof
le COF retourne la
synthèse du recueil
HORS GAIA au
service FC avant le
20 juillet 2012
Synthèse à rendre
au RF par les COF
Recueil des
besoins GAIA
Guide recueil des besoins
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Formation Continue
NOUS CONTACTER
Formation Continue Délégation Rhône Alpes Auvergne
Centre Hospitalier Le Vinatier – Bât 452 B
95 Bd Pinel
69 500 BRON
Tél. : 04 72 13 88 20 - Fax : 04 72 13 88 24
Mail : [email protected]
-
Véronique CHAP, Assistante Administrative Formation
[email protected]
-
-
Guide recueil des besoins
Bénédicte TERRIER, Responsable Formation
[email protected]
Nadia KABIR, Assistante Administrative Formation
[email protected]
Géraldine RIVOIRE, Assistante Gestion Financière et Budgétaire Formation
[email protected]
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Formation Continue
LEXIQUE
Nom
Définition
Formation
d’accompagnement
de la recherche
Toutes formations portant sur des fonctions support à la recherche ( qui
permettent une meilleure efficacité dans l’utilisation des outils mis à sa
disposition)
Formation
scientifique
DIF (Droit Individuel à
Ex : Initiation Excel, formation Safir…..
Toutes formations portant sur des techniques spécifique scientifique
Ex : formation en IRM, en culture cellulaire….
la Formation)
Représente un crédit-temps formation de 20h par an et par agent, cumulable
sur 6 ans (maximum de 120h / agent, proratisé sur le temps de travail)
Peut être mobilisé par l’agent sur des formation de type T2 ou T3
Formation type T1
Formation d’adaptation au poste de travail actuel (cœur de métier de l‘agent)
Formation type T2
Formation permettant à l’agent de s’adapter à l’évolution prévisible de sa
fonction ou de son métier, ou nécessaire suite à un retour dans l’emploi (congé
parental)
Formation type T3
Formation permettant à l’agent d’acquérir de nouvelles qualifications ou de
développer de nouvelles compétences au-delà du poste actuellement occupé
Agent Expert /
formateur interne
Agent possédant un savoir dans un domaine spécifique, pouvant jouer le rôle de
conseiller pour le responsable formation sur son domaine d’expertise et/ou
pouvant le transmettre à un ou plusieurs autres agents (via les dispositifs de
tutorat ou via l’animation de formation collective)
Thématique
Thème général dans lequel s’inscrit le besoin de formation
Action
Description répondant à la question : quel est le but de la formation?
Il s’agit du nom précis de la formation dont l’agent à besoin.
Guide recueil des besoins
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Formation Continue
ANNEXE 01 : AGENTS
QUELQUES QUESTIONS À SE POSER POUR DÉFINIR SES BESOINS EN
FORMATION ?
Vous avez suivi récemment une formation :
Avez-vous pu appliquer les connaissances acquises ?
En totalité ?
Partiellement ?
Quelles sont les connaissances qui font encore défaut dans le domaine ?
Souhaiteriez-vous suivre une formation complémentaire dans le domaine ?
Dans d’autres domaines…
Si les formations dont vous aviez exprimé le besoin n’ont pas été suivies :
Pourquoi ?
Formation jugée non prioritaire par votre responsable lors de l‘expression des besoins ?
Formation non proposée par l’Inserm ?
Formation proposée mais vous ne vous êtes pas inscrit ? Dans ce cas, pourquoi ?
Dossier d’inscription refusé ? Par qui ? Pourquoi ?
Pour une autre raison ? Laquelle ?
Vous n’avez pas suivi de formation depuis plusieurs années (ou jamais) :
Pourquoi ?
Vous êtes prêt(e) à suivre des formations liées à vos fonctions, à vos aspirations professionnelles :
Quelles seraient les formations qui pourraient aider à améliorer votre travail actuel ?
Quelle(s) nouvelle(s) compétence(s) serait-il utile et intéressant d’acquérir ?
Quelles seraient les formations qui pourraient accompagner une éventuelle évolution de votre poste ?
De nouveaux projets vont-ils voir le jour ?
Quel(s) outil(s) serait-il nécessaire de savoir utiliser pour la réalisation de votre projet?
Prévoyez-vous de vous présenter à un concours ? A une sélection professionnelle ?
Envisagez-vous de valider votre expérience par un diplôme ?
Prévoyez-vous de demander une mobilité ? Qui nécessiterait une formation ?
Prévoyez-vous une reconversion ?
N’hésitez pas à poser toutes vos questions au Responsable Formation !
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Formation Continue
ANNEXE 02 : COMMANDITER UNE FORMATION
COLLECTIVE SUR MESURE
Fiche pratique : identifier les besoins spécifiques à une structure INSERM
Quelles questions se poser lorsqu’on envisage un projet de formation ou d’accompagnement collectif sur mesure pour sa structure…
Thème du projet :
Contexte
Contexte && objectif
objectif opérationnel
opérationnel visé
visé grâce
grâce àà
l’action(s):
l’action(s):
Qu’est-ce qu’on souhaite voir changer ? Est-ce en réponse à une
?
Qu’est-ce
qu’on nouvelle,
souhaite voir
?
situation
unechanger
réorientation
thématique, scientifique
Est-ce en réponse à une
situationdifficultés
nouvelle, une exprimées
réorientation?thématique,
Quelles
scientifique ?
Quelles difficultés exprimées ?
Qui le commandite ?
(Directeur d’unité et/ou chef d’équipe de plateforme)
Dispositif pédagogique
imaginé
:
•Modalités pédagogiques
(contenu de la formation
à partir du vécu de l’unité ? quels besoins en théorie ?
Modalités pédagogiques :
en
pratique ? matériel nécessaire ?) :
 Contenu de la formation à partir du vécu de l’unité ?
•Rythme
de réalisation
 Quels besoins
en théorie ? (durée ? Coupures entre

En
pratique
?
les jours de formation ?):
 Matériel nécessaire ?
•Type
de formateur (Quelle personne ressource
Rythme
réalisation
: ? Organisme externe
dans l’unitéde
? Formateur
interne
 Durée ?
pressenti
?) entre
:
 Coupures
les jours de formation ?
Type de formateur :
Quel(s) public(s) concerné(s) ?
Quel type de collectif au sein de l’unité ?
Besoin de sensibilisation ? d’initiation ? de perfectionnement ?
•Nombre (min 7 agents dont 50% Inserm) :
 Nombre (min 7 agents dont 50% Inserm) :
•Description
dupublic
public
(noms,
employeur,
statut,
occupé…)
:
 Description du
(noms,
employeur,
statut,
emploiemploi
occupé…)
:
•Niveau
de
départ
de(s)
agent(s)
&
pré-requis
à
posséder
:
 Niveau de départ de(s) agent(s) & pré-requis à posséder :

Quelle(s) compétence(s)
compétence(s) souhaite-t-on
développer
: Etre capable
…?
de … ?
•Quelle(s)
souhaite-t-on
développer
: Etredecapable

Quand
et
comment
les
savoirs
faire
seront
déployés
?
•Quand et comment les savoirs faire seront déployés ?
Guide recueil des besoins
 Quelle personne ressource dans l’unité ?
 Formateur interne ?
 Organisme externe pressenti ?
Dates de réalisation possibles
(contraintes ?)
Budget
prévisionnel
(qui peut
financer
& combien
prévisionnel
(qui peut
financer
& combien
?) ?)
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