La gestion des achats et relations fournisseurs

EXTRAIT
EXTRAIT
La gestion des
achats et
relations
fournisseurs
www.cxp.fr
Tél : 01 53 05 05 53
1
Gestion des achats et relations fournisseurs
Votre objectif : Le poids relatif des achats ne cessant d'augmenter, votre entreprise est confrontée à un impératif
de réduction des coûts et de recherche de compétitivité. Vous recherchez donc le moyen de gérer, de tracer et de
piloter vos achats pour les optimiser.
Profils concernés : Directions des Systèmes d’Information, Directions Financières, Responsables Achats.
Les questions que vous vous posez
Les besoins fonctionnels de votre entreprise

Disposer d'une traçabilité des dépenses Achats et
des approvisionnements (e-procurement).

Qu’apportent concrètement les solutions
d’e-achat, d'e-procurement et de sourcing ?

Identifier et référencer les meilleurs fournisseurs
(sourcing) et suivre leurs performances.

Quels sont les acteurs majeurs du domaine,
comment se positionnent-ils ?

Mettre en place des outils décisionnels pour un
meilleur reporting et une analyse des dépenses.

Quelles sont les solutions à envisager compte
tenu de ma problématique ?

Mettre en place une chaîne de dématérialisation
des factures, réconciliation et paiement.


Optimiser la gestion des contrats.
Comment choisir la meilleure solution ? Quelles
fonctionnalités font la différence ? Quels sont
les critères de choix d'une solution ?

Mettre en place une politique de sourcing
stratégique.

Quelles évolutions observe-t-on sur ce marché ?
L'ÉTUDE COMPARATIVE – Gestion des Achats et Relations Fournisseurs vous permet en amont
d’un projet de choix d’une solution e-achat, d'évaluer les apports concrets de ces solutions. Vous aidant à
préparer l'avenir, cette étude vous fournit les repères nécessaires pour :

mesurer et justifier l'intérêt économique de ce type de projet pour votre entreprise et comprendre en quoi il
pourrait apporter à votre métier un avantage concurrentiel,

comprendre les grandes fonctionnalités informatisées,

identifier la typologie des acteurs présents sur ce marché,

recenser un certain nombre d'offres, sélectionnées et présentées par l'analyste spécialiste du domaine.
ANALYSER LES OFFRES
I
RÉDIGER LE CAHIER DES CHARGES
I
APPROFONDIR LE DOMAINE
I
COMPRENDRE LE MARCHÉ
PRESENTATION DE L’ETUDE
Quelques-unes des offres évaluées dans l'étude (liste non exhaustive, non contractuelle et sujette à modification) :
ARIBA, BASWARE, BRAVO SOLUTION, IVALUA, ORACLE, SAP …
www.cxp.fr
Tél : 01 53 05 05 53
2
ÉTUDE D'OPPORTUNITÉ
Date : 05/01/2012
La gestion des achats et relations fournisseurs
La gestion des achats et relations fournisseurs
Étude réalisée par
Dominique Dupuis
OBJECTIF DU DOCUMENT.
Pourquoi la gestion des achats ? Qu’estce qu’un outil e-achat ? Quelles en sont
les fonctions principales ? Où se
positionne-t-il dans mon SI ? Quels sont
les acteurs majeurs du marché achat ?
Quelles sont leurs spécifiés ? Comment
réduire et optimiser les coûts des achats ?
Comment améliorer la collaboration avec
les fournisseurs ? Comment mesurer ma
performance achat ? Comment améliorer
la performance achat ? Sont quelquesunes des questions que vous vous posez.
Pour
y
répondre,
cette
d'opportunité vous fournit :

étude
un état des lieux et les éléments
nécessaires pour la gestion des
achats et relations fournisseurs,
Système d’information dédié aux directions achats, les solutions de gestion
des achats et relations fournisseurs offrent les fonctionnalités nécessaires
pour optimiser les achats d’une entreprise.
Le budget achat peut atteindre voir même dépasser les 80% du chiffre
d’affaires des entreprises. C’est pour cela que l’analyse des dépenses, la
réduction des coûts, la collaboration avec les meilleurs fournisseurs, etc. sont
des atouts stratégiques pour optimiser les achats et améliorer les marges des
entreprises.
SOMMAIRE
I. CONTEXTE ET ENJEUX DE LA GESTION DES ACHATS ET RELATIONS FOURNISSEURS
2
1. Pourquoi la maitrise des achats
2. Les achats dans l’entreprise
3. Achats dans les entreprises multi-sites
4. L’optimisation des achats publics, un enjeu clé aussi pour l’Etat
5. Nouvelles tendances
6. Evolution de la fonction
2
2
3
6
6
8
II. CONCEPTS ET DEFINITIONS
1. Les trois niveaux de la gestion des achats
2. Gestion de la relation fournisseurs
3. Interopérabilité

les concepts et définitions de la
gestion des achats et relations
fournisseurs,

les fonctions d’un progiciel de
gestion des achats et relations
fournisseurs,
III. BENEFICES ET LIMITES D’UN OUTIL E-ACHAT
un positionnement des éditeurs et
des solutions disponibles, des offres
du marché et des acteurs,
IV. LA TYPOLOGIE DE L’OFFRE ET LES FONCTIONS


la présentation d’un certain nombre
d’offres significatives.
1. Attendus d’un outil e-achat
1. La typologie de l’offre
2. Les grandes fonctionnalités du sourcing
3. Les grandes fonctionnalités de l’e-procurement
4. Les grandes fonctionnalités du décisionnel
5. La gestion de la relation fournisseurs
10
10
15
15
16
16
18
18
21
23
24
25
V. PRESENTATION DE QUELQUES OFFRES SIGNIFICATIVES
28
VI. RÉFÉRENCES CXP
41
3/12
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Tous droits réservés.
Reproduction ou distribution sous quelque forme que ce soit est expressément interdite sauf autorisation écrite préalable de CXP.
Nos informations sont livrées telles quelles et sans garanties. Bien que l’information soit considérée comme fondée au jour de sa publication, CXP ne garantit pas la justesse, la complétude et la pertinence de
ses informations.
ÉTUDE D'OPPORTUNITÉ
Date : 05/01/2012
I. CONTEXTE ET ENJEUX DE LA GESTION DES ACHATS ET
RELATIONS FOURNISSEURS
1. POURQUOI LA MAITRISE DES ACHATS
La gestion des achats et relations fournisseurs
Reconnue depuis une trentaine d’années dans les entreprises, la gest ion des achats est devenue
indispensable pour la rationalisation des dépenses.
En effet, dans un environnement concurrentiel et de passage d’une économie de production, avec de
fortes demandes, à une économie globalisée, où les demandes sont de plus en pl us exigeantes, les
entreprises sont obligées de se concentrer de plus en plus sur le développement de leurs produits
engendrant la croissance des prix pour préserver leurs marges. Arrivé à la limite de l’augmentation des
prix, l’unique solution qui se présente est d’optimiser les processus amont.
Pour cela, les achats se sont alors présentés comme une fonction essentielle pour préserver et
améliorer les marges des entreprises. En effet, le budget achat représente en moyenne 60 % du chiffre
d'affaires dans les entreprises européennes. Réduire les coûts d’achat représente donc un enjeu majeur
pour augmenter les marges.
2. LES ACHATS DANS L ’ENTREPRISE
Ces dernières années, la gestion des achats a fait l’objet de révolution dans les entreprises. Elle
s’impose comme une fonction indispensable. Les principales causes de cette mutation sont :

la part grandissante des achats dans le chiffre d’affaires des entreprises,

l’accélération de l’approvisionnement dans les pays à bas coûts,

l’impact de la relation fournisseurs,

l’utilisation de nouvelles technologies,

l’impact des risques d’approvisionnement.
Les achats peuvent atteindre et même dépasser les 80% du chiffre d’affaires d’une entreprise en
particulier dans l’industrie. Ce pourcentage est en hausse à cause de l’e xternalisation de certaines
activités. Il s’agit notamment des prestations intellectuelles, des services tels que le nettoyage, le
gardiennage, le transport voire même de la production. Les entreprises prennent de plus en plus
l’habitude de sous-traiter une part des tâches auparavant confiées à leurs équipes. Cette stratégie
d’externalisation permet de se consacrer à son cœur de métier mais accroît la part des achats dans le
chiffre d’affaires.
Le graphique ci-dessous donne un aperçu de la part des achats dans le coût total des biens et des
services.
…
/….
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Nos informations sont livrées telles quelles et sans garanties. Bien que l’information soit considérée comme fondée au jour de sa publication, CXP ne garantit pas la justesse, la complétude et la pertinence de
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Date doc : 05/01/2012
La gestion des achats et relations fournisseurs
SOMMAIRE
Cette Check list a été
conçue par
Dominique Dupuis
1. CARACTERISTIQUES COMMERCIALES
5
1.1 Identifiant du progiciel
5
1.2 Généralités
5
OBJECTIF DU DOCUMENT.
La check list est un document comportant
de 200 à 350 questions essentielles à
l’élaboration d’un cahier des charges et à
la formalisation des besoins des futurs
utilisateurs de la solution. Ces questions
standards correspondent à des critères soit
globaux sur une fonction, soit très
discriminants.
ANALYSER LES OFFRES
I
REDIGER LE CAHIER DES CHARGES
I
APPROFONDIR LE DOMAINE
I
COMPRENDRE LE MARCHÉ
LA CHECK LIST
Cette liste de questions s'articule autour de
trois axes :
Les critères commerciaux. Ils recensent
l'ensemble des points-clés à observer en ce
qui concerne la conception et la diffusion
du progiciel, les prix, les prestations
offertes par le fournisseur (maintenance,
assistance au démarrage...), le contrat
(type de contrat, garanties offertes...), le
nombre de références, la formation des
utilisateurs, les possibilités d'essais du
progiciel et la documentation fournie.
Les critères techniques. Ils concernent
particulièrement l'environnement
"matériel" du progiciel, à savoir le type de
machine, le système d'exploitation
nécessaire, les SGBD supportés,
l'architecture.
Les critères fonctionnels. Le découpage au
niveau de ces critères correspond aux
grandes fonctions du domaine, que tout
utilisateur peut espérer trouver couvertes
par les progiciels correspondants. Ce
découpage est induit, soit par les normes
en vigueur, soit par l'état de l'art
fonctionnel du domaine, soit par celui des
progiciels qui traitent de la fonction à
informatiser.
1.2.1 La société distributrice du progiciel (distributeur principal)
5
1.2.2 La société conceptrice du progiciel
8
1.2.3 La commercialisation du progiciel
11
1.3 Prestations
13
1.3.1 Documentation
13
1.3.2 Contrat de droit d'usage
15
1.3.3 Assistance au démarrage
16
1.3.4 Formation
17
1.3.5 Garantie
18
1.3.6 Suivi du progiciel (maintenance)
18
1.4 Coûts HT du progiciel et des prestations associées
22
1.5. SaaS
24
1.5.1 Tarification
24
1.5.2 Architecture
25
1.5.3 Engagements contractuels
25
1.5.4 Sécurité
26
2. CARACTERISTIQUES TECHNIQUES
27
2.1 Développement du produit
27
2.2 Spécifications de fonctionnement
28
2.2.1 Mode de fonctionnement
28
2.2.2 Spécifications du système client
29
2.2.3 Spécifications du système serveur ou central
30
2.2.4 Structures de données supportées en production
32
2.3 Infrastructure et architecture technique
32
2.3.1 Protocoles de communication technique
32
2.3.2 Mécanismes de communication technique
34
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Date doc : 05/01/2012
2.3.3 Objets distribués
34
2.4 Maintenance technique
35
2.4.1 Installation, configuration et personnalisation
35
2.4.2 Gestion d’un référentiel
36
2.5 Administration et supervision applicative
37
2.5.1 Administration
37
2.5.2 Gestion de la sécurité applicative
38
2.5.3 Gestion des performances - load balancing
39
2.5.4 Tolérance applicative aux pannes - fail over
40
2.6 Intégration et communication applicative
40
2.6.1 Intégration dans une gamme
40
2.6.2 Mécanismes de communication inter applicative
41
2.6.3 Intégration fonctionnelle
42
2.7 Gestion de l’aide en ligne
3. CARACTERISTIQUES FONCTIONNELLES
3.1 Caractéristiques générales
43
44
44
3.1.1 Les fonctions
44
3.1.2 Architecture
46
3.1.3 Intégration
46
3.2 Les données de base
47
3.2.1 Les données fournisseurs
47
3.2.2 Les données articles
48
3.3 Catalogues électroniques
50
3.3.1 Généralités
50
3.3.2 Les attributs des articles
51
3.3.3 Les prix
54
3.3.4 Recherche produits
55
ANALYSER LES OFFRES
I
REDIGER LE CAHIER DES CHARGES
I
APPROFONDIR LE DOMAINE
I
COMPRENDRE LE MARCHÉ
LA CHECK LIST
3.4 Gestion des Contrats / Demandes d’achat
56
3.4.1 Les marchés, les contrats
56
3.4.2 Les demandes d'achat
59
3.5 Sourcing, Analyse
61
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COMPRENDRE LE MARCHÉ
LA CHECK LIST
3.5.1 Processus de sourcing
Date doc : 05/01/2012
61
3.5.2 Appels d'offres
61
3.5.3 L'aide à la négociation
63
3.5.4 Elaboration du contrat
64
3.5.5 Analyse des performances fournisseurs
64
66
3.6.1 Gestion des commandes
66
3.6.2 Gestion des réceptions
71
3.6.3 Gestion des factures
74
3.7 Workflows d’approbation
76
3.7.1 Modélisation des procédures
76
3.7.2 Editeur graphique du Workflow d’approbation
78
3.7.3 Enchaînement des approbations
79
3.8 Gestion de profils/Sécurité
80
3.8.1 Gestion des droits
80
3.8.2 Gestion des rôles
82
3.8.3 Interface utilisateur
83
3.8.4 Modification des instances d’approbation
85
3.9 Places de marché
85
ANALYSER LES OFFRES
I
REDIGER LE CAHIER DES CHARGES
I
APPROFONDIR LE DOMAINE
I
3.6 Gestion des commandes/réceptions/facturation
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N°
REDIGER LE CAHIER DES CHARGES
I
ANALYSER LES OFFRES
Questions standard
Contraintes
de votre entreprise
Pondération
Réponses et
commentaires
1. CARACTERISTIQUES COMMERCIALES
1.1 Identifiant du progiciel
1
Quel est le nom du progiciel étudié ?
Quelle en est la version étudiée ?
De quand date cette version (date de fin
de développement) ?
Quand cette version a-t-elle été
commercialisée ?
I
APPROFONDIR LE DOMAINE
I
COMPRENDRE LE MARCHÉ
LA CHECK LIST
Quand cette version a-t-elle été
implantée la première fois chez un
client ?
Sur quelle plate-forme matérielle est
étudiée la version du progiciel cidessus ?
Sous quel système d'exploitation est
étudiée la version du progiciel cidessus ?
1.2 Généralités
1.2.1 La société distributrice du progiciel (distributeur principal)
2
Nom de la société ?
Adresse ?
Téléphone ?
Télécopie ?
Nom et prénom de la personne à
contacter ?
Fonction de la personne à contacter ?
…
/….
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N°
Questions standard
Contraintes
de votre entreprise
Pondération
Réponses et
commentaires
2. CARACTERISTIQUES TECHNIQUES
2.1 Développement du produit
114
REDIGER LE CAHIER DES CHARGES
I
ANALYSER LES OFFRES
Quels sont les langages et outils utilisés
pour le développement du progiciel :
- pour sa partie cliente
(éventuellement) ?
- pour sa partie serveur ?
I
APPROFONDIR LE DOMAINE
I
COMPRENDRE LE MARCHÉ
LA CHECK LIST
- pour une application classique (s’il y a
lieu) ?
2.2 Spécifications de fonctionnement
2.2.1 Mode de fonctionnement
115
Mode de fonctionnement du progiciel :
- application centrale (i.e., logique
applicative centralisée, accès via
terminaux passifs) ?
- client/serveur de données ("fat
client", i.e., toute la logique
applicative sur le client) ?
- client/serveur multi-niveaux (i.e.,
logique applicative distribuée entre
client, serveur de traitements et
serveur de données) ?
- Web (i.e., logique applicative pour
partie téléchargée à la demande sur
le client léger) ?
Dans le cas de réponses multiples à la
question précédente, le progiciel peut-il
fonctionner en mode mixte (e.g.,
certains utilisateurs en terminaux
passifs, d’autres en client/serveur) ?
…
/….
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N°
REDIGER LE CAHIER DES CHARGES
I
ANALYSER LES OFFRES
Questions standard
Contraintes
de votre entreprise
Pondération
Réponses et
commentaires
3. CARACTERISTIQUES FONCTIONNELLES
3.1 Caractéristiques générales
3.1.1 Les fonctions
173
Quels types d’achats le progiciel de
gestion des achats s'adresse-t-il :
- achats indirects ?
Si OUI, précisez :
I
APPROFONDIR LE DOMAINE
I
COMPRENDRE LE MARCHÉ
LA CHECK LIST
- MRO et autres services (fournitures de
bureau, publications et impressions de
documents, interim, voyages, achats
d’espaces, produits
promotionnels,…) ?
- achats d’investissement (ex. : matériel
informatique) ?
- transport ?
- énergie ?
- achats directs ou stratégiques ?
Si OUI, précisez lesquels :
- achats de production ?
- autres ?
174
Le produit fait-il partie d’une gamme
plus générale de produits de gestion de
l’entreprise et/ou permet-il de
d’interfacer à ces derniers (précisez s’il
s’agit de produits du même éditeur et
quel est la nature de l’interfaçage) :
- ERP (gestion commerciale (ADV),
gestion comptable et financière,
gestion de production,…) ?
…
/….
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ANALYSE PRODUIT
Solution : wwwww
L’analyse de cette
solution a été réalisée par
Dominique Dupuis
- Version : yyyyy - Editeur : xxxxx
BREF DESCRIPTIF
Wwwww est une solution vvvvvv.
ANALYSER LES OFFRES I
REDIGER LE CAHIER DES CHARGES
I
APPROFONDIR LE DOMAINE
I
COMPRENDRE LE MARCHÉ
Date doc : 05/01/2012
La gestion des achats et relations fournisseurs
wwwww est éditée par xxxxx (cf. fiche éditeur).
Cible principale : vvvvvv.
OBJECTIF DU DOCUMENT.
Ce document donne les éléments pour
comprendre les grands axes fonctionnels
et le positionnement de l'offre évaluée.
Nombre de clients : vvvvvv.
SOMMAIRE
L'analyste donne son avis sur sa
perception de l'offre et sur les points
essentiels à retenir de son analyse.
BREF DESCRIPTIF
1
LES POINTS A RETENIR
2
SYNTHÈSE
3
On trouvera ici ce qu'il faut savoir de la
genèse de l'offre, son positionnement
fonctionnel, un descriptif de ses
fonctions, un tableau récapitulatif des
points forts/points faibles.
DESCRIPTIF DE L'OFFRE
5
COUVERTURE FONCTIONNELLE DETAILLEE
6
Les éléments de synthèse concernant
cette offre sont suivis d'un panorama
détaillé des fonctions, commenté par
l'analyste.
1. SYNTHESE TECHNIQUE ET FONCTIONNELLE DE LA SOLUTION
6
2. QUESTIONS COMMERCIALES
6
3. QUESTIONS SUR LE MODE SAAS
10
4. QUESTIONS TECHNIQUES
13
5. CARACTERISTIQUES FONCTIONNELLES
18
L’AVIS DE L’ANALYSTE. xxxxxxx
11/12
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Le CXP met à votre disposition les documents suivants :
► Synthèse et Perspectives
Eclairages sur l’actualité
Etudes de cas / Fiches éditeurs
Livres blancs et présentations de conférences
Approfondir le domaine
Etat de l’art : Les Enjeux
Etat de l’art : Les Acteurs
Notes de recherche
Rédiger un cahier des
charges
Etat de l’art : Les Fonctions
Notes de recherches complémentaires
Check-List
Analyser les offres
Analyse produit
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