Agent visas -Offre d`emploi

AMBASSADE DE FRANCE EN ROUMANIE
OFFRE D’EMPLOI
IDENTIFICATION DU POSTE : AGENT VISAS
I. DÉFINITION DU POSTE :
1. L’OBJET DU POSTE :
Le titulaire du poste est responsable de l’instruction des demandes des visas.
2. LES OBJECTIFS DU POSTE :
• Recevoir, orienter, assister et informer les demandeurs de visas ;
• Assurer l’instruction des dossiers des visas ;
• Assurer l’encaissement des droits de chancellerie visas et leur remise au service comptabilité
de l’ambassade.
3. LES ACTIVITÉS DU POSTE :
• Accueil, orientation, assistance et information des demandeurs de visas ;
• Gestion de la messagerie
• Gestion des demandes de rendez-vous ;
• Réception des demandes des visas ;
• Encaissement des droits de chancellerie Visas ;
• Interrogation et audition des demandeurs de visas ;
• Instruction des demandes de visas ;
• Vérifier que les documents justificatifs sont complets et correctement rédigés en fonction de
la nature du visa demandé ;
• Remise des passeports aux demandeurs ;
• Tenir et mettre à jour les données spécifiques à son poste et fournir des données statistiques
sur la demande de ses supérieurs hiérarchiques ;
• Trier et archiver les documents ;
• Contacts (téléphone, courriels, fax, rédaction de courriers) avec les autorités roumaines et
françaises pertinentes pour le traitement des dossiers visas ;
• Etre disponible au dialogue ;
• Accomplir toute autre tâche confiée par les supérieurs hiérarchique pour assurer le bon
fonctionnement de la Section consulaire et de l’Ambassade de France en Roumanie.
4. RESPONSABILITÉS DU POSTE :
a) Par rapport aux objectifs du poste le titulaire du poste est responsable de :
• Respecter le secret professionnel le plus absolu ;
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•
•
Respecter les délais impartis pour l’exécution des tâches confiées ;
Informer périodiquement les supérieurs hiérarchiques sur toutes les activités, en remplissant
les rapports d’activité demandés ;
• Promouvoir une bonne image de l’Ambassade par sa manière de se comporter et par ses
activités ;
• Respecter les objectifs et la stratégie générale de l’Ambassade ;
• S’informer des nouvelles dispositions réglementaires concernant les activités du poste et les
appliquer.
b) Par rapport aux relations interpersonnelles et à la communication le titulaire du poste est
responsable de :
• Assurer une communication optimale avec et entre les services de l’Ambassade par une
transmission rapide, précise et correcte des informations ;
• Etre et rester poli(e) envers le public et les collègues.
c) Par rapport à l’équipement le titulaire du poste est responsable de :
• Respecter les procédures internes pour l’utilisation des instruments et appareils qui lui
confiés ;
• Informer immédiatement les personnes responsables en cas de dysfonctionnement des
appareils et instruments lui confiés ;
• Restituer tous les documents ou matériels concernant l’Ambassade lors de la cessation du
contrat de travail.
d) Par rapport à la sécurité du travail le titulaire du poste est responsable de :
• Respecter les normes relatives à la sécurité, à la santé du travail et à la prévention des
incendies.
e) Par rapport aux règlements et procédures de travail le titulaire du poste est responsable de
:
• Respecter les procédures de travail générales et spécifiques (horaires, ponctualité, délais) ;
• Respecter la stratégie de communication adoptée par l’Ambassade ;
• Respecter le Règlement intérieur ;
• Respecter les délais imposés par la hiérarchie ;
• Respecter et appliquer les dispositions légales en vigueur ;
• Respecter la confidentialité des toutes les informations dont il a connaissance dans son
travail.
5. CONDITIONS DE TRAVAIL :
a) Horaires de travail :
• Du lundi au vendredi de 9h00 à 13h00 ;
• Ce poste n’est pas soumis au système d’astreintes par rotation, qui implique la communication de ses
coordonnées téléphoniques à l’Ambassade afin d’être joignable.
b) Conditions matérielles :
• Environnement : ne travaille pas dans des conditions particulières ;
• Déplacements : peut être amené(e) ponctuellement à se déplacer en dehors de l’Ambassade et
à participer aux événements externes ;
• Espace: travaille au siège de l’Ambassade.
c) Conditions de formation professionnelle : participe à divers cours de formation, sessions et
conférences dans son domaine.
6. AUTONOMIE DU POSTE :
a) Autorité par rapport aux autres postes
Néant
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b) Délégation
Est remplacée par le secrétaire administratif du Consul, chef de la Section consulaire, lors de
ses absences.
7.
PERIODE D’EVALUATION DES PERFORMANCES
Annuelle
II. LES EXIGENGES DU POSTE :
a) Le niveau d’études et expérience :
• Études supérieures ;
• Minimum 1 an d’expérience dans un poste similaire.
b) Qualification requise :
• Avoir une très bonne maîtrise de la langue française (parlé et écrit)
• Avoir une bonne connaissance de la langue anglaise.
c) Compétences :
• Excellente connaissance de l’environnement informatique (Word, Excel, Powerpoint et
Internet) et des logiciels consulaires liés au poste de travail ;
• Capacités relationnelles et de négociation ;
• Sens des responsabilités, esprit d'initiative et dynamisme ;
• Forte capacité d’adaptation, patience et rigueur ;
• Disponibilité ;
• Qualités d’organisation et de planification: respecter les procédures de l’Ambassade,
planifier ses activités à court, moyen et long terme, gérer les priorités et les aléas.
Les missions et attributions définies dans cette fiche de poste ne présentent ni un caractère exhaustif,
ni un caractère définitif et pourront être modifiées en fonction des évolutions d’organisation de
l’Ambassade.
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