Utiliser un tableau de données

Utiliser un tableau de données
OBJECTIFS :
- Définir une Base de Données.
- Présentation : tableau de données.
- Création d’un tableau de données
- Gestion d’un tableau de données.
- Trier et Filtrer des données.
- Extraction des données.
- Utiliser des fonctions liées aux données.
- Importer des données d’ACCESS.
Une base de données est un ensemble de données structurées.
Cet ensemble de données, doit répondre aux besoins des utilisations : création des listes, édition, extraction…
Chacun des éléments est un type précis de donnée.
La présentation générale est sous forme d’un tableau :
- chaque ligne représente une fiche,
- chaque colonne représente un élément de chaque fiche,
- chacune des colonnes représente le même type d’élément de l’ensemble des fiches.
Pour gérer de petites listes, Excel répond très bien à ce type de souhait.
Le tableur permet la construction et la manipulation de tableaux tout en donnant la possibilité de rechercher, d’interroger et d’extraire des données de ce tableau.
Les notions de création, d’exploitation, d’extraction, d’interrogation… d’une base de données seront
considérées par Excel comme une gestion de listes de données. Excel n’est pas un SGBDR (Système de
Gestion de Base de Données Relationnel) type ACCESS. Sont utilisation est donc limité : en terme d’exigence, de gestion… Excel ne pourra jamais en l’occurrence remplacer les capacités d’un SGBDR.
1 - Présentation
Dans un tableau de données, les données sont présentées en colonnes et en lignes.
Le titre de la colonne est appelé : champ.
Le contenue d’une ligne est appelé : enregistrement ou fiche.
Reprenons notre exemple créé dans le thème précédent, où nous avions créé la table ci-dessous :
Utiliser un tableau de données
Les colonnes : champs
Les lignes : enregistrements
Une ligne constitue une Fiche
Remarque : Excel 2007 ne parle plus de Liste mais de Tableau.
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2 - Création/Suppression d’un tableau de données
Création, marche à suivre :
sSAISIRLESDONNÏESENINDIQUANT
- pour chaque colonne un nom constitue le champ (appelé également : titre),
- pour chaque ligne les enregistrements (un enregistrement est composé de différentes valeurs),
sACTIVERLONGLET)NSERTION
sCLIQUERSURLICÙNE4ABLEAUDUBLOC4ABLEAUX
- indiquer la plage ou zone du tableau (plage
comprenant les champs et les enregistrements : colonnes et lignes),
- cliquer sur Ok pour ouvrir le Ruban Outils de
Tableau.
Cliquer sur le bouton Ok pour
ouvrir le Ruban ci-dessous
Nouveau Tableau de données
Suppression, marche à suivre :
- sélectionner le tableau (l’onglet Outils de tableau s’ouvre),
- cliquer sur l’onglet Création,
- dans le bloc Outils, sélectionner le menu Convertir en plage puis valider.
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Menu à sélectionner pour supprimer
un tableau de données à partir de
l’onglet Création.
3 - Gestion du tableau
La gestion d’un tableau consiste :
- à renommer le tableau,
- insérer des colonnes ou des lignes,
- redimensionner le tableau,
- modifier le style de tableau,
-…
Pour gérer un tableau il faut au préalable activer le Ruban Outils de tableau.
Pour cela :
- soit sélectionner la zone constituant le tableau,
- soit sélectionner le nom du tableau dans la zone de nommage (ou d’identification de cellules).
Cliquer dans cette zone pour modifier
le nom du tableau puis appuyer sur la
touche Entrée (du clavier).
Permet de redimensionner le tableau.
Important lorsque vous avez oublié
une ou + colonnes ou lignes.
Cocher ou décocher
les options
Permet de modifier le Style de
présentation du tableau. Visualiser le
style en glissant la souris sur le style
puis valider votre choix
La colonne Origine
a été ajoutée
Remarque : l’ajout d’une colonne contiguë ou d’une ligne contiguë (au tableau) redimensionne automatiquement
le tableau.
Utiliser un tableau de données
Colonne ajoutée
Ligne ou enregistrement ajouté
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4 - Trier et ou Filtrer des données
Remarque pour les points a, b, c : nous utiliserons le Ruban Accueil sachant qu’il est également possible d’utiliser
le Ruban Données afin de réaliser l’ensemble de ces opérations de Tri de Filtrage.
a - Trier des données à partir d’un critère
Lorsque l’on ajoute, supprime des données il est utile de trier à nouveau son tableau. En effet, un tableau de données dans
le désordre interdit toute manipulation rationnelle des données.
Il peut également être utile de trier les données de son tableau pour divers besoins.
Exemple : j’ai besoin de classer les élèves en fonction de leur origine.
Marche à suivre :
- sélectionner le tableau de données (permet d’activer le Ruban Outils de tableau),
- dans la colonne choisie cliquer sur le bouton représentant une flèche,
- sélectionner un ordre de tri,
- cliquer sur OK.
Colonne choisie
Flèche déroulante de sélection d’ordre
Critère prédéfini de tri
Résultat : en fonction du tri sur la colonne
Origine Trier de A à Z (ordre croissant)
On remarque que tous les enregistrements ont
été reclassés donc triés en fonction du critère
sélectionné
b - Trier des données à partir de plusieurs critères
Il peut être intéressant ou important de réaliser un tri sur plusieurs critères.
Par exemple : trions les élèves, en fonction de l’origine et dans l’ordre alphabétique des noms.
Marche à suivre :
- sélectionner le tableau de données (permet d’activer le Ruban Outils de tableau),
- afficher l’onglet Accueil,
- cliquer sur l’icône Trier et Filtrer du bloc Edition,
- sélectionner le sous menu Tri personnalisé…
Onglet accueil
Ruban Outils de Tableau
Tableau de données sélectionné
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- sélectionner le 1er critère de tri,
- cliquer sur le bouton ajouter un niveau,
- sélectionner le 2e critère de tri, … idem pour autres critères (niveaux),
- cliquer sur le bouton OK.
Champs sélectionnés dans la
zone de liste déroulante
On remarque une flèche dans
la zone déroulante. Cette flèche
indique qu’un tri est pratiqué sur
le champ.
c - Filtrer des données avant de procéder à un tri
Le tri peut s’effectuer sur l’ensemble des données du tableau ou simplement sur une partie du tableau de données.
Dans ce cas, il est nécessaire de poser un Filtre sur les données puis de trier les données filtrées.
Exemple : nous souhaitons trier exclusivement les élèves d’origine 1STG1 par nom.
Marche à suivre :
- sélectionner le tableau de données (permet d’activer le Ruban Outils de tableau),
- afficher l’onglet Accueil,
- vérifier la présence des zones déroulantes dans chaque colonne du tableau, sinon cliquer sur l’icone Trier et Filtrer du
bloc Edition et sélectionner Filtrer,
- cliquer sur la flèche du champ à retenir pour le Filtre,
- désactiver les éléments non retenus,
- procéder à un tri simple ou un tri multiple critères.
Utiliser un tableau de données
Décocher les éléments à ne pas
retenir pour le tri
Icône indiquant la réalisation
d’un tri
Icône indiquant la pose d’un filtre
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d - Filtrage personnalisé des données
Cette option offre de multiples avantages par rapport au filtrage automatique des données. En effet, il sera possible de personnaliser son filtrage. Par exemple :
- retenir les élèves dont le prénom commence par D et par P,
- retenir le chiffre d’affaires des commerciaux réalisé entre le 01/01/2008 et le 31/01/2008,
-…
Marche à suivre (exemple : retenir les élèves dont le prénom commence par D et par P) :
- sélectionner le tableau de données (permet d’activer le Ruban Outils de
tableau),
- afficher l’onglet Accueil,
- vérifier la présence des zones déroulantes dans chaque colonne du tableau, sinon cliquer sur l’iconeTrier et Filtrer du bloc Edition et sélectionner Filtrer,
- cliquer sur la flèche du champ à retenir pour le Filtre,
- sélectionner Filtres Textuels puis Filtre personnalisé,
- compléter la boite de dialogue puis cliquer sur OK.
Filtre sur le champ Prénom élève
Eléments de filtrage
Seules les élèves dont le prénom
commence par D ou par P sont
affichés
Remarque : il existe de nombreux Filtres proposés par Excel en fonction de la nature des enregistrements du champ
sélectionné.
Exemple : si les enregistrements du champ sont constitués de date, Excel vous proposera un Filtre de type Chronologique. Voir : À votre Tour.
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5 - Extraction des données
L’intérêt d’un tableau de données réside dans le fait de pouvoir accéder (extraire) à un ou à plusieurs enregistrements
en fonction d’un critère ou de plusieurs critères.
Principe de mise en œuvre :
- activer le tableau de données,
- créer une zone de critère,
- indiquer une zone recevant le résultat de l’interrogation appelée zone d’extraction.
Remarque : la zone de critère(s) et la zone de résultat faisant suite à une extraction de données, peuvent être situées
sur des feuilles de calculs distinctes.
a - Extraction : simple critère
Remarque : par souci de simplification au niveau de la visualisation nous travaillerons sur une feuille de calcul unique.
Exemple : extraire la liste des élèves d’origine 1erSTG1.
Marche à suivre :
- sélectionner le champ composant le critère puis cliquer sur Copier,
- coller ce champ en dessous du tableau (ou sur une autre feuille),
Mais pourquoi un Copier/Coller :
- indiquer la valeur du critère,
Le copier/coller des champs évite
les erreurs de syntaxe.
- activer le tableau des données (utiliser la zone de nommage),
- sélectionner l’onglet Données,
Exemple Nom élève est différent
de Nom eleve
- dans le bloc Trier et Filtrer, sélectionner l’icône Avancé,
- compléter la boite de dialogue, puis cliquer sur le bouton OK.
Zone de
nommage
pour activer
le tableau de
données :
Classe_TGSI.
Cette zone doit
comprendre le
champ et une
valeur existante
dans la liste des
données.
Remarque : la plage doit
comprendre les en-têtes de
votre tableau. À savoir dans
l’exemple : point de départ A1
et point final D10
Sélectionner l’option
Copier vers un autre
emplacement.
L’option Filtrer la liste
sur place, cache les
données non retenues
Utiliser un tableau de données
Zone de critère
à créer soit par
un copier/coller
soit part une
saisie.
Après avoir
sélectionné le
tableau de données un Ruban
Outil de tableau
s’ouvre.
Plages : sélectionné automatiquement
après sélection du tableau de données
Zone de critère : sélectionner la plage
champ et donnée
Copier vers : sélectionner une cellule
(exemple A17)
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Résultat de l’extraction :
Zone de critère
Zone d’extraction
Remarque : suite à une extraction, il est possible d’ajouter des lignes et/ou des colonnes pour réaliser par exemple des
statistiques.
Fonction appliquée à la cellule B23 :
=NB(A18:A22)
b - Extraction : critères multiples
Remarque : par souci de simplification au niveau de la visualisation nous travaillerons sur une feuille de calcul unique.
La marche à suivre est identique pour un critère unique d’extraction ou pour un ensemble de critères.
Observons les divers exemples ci-dessous :
Tableau de
données :
J’ai modifié
certaines données
au niveau des
noms et des
origines afin de
présenter diverses
situations.
Extraction des
données : Seuls
les élèves de
1erSTG1 dont le
nom commence
par la lettre D sont
extrait.
On souhaite retenir
les élèves de
1erSTG1 ET dont le
nom commence
par la lettre D.
Les critères sont
sur une seule ligne.
Extraction
des données :
extraction des
élèves de 1erSTG1
OU ayant un nom
commençant par la
lettre D.
On souhaite retenir
les élèves de
1erSTG1 OU dont
le nom commence
par la lettre D.
Les critères sont
sur des lignes
distinctes.
Une petite
combinaison
du ET mais on
introduit une
* (* étoile)
à l’intérieur.
Signification le
nom commence
par la lettre D et
se termine par la
lettre U.
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Extraction
réalisée : 2 élèves
apparaissent.
Il est possible d’utiliser le même principe au niveau du OU.
On souhaite retenir les élèves
dont le nom commence par la
lettre D OU la lettre J.
Dans ce cas il faut dupliquer le
critère.
Attention : indiquer les critères
sur 2 lignes. En effet il ne peut y
avoir d’élève ayant un nom qui
commence par D et par J
Il est également possible d’utiliser des opérateurs dans la zone de critère. Les opérateurs sont les opérateurs habituels
d’Excel. À savoir :
supérieur >
supérieur ou égal =>
inférieur <
inférieur ou égal =>
égal =
différent de <>
* (étoile) Remplace tous les caractères
? (point d’interrogation) Remplace un caractère
Colonne ajoutée pour les besoins
de l’exemple
Critère proposé avec l’opérateur >
(supérieur)
Extraction des élèves de plus de
18 ans.
Utiliser un tableau de données
Critères proposés avec
l’opérateur >à 18 ET
l’opérateur <= 19
Remarque : si vous ajoutez une colonne à votre tableau de données, il faut absolument vérifier dans la boite de dialogue Filtre avancé l’élément Plages. En effet, si aucune redéfinition du tableau de données n’a été effectuée la Plage de
données sera erronée.
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6 - Utiliser des fonctions liées aux données
Microsoft Excel fournit des fonctions de feuille de calcul pour analyser des données stockées dans des tableaux de
données.
Chacune de ces fonctions, regroupées sous l’appellation fonctions de base de données, utilise trois arguments : base
de données, champ et critères. Ces arguments font référence aux plages de feuille de calcul utilisées par la fonction.
Excel propose tout un lot de fonction très utile lorsque l’on travail sur un ensemble de données.
On peut citer quelques fonctions :
=BDSOMME : ajoutent les nombres dans la colonne de champ des enregistrements de la base de données, qui répondent au(x) critère(s).
=BDMOYENNE : renvoie la moyenne des nombres dans la colonne de champ des enregistrements de la base de données, qui répondent au(x) critère(s).
=BDMNB : compte le nombre de cellules d’une base de données qui contiennent des nombres en fonction du ou des
critère(s).
=BDMAX : renvoie la valeur maximum des nombres dans la colonne de champ des enregistrements de la base de
données, qui répondent au(x) critère(s).
=BDMIN : renvoie la valeur minimum des nombres dans la colonne de champ des enregistrements de la base de données, qui répondent au(x) critère(s).
Exemple : indiquer l’âge moyen des élèves ayant pour origine la classe de 1erSTG1.
Marche à suivre :
- créer une zone de critère en indiquant sa valeur,
- dans une cellule attenante au résultat indiquer sa signification,
- saisir la formule puis valider.
E1 est la cellule de calcul
sur laquelle la moyenne
est effectuée.
A14:A15 Zone de critère
(champs et valeur)
Phrase précisant le résultat
Fonctions utilisées
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7 - Importer des données en provenance d’ACCESS
Il est peut être intéressant d’importer dans une feuille de calcul des données en provenance d’une base de données
externe.
Cette technique permet de récupérer des données sans avoir à ressaisir les informations.
Marche à suivre :
- sélectionner l’onglet Données,
- sélectionner dans le bloc Données externes l’icône A partir du fichier Access,
- sélectionner la base de données,
- indiquer l’emplacement de l’importation puis cliquer sur OK.
Sélection de la base de données.
Le fichier exemple est disponible
sur le CD dans le dossier Corrigés
À votre tour :
base élève.mdb
Ouverture de la boite de dialogue après avoir cliqué sur le bouton Ouvrir
Utiliser un tableau de données
Préciser la destination
Résultat directement sous forme
de Tableau de données. Voir le
résultat dans Corrigés À votre
Tour : le fichier Import_élève.xlsx
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