Maintenir un stock de dispositifs médicaux juste: une utopie? Bruno

Maintenir un stock de dispositifs médicaux juste :
une utopie?
Bruno COAT, Marie CALLANQUIN, Nathalie DEL MISSIER, Michel CALLANQUIN
Service de Pharmacie, Hôpital Louis Mourier (AP-HP)
178 rue des Renouillers, Colombes
[email protected]
Introduction
Matériel et Méthodes
• Des inventaires tournants ont été réalisés
pendant 4 mois, d’abord de façon aléatoire, puis
en ciblant les dispensations récentes, grâce à
notre logiciel de gestion de stock (Copilote®).
• Les écarts supérieurs à 5% ont été
répertoriés. La cause de l’écart a été
recherchée à chaque fois.
• Cette analyse nous a permis de construire
l’arbre ci-contre, qui rassemble :
- les étapes du circuit des dispositifs médicaux
- les sources d’erreur
- les mesures correctives que nous avons prises
De novembre 2012 à mars 2013 :
- 4080 emplacements inventoriés
- 122 écarts répertoriés
- 11 causes d’écarts principales identifiées
Causes d’écarts les plus fréquentes
80
71
70
60
Articles manquants dans la
commande, réception partielle
50
Mesures correctives proposées
Dissocier réception physique
et informatique
Références livrées différentes
des références commandées
 Comparer bon de commande
et bon de livraison
 Réception informatique ligne
par ligne
Changements de
conditionnement
Signalement aux responsables
des stocks
Références similaires voisines
Eloignement des références
trop similaires
(ex: article disponible en plusieurs
tailles)
Références similaires
réceptionnées le même jour
Rangement immédiatement
après réception informatique
Facteur humain (ex: erreur de
Sensibilisation du personnel:
chaque tâche doit être
effectuée du début à la fin sans
être dérangé
lecture, erreur d’emplacement, oubli de
préparation de certains articles)
Dispensation
Résultats
Rangement
• Le maintien d’un stock de dispositifs médicaux
juste suite à un inventaire annuel est un vrai
challenge. De nombreux écarts apparaissent
entre stock physique et stock informatique.
• Un stock faux peut entraîner des ruptures de
stock qui peuvent avoir des conséquences pour
le patient.
• Nous avons recherché systématiquement les
causes de ces erreurs de stock afin d’améliorer
les pratiques de notre unité.
Réception
Causes des écarts
n°14
Saisie informatique des
dépannages urgents (lorsque le
service n’a pas réalisé lui-même sa
commande informatique)
Comptage unitaire
(déconditionnement nécessaire)
Double contrôle pour une
partie du stock
Sortie informatique en temps réel
Signature du bon de livraison par
le service de soin
Réévaluation des QML des
services
Discordance entre unité
indivisible physique et
informatique sans possibilité de
modifier la base de données
Informations dans les rayons
Même article à des
emplacements voisins dans les
stockeurs rotatifs (nécessité d’une
Sensibilisation du personnel
40
30
18
20
11
10
7
6
5
4
0
Retours
double validation)
Saisie informatique des retours
Mise en place d’un mode
opératoire et information du
personnel
% des emplacements avec des
écarts lors des inventaires tournants
Discussion/Conclusion
50%
45%
Inventaire
annuel
40%
35%
30%
25%
20%
15%
10%
5%
0%
06/11/2012
06/12/2012
06/01/2013
06/02/2013
06/03/2013
 Réduction des écarts de stock après mise en place des mesures correctives
 Effort particulier sur la sensibilisation du personnel
 Nécessité d’organiser le travail afin d’obtenir un climat favorisant la
concentration sur les tâches effectuées
 Réévaluation de l’impact à moyen terme et discussion avec le personnel
 A suivre: Rédaction d’une procédure sur le circuit des DMS, avec
systématisation des contrôles et création d’une liste de produits traceurs
QML = quantité minimale de livraison; DMS = Dispositifs Médicaux Stériles