Témoignage GDS - GE Healthcare

GE Healthcare
AssetPlus*
Un projet de grande envergure et un
partenariat GMAO réussi entre Générale
de Santé et General Electric Healthcare
avec le produit AssetPlus.
Le premier groupe d’hospitalisation privée de France a opté
pour la solution de GMAO 1 GE Healthcare AssetPlus*.
Une interview d’Emmanuelle Duyck, Responsable des investissements
en matériel médical au sein du groupe Générale de Santé.
Interview réalisée en septembre 2013.
Pourriez-vous nous présenter le groupe
Générale de Santé en quelques lignes ?
Générale de Santé est le groupe leader de
l’hospitalisation privée en France. Ce groupe a été
créé à la fin des années 80 et compte aujourd’hui
75 établissements et centres, emploie 19 000 salariés, et exploite plus de 50 000 dispositifs médicaux.
Emmanuelle Duyck
Dans le groupe Générale de Santé
depuis 2000, de formation Ingénieur Biomédical à l’Université
Technologique de Compiègne
(UTC), Emmanuelle Duyck est la
Responsable des investissements
en matériel médical du groupe
GDS depuis 2010.
Votre projet de GMAO a concerné une
soixantaine de cliniques, quel a été
le facteur déclenchant ?
Le projet, en gestation depuis plusieurs années
au sein du groupe, s’est contractualisé fin 2009 début 2010. Nous avons réalisé un audit courant
2007/2008 afin de comprendre comment était géré
le parc de matériel médical. Il n’existait pas de coordination centralisée sur les investissements : chaque
établissement était en charge de son budget et
arbitrait ses propres dépenses.
De plus, il n’y avait pas de vérifications pluriannuelles
sur les investissements donc nous n’avions pas de
vision à moyen et long terme sur les projets à
réaliser, l’évolution des équipements, l’âge du parc, etc.
1. GMAO : Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur
Au cours de cet audit, nous nous sommes aperçus
qu’il y avait une grande disparité dans les systèmes
de gestion suivant les établissements. D’autre part,
les inventaires étaient parfois obsolètes (certains
utilisaient uniquement Excel**).
Afin de résoudre cette problématique, un appel
d’offre a été lancé courant 2009 auprès de différents
prestataires de GMAO.
Le projet de GMAO était l’outil structurant pour
pouvoir coordonner toute notre organisation.
Comment fonctionniez-vous avant la mise
en place de la solution de GMAO AssetPlus ?
Avant, seul le technicien local connaissait son
parc d’équipements. Désormais, les équipes ont à
disposition un outil leur permettant de générer des
tableaux de bords, d’avoir une traçabilité sur le
nombre d’équipements réformés et une meilleure
connaissance du parc. Toute cette information peut
être partagée avec les décideurs locaux et le siège
de Générale de Santé.
Quelles étaient vos attentes concernant l’outil
de GMAO ?
Notre tout premier objectif était de trouver un outil
permettant localement d’avoir une meilleure vision du
parc de matériel médical existant. L’équipe biomédicale
locale devait disposer d’un outil capable de coordonner
la maintenance et générer des rapports concernant,
entre autres, le nombre d’interventions réalisées,
l’évaluation des coûts et ainsi mieux communiquer
avec sa direction.
accessibilité
simplicité
Parallèlement, nous avions pour objectif de coordonner
le renouvellement du matériel et piloter les investissements de façon centralisée sur la base des données
d’inventaire de chaque site.
Tous ces éléments nous imposaient un outil flexible.
En effet, même si l’urgence était de gérer localement le
matériel médical, la base nécessitait d’être centralisée.
Cet outil devait donc s’adapter suivant les utilisateurs
et les rapports souhaités aussi bien au niveau central
que local.
De plus, il devait être extrêmement évolutif car nous
envisagions d’étendre son utilisation à d’autres
matériels et bien entendu, son coût de déploiement
devait être maitrisé.
mobilité
Cette stratégie quant aux renouvellements de matériels
et demandes d’investissements est essentielle pour
notre groupe afin de restructurer certains de nos
établissements et accueillir dans les meilleures
conditions de nouveaux praticiens.
Enfin, dès la phase pilote, nous avons été tout à fait
confiant quant à l’extension sur tous les autres sites du
groupe.
Parlez-nous de la phase de formation.
Les formations se sont déroulées tout au long du
déploiement soit un an environ. A mesure que la solution
AssetPlus* était installée dans les établissements,
nous faisions l’extraction et le nettoyage des bases de
données existantes et enfin, la formation des utilisateurs.
De nombreux techniciens biomédicaux avaient déjà
utilisé ce type d’outil de près ou de loin, ce qui a facilité
les phases de formation. En effet, il y avait un historique
entre GE et GDS depuis une quinzaine d’années avec
d’autres solutions informatiques.
Vous avez dû récupérer vos anciennes bases
de données. Comment s’est déroulé ce transfert ?
L’intérêt d’AssetPlus réside dans la facilité à récupérer
des données contenues dans nos logiciels précédents
(historiques, etc). L’extraction des données d’inventaire a
été réalisée avec succès. La partie la plus délicate était la
récupération des historiques d’interventions pouvant
différer selon les outils préalablement en place.
Pour ce faire, nous avons pris le temps de nettoyer les
bases de données, afin de les homogénéiser. Ainsi, nous
disposons d’un langage commun qui permet d’éviter les
problèmes de saisies.
Comment s’est mis en place votre projet ?
communication
Nous avons lancé une phase pilote dans trois établissements pendant 5 mois, au printemps 2010. Le déploiement a commencé en septembre 2010 et a été finalisé
début 2012 avec un chef de projet GE dédié à la mise en
place de cet outil.
Quels ont été les atouts de GE ?
géolocalisation
consolidation
GE possède une bonne capacité à travailler en mode
projet. Les différentes phases ont été clairement identifiées avec le chef de projet GE qui connaissait parfaitement le produit. Il était à même d’avoir à la fois une
vision précise et technique pour répondre aux utilisateurs
métier et également une vision globale de l’architecture
technique. Il y avait un travail important de coordination
informatique à réaliser puisqu’aujourd’hui tout est installé
sur des serveurs centraux et non sur les postes locaux
Ceci démontre la haute technologie développée par GE.
La phase de déploiement a été très facile :
une fois que l’équipe informatique avait activé
les différents serveurs, il suffisait de donner l’accès
aux utilisateurs.
L’apport technique important et l’accompagnement de
GE, même sur les phases de récupération d’historiques
ont été une des clés de la réussite de ce projet. Nous
nous sommes sentis épaulés et rassurés de n’avoir qu’un
seul interlocuteur.
Vous avez été la coordinatrice coté GDS.
Comment était constituée votre équipe
pour ce projet ?
En amont du choix du logiciel, nous avons constitué
un groupe d’utilisateurs métier et d’utilisateurs de la
direction générale. Nous formions une équipe de 5-6
personnes pour le choix de la solution.
J’ai établi avec cette équipe un cahier des charges spécifique auprès de la DSI2
Une fois l’outil choisi, j’ai travaillé avec 3 référents
biomédicaux ainsi que l’équipe DSI qui comptait 3-4
responsables sécurité selon les domaines applicatifs
car nos normes de sécurité sont importantes (accès
sécurisé au réseau/mise en place des serveurs).
AssetPlus est l’un des rares outils centralisés que
possède le groupe. Comme tout est implanté au siège et
qu’il s’agit d’outil qu’utilisent en permanence les responsables biomédicaux, il n’était pas envisageable qu’il soit
en suspend pendant plus de 24 heures (cela faisait partie
du cahier des charges initial).
GE a contribué à répondre aux besoins et contraintes
réglementaires et sécuritaires du groupe. La flexibilité
du logiciel nous a permis d’adapter ce dernier suivant
les besoins de chaque établissement tout en ayant une
base commune.
2. DSI : Directeur du Service Informatique
GE a su développer les fonctionnalités spécifiques
dont nous avions besoin tout en restant en
cohérence avec le plan de développement
mondial d’AssetPlus.
Quelles ont été les avantages
de cette mise en œuvre ?
D’un point de vue réglementaire et sécuritaire,
le logiciel nous aide à avoir une visibilité sur toute la
maintenance obligatoire et réglementée.
Nous avons maintenant la possibilité de réaliser des
rapports. Cela permet à chaque technicien biomédical
d’organiser les missions à réaliser.
Aujourd’hui, objectiver les renouvellements
ou l’achat de matériels sans cet outil seraient,
pour moi, très compliqué.
Je peux enfin statuer clairement sur les demandes
d’investissements via l’analyse de ces bases de données.
J’utilise beaucoup les tableaux de bords. Ils me
permettent d’avoir une traçabilité concernant la vétusté
du parc, son état, l’année de mise en service, etc.
Nous avons maintenant une architecture technique
qui nous permet d’optimiser l’utilisation de l’outil.
De plus, nous pouvons savoir qui modifie quoi et quand.
Avoir un outil centralisé avec un contrat de maintenance unique, nous aide aussi à réaliser une économie
d’échelle.
Comment avez-vous transposé votre
organisation dans l’outil ?
La France est organisée en 3 zones équivalentes à des
régions. Au sein de ces zones, 19 pôles d’activités
regroupent les établissements MCO3 correspondant.
La GMAO nous a permis d’instaurer une hiérarchie
de responsabilité dans notre organisation.
Certains techniciens biomédicaux ont une visibilité sur
l’ensemble du pôle, cela dépend de leur rattachement
hiérarchique.
Par exemple, le responsable biomédical de Lyon ne
voit que les données de son pôle. L’utilisateur n’a accès
qu’à ce qui le concerne.
En quoi était-il important pour vous de rendre
certains champs obligatoires dans ce logiciel ?
Cet outil ne devait pas être uniquement un outil
de consultation mais surtout un outil de pilotage des
investissements au niveau national. On doit à tout
moment pouvoir faire des statistiques sur nos données.
Les champs obligatoires nous servent à avoir un code
CNEH4 automatique, c’est à dire une classification
par gamme de produits. Le nom de marque, la date
d’achat, de mise en service sont par exemple des
champs rendus obligatoires.
Par la suite, cela permet d’extraire facilement des
données si nécessaire.
En conclusion, quelles sont les prochaines
évolutions ?
La fin du déploiement est récente (fin 2011/ début 2012).
Aujourd’hui, la partie inventaire est opérationnelle et
satisfaisante en termes de contenu.
A terme, nous avons le projet d’agrandir le périmètre
vers la gestion du patrimoine technique tel que les
infrastructures (chaudière, ascenseur, centrale de
traitement d’air, etc.) ou l’informatique (parc de PC,
imprimante, etc.).
Aujourd’hui, les fonctionnalités de l’outil sont
parfaitement adaptées à notre utilisation et nos
besoins, il nous serait impossible de faire sans.
3. MCO : Médecine Chirurgie Obstétrique
4. CNEH : Codification du Centre National des Equipements Hospitaliers
EN Quelques chiffres
Quels sont les points forts que vous pourriez mettre en avant ?
> La qualité : AssetPlus est un outil de référence pour notre métier.
Il suffisait de l’adapter à notre organisation. Le paramétrage a été
simple et les mises à jour successives sont cohérentes par rapport
à nos besoins.
> Un interlocuteur référent unique : le support d’un accompagnateur
dédié connaissant parfaitement le produit a été un vrai plus. Il savait
s’adapter aux utilisateurs avec une approche très didactique et était
constamment à notre écoute.
> Un conseil technique avisé : nous avons bénéficié d’un regard attentif
sur l’architecture informatique du groupe. Cet aspect fut clé pour
la réussite de la mise en place du projet.
Si c’était à refaire, on le referait avec GE.
• 2
milliards de chiffre d’affaires en 2012
• 1
6% de parts de marché
de l’hospitalisation privée
• 75 établissements et centres :
activités de médecine, chirurgie,
obstétrique et de soins de suite
et de réadaptation
• 19 000 salariés
• 4 500 praticiens
• 50 000 dispositifs médicaux à maintenir
sur l’ensemble de ces établissements
Solution de GMAO AssetPlus
En savoir plus sur AssetPlus
• AssetPlus ne nécessite aucune installation sur le poste client :
organisation autour d’une base de données relationnelle et
fonctionnement en mode Terminal Serveur (RDS) et Web.
• Tablettes tactiles, Smartphones et Pockets PC partagent la même base
de données ORACLE** ou SQL Server** de Microsoft** et le même serveur
Web Tomcat**.
• AssetPlus peut être utilisé en mode local et en mode hébergé.
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General Electric Healthcare
Global Asset Management
283 rue de la Minière – 78533 Buc Cedex France
Tel : 0 800 15 25 25
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Site Web : Site Web : http://www3.gehealthcare.fr/fr-FR/
Services/Asset_Management_Solutions/AssetPlus
À propos de GE Healthcare
GE Healthcare offre des technologies médicales qui révolutionnent le monde de la santé.
Grâce à notre savoir-faire et notre expertise dans les domaines de l’imagerie médicale,
des technologies de l’information, des diagnostics médicaux, des systèmes de monitorage
patient, de la mise au point de nouveaux médicaments, des technologies de fabrication de
produits biopharmaceutiques et des solutions d’amélioration des performances, nos clients
peuvent offrir des soins de meilleure qualité à toujours plus de patients dans le monde entier,
à un coût réduit. En outre, en tant qu’acteurs du développement durable, nous collaborons
avec les principaux leaders du secteur de la santé, afin de tirer profit des changements
de politiques internationales, nécessaires à la réussite de la conversion de nos systèmes
de santé en systèmes durables.
Au travers de notre vision du futur, baptisée « healthymagination », nous invitons le
monde entier à participer à notre aventure. En effet, nous développons continuellement
des innovations technologiques pour réduire les coûts et améliorer la qualité, l’efficacité et
l’accès aux soins partout dans le monde. GE Healthcare, dont le siège se situe au RoyaumeUni, est une filiale de General Electric Company (NYSE : GE). Les employés de GE Healthcare
répondent aux exigences des professionnels de la santé et de leurs patients dans plus de
100 pays. Pour plus d’informations sur GE Healthcare, consultez notre site Internet à l’adresse
suivante : www.gehealthcare.com.
Données sujettes à changement.
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