Impression de "Publipostage" en cours

Publipostage
Le publipostage peut être de trois types : une lettre-type, des étiquettes ou une liste de type ‘
catalogue’.
•
S’il s’agit d’une lettre-type :
Vous pouvez opter pour l ’imprimante, la télécopie ou l ’email comme destination du publipostage.
Dans ces deux derniers cas, ce ne sera possible que si l ’on retrouve, dans l’un des champs d’
information sélectionnés, respectivement le numéro de fax ou l ’adresse email. Si c’est bien le cas,
sélectionnez dans le champ « Email/Fax » l’élément correspondant, et, s ’il s’agit d’un email, son
sujet.
Notez que s’il s’agit d’un mail, au moment de la fusion, Word envoie les mails immédiatement sans
possibilité de les vérifier, de les voir ou de les arrêter.
Choisissez ensuite le document servant de lettre-type au publipostage. Si vous n ’en précisez aucun,
un nouveau document s ’ouvrira automatiquement dans Word et se glissera dans la barre des tâches.
Sélectionnez-le. Vous êtes alors dans WORD et vous pouvez taper le texte principal en y insérant des
champs de fusion. En cliquant le bouton « insérer un champ de fusion » , la liste des champs
(correspondants aux éléments de la liste ou du tableau) se déroule et vous pouvez choisir le champ à
insérer.
Il vous est possible, également d ’insérer un mot-clé du type « si… alors… sinon… » . Ce dernier
permet par exemple de personnaliser un document au niveau du sexe de la personne à qui l ’on s’
adresse.
Avec le bouton
élève.
« mode publipostage », vous pouvez visualiser la lettre-type, le résultat pour un
Puis, à l’aide des flèches, vous pouvez voir le résultat pour le premier élève, le précédent, le suivant
ou le dernier.
Vous pouvez, après vérification,
soit fusionner vers un nouveau document que WORD appelle Lettre-type 1. Cela
revient à intégrer toutes les lettres dans des sections de page d ’un document
unique, que vous pouvez contrôler avant de l ’imprimer entièrement ou uniquement
les pages voulues.
soit fusionner vers l’imprimante et imprimer toutes les lettres.
Vous pouvez également réaliser le publipostage vers la messagerie électronique. Vous devrez pour
cela avoir sélectionné le champ des adresses mails à qui vous souhaitez envoyer la lettre.
Mais vous pouvez aussi envoyer le courrier directement au télécopieur (fax). Pour cela, votre système
doit être équipé d’un programme de télécopie compatible MAPI. Vous devez bien sûr avoir sélectionné
le champ reprenant le n° de fax du destinataire.
•
S’il s’agit d’étiquettes :
Dans le module d’exportation, sélectionnez le publipostage d ’étiquettes. Sélectionnez un modèle
existant. Si vous n’en précisez aucun, un nouveau document s ’ouvrira automatiquement dans Word
et se glissera dans la barre des tâches.
Sélectionnez-le et cliquez directement sur le bouton d ’Aide au publipostage :
Vous atteindrez cette fonctionnalité également via le menu Outils/Publipostage.
L’aide se compose de trois étapes :
•
Préparez en 1 le document principal
Vous pouvez sélectionner le type d ’étiquettes (suivant le n° de référence et les dimensions),
mais vous pouvez également modifier les dimensions définies (via ‘Détails’) ou également en
créer de nouvelles (via ‘Nouvelle étiquette’). En validant, une nouvelle fenêtre vous permet de
créer un exemple d’étiquette en insérant les champs de fusion un à un.
•
Modifiez éventuellement la source des données en 2
Vous pouvez accéder à l ’ensemble des enregistrements, les visionner un par un, et
éventuellement les modifier, en ajouter ou en supprimer.
•
Fusionnez les données en 3
Vous pouvez décider de fusionner les données vers un nouveau document que vous pourrez
imprimer par la suite, ou directement vers l ’imprimante. Des options de requête vous sont
disponibles et vous permettent de filtrer et de trier les enregistrements.
•
S’il s’agit d’une liste « Catalogue » :
Dans le module d’exportation, sélectionnez le publipostage d ’une liste « catalogue ».
Dans le document, insérez les champs de fusion que vous voulez voir apparaître dans votre liste, avec
la mise en page que vous désirez.
Ensuite, cliquez sur le bouton
« fusionner vers un nouveau document » :
Vous obtiendrez la liste reprenant tous les enregistrements.
Mais vous pouvez passer également par l ’Aide au publipostage et lui définir des options de requête
particulières comme l’ordre de tri, par exemple.
Vous pouvez sauvegarder le modèle de publipostage pour l ’utiliser à nouveau avec une
autre sélection.