Ensuring a smooth retirement process

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November 28, 2012
Ensuring a smooth retirement process
Dear Colleague,
On October 1, we transitioned the administration of our Canadian and U.S. Defined
Benefit (DB) Pension Plans to Aon Hewitt and launched our new Air Canada Pension
Services. As part of this change, the retirement process for DB pension plan members
was updated. Below is an overview of the new process for employees.
Initiate Retirement: Employees must initiate their retirement by contacting Air Canada
Pension Services at least two (2) months, but no more than three (3) months before
your desired retirement date. Exception: Pilots should submit their retirement request
12 months in advance.
Initiate by phone: 1-855-855-0785 (Option 2)
Initiate online (Canada only): HR Connex under HR Connex Pension
Check with your manager: The employee’s manager will be notified when their
employees submit their retirement request and is responsible for submitting the e89
(Canada)/Final Time e-mail (U.S.) that establishes an employee as a retiree. The
submission of the e89/Final Time e-mail also serves as a request for payroll to prepare
the employee’s final paycheque. Therefore, it is important that employees confirm with
their manager that they have submitted the e89/Final Time e-mail. A manager can do
this as soon as he/she is notified of a retirement and before the end of the employee’s
retirement date’s pay period.
Receive Pension Retirement Package: Roughly two (2) to three (3) weeks after an
employee submits their request, they will receive a package from Aon Hewitt containing
an estimate of their pension pay and forms they must complete to choose a payment
method.
Receive Benefits Retirement Package: Employees will receive another package from
HR Connex around the same time containing benefits forms to be completed. These
forms are to be submitted as soon as possible so that retirement coverage can be
processed on time.
Receive first pension payment: If timelines are adhered to, employees will receive
their first pension payment in their second month of retirement. It will pay for both initial
months. Example: If an employee retires on November 1, their first payment will arrive
on December 1 and will include payment for November and December.
Important considerations
 The first pension payment may be delayed if:
o The retirement request is not submitted at least two (2) months in
advance (12 months for pilots).
o The completed forms from the retirement packages are not submitted.
o The employee’s manager does not submit the e89/Final Time e-mail.

The pension payment amount is an estimate until the Final Time has been
processed. It is possible that an employee’s first pension payment will arrive
before the Final Time is complete. If that is the case, the amount of the payment
will be adjusted and the change applied when employees receive the next
payment.
 If employees need to modify their retirement request, they must:
o Cancel their original request by contacting Air Canada Pension Services
(cancellations can only be accepted before your retirement date)
o Submit a new request with the new information
o Exception: Pilots cannot modify retirement requests once they have
been initiated for operational reasons.
For additional information, please contact 1-855-855-0785
Option 1: Questions about healthcare, payroll and benefits
Option 2: Questions about retirement planning, plan rules or existing retirement requests
Sincerely,
Air Canada Pension Services
© 2012 Air Canada, all rights reserved. For internal use only. Not to be distributed.
Le 28 novembre 2012
Faites en sorte que votre départ à la
retraite se passe bien
Chers collègues,
Le 1er octobre, nous avons transféré l'administration de nos Régimes à prestations
déterminées (PD) canadiens et américains à Aon Hewitt et lancé notre nouveau service
des Retraites d'Air Canada. À cette occasion, le processus de départ à la retraite pour
les participants à ces régimes de retraite PD a été mis à jour. Vous trouverez ci-dessous
un aperçu du nouveau processus pour les employés.
Amorcez le processus de départ à la retraite : Vous devez commencer par
communiquer avec le service des Retraites d'Air Canada au moins deux mois à
l'avance, mais pas plus de trois mois avant la date de départ souhaitée. Exception :
Les pilotes doivent soumettre leur demande de retraite avec 12 mois d'avance.
Amorcez le processus par téléphone : 1 855 855-0785 (option 2)
Amorcez le processus en ligne (Canada seulement) : Centre Connex des
Ressources humaines > Régime de retraite Connex RH
Vérifiez auprès de votre supérieur : Votre supérieur sera informé de votre demande
de départ à la retraite, et il lui incombera de remplir l'outil en ligne e89 (Canada) ou
d'envoyer le formulaire Final Time (É.-U.) par courrier électronique, pour vous conférer
le statut d'employé retraité. L'outil en ligne e89 et le formulaire Final Time servent
également à demander à la Comptabilité salaires de préparer votre dernier chèque de
paie. Il est donc important de vérifier auprès de votre supérieur si les formulaires ont
bien été soumis. Votre supérieur peut s'en occuper dès qu'il est informé de votre départ
à la retraite et avant la fin de la période de paie correspondant à la date de votre
retraite.
Le trousse pour la rente de retraite : Deux à trois semaines après avoir soumis votre
demande, vous recevrez une trousse d'Aon Hewitt contenant une estimation de vos
prestations de retraite et les formulaires à remplir pour choisir un mode de paiement.
La trousse pour les avantages sociaux : À peu près au même moment, vous
recevrez une autre trousse du Centre Connex des Ressources humaines contenant les
formulaires d'avantages sociaux que vous devez remplir. Ces formulaires doivent être
soumis sans délai, afin que votre protection de retraite puisse être traitée à temps.
Le premier versement de la rente de retraite : Si vous avez respecté toutes les
échéances, vous recevrez votre première prestation au cours de votre deuxième mois
de retraite. Ce versement couvrira les deux premiers mois. Exemple : Si vous avez pris
votre retraite le 1er novembre, vous recevrez le 1er décembre votre première prestation
couvrant novembre et décembre.
Considérations importantes
 Le premier versement de vos prestations de retraite pourrait être retardé si :
o Vous n'avez pas soumis votre demande de départ à la retraite au moins
2 mois à l'avance (12 mois pour les pilotes)
o Vous n'avez pas envoyé les formulaires dûment remplis qui étaient inclus
dans les trousses de départ à la retraite
o Votre supérieur ne soumet pas l'outil en ligne e89, ou le formulaire Final
Time par courrier électronique
 Le montant de votre prestation de retraite est estimatif jusqu'à ce que l'outil en
ligne e89 ou le formulaire Final Time ait été traité. Il est possible que votre
première prestation de retraite soit versée avant que l'outil en ligne e89 ou le
formulaire Final Time ait été traité. Si c'est le cas, le montant de votre rente sera
ajusté, et vous remarquerez le changement lorsque vous recevrez le paiement
suivant.
 Pour modifier votre demande de départ à la retraite, vous devez :
o Annuler votre demande initiale en communiquant avec le service des
Retraites d'Air Canada (les annulations ne sont acceptées qu'avant la
date de votre retraite.)
o Soumettre une autre demande avec les nouveaux renseignements.
o Exception : Pour des raisons liées à l'exploitation, les pilotes ne peuvent
pas modifier les demandes de départ à la retraite une fois qu'elles ont
été amorcées.
Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le 1 855 8550785.
Option 1 : Questions sur les soins de santé, la paie et les avantages sociaux
Option 2 : Questions sur la planification de la retraite, les règles des régimes de retraite
et les demandes existantes
Sincères salutations,
Service des régimes de retraite d’Air Canada
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