2016_2017_organisation_administrative03-06

ORGANISATION ADMINISTRATIVE DU COMITE
GESTION DES MEMBRES ET
DES PRATIQUANTS
SAISON 2016-2017
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1.
2.
3.
4.
5.
6.
Accueil au comité
Organisation du Service
Affiliations / Renouvellements
Mutations
Oppositions
Indemnités de Formation et
reversement
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Entraineur / Educateur
Etrangers
Tutorats
Mention 1ère Ligne
Protocole 1ère Ligne
Arbitres
En cas de besoin…
2
1- ACCUEIL AU COMITÉ
Matin
Accueil
LUNDI
MARDI
9h00-12h30
fermé
MERCREDI
JEUDI
VENDREDI
Téléphone
9h00-12h30
9h00-12h30
fermé
09h00-12h30
9h00-12h30
Après-midi
Accueil
Téléphone
13h30-17h30
13h30-17h30
fermé
13h30-16h30
13h30-17h30
fermé
13h30-16h00
3
2- ORGANISATION DU SERVICE
GESTION DES DOCUMENTS
Les documents reçus les lundi, mardi et mercredi seront traités au plus
tard le vendredi de la même semaine.
Les documents reçus ou déposés les jeudi et vendredi seront traités début
de semaine suivante
=> pas de traitement direct le vendredi
⇒ Toujours sous réserve de dossier complet !
Le traitement des licences (réception, vérification, retour, saisie, classement)
représente 100 jours de travail ; travail fait uniquement par des bénévoles.
4
IMPORTANT
Ne seront traités que les DOSSIERS COMPLETS et SANS ERREURS. Pas de
possibilité de laisser des dossiers incomplets au comité.
En cas d’erreur, retour du dossier avec fiche explicative (pages suivantes)
Numéro d’ordre sur le tampon du médecin OBLIGATOIRE
Plus de photo (ni pour les renouvellements ni pour les nouvelles
affiliations) => voir intranet
Bien vérifier la mention 1ère ligne et le nombre de cases cochées
Les demandes de licences scannées ne seront pas traitées = document
original par courrier
Dès 40 ans : examens médicaux complémentaires (voir page 8 de la
présentation)
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Agrafer ici !!!
3- AFFILIATIONS
RENOUVELLEMENTS
Pour les nouvelles
affiliations uniquement
Possibilité de générer des
demandes à compter du 10
juin
Validation par le comité : après
le congrès FFR qui a lieu le 1er
et 2 juillet : mail de
confirmation du comité dès
ouverture de la nouvelle saison
Tous les parties encadrées
doivent être correctement
remplies sinon retour au club
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FICHE ERREURS
En cas de dossiers erronés,
les demandes d’affiliations
vous seront renvoyées avec
cette fiche
Merci de nous retourner le
tout : fiche et demandes
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PROCÉDURE MÉDICALE
JOUEURS DE PLUS DE 40 ANS
3 catégories :
Joueurs de 40 à 44 ans : questionnaire à remplir. Celui-ci doit être
conservé par le joueur et à la disposition de la commission médicale du
comité. Validation de la licence par le comité territorial.
Joueur de 45 à 49 ans : nombreux examens médicaux spécifiques, dossier
complet à envoyer au comité qui transmettra au médecin référent du
comité du lyonnais. Validation informatique par le comité territorial.
Joueur au-delà de 50 ans : dossier médical spécifique qui doit être
adressé au service médical de la FFR, qui vérifie et valide la qualification.
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4- MUTATIONS – PÉRIODES
CHAPITRE IV DES RG, ARTICLE 252
Mutations libres : du 10 juin au 5 juillet 2016
Mutations autorisées : du 6 juillet au 30 septembre 2016
Mutations contrôlées :
Clubs fédéraux : du 1er octobre au 31/12/2016
Séries territoriales : du 1er octobre au 28 (29)/02/2017
Mutations EDR (éducatif) : du 10 juin 2016 au 30 mars 2016 (le
dossier complet doit parvenir au comité au plus tard le 30 avril)
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MUTATIONS – DEMANDE DE LIASSES
Les liasses seront disponibles au comité à compter du mardi 7 juin.
Tarifs :
Clubs Professionnels : 300 €
1ère Division Fédérale, Féminines TOP8 et Armelle Auclair : 180 €
2ème et 3ème Division Fédérale, Fédérale Féminine (jeu à XV) : 125 €
Séries territoriales, Promotion Fédérale Féminines (jeu à 7) : 80 €
Ecole de Rugby : 20 € (de M6 à M14)
Sous réserve d’être à jour financièrement auprès du comité
=> Ces tarifs sont identiques à la saison 2015-2016 = pas d’augmentation
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2 formulaires de demande :
- Un formulaire pour les liasses « compétition »
- Un formulaire pour les liasses « éducatif »
Formulaires disponibles sur le site du comité, rubrique documentation/Imprimés et formulaires
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DOCUMENTS OBLIGATOIRES POUR
TOUS DOSSIERS DE MUTATION
Recommandés (preuves de dépôt et de réception)
Lettre de démission
Liasse de mutation
Demande de mutation (AS via intranet club)
Pas d’obligation
d’envoyer les dossiers
complets en
recommandés au CRL
Pour certains dossiers :
Chèque d’indemnité de formation (montant précisé sur demande de
mutation)
Documents pour les étrangers (voir plus loin)
Pièce d’identité et photo : uniquement joueur venant d’un comité extérieur
En cas d’identité erronée : pièce d’identité (nom, prénom, date de naissance,
nationalité)
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RECOMMANDÉS
Merci de mettre le nom du joueur ici afin
de ne pas mélanger les dossiers…
Preuve dépôt de l’envoi en
recommandé au club quitté de la
lettre de démission
Permet de connaitre la période de
mutation durant laquelle est envoyé
le recommandé
Date d’envoi impérative et lisible
Preuve de réception par le club
quitté de la lettre de démission
Permet de calculer les 20 jours de
délai avant de pouvoir qualifier le
joueur
Date de réception impérative et
lisible
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N° qui doit être identique à celui de la liasse de mutation
LETTRE DE DÉMISSION
Liasse de 3 volets
Codes clubs et comités disponibles
sur le site de la FFR.
volet 1 : à envoyer en LRAR au club
quitté (impératif)
Si le comité quitté n’est pas le
lyonnais :
volet 2 : à envoyer en LRAR au
comité quitté
Volet 3 : pour le comité du lyonnais
Si le comité quitté est le lyonnais :
volet 2 et 3 : à envoyer au CRL avec
le reste du dossier
Partie réservée au club quitté
Cocher la case selon la période de
mutation pour donner votre accord +
date + tampon + signature
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LIASSE DE
MUTATION
N° qui doit être
identique à celui de la
lettre de démission
•
•
•
•
Liasse de 4 feuillets. Ces 4 feuillets ne doivent pas être déliassés. A envoyer en totalité au
comité nouveau avec le reste du dossier.
Remplir au mieux les informations demandées. Codes clubs et comités disponibles sur le
site FFR
N° d’affiliation : idem que sur la demande de mutation émise via l’intranet
Ne pas oublier : signature du joueur, signature du club et tampon club sur les 4 feuillets
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DEMANDE
DE MUTATION
Numéro d’affiliation a recopier sur la
lettre de démission et sur la liasse de
mutation
Si indemnités de formation : joindre
impérativement le chèque au dossier
de mutation complet
Toutes les parties
entourées doivent être
obligatoirement remplies.
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DOSSIER DE MUTATION INCOMPLET
Club :
Licencié :
Documents reçus
Demande de mutation (AS intranet
club)
Lettre de démission (volet 2 et/ou 3)
Liasse de mutations (volets 1 à 4 inclus)
Preuve de dépôt LRAR club quitté et/ou
comité quitté
Récépissé du recommandé du club
quitté et/ou comité quitté
Accord club quitté
Attestation affiliation Sécurité Sociale
Pièce d’identité
Photo
Autre :
Date :
Documents manquants
Demande de mutation (AS intranet
club)
Lettre de démission (volet 2 et/ou 3)
Liasse de mutations (volets 1 à 4 inclus)
Preuve de dépôt LRAR club quitté et/ou
comité quitté
Récépissé du recommandé du club
quitté et/ou comité quitté
Accord club quitté
Attestation affiliation Sécurité Sociale
Pièce d’identité
Photo
Autre :
En retour tous les documents reçus pour ce dossier,
ne pas oublier de nous les retourner avec les compléments ainsi que cette feuille.
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5- OPPOSITIONS
•
Mutations libres : possibilité de faire opposition : voir article 252 des RG (chapitre
IV) LRAR au club quitté dans les 15 jours suivant la réception de la lettre de
démission. Bien cocher la case sur la lettre de démission => décision par la
commission des mutations
•
Mutations autorisés : pas de réponse pendant les 15 jours suivant la réception de la
lettre de démission = accord. possibilité de refus : voir article 252 des RG =>
commission des mutations pour recevabilité ou non.
•
Mutations contrôlées : pas de participation aux matchs de l’équipe I. Même
traitement que les mutations autorisées (15 jours = accord ou refus possible) Si pas
d ’équipe réserve, appréciation de la commission des mutations.
=> Plus de mutations « compétition » possibles au-delà de ces 2 dates
(31/12 et 28 ou 29/02)
•
Attention : Toute opposition doit être accompagnée d’un chèque
–
–
75 euros pour les clubs de Série Territoriale et de Promotion Fédérale Féminines
230 euros pour les autres divisions
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6- INDEMNITÉS DE FORMATIONS
CHAPITRE IV DES RG, ART. 260 ET TITRE VI DU RÈG. FINANCIER
Toute association (relevant des groupes 1 à 5) est redevable d’une IF si :
-
Le joueur a passé 2 saisons successives minimum dans le club quitté (saisons
précédant la saison en cours)
-
l’association quittée est située soit :
-
-
-
dans le même groupe que le sien :
G1 : TOP14
G2 : Pro D2
G4 : 2ème Div. Fédérale
G5 : 3ème Div. Fédérale
dans l’un quelconque des groupes inférieurs
dans le groupe immédiatement supérieur
G3 : 1ère Div. Fédérale
G6 : Séries Territoriales
Le groupe d’appartenance d’un club est défini ainsi :
-
Club quitté : niveau saison précédente
Club nouveau : niveau saison en cours
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INDEMNITÉS DE FORMATIONS
CHAPITRE IV DES RG, ART. 260 ET TITRE VI DU RÈG. FINANCIER
-
Sont automatiques et obligatoires = chèque à joindre avec le dossier de
mutation complet à l’ordre du CRL, sinon pas de qualification du joueur =>
alinéa 7 art. 260 (calcul du montant de l’IF : voir article 260-2 et 661 des RG)
-
Reversement d’indemnités de formation : en cas de mutation pour une seule
année (soit retour au club, soit vers nouveau club) => alinéa 5 art. 260
-
En cas de joueur issu d’un centre de formation = courrier d’attestation
obligatoire => alinéa 4 art. 260
-
Possibilité de renoncement à l’IF (après traitement complet du dossier et
règlement de l’IF) => alinéa 8 art. 260
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7- EDUCATEUR / ENTRAINEUR
Demande d’affiliation obligatoirement validée par la DTN (Direction
Technique Nationale)
Choix du diplôme fait par le comité d’après les fichiers de la DTN
Faire attention à la partie médicale : bien cocher : « autoriser à entrainer »
ou « joueur compétition »
Ajout de qualité à un licencié déjà joueur => inutile de retourner chez le
médecin, la demande en tant que joueur est valable pour l’éducateur,
fournir une copie de la carte de qualification de joueur
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FICHE ERREURS
EDUCATEUR/ENTRAINEUR
En cas de dossiers
erronés, les demandes
d’affiliations vous seront
renvoyées avec cette
fiche
Merci de nous
retourner le tout : fiche
et demandes
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8- AFFILIATION DES ETRANGERS
Dossiers traités par la FFR (délai plus long : dossiers envoyés par
courrier à la FFR, pas de scan possible)
Documents obligatoire :
Document lisible justifiant la nationalité
Attestation d’affiliation à la Sécurité Sociale (à retourner avant mars
sinon cout de la licence élevé : 500 €) ; pas de copie de la carte vitale
Titre de séjour en cours de validité
Clearance IRB (*)
Demande de mutation internationale (*)
(*) Ces documents doivent impérativement être signés et tamponnés de la
fédération
=> Cette liste apparait sur la demande d’affiliation
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9- TUTORATS
CHAPITRE IV DES RG, ARTICLE 259
Formulaire FFR
Association tutrice : niveau supérieur à l’association sous tutelle
Entre 2 associations du même comité territorial ou entre 2 comités limitrophes (sous
réserve que ces 2 associations soient les plus proche dans la classe d’âge et le niveau de
compétition)
Pas de tutorat possible pour un joueur muté ni pour un joueur éducatif
Valable pour la saison en cours et renouvelable, sauf pour les U16 et U18 (voir
exceptions clubs professionnels <-> division fédérale)
Editions de 2 cartes de qualification identiques (1 pour chaque club)
Au plus tard le 1er novembre 2016.
Attention à la limitation du nombre de joueurs prêtés et sur la feuille de match
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10- MENTION «
ÈRE
1
LIGNE »
Mention « 1ère ligne » : Vérification impérative par les clubs avant envoi du dossier au comité.
Si oubli : application de l’article 233-7 des Règlements Généraux
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11- VALIDATION PROTOCOLE
ÈRE
1
LIGNE
Uniquement pour les joueurs/joueuse seniors des clubs de Fédérale 2 et
Fédérale 3 et Fédérale Féminines à XV
Les joueurs/joueuses gardent le bénéfice du protocole tant qu’ils sont
licenciés FFR (sauf 2 cas : arrêt du rugby au moins une saison, blessure
importante)
Saisie du protocole dans Ovale : apparaitra automatiquement sur la licence
(si celle-ci est éditée après la validation du protocole), sinon voir avec Sandra
pour la réédition de la licence avec la mention.
Les dates de passage des protocoles seront données par la commission
Académie des 1ères Lignes aux entraineurs de clubs
En cas de problème, voir avec Sandra MARVIE
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12- ARBITRES
Demande d’affiliation obligatoirement validée par le DTA
(validation via son accès externe à Ovale, pas de délai)
« Mutations arbitres »
LETTRE DE SORTIE OBLIGATOIRE AVANT LE 1ER JUILLET DU
PRESIDENT DU CLUB QUITTE (sauf mutation professionnelle)
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13- EN CAS DE QUESTIONS…
Sujet
Qui
Qualification des Joueurs
Virginie DE SAINTE FOY
Gestion des Mutations
Gestion des Oppositions
Patrick BAYLE
Coordonnées
[email protected]
04-78-79-67-95
[email protected]
06-09-47-12-86
Qualification des Educateurs
Sandra MARVIE
[email protected]
04-79-79-65-90
Gestion des Tutorats
Agnès DACHIS
[email protected]
04-78-79-67-90
Qualification des Arbitres
Virginie DE SAINTE FOY
Questions d’ordre général
René VAUDANT
Finances
Jean-Claude GROS
[email protected]
04-78-79-67-95
[email protected]
04-78-79-67-92
[email protected]
04-78-79-65-95
Commission des Mutations : Président : Patrick BAYLE
Membres : Jean-Claude GROS, Thomas BACONNIER, René VAUDANT et Virginie DE SAINTE FOY
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