Fonds des Nations Unies pour l`Enfance (UNICEF) Rabat

Fonds des Nations Unies pour l’Enfance (UNICEF)
Rabat-Maroc
TDR
Administrative Assistant – grade GS-4
Description des tâches
Le bureau de l'UNICEF à Rabat recrute un(e) Assistant(e) Administrative
« Administrative Assistant», sous la supervision de l’ « Operations
Manager » pour assurer la gestion administrative et la supervision des
chauffeurs. Le (la) titulaire du poste, aura pour tâches :
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Voyages : Procéder aux arrangements de voyage pour le personnel tant
au niveau local qu’international ; être en liaison permanente avec
les agences de voyage pour l’acquisition des billets pour les voyages
locaux et/ou internationaux pour le personnel UNICEF ainsi que pour
les partenaires d’exécution autorisés en obtenant pour l'UNICEF les
meilleurs services et tarifs pour tous les voyages officiels ;
superviser l’accueil à l’aéroport, le transport et la réservation du
logement à l’hôtel pour le personnel et les partenaires d’exécution ;
assumer le rôle de Point Focal ou d’Administrateur des Voyages et
vérifier l’exactitude de toutes les demandes de voyage dans le
système VISION de l’UNICEF et, au besoin, prendre des actions
correctives avant signature par les fonctionnaires habiletés; veiller
à la clôture des ordres de mission dans le système SAP/VISION et ce,
dans les quinze (15) jours qui suivent l’accomplissement de tout
voyage.
Traitement des factures : Etre responsable de la collecte des
factures et autres documents de support pour approbation et, par la
suite pour leur traitement dans VISION. Télécharger les fichiers
électroniques et procéder à leur réconciliation pour s’assurer de
l’exactitude des données. Fournir tous les renseignements demandés
par le personnel ou le management.
Événements et conférences : Supporter les activités de renforcement
des capacités ainsi que la logistique liée à l’organisation
d’évènements et/ou de conférence (animateurs, traiteurs, hôtels,
participants, agendas, budgets, etc.).
Procéder à la mise à jour de la base de données des biens durables du
Bureau, à l’inventaire périodique, assumer le rôle de secrétaire du
comité de réforme des biens (PSB), élaborer le registre PSB et
exécuter dans les délais toutes les recommandations formulées par le
comité PSB et approuvées par la Représentante conformément aux règles
et procédures en vigueur; créer les Assets Master Data (AMRs) pour
l’acquisition des biens durables pour le patrimoine du Bureau et
soumettre les rapports de suivi suivant les échéances fixées.
Superviser les services de nettoyage et d’entretien des espaces verts
du Bureau, les services de gardiennage ; assurer le suivi de la
maintenance ainsi que les réparations des équipements et matériels de
bureau par les sociétés spécialisées et s’assurer du traitement des
factures des prestataires externes dans les délais requis;
Superviser les chauffeurs du bureau ;
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Tâches administratives générales : Assurer la rétention et
l’archivage physique et électronique des dossiers selon les
directives de l’UNICEF en la matière.
Assurer toute autre tâche relative à la gestion administrative du
Bureau.
Profil et compétences requis :
Formation académique :
Niveau BTS « BAC+2 » en Administration ou tout autre diplôme équivalent.
Expérience professionnelle :
• Une expérience professionnelle d’au moins trois (3) ans dans la gestion
(gestion des bureaux, organisation des voyages, des transports et des
protocoles). Une expérience dans le système des Nations Unies serait un
atout ;
• Avoir la maîtrise des logiciels de gestion de base (Windows, Excel, Word,
Access) ;
• Avoir la capacité à exprimer les idées et les concepts oralement et par
écrit d’une façon aussi claire et concise que possible
Compétences requises:
Valeurs
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Engagement
Intégrité
Respect de la
diversité des
cultures
Compétences
transversales
Compétences
Fonctionnelles
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Travail en équipe
Communication
Recherche de
performance et
gestion axée sur
les résultats
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Capacité d'Analyse
Capacité de
recherche et
d’apprentissage
Planification et
organisation
Expertise
technique
Formulation de
stratégie et de
concept
Langues :
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Français et Anglais courants exigés. Maîtrise de l’Arabe
serait un atout.
Conditions de travail :
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Type du poste : Engagement à durée déterminée (TA)
Durée : Contrat de 365 jours ;
Le travail se base au bureau de l’UNICEF Maroc à Rabat, avec
des déplacements nationaux possibles;
Le salaire est fixé selon la grille de staff du Système des
Nations Unies au Maroc (grade GS-4).
Date limite de soumission : le 13 octobre 2016 à minuit
Les candidat(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s
directement en ligne sur le lien suivant:
à
postuler
http://jobs.unicef.org/cw/en/job/499389?lApplicationSubSourceID=
Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s
L’UNICEF s'engage pour la diversité et l'inclusion au sein de son effectif,
et encourage les femmes qualifiées ainsi que les candidats masculins de
toutes origines ethniques et religieuses, y compris les personnes vivant
avec un handicap, à postuler pour faire partie de l’organisation.