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Date de mise à jour : 16/01/2014
PROFIL DE POSTE
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La Maison des Océans souhaite devenir un centre de rencontres et d’échanges autour des océans et de
l’environnement. Pour cela, elle accueille de nouveaux occupants et organise de plus en plus d’événements.
Pour renforcer ses équipes accueil et événementielle, la Maison des Océans recrute un agent d’accueil (H/F)
pour le service événement, location de salles, en charge notamment de l’accueil.
L’objectif du poste consistera à l’accueil au sens large de la Maison des océans (téléphoniques, à l’occasion
d’événements…) et à des missions administratives et opérationnelles variées liées au service événementiel.
Description du poste
Intitulé du poste
Agent d’accueil
Evénements, Locations de salles de la Maison des océans
Service
Dépendra de la Responsable événements de l’Institut Océanographique, et
de manière opérationnelle sera sous la responsabilité de l’assistante de
direction/Location de salles basée à la Maison des Océans.
Lieu de travail
Maison des océans Paris 5ème
Catégorie
Employé (e)
Type de contrat
CDD 1 an
Temps de travail
35h
Plage journalière et horaire de l’accueil : les lundis et mercredis de 8h30 à
12h et tous les jours permanence de 13h à 14h >> notion de flexibilité
Salaire brut mensuel
à négocier
Missions liées à l’accueil :
Premier contact dans le hall de la Maison des Océans, l'agent d'accueil est l'image représentative de notre
entité.
L'agent d'accueil sera donc chargé d'accueillir, de renseigner et d'orienter les visiteurs. Il contrôle l'accès à la
Maison des océans, vérifie l'identité des visiteurs et remet des badges. Il sera chargé de la réception, du
traitement et diffusion de l’information : enregistrement des appels téléphoniques, enregistrement du courrier
départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l’information en général (sur les
conférences, colloques et diverses manifestations organisées par la Maison des océans).
Il pourra également être amené à suivre les stocks de matériels et fournitures courantes, leur
réapprovisionnement, à contacter les fournisseurs, réceptionner les livraisons et rédiger les bons de
commande.
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Missions liées à l’événementiel :
L’agent d’accueil pourra assister l’assistante de direction/Location de salles dans son organisation, le suivi des
différentes phases des projets et lui préparer les dossiers nécessaires (réalisation matérielle, logistique, mise en
œuvre d’actions ou d’événements en s’assurant du respect du cahier des charges et des délais). Il participera à
la gestion des locations des espaces et pourra être sollicité pour l’accueil des événements (journées, soirées ou
week-end).
Il exercera également une collaboration à titre administratif, technique ou de communication en facilitant les
interfaces au sein du service (classement du courrier, rédaction de courriers, mailing, saisie et mise en place de
différents fichiers et correspondances, courrier électronique, mise à jour de fichiers, gestion d'emplois du
temps, gestion des coursiers, préparation de documents, tenue à jour des fichiers, suivi comptable, réalisation
de devis, relances, facturation)
Autres missions :
L’agent d’accueil assurera également toute autre tâche ou mission nécessaire au bon fonctionnement du
service. Il devra être force de proposition pour les aménagements de l’accueil et son fonctionnement, mais
également pour la partie événementielle.
Compétences requises à la tenue du poste
Excellente présentation, sourire, diplomatie, qualités relationnelles, adaptabilité, facilités d'élocution et de
compréhension, gestion du stress, anticipation, rigueur et réactivité : autant d'éléments indispensables pour
tenir le poste de la Maison des océans.
Connaissances
Une bonne culture générale sera requise.
La pratique de l’anglais est demandée.
La maîtrise du Pack Office (word, excel) est exigée.
Maîtrise des techniques de communication,
Une formation « chargé d’accueil » est exigée.
Savoir faire et savoir être
Etre à l’aise avec la relation client.
Grande rigueur exigée.
Savoir travailler en équipe, grand sens de la diplomatie
Savoir s’organiser, gérer les priorités, développer son autonomie rapidement
Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
Savoir prendre des notes, avoir de bonnes capacités rédactionnelles.
Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
Accueillir le public avec amabilité
Gérer les situations de stress
Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique et ingénieux
Etre force de proposition
Être curieux et se tenir au courant de l’actualité de la Maison des Océans
Important
Missions ponctuelles le week end et le soir.
Confidentialité requise pour l’ensemble des missions confiées.
Formations et diplômes requis
Brevet professionnel, Niveau bac à Bac+2
Expérience de 2 ans minimum exigée
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