NV Fiche de poste Assistant direction CCAS

FICHE DE POSTE
Intitulé de l’emploi : Assistant de Direction
Intitulé du poste: Assistant de Direction CCAS
Cadre statutaire :
Catégorie C ou B
Cadre d’emploi des Adjoints Administratifs ou des Rédacteurs
Missions :
Participe à la gestion des ressources humaines et matérielles de l’EHPAD et du CCAS en assistant la
Direction. (mission 1)
Prendre en charge dans son intégralité la gestion administrative propre au CCAS (mission 2)
Assister le Directeur de l’EHPAD dans son organisation et dans la réalisation de certaines tâches (mission 3)
Positionnement hiérarchique :
Directement rattaché au Directeur de l’EHPAD, Chef du pôle social
Lieux d’exercice des fonctions :
EHPAD Ramuntxo (et CCAS en attendant son intégration à l’EHPAD, de manière partagée)
Relations fonctionnelles :
-
Relation avec le chef de pôle pour recevoir ses consignes et échanger des informations
Relation avec l’infirmière cadre pour échanger des informations sur les besoins en personnels et en
matériels
Relation avec l’ensemble des agents CCAS pour relayer des informations RH transmises par la DRH
Relation avec la DRH pour faire remonter les informations RH
Relation avec le secrétariat d’accueil de l’EHPAD pour échanger des informations
Relation avec le service comptable pour vérifier les données de facturation
Relation avec le service juridique pour les procédures d’achat
Relations avec les responsables d’autres établissements pour échanger des informations
Relations avec les organismes sociaux partenaires
Activités et tâches :
Activités principales
Mission 1
Assiste le Chef de Pôle Social dans la coordination de l’organisation opérationnelle des services du
CCAS et de l’EHPAD :
Réaliser et suivre les plannings et roulements d’équipes pluridisciplinaires travaillant 24/24 7/7
Répartir et gérer les absences (congés, formations, récups)
Participer à l’organisation des remplacements en interne ou en recrutement ponctuel externe
Centraliser, synthétiser et organiser les informations relatives au fonctionnement des services :
Collecter et informatiser les données de cette organisation : heures effectuées, jours fériés, nuits,
absences (logiciel organisor, tableaux excel)
Remplir le tableau mensuel des éléments de paie et le transmettre à la DRH
Assurer l’information des agents des services :
Etre le relais/l’interface entre la DRH et la Direction, et les agents des 2 structures
Gérer les commandes de matériel dans le respect des procédures de la commande publique :
S’informer auprès des référents des structures pour recenser les besoins en matériel et fournitures
Coordonner les commandes des référents auprès des fournisseurs en relation avec le service
juridique de la Mairie qui donne les règles administratives en la matière
Contrôler et transmettre les factures au service comptable pour paiement
Suivre et contrôler les consommations
Mission 2
Assurer la gestion des Conseils d’Administration du CCAS :
Rédiger les projets de délibération transmis par le Directeur et les services concernés
Organiser les séances, convoquer les membres et assister aux conseils
Assurer la rédaction des comptes rendus dans les règles et leur transmission au contrôle de légalité
puis leur classement dans les registres
Prendre en charge la constitution des dossiers d’aide sociale, APA, MDPH… des usagers du CCAS :
Aide à la constitution des dossiers avec les usagers
Saisie ou rédaction des dossiers, rassemblement des pièces et envoi des documents aux organismes
possible
Réalise la facturation du SAD auprès des bénéficiaires :
Produit et envoie les factures mensuelles résultant des heures d’interventions
Effectue les relances si besoins en relation avec le service comptabilité
Accueil et orientation des usagers en attendant la mise en œuvre du nouveau projet
d’établissement.
Renseigne les usagers en fonction de leurs demandes par une présence physique et par email et
téléphone
Mission 3
Participation à des activités déléguées par le Directeur et l’assiste dans ses fonctions :
Prise en charge de missions transversales en fonction des besoins de la structure
Représentation possible à des réunions
Compétences :
Savoir
-
:
Connaitre les méthodes de management d’une équipe
Connaitre l’utilisation des outils informatique et bureautique (email, word, excel, organis’or)
Connaitre les règles de rédaction, d’orthographe et de grammaire
Avoir des notions de base du statut de la fonction publique territoriale
Connaitre les principes de la gestion du personnel
Connaitre les notions de psychologie individuelle et collective
Connaitre les techniques d'animation, de médiation et de résolution de conflits
Savoir
-
faire :
Savoir organiser une équipe
Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
Savoir négocier
Savoir piloter, suivre et contrôler l’activité des agents
Savoir contrôler et évaluer les actions
Savoir répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service
Savoir gérer les congés et absences du personnel
Savoir
-
être :
Etre patient et à l’écoute
Etre discret
Avoir un grand sens du service public
Avoir une bonne aisance rédactionnelle
Avoir l’esprit de synthèse
Etre réactif
Etre disponible
-
Etre rigoureux
Etre capable d’initiatives
Etre autonome
Conditions et contraintes d’exercice :
Travail sur écran
Localisation répartie sur 2 sites géographiques selon 2 mi-temps
Disponibilité étendue à des réunions parfois tardives
Responsabilité d’un budget : Attribution possible à terme du budget d’achat de matériel
Formations et qualifications nécessaires : Master 1, Maîtrise spécialisé en gestion des Ets de santé ou
similaire
Durée moyenne pour maîtriser le poste : 1 an
Moyens mis à disposition : bureau, ordinateur, internet, téléphone fixe, fournitures de bureau
Observations de l’agent :
Date :
Signature :