Circulaire dépenses déménagement -FR

ECOLE EUROPEENNE DE BRUXELLES III
EUROPEAN SCHOOL BRUSSELS III
EUROPÄISCHE SCHULE BRÜSSEL III
DEMENAGEMENT
Note au personnel enseignant détaché
quittant ou entrant en fonction
Madame, Monsieur, Chers collègues,
Voici la procédure à suivre en application de l’article 62 du personnel détaché relatif au
remboursement des frais de déménagement.
Au moins 6 semaines avant la date de déménagement prévue, le membre du personnel est tenu de
présenter à l’administration de l’école 3 devis établis par 3 sociétés de déménagement.
Pour ce faire, veuillez télécharger le formulaire obligatoire sur le site :
http://www.eeb3.eu/index.php?l=1
Chacun des 3 devis doit mentionner :
• Le nom du membre du personnel
• L’adresse complète du lieu de chargement et du lieu de déchargement.
• Le volume estimé du mobilier et des effets personnels, description et estimation de leur
valeur,
• Les frais d’assurance pour la couverture des risques simples (bris, vol, incendie). Si le montant
de la prime d’assurance n’est exprimé qu’en pourcentage de la valeur des biens, le membre du
personnel est tenu de notifier la valeur déclarée et le montant réel des frais d’assurance.
• Le montant total des frais de déménagement hors T.V.A. (avec indication du taux de T.V.A.
applicable).
En même temps, le membre du personnel est tenu de présenter une liste détaillée comportant une
énumération de tout le mobilier et de tous les effets personnels à transporter, au cas où celle-ci ne
figurerait pas sur les devis présentés.
Conformément à la pratique en la matière de la Commission européenne, aucune voiture ne peut être
transportée en cas de déménagement.
Le membre du personnel est tenu de notifier la date de déménagement prévue dès que possible.
Si les devis présentés sont jugés excessifs, l’école peut demander un 4ème devis à une autre société de
déménagement. Le membre du personnel n’est pas obligé d’avoir recours à celle-ci, mais si son devis
s’avère moins élevé, le montant du remboursement sera limité à ce dernier.
Suite au visa de l’ordonnateur et du contrôleur financier, l’école confirmera par écrit au membre du
personnel le montant maximum remboursable.
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Ecole européenne de Bruxelles III - www.eeb3.eu
Boulevard du Triomphe, 135 – BE -1050 Bruxelles – Tel : 02/629.47.00 – 02/629.47.92
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Les modalités de remboursement sont les suivantes, au choix :
•
Le membre du personnel règle la facture à la société de déménagement et demande le
remboursement de celle-ci à l’école par la suite. Dans ce cas, le membre du personnel doit
présenter la facture originale (une copie de celle-ci ne suffit pas) et un récépissé, accompagnés
d’une demande de remboursement écrite, ainsi qu’une déclaration attestant qu’il n’a pas
bénéficié par ailleurs d’un remboursement des mêmes frais.
•
L’école règle directement la facture à la société de déménagement. Dans ce cas, le membre du
personnel doit transmettre la facture à l’école, accompagnée d’une demande écrite de
règlement direct de la facture à la société de déménagement.
Dans les deux cas, le remboursement effectué par l’école ne dépassera pas le montant maximum
approuvé au préalable.
Afin de pouvoir bénéficier de l’exonération de la T.V.A., il est indispensable que la facture du
déménagement soit établie au nom de l’école et que le numéro de T.V.A. de la firme soit bien indiqué.
Après réception de la facture par l’école, la demande d’exonération, dûment validée par les services
compétents belges (le cas échéant), sera transmise au déménageur dans les plus brefs délais.
Avant de régler la facture, l’école est tenue d’obtenir du membre du personnel concerné une
déclaration attestant que le déménagement s’est effectué à sa satisfaction, que les litiges éventuels
sont réglés et qu’il n’a pas bénéficié par ailleurs d’un remboursement des mêmes frais.
Lorsque l’article 62 est d’application, le remboursement des dépenses effectuées est limité à un seul
déménagement ; les déménagements partiels ou successifs ne sont pas remboursés.
En ce qui concerne le personnel nouvellement détaché, le déménagement doit être effectué au plus
tard dans les 12 mois suivant l’entrée en fonction.
En cas de mutation, le déménagement doit être effectué dans un délai de 12 mois.
Lors de la cessation définitive de fonction, le déménagement doit intervenir dans un délai maximum
de 3 ans. A noter que ces délais ne peuvent être prolongés, étant donné qu’il n’existe pas de pouvoir
discrétionnaire en la matière.
Afin d’effectuer un déménagement sans problèmes, je vous prie de bien vouloir respecter ces
consignes et vous présente, Madame, Monsieur, chers collègues, l’expression de mes salutations
distinguées.
Carine HECTOR
Administrateur
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