4.5.1 Supprimer des notices, des exemplaires (documents)

Titre
Suppression dans les documents
Rubrique
Gestion de la base
Auteur
Marie-Laure Bourven, Édith Boulo
Date de création : 08/11/2006
N° 4.5.1
Version PMB : 3.3.6
Date de modification : 09-05-2010
Pour les périodiques, cf. fiche 4.5.2
Toutes ces opérations se font dans l’onglet Catalogue
1. Supprimer une notice, un exemplaire
Cliquer sur le titre d'une notice pour accéder au bouton « modifier » ; cliquer sur ce bouton pour accéder au
bouton « supprimer ».
Répondre OK au message d'alerte.
Dans le cas où un exemplaire est attaché à la notice, un message vous en avertit : il est donc nécessaire de
supprimer l’exemplaire avant de pouvoir supprimer la notice.
Pour supprimer un exemplaire, cliquer sur le numéro d'exemplaire, puis sur le bouton « supprimer ».
Il est ensuite possible de supprimer la notice, ou de la conserver, si l'on souhaite racheter le document.
Cas particuliers :
- il est impossible de supprimer un exemplaire en cours de prêt.
- en revanche, il est possible de supprimer un exemplaire réservé ; la réservation doit alors être annulée par la
suite.
- il n'est pas possible de supprimer une notice mère sans avoir supprimé la ou les notices filles qui lui sont
rattachées.
- supprimer une notice à laquelle est raccroché un exemplaire numérique supprime celui-ci
- si une notice se trouve dans un panier, un message informe qu'il est impossible de la supprimer. Il est possible
de modifier un paramètre qui permet, soit de supprimer sans confirmation, soit de supprimer après confirmation
Administration > Outils > Paramètres : Paramètres généraux : confirm_delete_from_caddie
Ici, le paramètre a été fixé à 2 (demander
une confirmation de suppression).
Si le paramètre est fixé à 1, aucun
message d'alerte ne prévient de la
présence de la notice dans le panier.
2. Suppression par lot
2.1 Remplir un panier de notices à supprimer
Ce cas de figure ne vaut que pour les notices ne comportant pas d'exemplaire (exemple : mémodocnets) ; dans
tous les autres cas, passer au point 2.2
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Dans la plupart des cas, on utilisera une procédure de collecte
Paniers > Collecte > Par procédure de sélection
Exemples de procédures : par statut (mémodocnets, perdu...) ; notices sans exemplaires
2.2 Remplir un panier d’exemplaires à supprimer
Plusieurs possibilités existent pour remplir un panier :
- collecter un à un les exemplaires en interrogeant le catalogue
- collecter les exemplaires par douchette ou saisie de code-barre (ouvrages que l'on retire des rayons)
Paniers > Collecte > Par douchette ou saisie de codes-barres
Choisir un panier, puis utiliser la douchette pour le remplir
2.3 Remplir un panier de notices à partir du panier d’exemplaires
Paniers > actions > Transfert
Choisir le panier constitué : « exemplaires à supprimer »
Cliquer sur le panier dans lequel l'on veut recopier la sélection déjà effectuée : « notices à supprimer »
Cocher : éléments non pointés puis cliquer sur Transférer
2.4 Supprimer les éléments de la base :
Paniers > actions > Suppr de la base
Choisir d’abord le panier « exemplaires à supprimer »
Sur l’écran suivant, cocher Éléments non pointés puis cliquer sur Supprimer.
Au message d’alerte, répondre oui.
Choisir ensuite le panier « notices à supprimer »
Cocher Éléments non pointés
Cocher ces deux cases permet de
supprimer les notices filles
éventuelles, qu'elles soient ou non
présentes dans le panier.
3. Suppression de notices comportant des documents numériques
3.1 Supprimer un document numérique
La suppression d'une notice suffit à supprimer le document numérique qui lui est lié.
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2
Pour supprimer un document numérique lié à une notice sans
supprimer la notice, cliquer sur le nom du document puis sur le
bouton « supprimer »
3.2 Supprimer lot de notices auxquelles sont liées des documents numériques
Il est nécessaire de procéder en deux temps : il est impossible de supprimer par panier des notices auxquelles sont
liés des documents numériques.
- Constituer un panier de notices à supprimer
- Aller dans
Paniers > Actions > Par procédure d'action
Choisir la procédure N 4.3 : supprimer les documents numériques d'un lot de notices.
Cocher « éléments non pointés », puis cliquer sur démarrer.
Le contenu du panier de notices peut ensuite être supprimé normalement comme décrit plus haut.
4. Suppression de notices filles et de notices mères
Une notice mère ne peut être supprimée directement tant que des notices filles lui sont reliées.
Par panier, il est possible de supprimer à la fois la notice mère et les notices filles qui lui sont reliées.
On peut ne mettre que la notice
mère dans le panier.
Bien veiller à cocher ces deux
cases, pour supprimer à la fois
notices filles et notices mères.
(ne pas cocher la 2e case conserve
les notices filles dans la base).
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