ASSOCIATION RAMBOUILLET ARTS ET PARTAGE

ASSOCIATION RAMBOUILLET ARTS ET PARTAGE
Procès-Verbal de la réunion du Conseil d’Administration du 17 février 2016
Le 17 février 2016 à 15h00, le Conseil d’Administration de l’Association Rambouillet Arts et
Partage s’est réuni au 3 rue du Manège 78120-Rambouillet, sur convocation du Président.
Sont présents :
-
CHRISTY Annie
CROZIER Luc
FRADET-MOUNIER Yves
GUERITTE Christian
Véronique ARNAULT, Alain CHAUDE, Michel FABRE-CURTAT, Roland MALTRET ont envoyé des
pouvoirs.
Le Conseil d’Administration est présidé par Christian GUERITTE en qualité de Président de
l’Association.
L’ordre du jour est rappelé par le Président :
-
Approbation du PV du Conseil du 6 janvier 2015
Etats financiers
Planning 2016
Point sur convention avec la Ville
Point sur convention avec la BPVF
Assurances
Logo
Envoi bulletin d’inscription et règlement aux artistes
1ère délibération : Le PV du Conseil du 6 janvier 2016 est approuvé.
Cette délibération est adoptée à l’unanimité des présents et représentés.
Une discussion est lancée sur la programmation des réunions du Conseil d’Administration. Il
apparaît que les jours préférés de la semaine sont jeudi et vendredi.
Ensuite, le point est fait par Luc CROZIER sur les états financiers. Nous avons à ce jour une
vingtaine d’adhérents. Le Crédit Mutuel a versé sa dotation.
Le planning 2016 est approuvé dans son principe. Il nous faut envoyer les bulletins d’inscription et
le règlement aux artistes fin février/début mars. Le règlement, qui fera office de convention avec
les artistes, doit être précis. Il reste un point important à valider définitivement avant cet envoi : la
clause d’assurance.
On doit s’occuper de la communication sur l’évènement avant fin juin, notamment pour ce qui
concerne Rambouillet Infos. Les supports média pourront impliquer les Nouvelles, les Echos,
l’Office du Tourisme, RVE, le site web de Rambouillet…..
Une discussion s’engage sur ce que l’Association peut apporter à ses adhérents. Les artistes
exposants ne seront pas nécessairement adhérents. Les adhérents non exposants pourront
bénéficier de l’accès au site internet de l’Association où ils pourront trouver des informations sur
les activités culturelles et artistiques de la région. Annie CHRISTY suggère de réfléchir à d’autres
actions qui pourraient intéresser nos adhérents. Un bilan de ces réflexions sera fait en novembre.
Une réunion sur la convention avec la Ville s’est tenue le vendredi 12 février. Etaient présents :
Laetitia DECRAUZE, Directrice du Service culturel, Catherine MOUFFLET, Elue en charge de la
culture, Jocelyne BERNARD, Directrice de la Lanterne, Sandrine HUET, Directrice Générale Adjointe
des Services, Joelle CROZIER, Elue en charge des Associations. Christian GUERITTE et Alain CHAUDE
représentaient l’Association.
La Ville confirme la mise à disposition de la Lanterne pour l’Association la seconde quinzaine de
septembre à partir de 2017. Au cours de cette réunion, nous avons été informés que la salle
d’exposition de la Lanterne était fermée le dimanche, ce qui peut poser problème quant à la
qualité de la fréquentation de nos expositions. Ce point doit être pris en compte dans nos
décisions futures et il nous faut garder une flexibilité. Suite à la revue conjointe du texte de la
convention, la Ville doit nous renvoyer la version définitive dans les jours à venir.
La subvention ainsi que l’avance dont bénéficiera l’Association sera présentée au Conseil
Municipal à venir (Information au 22 février : La subvention et l’avance ont été votées en Conseil
Municipal)
La convention avec la BPVF est finalisée. La dotation de la BPVF devrait être versée d’ici la fin du
mois.
S’agissant du site Internet, le cahier des charges a été reprécisé suite à une réunion Alain
CHAUDE/Christian GUERITTE. Dès que les versements évoqués plus haut sont reçus, nous
reprendrons contact avec BPVF et Publicis Webformance.
Christian GUERITTE expose ensuite la problématique liée à la question des assurances. L’objectif
est de ne pas mettre à risque l’Association et ses Dirigeants, tout en restant raisonnable au niveau
du budget de l’Association. A minima, nous devons contracter une assurance responsabilité civile
(ce coût reste très raisonnable) Pour la plupart des expositions, tel que le confirme Annie CHRISTY,
les Associations se dégagent de toute responsabilité en cas de dégradations, vols, etc. des objets
prêtés. Plusieurs compagnies d’assurance ou groupement ont été contactés. Certaines
compagnies n’assurent pas les expositions. Contracter une assurance impose de mettre en
surveillance permanente l’exposition, ce qui a également un coût. En tout état de cause, la
surveillance de l’exposition est un minimum nécessaire.
Les évaluations des coûts sont en cours, pour la surveillance et l’assurance, et la rédaction de la
clause d’assurance du règlement dépendra des informations obtenues, les documents devant être
envoyés aux artistes fin février/début mars.
Le travail sur le logo s’est poursuivi. A partir du dessin de base sélectionné, des essais de couleur
ont été faits.
2ème délibération : Le logo de l’Association représente une palette de peintre sur un socle de
sculpteur à l’intérieur d’un losange carré, couleurs cyan, magenta et jaune, entouré du nom de
l’Association « Rambouillet Arts et Partage », RAMBOUILLET en couleur verte, ARTS & PARTAGE
en couleur cyan (voir PJ)
Cette délibération est adoptée à l’unanimité des membres présents et représentés.
Concernant l’envoi des bulletins d’inscription et du règlement, la rédaction de la clause
d’assurance du règlement reste à être finalisée. Dans le règlement, nous ferons apparaître les
logos de la Ville de Rambouillet, de Rambouillet Territoires, de la BPVF, du Rotary Club, du Lions
Club et des Compagnons de la Bergerie Nationale. Les documents devront être envoyés aux
artistes fin février/début mars, avec l’assistance logistique du Service Communication.
L’ordre du jour étant épuisé, et plus personne ne demandant la parole, la séance est levée à
17h30.
Le Président
Administrateur
Christian GUERITTE
(signé)
(signé)