format de fichiers bureautiques guide pratique - Petit

RÉPUBLIQUE ET CANTON DE GENÈVE
Département de l’instruction publique
Service Ecoles-Médias
Annexe de la directive « Diffusion interne de document »
FORMAT DE FICHIERS BUREAUTIQUES
GUIDE PRATIQUE
1. Contexte
Depuis la rentrée 2008, tous les postes informatiques du DIP sont équipés de la suite
bureautique libre OpenOffice:
○
Les postes administratifs sont toujours équipés en standard avec Microsoft Office (Word,
Excel, Powerpoint) et ils ont en plus OpenOffice. Etant donné la volonté du Conseil d'Etat
de « promouvoir l'utilisation de logiciels libres », il est vraisemblable que la suite
OpenOffice, ou une suite équivalente, remplacera à terme Microsoft Office.
○
Les postes pédagogiques de l'enseignement primaire, du CO et du PO, sont équipés en
standard avec la suite bureautique OpenOffice (NeoOffice sur Macintosh1), sauf exception
justifiée dans certaines filières particulières.
L'ensemble des postes administratifs du département disposant maintenant des deux suites
bureautiques, il est désormais facile d'échanger des fichiers dans le standard ouvert que
propose OpenOffice par défaut, le format « OpenDocument 2». Par contre, des précautions
s'imposent pour communiquer avec l'extérieur du DIP.
OpenOffice (OO, ou OOo pour
OpenOffice.org) est une suite logicielle
bureautique qui comprend :
○
○
○
○
○
○
un traitement de texte, appelé Writer
un tableur, appelé Calc
un logiciel de présentations multimédias, appelé Impress
un logiciel de dessin (vectoriel), appelé Draw
un logiciel de base de données, appelé Base
un logiciel de base de formules mathématiques, appelé Math
2. Comment distinguer un poste administratif d'un poste pédagogique ?
Sur un poste administratif, la fenêtre ci-contre apparaît avant de
pouvoir ouvrir une session, ce qui n'est pas le cas sur un poste
pédagogique.
1
2
Dans la suite du texte, le terme OpenOffice correspond également à son équivalent NeoOffice.
A propos du format OpenDocument: http://fr.wikipedia.org/wiki/OpenDocument
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Normes d'échanges de documents informatiques (EP)
3. Quel format choisir pour l'échange de documents bureautiques ?
a) Documents ne devant pas être modifiés par le destinataire
Dans tous les cas où le destinataire ne doit pas modifier le document (par exemple la
simple diffusion d'une information) le format PDF (« Portable Document Format » lisible et
imprimable avec AcrobatReader) est à utiliser. Pour enregistrer les documents au format
PDF, voir le point 4 « Comment faire pour ... ».
b) Documents devant être modifiés/complétés par le destinataire
Dans les cas où le document doit pouvoir être modifié et que les destinataires se trouvent
à l'intérieur du DIP, le format ouvert OpenDocument de OpenOffice doit être préféré.
Ces formats de documents sont: ODT (pour les textes avec Writer), ODC (pour les feuilles
de calculs avec Calc) et ODP (pour les présentation avec Impress).
Dans les cas où le document doit pouvoir être modifié et que tous les destinataires ne se
trouvent pas au DIP, le format Microsoft – pour l'instant le format le plus répandu – doit
être utilisé.
Ces formats d'enregistrement Microsoft sont de type DOC (pour les textes), XLS (pour
les feuille de calculs) et PPT (pour les présentations).
A noter que OpenOffice permet d'enregistrer et de lire un document dans ces formats3.
4. Comment faire pour ...
a) Créer un fichier PDF depuis Word avec le logiciel PDFCreator
(Postes administratifs)
Choisir Imprimer dans le menu « Fichier », puis
« PDFCreator » dans la liste déroulante.
Donner un nom au document et cliquer
sur « Save ».
3
Voir le point 4b « Enregistrer dans le format DOC de Word depuis OpenOffice » pour un descriptif de la procédure. Celle-ci est
identique pour enregistrer depuis OpenOffice dans le format XLS de Excel ou PPT de Powerpoint.
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Normes d'échanges de documents informatiques (EP)
Choisir le répertoire d'enregistrement et cliquer sur « Enregistrer ».
Si PDFCreator n'est pas installé, il est possible d'utiliser le logiciel mis à disposition par
l'Etat de Genève sur les postes administratifs (Intranet) pour transformer différents types
de fichiers en PDF (cliquez sur le lien ci-après – l'aide se trouve directement dans la page
Internet, sous l'onglet « Guide ») :
http://pdf.etat-ge.ch/ (mettez ce lien dans vos favoris)
b) Créer un fichier PDF à partir d'OpenOffice
L'enregistrement dans le format PDF est inclus dans OpenOffice. Cliquez sur l'icône
« Export direct au format PDF » ou le menu Fichier puis « exporter au format pdf ... »:
Puis choisissez le dossier dans
lequel sera placé le fichier,
nommez le fichier,
Cliquez sur « Enregistrer ».
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c) Enregistrer au format Word depuis OpenOffice
Avant d'enregistrer au format DOC de Word, enregistrez normalement le fichier au
format OpenOffice ODT (ainsi vous garderez l'original).
Ouvrez ensuite le menu Fichier; cliquez sur « Enregistrer sous ... » et sélectionnez
« Microsoft Word 9/2000/XP (.doc) ».
Choisissez le dossier dans lequel sera
placé le fichier et nommez le fichier, puis
cliquez sur « Enregistrer »;
le message ci-contre apparaît. Passez
l'avertissement en cliquant sur « Oui ».
Vous constaterez que le nom du fichier a changé (barre de titre tout en haut de l'écran) :
il porte maintenant l'extension .DOC.
Conseil : si vous devez modifier ce fichier, rouvrez l'original au format OpenOffice .ODT
pour être sûr de repartir du formatage d'origine.
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5. Aller plus loin...
Vous trouverez des informations sur OpenOffice sur le site GeLibrEdu4.
Les enseignants du degré primaire peuvent également consulter la page des
Prolongements et supports de cours5, particulièrement la rubrique : OpenOffice.org Writer
(texte) « Les bases de Writer ».
La suite bureautique OpenOffice peut être installée gratuitement sur tout poste privé, par
exemple à domicile ; le « DVD GeLibrEdu » du SEM fournit entre autres un installateur
complet. Les collaborateurs du DIP peuvent soit le télécharger ce DVD en ligne, soit s'en
procurer une copie auprès du SEM6.
Demander de l'aide
Si OpenOffice n'est pas installé correctement sur un poste administratif du DIP, un ticket
devra être ouvert auprès de votre support CTI via le référent bureautique de votre école
ou service.
Le Forum Support7 du SEM, rubrique « Questions... et réponses / Logiciels » est à votre
disposition. La consultation de ce forum est libre, mais pour poser une question, vous
devez vous enregistrer en cliquant sur « S'enregistrer » en haut de la page d'accueil du
forum.
Pensez également à solliciter les personnes ressources proche de vous; elles ont peutêtre la réponse à votre question.
Autres liens
Directive « Diffusion interne de document »:
http://icp.ge.ch/sem/prestations/spip.php?article71
Directive « Standards ouverts et Logiciels libres au DIP »:
http://icp.ge.ch/sem/prestations/spip.php?article75
Informations sur OpenOffice dans GeLibrEdu:
http://icp.ge.ch/sem/gelibredu/openoffice
Toutes les informations à propos du DVD hybride PC/Mac GeLibrEdu:
http://icp.ge.ch/sem/gelibredu/dvd
Forum Support
http://bdp.ge.ch/support/
4
L'adresse est http://icp.ge.ch/sem/gelibredu/openoffice
L'adresse est http://petit-bazar.unige.ch/www/9-info/secteur/cours/0prolon.htm#star
6
Ce DVDest hybride PC/Mac. Toutes les informations sur http://icp.ge.ch/sem/gelibredu/dvd
7
L'adresse est http://bdp.ge.ch/support/
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