cahier des clauses techniques particulieres

CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES
(CCTP)
TRAITEMENT DU COURRIER POSTAL « ARRIVÉE »
MSA ARDECHE DROME LOIRE
29, rue Frédéric CHOPIN
26000 VALENCE
CCTP Traitement du courrier postal "Arrivée"
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PREAMBULE
La Mutualité Sociale Agricole Ardèche Drôme Loire est composée de trois
établissements principaux situés à Privas, Valence, Saint Priest en Jarez. Le site de
Valence est le siège social de l'entreprise et le site de Saint Priest en Jarez étant le
site concerné par le présent cahier des charges.
Le site de Saint Priest en Jarez traite l'ensemble du courrier arrivé et du courrier
départ pour les 3 départements. Le service GEIDE (Gestion Electronique
d'Informations et de Documents pour l'Entreprise est présent sur ce site.
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SOMMAIRE
ARTICLE I. OBJET DU MARCHE ........................................................................... 4
ARTICLE II. OBJECTIFS DU CAHIER DES CHARGES......................................... 4
ARTICLE III. RECEPTION DU COURRIER............................................................. 5
ARTICLE IV. DECLARATION DE REVENUS PROFESSIONNELS ....................... 5
ARTICLE IV. TRAITEMENT DU COURRIER .......................................................... 6
ARTICLE V. PRESTATIONS DE BASE .................................................................. 7
ARTICLE VI. PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES........................................... 12
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Article I.
OBJET DU MARCHE
La Mutualité Sociale Agricole Ardèche Drôme Loire sous-traite les opérations de
décomptage, pré tri, ouverture, tri, datage, de son courrier postal "Arrivée", de la
préparation des lots LAD (lecture automatisée des documents), de la préparation de certains
lots GEIDE
Article II. OBJECTIFS DU CAHIER DES CHARGES
Le présent cahier des charges a pour but d’indiquer la nature des opérations à réaliser.
Les conditions relatives à l’engagement des candidats sont précisées dans le cahier
des clauses administratives.
A – CLIENT
La Caisse de Mutualité Sociale Agricole Ardèche Drôme Loire est un établissement privé
gérant une mission de service public dont l'activité est la gestion de la couverture sociale de
la population agricole des départements de l’Ardèche, de la Drôme et de la Loire.
C'est un organisme qui gère la globalité de la protection sociale de cette population.
Ainsi, elle assure :
l'appel des cotisations,
le règlement des prestations de santé, de famille, de retraite,
le contentieux.
Son activité se complète par :
le contrôle médical et dentaire.
la médecine du travail et la médecine préventive
la prévention des accidents du travail
l'action sanitaire et sociale
toutes fonctions d'administration générale (comptabilité, moyens généraux, informatique…).
Dans ces conditions, elle reçoit de nombreux courriers et imprimés faisant référence à ces
secteurs d'activité.
B – MISSION
Les soumissionnaires sont invités à répondre au présent appel d'offres concernant les
opérations de traitement du courrier postal "Arrivée". Les opérations consistent en l’ouverture
et le tri du courrier postal, la préparation et la constitution des lots GEIDE.
Le coût des transports (fréquence minimum 1 fois par jour) et la sécurisation des documents
échangés avec la MSA – Etablissement Loire – seront supportés par le soumissionnaire.
Ce dernier s’engage en cas de besoins, motivés par la MSA, d’intervenir sous 4 heures pour
collecter ou restituer les documents.
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C – CONTENU
Les opérations de traitement du courrier sont décrites dans le document traitement du
courrier « prestations de base » de la page 7 à la page 12, et « prestation
complémentaire : missions relatives à la constitution des lots GEIDE » de la page 12 à
la page 13, sachant que la caisse de Mutualité Sociale Agricole assure une mission de
service public tout au long de l’année, 5 jours par semaine, du lundi au vendredi, hors jours
fériés.
Ce descriptif peut évoluer au fur et à mesure des obligations légales qui s'imposent à un
organisme de Sécurité Sociale, mais également du fait d'évolution de l'organisation interne
de l'entreprise.
Article III. RECEPTION DU COURRIER
A- COURRIER POSTAL EN VOLUME
On peut estimer le volume du courrier en 2000 et 3000 plis par jour.
Cette réception pouvant être majorée de près de 30% selon les périodes (suite à un appel de
cotisations, suite aux déclarations de revenus professionnels, déclarations de salaires…).
La moyenne quotidienne sur l'année 2014 a été de 2232 plis.
La MSA s’engage à informer l’entreprise des périodes pour lesquelles la réception du
courrier pourrait être supérieure à la moyenne indiquée.
B- CARACTERISTIQUE DE CETTE RECEPTION
La majorité du courrier reçu concerne la législation "Santé" (feuilles de soins, factures
subrogatoires, bordereaux de télétransmission etc. …)
La réception fluctue en fonction des législations et tout particulièrement dans le domaine
"Cotisations".
A titre indicatif, veuillez trouver ci-dessous les documents générant des périodes de
réception plus importantes selon les législations.
La MSA s’engage à informer l’entreprise des dates de réception.
COT NS
Article IV. DECLARATION
DE REVENUS
PROFESSIONNELS
Déclaration
d’assujettissement.
COTISATIONS
COT AS
Déclaration Trimestrielles
de Main d’Oeuvre
Déclarations de Salaires
Titre Emploi Saisonnier
Agricole
Déclaration Unique
d’Embauche
CHEQUE
Suite aux appels de
cotisations
PRESTATIONS
FAMILIALES
Certificats de scolarité :
sept - octobre
Déclaration trimestrielle
de ressources (DTR)
RSA API AAH.
SERVICE
RETRAITE
Avis d'imposition :
janvier – février
Déclaration
trimestrielle de
ressources (DTR)
pour l’invalidité.
Le courrier à prendre en compte se définit par :
courrier standard
courrier grand format
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SERVICE
SANTE
Prise en charge
vaccins antigrippe : octobre
Article IV. TRAITEMENT DU COURRIER
A- LIEU D'EXECUTION
Toutes les opérations liées au traitement du courrier seront réalisées dans les locaux
du prestataire
Le prestataire se rendra chaque matin sur le site de St Priest en Jarez entre 8h30 et 9h pour
venir chercher les courriers à ouvrir et à traiter.
B- LIVRAISON DU COURRIER RETOUR
Le courrier devra être remis directement, par le prestataire, dans l’établissement de St Priest
en Jarez au plus tard à 09 h 00 du matin (au moment de la récupération du courrier du
jour).
C- DECOMPTE
Le courrier est décompté en nombre de plis reçus. Les chèques réceptionnés feront l'objet
d'un comptage particulier
Le suivi statistique sera enregistré sur un tableau puis remis au responsable des Services
Généraux chaque fin de mois.
Tout autre document servant au "Prestataire" pour apprécier la quantité ou la charge de
travail devra être jointe à l’offre, s’il estime que le document ci-dessus n’est pas suffisant.
Ce document « Statistiques » du prestataire sera présenté dans le dossier d’offre et devra
également être fourni au responsable des services généraux chaque fin de mois.
Vos contacts
Sur le site de Saint Priest en Jarez :
G. BAUMERT ( : 04 77 91 55 21) Coordonnatrice Moyens Généraux
S. MINODIER (
Sur le site de Valence :
: 04 75 75 68 06), Responsable Moyens Généraux
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Article V. PRESTATIONS DE BASE
A- PRINCIPE D'OUVERTURE ET DE TRI DU COURRIER POSTAL(NON EXHAUSTIF)
Identification des courriers à l’attention de la Direction, des RH et des services médicaux
(contrôle médical et dentaire ainsi que la médecine du travail) ainsi que des courriers
nominatifs. Ces courriers ne sont pas ouverts et mis de coté pour être remis au site de
St Priest en Jarez le lendemain avant 9h00 du matin.
Ouverture du courrier – La MSA Ardèche Drôme Loire mettra à disposition du
soumissionnaire troic machine automatique ouvre lettre.
Sa maintenance sera assurée directement par le soumissionnaire et pris en charge par la
MSA.
La MSA se réserve le droit de contrôler à tous moments, le bon état et l’usage de cet
appareil.
Principe général d’ouverture du courrier : on ne sépare pas les documents adressés dans
un même courrier par les adhérents (sauf s’ils concernent des services différents).
L’ensemble des pièces composant le courrier est agrafé et daté.
A noter : lors de la préparation de certains lots GEIDE, les documents feront l’objet d’un
traitement différent de celui indiqué.
Identification des chèques qui seront mis de coté pour être transmis selon le même principe
que les courriers nominatifs identifiés ci-dessus. L’enveloppe est conservée avec le chèque.
Une liste des documents nécessitant la conservation des enveloppes sera adressée à
l’entreprise ou l’établissement.
Tri du courrier
Par législation
-
Documents Santé
-
Documents PF
-
Documents Retraite
-
Documents Cotisations
-
Documents Contentieux
-
Documents Action Sanitaire et Sociale
- Documents Services Généraux
...
La MSA donnera les indications permettant de reconnaître la majorité des documents.
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B- LE TRI DU COURRIER SANTE
Préparation des lots maladie
Une part importante du courrier concerne le service Santé.
Identification du service sur l’enveloppe (« service maladie », « service santé », « accidents
du travail », « CMUC »…).
On distingue les prestations en nature qui traitent des documents tels que les feuilles de
soins, le secteur assurance complémentaire, le secteur CMUC (gestion de la couverture
maladie universelle complémentaire) … et les prestations en espèces qui concernent les
arrêts de travail, les accidents du travail et les indemnités journalières.
a- Les prestations en nature
Séparer les feuilles de soins par catégorie (identification visuelle des documents)
- factures Médecin
- factures Auxiliaire médical
- factures Dentiste
- factures Laboratoire
- factures Transporteur
- factures Appareillage
- autres (cliniques, décomptes CPL …)
Feuilles de soins manuelles :
Les feuilles de soins sont triées selon les indications ci dessous.
TRI DES FEUILLES DE SOINS ET
FACTURES MANUELLES (TIERS PAYANT
ET HORS TIERS PAYANT)
FACTURES
ELIGIBLES A LA
LAD
TAMPON DATEUR
X
NON
AUXILIAIRES MEDICAUX
JAUNE
LABORATOIRES
VERT KAKI
NON
DENTAIRE
VERTS
NON
TRANSPORT
VERTS
NON
MEDECINS
MARRONS
OPTIQUE – PHARMACIE FOURNISSEURS
MARRONS
X
NON
NON
CURES THERMALES
NON
TITRES HOPITAUX
NON
FACTURES CLINIQUES ET
ETABLISSEMENTS DIVERS
(IMP – SCANNER…)
NON
DECOMPTES
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Les paquets triés par nature de feuilles sont annotés avec un papillon précisant le jour de
réception.
Les factures Dentiste, Laboratoire, Transporteur, Appareillage, Optique, Pharmacie, titres
hôpitaux, factures cliniques, décomptes peuvent être transmises au service Santé après leur
tri.
Préparation des lots LAD (lecture automatisée des documents)
La LAD est un outil qui permet d’une part la numérisation de certaines factures santé
(factures Médecins et Auxiliaires Médicaux), d’autre part de payer ces factures sans qu’elles
fassent l’objet d’une saisie.
Identification des factures éligibles LAD
- factures Médecins avec ou sans CCAM (classification commune des actes médicaux).
- factures Auxiliaires Médicaux (infirmiers, masseurs kinésithérapeutes, orthophonistes …)
de plus ou moins de 6 lignes. Il sera nécessaire de constituer des lots de factures de moins
de 6 lignes et des lots de plus de 6 lignes.
Constitution des lots LAD
Les lots LAD Médecins sont composés de 50 factures. Le dernier lot peut être composé de 1
à 50 factures.
Les lots LAD Auxiliaires Médicaux sont composés de 25 factures. Le dernier lot peut être
composé de 1 à 25 factures.
Les ordonnances sont détachées des factures et regroupées à la fin du Lot. Marquer d’une
croix les factures avec une ordonnance.
Les lots LAD peuvent être transmis au service GEIDE.
Les autres documents prestations en nature sont regroupés en deux groupes. Tous
ces documents sont datés à l’aide d’un tampon.
-
documents CMUC (les pièces qui accompagnent une demande de CMUC ne sont
pas séparées et devront être agrafées).
Autres documents (assurance complémentaire, réclamations, ententes préalables,
pièces d’état civil, RIB…)
b- Les prestations en espèces
Les documents relatifs aux prestations en espèces peuvent faire l’objet d’un premier tri
simple du fait qu’ils sont aisément reconnaissables. Tous les documents doivent être datés.
Certains documents doivent être transmis avec l’enveloppe (DAT, arrêts de travail).
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LES LOTS PRESTATIONS EN ESPECES
DECLARATION AT SALARIES
BLEU
DECLARATION AT NON SALARIES
VERT
FEUILLE AT SALARIES
BLEU
FEUILLE AT NON SALARIES
VERT
CERTIFICAT MEDICAL AT
ATTESTATION DE SALAIRE
BLEU
ARRET DE TRAVAIL
AUTRES DOCUMENTS (RECLAMATIONS…)
Les paquets triés par nature de feuilles sont annotés avec un papillon précisant le jour de
réception.
C- LE TRI DU COURRIER DES AUTRES SERVICES
Pour rappel, le courrier à l’attention des services médicaux (contrôle médical et dentaire,
médecine du travail), le courrier à l’attention de la Direction et des Ressources humaines
ainsi que l’ensemble des courriers nominatifs ne sont pas ouverts.
Le tri des plis à l’attention du service cotisations.
Identification du destinataire sur l’enveloppe (« services cotisations »).
Le tri des documents Cotisations peut se répartir en trois catégories.
- Les cotisations non salariées agricoles (NSA).
- Les cotisations sur salaires (employeurs).
- Les cotisations assurances complémentaires.
Tous les documents doivent être datés.
Certains documents doivent être triés avant d’être transmis au site de St Priest en Jarez. Il
s’agit de documents CERFA facilement identifiables.
LES LOTS COTISATIONS NSA
DECLARATIONS DE REVENU
PROFESSIONNEL (PERIODIQUES)
FACTURES
AUTRES DOCUMENTS
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LES LOTS COTISATIONS SUR SALAIRES
DECLARATIONS DE SALAIRES (PERIODIQUE)
TESA
DECLARATIONS TRIMESTRIELLES DE MAIN
D’OEUVRE
AUTRES DOCUMENTS
Les lots Cotisations Assurances Complémentaires
- pas de tri particulier.
Le tri des plis à l’attention du service contentieux.
Pas de tri particulier.
Le tri des plis à l’attention du service retraite.
Le service retraite gère les prestations vieillesses et invalidité.
Les documents sont donc triés par législation.
- les documents Retraite
- les documents Invalidité. Un tri spécifique est réalisé chaque trimestre au moment de la
réception des Déclarations Trimestrielles de Ressources Invalidité.
Un tri des documents Retraite doit être réalisé.
Les demandes de retraites font l’objet d’un lot particulier (les pièces qui accompagnent la
demande ne sont pas séparées).
Les avis d’imposition à l’attention du service retraite font l’objet d’un tri particulier durant le
premier trimestre de l’année.
Le tri des plis à l’attention du service prestations familiales.
Pas de tri particulier à l’exception des documents ci dessous.
Les certificats de scolarité lors des mois de septembre et d’octobre.
Un tri spécifique est réalisé chaque trimestre au moment de la réception des Déclarations
Trimestrielles de Ressources RSA, API (allocation parent isolé) et AAH.
Le tri des plis à l’attention du service encaissement.
Les chèques réceptionnés seront maintenus dans leur enveloppe d'expédition et regroupés
dans une pochette sécurisée.
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Les autres services
Les courriers sont regroupés par service mais ne font pas l’objet d’un tri particulier.
Délai de mise en œuvre des opérations liées à ces opérations
Les documents doivent être transmis le lendemain matin au moment où l’entreprise
récupère le courrier du jour (avant 9h du matin).
Exceptionnellement et sur demande motivée de la part de la MSA, les documents
pourront être transmis le jour même à 14h00.
Article VI. PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES
A- MISSIONS RELATIVES A LA CONSTITUTION DES LOTS GEIDE
Les principes de la GEIDE
Il s’agit de la numérisation, de l’indexation (identification du type de document ainsi que de
l’adhérent) et de la notification des documents entrants dans l’entreprise.
Il est nécessaire, en préalable à la numérisation des documents, d’effectuer des opérations
dénommées « constitution des lots GEIDE ».
La constitution des lots GEIDE nécessite un tri affiné des documents réceptionnés, une
préparation particulière des documents, et la mise en place de volets séparateurs entre
chaque document.
Ces opérations complémentaires seront confiées au prestataire en charge des opérations
liées à l’arrivée du courrier.
Le cahier des charges relatif aux prestations de base sera complété des éléments
nécessaires à la prise en compte du déploiement de la GEIDE et notamment la préparation
et la constitution des lots GEIDE.
Contexte relatif à l’activité GEIDE
La Mutualité Sociale Agricole Ardèche Drôme Loire est composée de trois établissements
principaux.
Le siège social est basé à Valence. Le site de Valence traite notamment les cotisations, le
contentieux, les prestations relatives à la retraite, l’invalidité, les prestations familiales et les
prestations santé des adhérents du régime agricole.
Un établissement est situé en ardèche. Le site de Privas traite notamment les cotisations, le
contentieux, les prestations relatives à la retraite et l’invalidité des adhérents du régime
agricole.
L’établissement du département de la Loire se situe à St Priest en Jarez. Le site de St Priest
en Jarez traite notamment les prestations Santé, les prestations familiales que l’ensemble
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des activités liées à la GEIDE (préparation des lots, numérisation et indexation des
documents).
B- LES MISSIONS DU PRESTATAIRE
Les opérations liées à la préparation des documents à la numérisation
Dégrafer si nécessaire les documents qui seront numérisés.
Relier les documents par des trombones (éviter que les documents constitutifs du dossier ne
s’éparpillent).
Ces opérations peuvent être réalisées lors du tri du courrier.
Tri des documents par législation.
Pour chacun des services qui travaillent avec l’application Geide, un second tri des
documents est nécessaire.
Pour chaque législation il peut être nécessaire selon le type de document et la période de
l’année de constituer des lots.
Eclatement du dossier. La préparation des lots est très fine, les documents doivent être
parfaitement identifiés afin d’être intégrés dans les lots métiers adéquates.
La préparation des lots nécessite la connaissance des documents. Les personnes dédiées à
cette activité devront avoir la capacité de reconnaître les différents documents.
La reconnaissance des documents peut être visuelle (documents de couleur, ou document
cerfatisé) mais elle peut aussi nécessiter une lecture partielle ou totale du document.
La MSA accompagnera l’entreprise pour former le moniteur aux taches à réaliser.
La dernière opération consiste à insérer un volet séparateur entre chaque document en vue
de la numérisation de ceux-ci. Les volets séparateurs seront fournis par la MSA.
L’objectif final peut être résumé ainsi : l’ensemble des documents transmis par l’entreprise
est numérisable, et l’indexation à mettre en œuvre (identification des documents) est
facilitée.
Délai de mise en œuvre des opérations liées à ces opérations
Les lots GEIDE doivent être transmis à J+1 (le matin avant 9h) au site de St Priest en Jarez.
Exceptionnellement et sur demande motivée de la part de la MSA, les lots GEIDE pourront
être remis au site de St Priest en Jarez le jour même dès 14h00.
Un contrôle des lots transmis sera réalisé par le service GEIDE afin de corriger d’éventuelles
erreurs.
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