Mettre Sur Pied

Mettre sur pied une approche systématique
de l'entretien
par George S. Nogradi
La gestion de l'entretien fait appel à la planification, l'organisation, l'accomplissement et l'administration de toutes les
activités dites critiques pour garder des installations (édifices,
espaces ouverts, et équipement) propres, sécuritaires, attrayants et fonctionnels pour le public qui en fait usage. Bien
qu'il existe des variations conceptuelles, des approches systématiques déterminent spécifiquement les activités d'entretien importantes qui doivent être exécutées, définissent ces
activités en détail, précisent de quelle façon elles doivent être
réalisées, et mesurent les réalisations suivant des normes et
des attentes pré-déterminées.
Au cours des dix dernières années, on a beaucoup écrit sur
la nécessité d'une approche plus systématique de l'entretien
dans le secteur des parcs et loisirs, et les nombreux avantages
qui y sont associés. Malgré cela, tous ces efforts n'ont pas
réussi à chasser les idées fausses et les craintes qui régnent
au sujet d'une approche systématique. Cependant, l'accumulation des preuves tirées de services aussi diversifiés que
les travaux publics et les restaurants-minutes suggère que l'on
peut concilier la diversité, que le volume du travail administratif
consacré à la mise en oeuvre du système est raisonnable, et
que l'on peut accroître l'appui politique pour l'entretien grâce
à une approche systématique. Pour ce faire, il faut respecter
neuf étapes importantes dans tout processus de mise en
oeuvre d'une approche systématique de l'entretien.
Processas de mise en oeuvre d'âne approche systématique
1. Expliquer la nouvelle initiative à tous tes employés
L'explication détaillée du processus et des avantages associés à la nouvelle initiative est sans doute retape la plus
critique de la mise en oeuvre. On doit souligner que la raison principale de l'initiative consiste à valoriser davantage
l'entretien et à assurer un appui continu pour cette fonction
importante.
2. Mettre sur pied l'équipe du projet
L'équipe du projet se composera idéalement de préposés
à l'entretien (qui fourniront l'information technique), ainsi
que de superviseurs et de directeurs (qui fourniront un appui administratif). Le directeur du projet doit être un cadre
qui a l'autorité de diriger les membres du comité et d'obtenir
les ressources nécessaires pour l'avancement des travaux.
3. Identifier les besoins en matière d'information de l'organisation
La première tâche de l'équipe du projet consiste à identifier
les besoins en matière d'information à tous les paliers hiérarchiques de l'organisation afin de s'assurer que le système sera en mesure de produire des renseignements
utiles. De tels renseignements peuvent porter sur le volume du travail accompli, les prestations et l'utilisation de
ressources sur le plan individuel, ainsi que divers indices
de rendement.
4. Définir les principales activités d'entretien
Toutes les principales activités d'entretien doivent être
identifiées et décrites dans leur moindre détail quant à leur
exécution, le genre et la quantité d'équipements nécessaires, ainsi que le nombre de personnes requises. La description doit être assez succinte de manière à ce que n'importe quel membre du personnel puisse accomplir l'activité
d'entretien selon les attentes organisationnelles. Ces renseignements peuvent servir de base pour un manuel de
normes techniques qui pourra être utilisé pour la formation
et le contrôle de la qualité.
5. Définir le niveau de service
Par niveau de service, on entend le degré selon lequel une
activité doit être accomplie. Ce niveau est généralement
défini qualitativement, et tend à être hautement subjectif et
esthétique. Généralement, les caractéristiques qualitatives sont transformées en fréquence avec laquelle l'activité sera exécutée. On présume ici qu'en respectant la fréquence établie pour réaliser l'activité d'entretien, on pourra
maintenir le niveau de qualité recherché.
6. Préciser la norme de performance
Les normes de performance déterminent la quantité de travail à accomplir dans un temps donné, dans des conditions
normales. On peut définir ces normes en supervisant et en
consignant par écrit (pendant quelques semaines) le temps
nécessaire pour compléter des activités d'entretien spécifiques. On calcule ensuite la norme réelle de performance en divisant le nombre total d'heures par le nombre
de fois où l'activité a été exécutée et le volume de travail à
faire (selon l'inventaire).
7. Tenir un inventaire des ressources
Pour être en mesure de planifier et de budgétiser les travaux nécessaires, le programme d'entretien doit se rapporter aux conditions spécifiques auxquelles feront face les
employés affectés aux tâches à accomplir. On doit identifier, décrire et quantifier dans un inventaire la quantité de
ressources nécessitant de l'entretien. L'inventaire doit être
le reflet du volume de travail à accomplir pour chaque activité, et chaque élément de l'inventaire doit être identique
à l'unité de travail identifié dans la norme de performance.
8. Élaborer un échéancier et un budget des activités
d'entretien
Une fois que les activités d'entretien ont été identifiées et
décrites, que les niveaux de service ont été établis, que les
normes de performance ont été déterminées, et que le volume de travail total a été calculé en fonction de l'inventaire
actuel, on peut préparer l'échéancier et le budget d'entretien sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle,
saisonnière ou annuelle. Le résultat final est un calendrier
d'activités où sont précisés à quel moment chacune des
activités doit être accomplie, et les ressources nécessaires
pour y arriver. Les prévisions budgétaires peuvent alors
dériver de l'application des coûts d'unité au volume de travail à faire, plutôt qu'à partir de précédents historiques et
d'opinions subjectives.
9. Consigner par écrit et évaluer la performance
La valeur de tout système d'entretien sera mise en doute
à moins que le système ne produise des renseignements
utiles et pertinents. Par conséquent, tout travail accompli
ainsi que le temps d'exécution doivent être consignés par
écrit. Prendre note du temps d'exécution est un facteur particulièrement important jusqu'à ce que la norme de performance soit éprouvée. Une fois la norme de performance
confirmée, la consignation du temps consacré à compléter
diverses activités d'entretien devient facultative puisque
l'évaluation du rendement peut se faire à partir de la norme
de performance et du volume de travail accompli. Toutefois, il est toujours important de noter ce qui a été réalisé
pour justifier les travaux et comparer la performance réelle
à celle qui a été prévue.