Gestion des Clients

Présentation de la solution
iFassen
Objectifs
• Assurer la traçabilité des processus de
distribution et de vente
• Améliorer la qualité de service vis-à-vis des
clients
• Disposer d’une base des données
d’informations utiles pour le développement
et l’amélioration du système d’information
commercial.
Avantages Vendeurs
 Disposer en permanence d’informations actualisées sur la tournée :
 Fichier client
 Ordre chronologique de service des clients
 Produits habituellement servis aux clients
 Objectifs de vente
 Encours clients
 Connaitre en temps réel le stock disponible dans le véhicule pour une gestion
aisée des quotas et des objectifs
 Gérer les gratuités et les remises clients
 Assurer la traçabilité des rendus par client
 Calculer les montants à régler et imprimer les documents
 Enregistrer les encaissements et le recouvrement des créances.
 Disposer d’informations synthétisées pour optimiser la prochaine commande
Avantages Encadrement
• Disposer de données actualisées sur le déroulement des tournées :
–
–
–
–
–
•
•
•
•
Clients non visités
Clients sans vente
Itinéraires et chronologie des visites
Ventilation des produits sur les points de ventes
Rupture du stock
Répartition efficace des objectifs
Suivi et interprétation des ventes
Meilleure connaissance du marché
Clients potentiels, CA/client, mouvement des produits, qualité de
service des équipes de ventes
• Avoir des données permettant une animation plus appropriée des
équipes de vente
Back Office
Clients – Articles – Opérateurs –
Périphériques – Véhicules
Fichiers de base
Commercial
Vente type – Promotions –
Objectifs – Listes de prix-Remises
Découpage –
Tournées – Itinéraires
Ventes – Stocks
Répartition des commandes – Pièces clients en
compte – Consignations – Règlements –
Mouvements tournées – Rapports
Répartition du stock – Gestion
des lots – Mouvements de
stock – Inventaires – Rapports
Outils de gestion
Equipements
Plans d’action
Questionnaires
Comptabilité
générale
Evènements
commerciaux
Outils
supplémentaires
Clôtures
Renumérotations
Paramétrages –
Tables de
références
Connexions
appareils
mobiles
Interfaces ERP
Back Office : Référentiels
Gestion des Articles
•Gestion des Packs, emballages et palettes
•Classification paramétrable sur 5 niveaux
•Gestion des nomenclatures
•Associations des articles aux magasins de
stockage pour les mouvements de stock
Gestion des Clients
•Classification paramétrable
•Gestion de la localisation
•Modes de règlements personnalisés par
client
•Remise automatique par client
Gestion des Opérateurs
•Gestion de la numérotation des pièces
•Gestion des Taches opérateurs
•Menu personnalisé par opérateur
•Gestion des affectations
•Gestion des taches bloquantes
•Profils par défaut : Aide vendeur,
auditeur, caissier, chauffeur, contrôleur,
pointeur, superviseur, vendeur, pré
vendeur, vendeur-chauffeur)
Gestion des Périphériques
•Type d’imprimante associée par PDA
•Communication en Wifi, Ethernet, USB,
GPRS
•Détection automatique des PDA à portée
•Préparation, Envoi, Réception et
Traitement des tournées
Back Office : Commercial
Découpage du Territoire
•Définition libre des appellations
•Gestion illimitée du découpage
•Elaboration du découpage géographique sous forme d'arbre hiérarchique
•Classification manuelle et/ou automatique
Gestion des Tournées
•Gestion des rotations de tournées
•Gestion des jours de distribution
•Affectation des clients aux tournées
•Saisie des associations tournée-véhicule-vendeur-chauffeur et 2 aides vendeur
par jour
Gestion des Itinéraires
•Classification manuelle et/ou automatique
Back Office : Ventes
Répartition des commandes
•Affectation des commandes aux livreurs
•Recalcule des promotions en cours
•Prise en compte des ruptures article
Gestion des clients en compte
•Gestion des commandes
•Gestion des réceptions
•Gestion des retours
Gestion des vendeurs
•Affectations
•Gestion des soldes de règlements
•Gestion de la situation des emballages
Gestion des versements des vendeurs
•Prise en charge des clients à crédit
•Rapport des mouvements de la tournée,
des encaissements et du décompte de
monnaie
•Rapports multicritères et affichage
dynamique des résultats
Rapports de ventes
•Rapports des pièces issues du mobile
•Rapports des règlements issus du mobile.
•Filtre multicritères et affichage du détail
des factures et des règlements
Back Office : Stocks
Opérations de stock Siège
•Calcul de la proposition de
réapprovisionnement du stock (commandes
tournées, moyenne des ventes, nombre de
jours de stocks souhaité…)
•Gestion des commandes
•Gestion des réceptions
•Gestion des retours (+perte)
•Gestion du compte agence/siège
•Gestion des Inventaires
Gestion du stock
•Mouvements de stocks
•Gestion du stock comptable
•Gestion du stock réel
•Gestion des régularisations
•Consignations/déconsignations
d'emballages
•Répartition du stock pour les commandes
des tournées actives
•Compensations d'articles en rupture
•Maintenance des chargements de
véhicules
•Ensemble de rapports et de statistiques
sur les stocks, les emballages, les soldes
opérateurs et les situations financières
Back Office : Outils
Gestion des équipements
•Liste des équipements par catégorie
•Mouvements d’équipements
(paramétrable)
•Historique des mouvements
Gestion des plans d’actions
•Liste des évènements
•Liste des actions par évènements
•Suivi des réalisations
Questionnaires
•Définition libre des questionnaires
•Affectation aux clients / auditeurs
•Traitement des résultats
•Rapports dynamiques
Comptabilité
•Gestion du plan comptable
•Gestion des journaux
•Gestion des écritures
•Ecritures de banque/caisse - Charges Achats et opérations diverses
•Extraits de compte
•Bordereau de remise des valeurs
Evénements spéciaux
•Maintenir un calendrier des événements
importants à afficher sur la fenêtre
principale du programme (promotions,
fêtes, grèves…)
Front Office
Principale
Tâches globales
Tournée
Tâches client
• Log In
• Début tournée
• Fin tournée
• Contrôle chargement
• Charge supplémentaire
• Tournée
• Contrôle retours vendables
• Contrôle emballages
• Contrôle non conforme
• Commande prochain
chargement
• Rapports
• Recherche de client
• Création de client
• Liste des pièces
• Stock chargé
• Non vente
• Commande
• Facture
• Relevage
• Paiements
• Questionnaire
• Equipements
Front Office
Gestion des Clients
• Classification paramétrable
• Gestion de la localisation
• Modes de règlements personnalisés par client
Gestion des Opérateurs
• Menu personnalisé par opérateur
• Gestion des affectations
Gestion des Tournées
• Gestion des rotations de tournées
• Gestion des jours de distribution
Factures type
• Création de modèles de vente par catégorie de client ou par zone géographique.
Objectifs de vente
• Gérer les objectifs de vente d'une période donnée par opérateur
Promotions
• Etablir des promotions à mécanismes complexes sur une période pour une catégorie
de clients et/ou zone géographique
Gestion des Communications
• Synchroniser avec le serveur en Wifi, Ethernet, USB, GPRS
Front Office
Gestion des transactions commerciales
• Vente, Non vente, Commande, Relevage, Paiements, Stocks, Factures
Gestion du Stock
Chargement, Tournée, Retour Emballage, Retour Produit
Rapports
Commande, Chargements, Qualité de service, Invendus, Pertes, % Pertes, Objectifs
Ventes, % Réalisation, Nombre de visites programmées, Visites effectuées, Nombre de
clients non livrés, Total des montants facturés, Total de versements encaissés,
Consignations et déconsignations
Méthodologie d’implémentation
PHASE 0 : INITIALISATION DU PROJET
PHASE 1 : ANALYSE DES BESOINS
PHASE 2 : INSTALLATION TECHNIQUE ET EXPLOITATION
PHASE 3 : PARAMETRAGE DU PROGICIEL
PHASE 4 : DEVELOPPEMENT DES ADAPTATIONS SPECIFIQUES
PHASE 5 : ADAPTATION DU PROGICIEL
PHASE 6 : REPRISES DES DONNEES EXISTANTES
PHASE 7 : TESTS ET VALIDATION GLOBALE DU PROGICIEL
PHASE 8 : FORMATIONS DES UTILISATEURS
PHASE 9 : MISE EN OEUVRE DU SITE PILOTE
PHASE 10 : DEPLOIEMENT ET ASSISTANCE AU DEMARRAGE