Charte Fournisseurs

Charte Fournisseurs
Une relation client-fournisseur
responsable
Édition 2015
Cette charte présente la fonction Achats
chez Veolia et définit les responsabilités
et engagements que le Groupe souhaite
partager avec ses fournisseurs dans le cadre
de la relation qui les lie.
Tout fournisseur d’une société ou filiale de
Veolia doit prendre connaissance de cette
charte et s’engager à la respecter avant
fourniture de biens ou services.
Les engagements du Groupe en matière de
développement durable sont intégrés
à chaque étape du processus Achats.
Som
mai
re
P4
Présentation du
Groupe Veolia
P5
La fonction
Achats : missions
et chiffres clés
P 7 P 10
Les fournisseurs
dans le processus
Achats de Veolia
Les engagements
des fournisseurs
vis-à-vis de Veolia
P 12 P 14
Les engagements
de Veolia visà-vis des
fournisseurs
Les engagements
du Groupe
relayés dans la
politique Achats
Présentation
du Groupe Veolia
Le groupe Veolia est la référence mondiale
de la gestion optimisée des ressources.
Présent sur les cinq continents avec plus
de 179 000 salariés*, le Groupe conçoit
et déploie des solutions pour la gestion
de l’eau, des déchets et de l’énergie, qui
participent au développement durable des
villes et des industries. Au travers de ses trois
activités complémentaires, Veolia contribue
à développer l’accès aux ressources, à
préserver les ressources disponibles et à
les renouveler. En 2014, le groupe Veolia a
servi 96 millions d’habitants en eau potable
et 60 millions en assainissement, produit
52millions de mégawatheures et valorisé
31 millions de tonnes de déchets. Veolia
Environnement a réalisé en 2014 un chiffre
d’affaires consolidé de 24,4 milliards d’euros*.
www.veolia.com
(*) Chiffres 2014 pro-forma incluant Dalkia International
(100%) et excluant Dalkia France
4 • Charte Fournisseurs Veolia • DOCUMENT INTERNE - CONFIDENTIEL - Propriété de Veolia © • Édition 2015
La fonction achats :
Missions & chiffres clés
Accompagner l’activité des entités
opérationnelles
•
Être au service des opérationnels pour mettre à disposition des produits et des services aux
meilleures conditions de coûts, délais et qualité.
•
Maîtriser le risque fournisseurs par l’évaluation des facteurs suivants : financiers, supply
chain, qualité, sociaux et environnementaux.
•
•
Intégrer les engagements du Groupe en faveur du développement durable.
Proposer des pratiques nouvelles et construire avec les fournisseurs des relations de
confiance pour favoriser leur potentiel d’innovation.
Contribuer à la performance du Groupe
•
Mettre en place des contrats performants issus de la mise en œuvre de stratégies adaptées à chaque famille d’achats, prenant en compte notamment le coût global
d’acquisition de biens et de services (Total Cost of Ownership, TCO) ou encore la mise en
place d’indices servant de base aux renégociations.
•
Implémenter les meilleures pratiques de gestion des Achats et des fournisseurs en
appliquant des processus définis et en utilisant des outils appropriés.
•
Assurer la bonne application des contrats : déploiement dans les entités opérationnelles,
liens avec les services approvisionnements.
•
Contribuer à la maîtrise de la dépense.
Favoriser l’efficacité des processus
d’approvisionnement
•
Optimiser les process administratifs et encourager la dématérialisation des commandes pour réduire les impacts sur l’environnement.
•
Améliorer la gestion et l’optimisation des stocks.
5•
10,2 MDS€
de dépense achats externes en 2014
Répartition de la dépense par domaine
et activité (en %)
Equipements, matériels et
fournitures d’exploitation
13%
Sous-traitance industrielle,
technique et de service
Matériels et engins
mobiles
30%
6%
Energies, matières et
produits chimiques
29%
Prestations
intellectuelles
Achats généraux
Informatique et
télécommunications
Autres dépenses
non adressables
(Taxes, Immobilier…)
7%
5%
1%
8%
Excl. Pro Activa, EMEA, Hongrie, Roumanie Energie , SEM, Bartin, VEI (Excl. Entités internationales)
Nishihara/JE (Japon), SIDEM (VWT), Espagne (données 2013) et JV
6 • Charte Fournisseurs Veolia • DOCUMENT INTERNE - CONFIDENTIEL - Propriété de Veolia © • Édition 2015
Les fournisseurs
dans le processus Achats
de Veolia
La fonction Achats de Veolia est organisée en réseau pour favoriser les synergies et les actions
transverses au sein du Groupe. Les différentes directions Achats collaborent entre elles, assurant
ainsi une parfaite complémentarité entre initiatives transverses et spécifiques. Le système
de management garantit que tous les projets Achats sont gérés au niveau le plus adapté au
contexte.
La gestion d’un projet Achats
Un projet Achats peut être lancé sur une ou plusieurs familles Achats. Il est mené par un
acheteur qui pilote la démarche et anime un groupe de travail représentant l’ensemble des
fonctions et Business Units concernées : utilisateurs, prescripteurs et experts (préventeurs,
responsables techniques…). Responsable de la performance du projet, cet acheteur est le
représentant du Groupe vis-à-vis des fournisseurs. Il est garant du respect du processus Achats
mené selon un Code de Conduite établi pour l’ensemble de Veolia. Il suit enfin le déploiement et
assure l’objectivité des décisions.
Groupe de travail
Réseau
Achats
Sponsor
Experts
Acheteur
Utilisateurs
Prescripteurs
Les étapes du
processus
Le processus Achats du Groupe se
compose de huit étapes clés, garantes de
la performance globale de l’action. Les
fournisseurs interviennent naturellement
dans la majeure partie des étapes du
processus Achats de Veolia, au niveau de :
En 2013, La Direction des Achats de Veolia a lancé une nouvelle
plateforme de gestion des projets Achats: le module eSourcing
de la solution Ivalua Buyer. En structurant et en optimisant les
différentes étapes d’un appel d’offres, il centralise les informations
Achats en collaboration directe avec l’ensemble des parties
prenantes du processus Achats. Dans ce cadre, les enjeux sociaux et
environnementaux d’une catégorie d’achats seront mesurés grâce à
la cartographie de risques RSE élaborée en 2012 directement intégrée
dans le module eSourcing, pour identifier les familles à risque et
ainsi automatiser l’évaluation de performance RSE des fournisseurs
concernés en amont de l’appel d’offre. Cet outil permet de structurer
et de standardiser l’intégration des enjeux responsables dans le
processus de qualification des fournisseurs.
L’analyse des marchés
Avant lancement d’une consultation ou d’un
appel d’offres, les fournisseurs peuvent être
pré-qualifiés grâce à leurs réponses à une
demande d’informations (RFI). Celle-ci permet
d’apprécier leur capacité à répondre aux besoins
du Groupe en termes de moyens et de qualité de
service, ainsi que leur engagement en faveur du
développement durable, en particulier au niveau
environnemental et social (prévention santé
sécurité ou respect de la diversité).
7•
L’appel d’offres
La contractualisation
Le groupe de travail, en charge de la rédaction
du cahier des charges, définit des critères
objectifs d’évaluation des offres et détermine
une liste restreinte de fournisseurs avec lesquels
Veolia est prêt à s’engager. L’acheteur-pilote,
responsable du projet, mène les négociations
permettant d’affiner les analyses, de départager
les fournisseurs présélectionnés et de formaliser
le choix qui sera proposé à l’instance de décision.
Lors de la signature d’un contrat cadre, trois
éléments fondamentaux doivent être intégrés :
Le déploiement et le pilotage de la performance
Suivre le déploiement des contrats au sein du
Groupe,
•
Constater périodiquement les dépenses
réalisées avec les entités du Groupe en
suivant le format proposé dans le contrat,
•
Préciser le niveau de leur performance
économique, sociale et environnementale,
en rapport avec les objectifs du Groupe et les
standards internationaux.
Phase de lancement
ÉTAPE 0
ÉTAPE 1
Identification
du besoin
Mise en place
de l’équipe &
lancement de
l’action
•
Une clause sur le déploiement des contrats
et le pilotage de la performance incluant une
obligation de reporting périodique,
•
Une clause en faveur du développement
durable reprenant les engagements
prioritaires du Groupe (documents de
référence PSS*, Diversité, Environnement…)
et qui rappelle l’importance accordée aux
démarches d’évaluations de la Responsabilité
Sociale des Entreprises (RSE) fournisseurs.
Des enquêtes de satisfaction fournisseurs
permettent aux acheteurs et utilisateurs
du Groupe de noter les fournisseurs sur les
différents aspects des contrats : respect des
engagements, relation fournisseur, sécurité et
environnement. Parallèlement, des évaluations
RSE fournisseurs peuvent être réalisées
afin d’évaluer la maturité du système de
management environnemental et social des
fournisseurs. En fonction des résultats de ces
évaluations, Veolia sollicite ses fournisseurs
afin de mettre en œuvre, le cas échéant, des
plans de progrès adaptés, dans une démarche
d’amélioration continue et d’innovation.
Conception
ÉTAPE 2
Analyse
du marché
fournisseurs
Plan d’action Achats
Groupe de travail Achats
SWOT
Analyse de Porter
Matrice de positionnement
E-sourcing
*
Une clause de non-exclusivité réciproque,
avec dérogations exceptionnelles,
Le développement de plans de progrès et
d’amélioration continue
Après signature du contrat cadre, le Groupe
établit des échanges réguliers d’informations
avec ses fournisseurs pour :
•
•
ÉTAPE 3
Cahier des
charges
fonctionnel
ÉTAPE 4
Consultation
Mise en œuvre
et suivi
ÉTAPE 5
Contractualisation
& stratégie de
déploiement
Stratégie de consultation
Gestion des risques
Innovation
RFx
Coût global
Cahier des charges fonctionnel
Grille de sélection
Short-list fournisseurs
Négociation
Contrat
RSE
ÉTAPE 6
Déploiement &
communication
ÉTAPE 7
Pilotage des
progrès &
amélioration
continue
Communication
Déploiement
Mesure et reporting de la
performance achats
Evaluation fournisseur
Suivi satisfaction
Reporting fournisseur
Revue des contrats
RSE
Prévention Santé Sécurité
8 • Charte Fournisseurs Veolia • DOCUMENT INTERNE - CONFIDENTIEL - Propriété de Veolia © • Édition 2015
Achats durables et relation fournisseurs
Les enjeux environnementaux et sociaux s’inscrivent dans la politique Achats de Veolia.
Intervenant dans la majeure partie des étapes du processus achats, les fournisseurs jouent
un rôle essentiel dans la démarche Achats durables du Groupe, qui vise à :
•
Construire des relations équilibrées avec les fournisseurs, sources de performance et
d’innovation.
•
Sélectionner les produits et services respectueux de l’environnement et analyser les
impacts tout au long de leur cycle de vie. Promouvoir les comportements et les processus
responsables.
•
Evaluer, suivre et piloter la performance RSE des fournisseurs pour anticiper et prévenir les
risques en la matière.
Performance RSE fournisseurs
Veolia mesure l’intégration des enjeux de responsabilité sociétale dans le système de
management de ses fournisseurs grâce à un système d’évaluation RSE pouvant donner lieu,
si nécessaire, à des plans d’actions spécifiques et/ou à des audits sociétaux sur site.
Indicateurs Achats durables
Des indicateurs de performance Achats durables ont été mis en place pour piloter les actions
du Groupe au regard de l’engagement des acheteurs et de la relation fournisseurs. Les résultats
sont publiés dans le cahier de la performance RSE du rapport annuel du Groupe.
Plus d’informations sur la page Achats Durables du site
www.veolia.com (Onglet groupe - Section Performance RSE - Achats durables).
9•
Les engagements
des fournisseurs
vis à vis de Veolia
Veolia attend de ses fournisseurs des produits et des prestations de qualité conformes aux
exigences contractuelles. Le Groupe souhaite que ses fournisseurs partagent ses engagements
en faveur du développement durable aussi bien dans leur activité propre que sur leur chaîne
d’approvisionnement.
Respecter le processus Achats de Veolia
• Le fournisseur respecte les étapes du processus achats décrites précédemment, et applique
la méthodologie de réponse à un appel d’offres dans la plateforme de gestion en ligne
eSourcing retenue par Veolia.
• Le fournisseur répond aux exigences de reporting tant sur le plan économique et
environnemental que sur le plan social (notamment en termes de diversité et de prévention
santé sécurité).
Promouvoir le respect des règles éthiques
liées au droit du travail, à la diversité et à la
prévention santé sécurité
• Le fournisseur respecte les conventions internationales et les réglementations relatives
notamment au travail clandestin, au travail des enfants, au travail forcé, au droit à la
négociation collective et à la non-discrimination.
• Le fournisseur assure la sécurité des personnes et des installations sur l’ensemble de ses sites
et le respect de la santé de ses salariés ainsi que des riverains. Il œuvre pour l’amélioration
continue des conditions de travail de ses employés et sous-traitants.
Élaborer un système de management
environnemental
• Le fournisseur respecte la réglementation relative à la protection de l’environnement et met en
œuvre les actions nécessaires pour limiter l’impact de son activité sur l’environnement.
• Plus généralement et afin de piloter ses actions en la matière, le fournisseur met en place un
système de management environnemental.
10 • Charte Fournisseurs Veolia • DOCUMENT INTERNE - CONFIDENTIEL - Propriété de Veolia © • Édition 2015
Contribuer à l’amélioration continue des
services et produits fournis
• Le fournisseur propose ses solutions les plus performantes en termes de services et de
produits.
• Le fournisseur s’engage à prendre en compte les axes d’amélioration identifiés par les
démarches de pilotage Veolia. Il propose les produits et des services les plus adaptés aux
besoins exprimés par Veolia, s’implique dans les démarches d’amélioration continue et est
force de proposition en termes d’innovation.
Entretenir la bonne relation commerciale
• Le fournisseur informe les directions achats de Veolia de l’état de ses relations avec les
utilisateurs de ses produits et services au sein du Groupe.
• Le fournisseur veille à transmettre toute information pour prévenir un risque de non respect
des engagements du contrat.
11•
Les engagements
de Veolia vis-à-vis de
ses fournisseurs
Veolia attend de ses acheteurs qu’ils se comportent de manière professionnelle et conforme à
son programme « Ethique, Conviction et Responsabilité » ; qu’ils respectent ses engagements en
faveur du développement durable, de la diversité et de la prévention santé sécurité ; qu’ils agissent
conformément aux législations et réglementations applicables dans chacun des pays dans
lesquels le Groupe intervient.
Être irréprochable dans toutes les relations
d’affaires
• N’employer que des méthodes et des moyens reconnus par tous comme conformes aux bonnes
pratiques de la profession et refuser toute pratique commerciale illicite ou déloyale.
• Refuser d’un fournisseur toute rétribution, prestation ou avantage financier, direct ou indirect et
veiller à ce que ses intérêts personnels n’interfèrent pas dans le processus.
Garantir l’équité de traitement des
fournisseurs
• Assurer une communication claire et homogène pour que chaque fournisseur dispose du
même niveau d’information.
• Veiller au respect des règles de la concurrence ainsi qu’à l’égalité de traitement des
entreprises en compétition en regard des critères de jugement fixés par la consultation.
Établir des relations durables avec les
fournisseurs
• Impliquer les fournisseurs dans le processus achats le plus tôt possible afin de valoriser les
innovations.
• Informer les fournisseurs de l’avancement des étapes de la consultation.
• Maintenir son devoir de réserve et s’assurer que toute information communiquée par
un fournisseur est traitée comme confidentielle sauf s’il est clairement stipulé que les
informations deviennent propriété de Veolia.
• Suivre la relation contractuelle avec chacun des fournisseurs.
12 • Charte Fournisseurs Veolia • DOCUMENT INTERNE - CONFIDENTIEL - Propriété de Veolia © • Édition 2015
Mettre en place un pilotage de la
performance
• Accompagner le fournisseur dans le déploiement des contrats et définir des indicateurs
permettant d’évaluer sa performance.
• Promouvoir les valeurs de Veolia auprès des sous-traitants et fournisseurs, soutenir leurs
initiatives en matière de développement durable, de diversité (voir encart dédié ci-après) et
de prévention santé sécurité.
• Encourager les démarches d’innovation performantes et responsables.
• Respecter les engagements de la Charte régissant les relations entre grands donneurs
d’ordre et PME. Dans ce cadre, le Groupe Veolia s’engage à soutenir ses PME fournisseurs et
à prévenir tout litige potentiel, ainsi qu’à instaurer un mode de traitement formalisé de ces
litiges (voir encart dédié ci-après).
• Réaliser un bilan annuel détaillé de la performance des fournisseurs et mettre en oeuvre
les plans d’amélioration adaptés (produits et services, processus, RSE...). Le cas échéant,
s’impliquer dans des démarches d’évaluation RSE de ces derniers.
13•
Les engagements du
Groupe relayés dans
nos pratiques Achats
Diversité
Dans la continuité des démarches engagées depuis plus de 15 ans, Veolia mène un plan d’action
« Diversité - Egalité des chances 2012-2015 » qui s’applique en interne, comme vis-à-vis de nos
fournisseurs.
Si vous souhaitez porter à notre connaissance un dysfonctionnement en matière de diversité,
d’égalité des chances ou de discrimination, contactez la cellule d’écoute dédiée :
[email protected]
Collaboration avec le secteur protégé et
adapté
Dans le cadre du partenariat de l’UES Veolia France avec le réseau GESAT et en collaboration
avec les missions handicap de chaque entité du Groupe, Veolia favorise le recours au Secteur
du Travail Adapté et Protegé (STPA), Etablissements et Services d’Aide par le Travail (ESAT) et
Entreprises Adaptées (EA), notamment pour des catégories d’achats cibles.
Prévention Santé Sécurité
Veolia mène une démarche active de prévention des risques professionnels et de renforcement
de la sécurité dans chacune de ses entités. Le groupe attend de ses fournisseurs et soustraitants qu’ils relaient ce type de dispositifs (cf. Lettre d’engagement Prévention Santé Sécurité
au Travail diffusée par Antoine FREROT, Président Directeur Général de Veolia - Avril 2013).
Relations avec les Petites et Moyennes
Entreprises
Fortement associé à l’économie des territoires, Veolia collabore naturellement avec un grand
nombre de Petites et Moyennes Entreprises. La démarche PME a pour objectif de contribuer à
l’émergence et à la croissance de partenaires dynamiques et solides, porteurs d’innovation et
de compétitivité.
14 • Charte Fournisseurs Veolia • DOCUMENT INTERNE - CONFIDENTIEL - Propriété de Veolia © • Édition 2015
Les 10 engagements de la Charte de bonnes pratiques vis-à-vis des PME, initiée par la médiation
du crédit aux entreprises et la CDAF* et signée en 2010 par Veolia, visent à construire une
relation équilibrée entre les « grands donneurs d’ordre » et les PME françaises. Applicable dans
le cadre d’un contrat en cours ou lors de son renouvellement, elle est destinée à développer
les bonnes pratiques dans les relations avec nos fournisseurs PME et à prévenir les litiges en
favorisant le recours à la médiation.
Contact : [email protected]
Par son adhésion en juin 2012 au Pacte PME Veolia renforce ses moyens pour mettre en oeuvre
sa politique PME.
http://www.pactepme.org
* CDAF : Compagnie des Dirigeants et Acheteurs de France.
ACHATS DURABLES
Consultez le site : www.veolia.com
Onglet groupe - Section Performance RSE - Achats durables
15•
38 avenue Kléber • 75116 Paris Cedex
[email protected]
Direction des Achats Groupe (DAG)
www.veolia.com
Direction de la communication de Veolia - Crédits photos : photothèque Veolia © Stéphane Lavoué - Manolo Mylonas - Christophe Majani - Tous droits réservés - Version 2015