consignes pour le rapport de stage et la soutenance de stage

GUIDE POUR LE RAPPORT DE STAGE ET LA
SOUTENANCE DE STAGE
I LA PRESENTATION DU RAPPORT DE STAGE : LISIBLE, SOIGNEE ET
PROFESSIONNELLE
1) Consignes pour la mise en page globale du rapport
Une présentation lisible, soignée, utilisant à bon escient les ressources des traitements
de texte est demandée.
- 30 à 50 pages tapuscrites (au traitement de texte) sont demandées (annexes incluses) ;
recto seulement ; reliées (reliure spirale ou reliure brochée)
NB : pour le 2e lecteur : on peut privilégier, dans l’intérêt de notre planète, le recto-verso.
- interligne : 1,5
- caractères : choisir un caractère pour les titres, un autre pour le texte (exemple : Arial
pour les titres et Times New Roman pour le texte) ; taille : 12 pour le texte ; de 16 à 20
pour les titres
- les titres sont de préférence en majuscules/en gras et/ou couleurs
- le choix des couleurs se limite à deux en général par rapport. Préférez les couleurs
froides ou bien trouvez un écho au logo de l’entreprise (bleu et vert pour l’IUT ; Rouge
pour Areva ; Orange pour… Orange etc…)
- NB : dans certaines entreprises, on vous demandera de respecter la charte graphique
de l’entreprise. Vous le préciserez dans le rapport.
- marges : 3 cm à droite, en haut, en bas ; 4 cm à gauche (en fonction de la reliure)
- le texte est justifié à gauche par la marge et à droite (c’est-à-dire que le texte
forme un bloc à droite et pas des zig-zag)
- le haut de page comporte de préférence le logo de l’IUT et le logo de
l’entreprise (si elle en a un), le titre du document (rapport de stage, le titre de la
partie concernée sur le modèle : Première partie : présentation de la société INFOPLUS )
- le bas de page comporte la pagination, les notes éventuelles, les renvois au lexique,
et, éventuellement, le numéro de la version du rapport).
- NB : haut de page et bas de page peuvent être présentés comme des « cartouches ».
- les notes de bas de page sont introduites par des chiffres.
- les annexes sont numérotées en chiffres romains (Annexe I, Annexe II etc…) et
titrées (Annexe I : organigramme exhaustif de l’entreprise).
2 exemplaires de votre rapport sont à prévoir :
- l’un pour votre professeur tuteur de stage
- le second pour le « second lecteur » (qui a en charge la lecture de votre rapport dans
une optique de correction de la langue, de la présentation et de l’évaluation de vos
capacités à expliquer des contenus techniques ou scientifiques et à argumenter).
Toutefois, on veillera à ce que :
- vous ayez votre propre rapport (c’est utile et nécessaire le jour de la soutenance !)
- votre responsable de stage en dispose d’un également.
De préférence :
Il est bon en effet de prévoir de faire relire et surtout valider les contenus de votre
rapport à votre maître de stage.
2) La mise en page des éléments spécifiques
-
A) La page de couverture : elle comportera les éléments suivants :
les logos IUT et l’entreprise
Prénom +NOM
Formation (2e année DUT Réseaux Télécommunications ; 2e année Informatique
….)
Le titre explicite de la mission principale de stage confiée et la nature du document
Dates de votre stage et/ou année scolaire
Coordonnées complètes de l’IUT ; coordonnées complètes de l’entreprise
Prénom /Nom de votre tuteur en entreprise ; de votre professeur tuteur à l’IUT ;
éventuellement : du 2e lecteur.
Un visuel pourra accompagner la page de couverture : photo de l’entreprise, visuel
en relation avec le sujet principal du rapport.
B) 2e page :
La même page que la précédente : on enlève juste le visuel.
C) 3e page (facultatif) : note de confidentialité
Si l’entreprise le souhaite, vous signalez que le rapport est confidentiel pour tout
ou partie de son contenu et que par conséquent il ne peut être diffusé.
D) 4e page : les remerciements
Ils sont facultatifs mais vivement recommandés … Remerciez chaleureusement
(et sans faute d’orthographe !!!) toutes les personnes qui auront contribué à faire
de votre stage un très enrichissant moment de votre parcours professionnel et
personnel…
Ne soyez pas trop familiers ici. Le ton doit rester dans les convenances
universitaires…
On remercie Monsieur X et Madame Y, responsables du service informatique par
exemple, pas Albert et Stéphanie… et même si on a souvent pris un café
ensemble !
E) 5e page : le sommaire
Attention : la pagination de votre rapport commence ici.
Le sommaire est détaillé : il comporte l’ensemble de la numérotation et les titres
de votre rapport depuis le sommaire jusqu’à la page contacts.
F) La liste des visuels ou table des illustrations
- Elle suit le sommaire. Elle comporte, comme son nom l’indique, l’ensemble des
visuels (organigramme, schéma, arborescence, tableaux, graphiques,
photographies, …) qui illustrent votre rapport.
- Les visuels sont numérotés, légendés (avec titres pleinement informatifs). On
indique précisément leurs sources selon ce modèle :
Figure 1 : extrait de l’organigramme de l’entreprise (à partir du site HYPERLINK "http://www.areva.fr" www.areva.fr ). On peut préciser : tous
droits réservés.
- Lorsqu’aucune source n’est indiquée, le lecteur comprend qu’il s’agit de votre
propre travail.
- dans cette liste, on indique également à quelle page se situe le visuel dans le
rapport.
NB : attention à la sécurité des données : ne mettez pas les vraies adresses IP, les
mots de passe, les schémas du réseau sans demander l’autorisation de votre
tuteur en entreprise.
G) Le lexique
Il vient après les conclusions.
2 modes de classement possible des mots :
- soit par ordre alphabétique ;
- soit par ordre d’apparition dans le rapport ;
Dans les 2 cas, n’oubliez pas d’indiquer à vos lecteurs que le mot (par exemple en
gras dans votre rapport ou suivi d’un astérisque sera explicité dans le lexique
page …)
Il précise l’ensemble des définitions utiles à la compréhension des contenus
techniques de votre rapport.
Veillez à indiquer là encore les sources de vos définitions.
Veillez à confronter plusieurs sources avant de choisir les définitions les plus
pertinentes selon les contenus de votre stage et votre niveau de formation.
Vous pouvez rédiger une table des sigles à part :
Elle reprend les sigles les plus fréquents utilisés dans votre rapport et les explicite.
NB : s’il s’agit d’acronymes anglais, vous veillerez à les traduire en français
également.
-
H) Les ressources documentaires
Elle regroupe l’ensemble des recherches documentaires que vous avez effectuées.
Ces recherches sont classées par parties et sous-parties.
On peut adopter cet ordre :
ressources en entreprise : intranet ; plaquette de l’entreprise ; rapports de
projets ; …
ressources à l’IUT : rapport de stage de M. …. Etudiant en Informatique, Année
scolaire…. Professeur tuteur… ; cours 1e année d’architecture des logiciels de M.
Objois ;
ouvrages (ou essais)
presse spécialisée (écrite) : articles récents sur le sujet
presse en ligne
ressources internet : on classera les sites par ordre d’importance pour les
contenus ; on indique les adresses précises ; on distingue les contenus des
forums/blogs/ ; on commente l’intérêt d’avoir consulté ces sites ;
-
tutoriaux/autres
stage…
documentations
techniques/anciens
rapports
de
NB : Evitez Wikipédia dans les références… préférez les sites par les personnes
clairement identifiées, expertes dans leur domaine…
I) La page « Contacts »
Votre lecteur (et peut être futur stagiaire….) peut avoir besoin de vous contacter
et/ou de contacter votre maître de stage en entreprise par exemple ou tout autre
personne responsable du recrutement et/ou du service dans lequel vous avez
effectué votre stage. Précisez donc toutes les coordonnées utiles (avec l’accord des
intéressés bien-sûr).
J) Le 4e de couverture
Il est rédigé en français et en anglais.
Il s’agit de rédiger deux textes d’une quinzaine de lignes qui retracent les
principales données à connaître de votre stage.
Pensez à la méthode QQQOCP : qui, quoi, quand, où, comment, pourquoi.
Précisez les principaux objectifs de votre mission, les méthodes utilisées, les
moyens, les résultats obtenus, et mettez en évidence l’intérêt de lire votre
rapport.
Vous ajoutez une liste d’une dizaine de mots clés : il s’agit d’une liste de mots
qui permettraient d’archiver votre rapport et de le retrouver dans une base de
données.
K) Les annexes
Elles comprennent l’ensemble des documents qui aident à la
compréhension de votre rapport et qui fournissent des
compléments d’informations ou des visuels détaillés comme des
organigrammes, des plaquettes de présentation de l’entreprise, des
arborescences, des exemples de développement informatique, des extraits de
tutoriaux, des copies d’écran, des extraits de manuels utilisateurs, des
comptes-rendus de réunions…
NB : si les annexes sont assez volumineuses, elles constituent un cahier à
part. Rappel : elles sont introduites par une table des annexes et numérotées
en chiffres romains, titrées, avec des sources identifiées.
II LES CONTENUS DE VOTRE RAPPORT : BIEN REDIGES,
SYNTHETIQUES , DOCUMENTES
Comme tout travail universitaire, votre rapport se compose d’une synthèse
rédigée de la ou des missions qui vous ont été confiées dans une démarche
pédagogique, didactique, à dominante descriptive et analytique..
Il comprend :
A) une introduction détaillée (1 page et demie/2 pages)
Vous introduisez les éléments nécessaires à la compréhension des contenus de votre
stage, dans quel cadre précis vous avez effectué celui-ci, avec qui, dans quels buts, avec
quel matériel, dans quel environnement, etc… N’oubliez pas que les premières pages
d’un document doivent susciter l’intérêt de vos lecteurs…
B) Un développement en 2, 3 ou 4 parties équilibrées
Une partie détaillera l’environnement en entreprise et les objectifs du
stage.
Pour l’entreprise : évitez le copier/coller des plaquettes ; donnez les principaux
éléments (histoire, statuts, chiffre d’affaires, principaux clients, localisation, personnel,
personnes avec lesquelles vous avez travaillé (avec fonctions précises, niveau d’études,
compétences spécifiques, parcours professionnel…) ; décrivez bien l’environnement
technique/informatique ; précisez le cahier des charges, donnez les plannings, les
diagrammes Gant ou Perl… (selon méthodes vues en gestion de projet)
L’objectif des autres parties du développement est de montrer vos
démarches : analyse du projet ; méthodes employées ; résultats obtenus ;
Une partie pourra également être consacrée aux tâches annexes qui vous ont été
proposées (maintenance informatique, installation matériel/logiciels ; formation aux
utilisateurs ; etc…) dans l’optique d’une analyse métier (le métier d’administrateur
réseau/le métier de technicien informatique ; …)
Les parties sont bien identifiées : elles sont séparées par des pages blanches et/ou des
sauts de page
Les sous-parties sont numérotées (classement numérique ou alpha-numérique).
Vous veillerez à rédiger des titres pleins (informatifs) :
Eviter : présentation d’Areva ; mise en place du réseau
Préférer : Areva : le nucléaire au service d’un projet d’avenir ; les principales étapes de
la mise en place du réseau Lan et ses contraintes ;
Les parties sont conclues en 5 à 10 lignes.
Vous pouvez aussi présenter un cadre « Mémo » ou cadre : « ce qu’il faut retenir »
dans lequel vous inscrivez votre conclusion de partie et la transition vers la prochaine.
C) des conclusions
- une première conclusion d’une page environ (conclusion principale) sur le
rapport en soi : reprise des conclusions de parties, résultats obtenus, bilan du
stage : à titre individuel, à titre humain (relations interpersonnelles en entreprise),
-
principales compétences développées, compléments de formation apportées par le
stage…
une seconde conclusion (une page) orientée « projet personnel et
professionnel » dans laquelle vous replacez votre stage au cœur d’un projet
motivé, de votre parcours en IUT, d’une poursuite d’études, de réflexions sur les
métiers envisagés, les compétences à acquérir, les choix professionnels et
personnels et les perspectives que vous voyez à l’issue de ce stage, les éclairages que
celui-ci vous apportent sur le type d’entreprise ou d’administration qui pourrait
vous convenir à court terme (5 ans), à long terme (10 ans).
NB : l’introduction et/ou la conclusion peuvent être traduites en anglais.
C’est un « plus » à votre travail.
III LANGUE ET EXPRESSION : SOIGNEZ VOTRE STYLE
Vous veillerez à la qualité de l’orthographe et de la syntaxe .
Vous ne ferez pas confiance au correcteur orthographique.
Vous veillerez à lire les règles de grammaire que vous affiche ce même correcteur
pour choisir les meilleures solutions.
Vous ferez relire à vos meilleur(e)s correcteurs et correctrices autour de vous.
Evitez en particulier l’abus de :





blocs de textes sans ponctuation ni verbes conjugués.
Participes présents
Participes passés mal conjugués
Homonymes courants non maitrisés (à/a ; est/et ; ou/où…. )
Répétitions, redondances etc…
NB : au-delà de deux fautes par page de rapport, et même si un « erratum »
a été apporté à vos lecteurs le jour de la soutenance, la note attribuée par le
jury ne pourra atteindre la moyenne. Il vous sera également demandé, le cas
échéant, de réécrire intégralement le rapport.
IV TRAVAUX UNIVERSITAIRES ET PLAGIAT
Ils ne font pas bon ménage… !
Vous l’aurez compris, le rapport de stage est un travail individuel.
Si vous empruntez des contenus, vous avez le devoir de citer vos sources
entre guillemets dans le corps du texte et dans la partie « ressources
documentaires » .
Reformulez au maximum.
Recoupez vos sources d’information.
V LA SOUTENANCE DE STAGE : UN MOMENT FORT DE COMMUNICATION
ORALE
Durée de la soutenance : 1h
15-20 minutes pour la présentation de la synthèse du rapport dont environ 5 minutes en
anglais.
+ 20 minutes d’échanges avec le jury.
+ 10 minutes de délibération du jury.
1) documents à apporter le jour de votre soutenance
votre support Powerpoint ou équivalent sur clé/PC ; le double sous format papier
pour vous et pour le jury (de préférence : avec spirales ;
- l’erratum de votre rapport : il s’agit de la liste des fautes avec leurs corrections.
- Votre rapport
- Les petites fiches vous aidant à la communication orale (pas de feuille A4)
NB : veillez à tester votre matériel avant la soutenance : clé USB, PC….
Attention à la compatibilité de logiciels ;
Veillez à préserver un double de votre Powerpoint sur votre compte utilisateur le cas
échéant.
Eventuellement :
- les tutoriaux complets/les manuels utilisateurs/les procédures techniques que vous
avez rédigés dans le cadre du stage pour l’entreprise ;
- le matériel utilisé (composants électroniques par exemple)
- Une synthèse écrite (en une page) de votre rapport.
2) le support de la communication orale
Entre 25 et 50 diapositives : cela dépend de votre gestion du temps et de votre débit
de parole.
Les diapos sont synthétiques (pas de longs paragraphes, phrases courtes, chiffres
clairs, bien illustrées, légendes pour les visuels), bien structurées en parties, sousparties.
On voit le logo de l’entreprise et de l’IUT.
On a une pagination.
On peut lire une diapo en anglais.
On peut avoir un court lexique final, une sitographie ; une page contacts ; une image
amusante ; éviter les diapos « fin » ou « des questions ? »
De préférence : le plan est lisible sur la diapo ; les parties et sous parties bien
identifiables ; toujours des titres pleins, attractifs, informatifs.
Le support doit être validé par l’entreprise.
Il doit être enfin conçu pour être archivé, le cas échéant, par l’entreprise ou l’équipe
enseignante.
3) Les contenus de votre soutenance :
Vous devez élaborer la synthèse de votre rapport dans un premier temps .Dans un
second temps, vous trouvez une « ouverture », un « prolongement » de votre
rapport : vous détaillez une partie de votre rapport, vous procédez à une
démonstration (site web en ligne etc…), vous réfléchissez sur les métiers dans le
service informatique, vous vous documentez sur du matériel, vous critiquez vos
résultats, vous montrez que vous avez continué de réfléchir, de vous informer sur
votre stage entre le moment de remise du rapport et la soutenance.
-
NB : il est d’usage de remercier soit au début soit à la fin de votre soutenance les
membres du jury et l’entreprise.
4) Quelques recommandations pour la communication verbale
C’est le moment de vous rappeler tous vos cours de communication !!
Veillez à soigner :
- la tenue (oui, l’habit fait parfois le moine…. ) : professionnelle.
Messieurs : rasés, coiffés, vestes, chemises, pantalons, chaussettes et chaussures
assortis…
Mesdemoiselles : coiffées, légèrement maquillées, tailleur, chaussures…
- les regards : regardez les 3 ou 4 membres du jury (et pas seulement l’enseignant
que vous craignez le moins…)
- le sourire (vous êtes contents de soutenir votre rapport …) (
- la gestuelle (gestes qui appuient le discours, légers déplacements dans l’espace ;
pas de gestes parasites)
- la voix : vous serez en amphi souvent et … sans micro.
NB : répétez votre soutenance au moins 3 fois. Soignez l’anglais (apprenez par
cœur au besoin)
5) La gestion du stress
Dormez bien la veille.
Mangez et buvez toujours avec modération mais évitez l’estomac vide…
Répétez votre soutenance (dans l’entreprise, avec vos proches, seul)
Gérez votre temps.
Soufflez, respirez.
6) La partie « réponses au jury »
Le jury évalue votre prestation orale mais aussi vos capacités à répondre à des
problèmes techniques, informatiques. On peut ne pas savoir répondre mais on doit
montrer des pistes de réflexion en qualité de technicien.
On doit rester modeste, respectueux, tout en mettant en évidence ses acquis
(toujours perfectibles…).
On sait répondre aux critiques en gardant son sang-froid, sa modestie, sa
concentration, sa motivation, bref … toutes ses compétences en communication…
Au terme de ces huit pages, les rapports et les soutenances n’ont plus de secret pour
vous !
Bon courage, bonne rédaction !
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Réseaux Télécoms/Informatique
Contact :
Laurence CRETON
Professeur de Communication
IUT de Valence
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