Gestion des absences et vacances

Module
Gestion des absences et vacances
La solution collaborative pour alléger votre charge administrative !
Le module de «Gestion des absences et vacances» offre une solution
complète à l’ensemble de vos collaborateurs, managers et DRH.
Cette application permet de gérer les absences des collaborateurs
depuis la prévision jusqu’à la comptabilisation des soldes de jours de
vacances, avec un accès self-service collaborateur et manager.
Un outil essentiel à la gestion quotidienne des congés de vos
collaborateurs !
www.adequasys.com
Module
Gestion des absences et vacances
Gestion des absences
Gestion par groupe
Gestion des données relatives aux absences
Gérer les groupes tout naturellement
› L’application gère les absences par type (maladie, accident, formation,
vacances, voyage, etc.). Pour chaque absence, il est possible de
spécifier sa durée en jours ou en heures, le motif, les dates de début et
de fin. Les congés posés peuvent être multiples (combinaison repos
compensatoires, congés payés...).
Il est possible de définir autant de groupes que nécessaire, de générer
automatiquement des absences pour un groupe de salariés (ex. : congés
de fermeture annuelle).
› L’outil de gestion des congés permet de télécharger des documents
dématérialisés. En cas d’absence pour maladie par exemple, le
collaborateur pourra joindre son certificat médical.
› Le système prévoit la gestion du processus de validation par le manager
ainsi qu’une confirmation au collaborateur.
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› Les RH ont un rôle de contrôle.
› La saisie peut se faire soit par collaborateur, soit par groupe.
Gestion des congés
Calcul automatisé des droits et soldes
› Le droit aux vacances, exprimé en jours, est attribué automatiquement,
en fonction de règles prédéfinies. Il peut être modifié pour chaque
collaborateur. Sur son portail RH, le collaborateur ne verra que les types
d’absences auxquels il a droit, selon les règles de l’entreprise et les
paramètres définis en amont. Le système vérifie si la demande de
congés est bien cohérente avec les normes de la société.
› Les soldes de vacances sont calculés automatiquement en fonction
des crédits de l’année en cours.
Self-service managers et employés
Responsabiliser et manager vos équipes
› Sur la page d’accueil de son portail RH, le salarié peut voir le décompte
de ses droits et soldes grâce à un widget. Chaque employé peut effectuer
ses demandes de congés, saisir ses absences ou consulter son
historique et son solde de vacances.
Dès que sa demande de congés est posée, le système envoie un email
de demande de validation à son manager. À tout moment, il peut faire
une demande d’annulation ou modification de ses congés. Le salarié
peut également déclarer l’absence d’un collègue.
Un groupe peut par exemple correspondre à un service, à un employeur
ou encore à un projet ou à un niveau hiérarchique. Chaque collaborateur
peut faire partie d’un ou plusieurs groupes. Les groupes servent à la
sélection pour la saisie, les calendriers des jours non travaillés, les
plannings...
Plannings, décomptes et listes
Le SIRH permet d’afficher le planning mensuel ou annuel des absences
soit pour un collaborateur, soit pour un groupe de collaborateurs. Le
collaborateur ayant accès au planning de son département, il peut vérifier
si les personnes qui peuvent le remplacer lors de son absence sont bien
présentes au moment où il veut partir. L’outil permet de gérer des effectifs
minimum. Chaque type d’absence est représenté par un code couleur.
Ce planning est exportable en PDF.
Calendrier des jours non travaillés
La durée d’une absence est calculée automatiquement en tenant compte
d’un calendrier de jours non travaillés défini pour le type d’absence,
l’employeur, le groupe ou le collaborateur. Le SIRH d’Adequasys gère les
temps partiels, les astreintes et permanences ainsi que les jours fériés.
Vision globale du RH
Manager l’ensemble du processus de gestion des congés depuis
votre cockpit
Le service des ressources humaines a une vue d’ensemble de toutes les
absences via un tableau de bord, exportable en PDF. L’équipe RH peut
administrer, gérer et calculer les droits et soldes, lister les droits acceptés
ou non, recalculer les durées des absences. Les RH peuvent modifier et
mettre à jour toutes les demandes de congés. Le collaborateur et le
manager sont alors prévenus systématiquement du changement. Les
compteurs de droits et soldes sont directement imputés.
Grâce à un widget sur la page d’accueil du portail RH, chaque salarié
peut voir où sont ses collègues : vacances, formation, déplacement…
Différents types d’analyses et reportings sont possible : analyser les
absences par motifs, les plannings, les relevés par groupe, les ventilations
par mois pour la comptabilité, les absences contiguës…
› A chaque employé est associé un responsable « absences »
(superviseur, manager…). Son rôle est d’approuver ou rejeter les
demandes de congés et de valider les saisies faites par les employés. Il
peut le faire soit en étant connecté au SIRH soit directement en cliquant
sur le lien de l’e-mail.
Les outils de pilotage du processus de gestion des congés permettent de
nombreuses statistiques sur l’absentéisme, préventions des risques
psycho-sociaux et une veille sur la responsabilité sociétale des
entreprises.
Dès validation, l’outil envoie les informations sur le calendrier de
messagerie du collaborateur. Le manager a la possibilité de déléguer
son rôle.
Les Points Forts
Une gestion complète des plannings
› Gestion simple des absences et des vacances
› Gestion par groupe
› Automatisation des calculs
› Plannings prévisionnels
› Saisie décentralisée avec self-service
collaborateur et manager
› Planning par groupe
› Statistiques sur l’absentéisme