Gestion de Stock sous Excel (GSE)

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Gestion de Stock sous
Excel (GSE)
Version 1.6.8
Dates des révisions :
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Frédéric KULAS
www.gse-pro.com
V1 - 1.4.2 : 26/01/15
V2 - 1.5.1 : 15/02/15
V3 - 1.5.2 : 23/02/15
V4 - 1.5.9 : 07/07/15
V5 - 1.6.5 : 01/11/15
V6 - 1.6.8 : 14/11/15
Manuel d’utilisation du Logiciel GSE
Version 1.6.8- Rev.1.0
A Propos
GSE ou Gestion de Stock sous Excel est un logiciel de gestion de stock compatible avec le
tableur Microsoft Excel*. Ecrit en VBA, il vous permet de gérer un stock d’articles ou de
marchandises.
De nombreux stocks peuvent-être gérés à l’aide de GSE :
Le stock d'une entreprise
Le stock d’une bibliothèque
Le stock d’une trousse à pharmacie
Le stock d'une réserve alimentaire
Etc…
Quel est le nombre maximal d'articles que peut gérer GSE ?
En théorie cela dépend du nombre de lignes que peut contenir une feuille Excel.
Environ 65000 articles avec Excel 2003, et plusieurs centaines de milliers sur les versions
supérieures.
En réalité, depuis Excel 2010, cela dépend de la puissance et de l'optimisation du poste
informatique sur lequel GSE est installé.
GSE peut gérer dans un même stock :
La quantité de Produits disponible et à commander
Les entrées et les sorties d’un Produit
Le Prêt de Produits
Les dates de péremption des Produits.
Une bonne gestion des stocks s’appuie sur deux facteurs principaux : la date de la commande
et la quantité commandée.
Il est possible de commander soit à date fixe, soit à date variable. De même que la quantité
commandée peut être fixe ou variable.
En s’appuyant sur ces deux constantes, plusieurs combinaisons sont envisageables. Elles
correspondent à autant de méthodes de gestion possibles.
GSE se base sur la gestion de limite de commande, encore appelée méthode de gestion à
point de commande.
Il adopte un système de commande à date variable mais à quantité fixe dans la mesure où c’est
l’atteinte d’un niveau donné du stock (appelé : limite de commande) qui déclenche la commande
de réapprovisionnement.
GSE est un logiciel gratuit. Il est disponible en téléchargement libre sur le site www.gse-pro.com.
Une version destinée aux "professionnelles" vous permet :
- De gérer la facturation de vos ventes
- De disposer de la fonction « Inventaire Intégral » de votre stock.
- De sauvegarder les paramètres de vos inventaires
- De gérer GSE à l’aide d’une base de données MySQL.
*Le Logiciel Microsoft Excel sous un environnement Windows est obligatoire pour utiliser GSE.
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Un "Pack tout en 1" est disponible sur le site www.gse-pro.com pour vous permettre de
commencer la gestion de votre stock en toute simplicité !
Ce pack comprend :
 Le Manuel complet de GSE
 Le logiciel GSE en version Professionnelle
 L'accès au code VBA pour vos modifications personnelles.
 Les mises à jour illimitées de GSE.
 Le Tableau de Référence pour l’option « Inventaire Intégral » de GSE
 En option : La gestion de bases de données MySQL pour utiliser GSE en réseau
local ou sur Internet.
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Table des matières
SIGNIFICATION DES SYMBOLES ...................................................................................................................................... 7
I – QUESTIONS RELATIVES AU FONCTIONNEMENT DU LOGICIEL ?............................................................................................ 8
QUELLES SONT LES VERSIONS D’OFFICE COMPATIBLES ? ................................................................................8
SUR QUEL SYSTEME D’EXPLOITATION LE LOGICIEL FONCTIONNE-T-IL ? .............................................................8
QUELLES SONT LES REFERENCES NECESSAIRES AU BON FONCTIONNEMENT DU LOGICIEL ? .............................8
QUELLES SONT LES DIFFERENCES ENTRE LA VERSION GLOBALE ET PROFESSIONNELLE ?....................................................... 9
II – GESTION DES ACCES UTILISATEURS (A / SA) ...................................................................................................................... 10
SIMPLE UTILISATEUR ...................................................................................................................................... 10
ADMINISTRATEUR ........................................................................................................................................... 10
SUPER-ADMINISTRATEUR ............................................................................................................................... 10
III – GERER LES UTILISATEURS (A / SA) ..................................................................................................................................... 11
AJOUTER UN NOUVEL UTILISATEUR ................................................................................................................. 11
SUPPRIMER UN UTILISATEUR........................................................................................................................... 11
DESIGNER LES DROITS DE CHAQUE UTILISATEUR ............................................................................................ 11
IV – IMPORTER / EXPORTER UNE BASE DE DONNEES (SA)....................................................................................................... 12
IMPORTER LA BASE DE DONNEES D’UN AUTRE LOGICIEL ................................................................................. 12
IMPORTER UNE BASE DE DONNEES D’UNE AUTRE VERSION DE GSE (SA) ....................................................... 14
EXPORTER LA BASE DE DONNEES DE GSE (AVEC LES DATES DE PEREMPTION).............................................. 15
EXPORTER LA BASE DE DONNEES DE GSE (SANS LES DATES DE PEREMPTION).............................................. 16
V – PRESENTATION DES FENETRES PRINCIPALES ..................................................................................................................... 18
NOUVEAU PRODUIT ........................................................................................................................................ 21
DESCRIPTION DE LA FENETRE NOUVEAU PRODUIT : ........................................................................................ 22
IMPORT IMAGES WEB...................................................................................................................................... 24
MODIFICATION PRODUIT ................................................................................................................................. 25
DESCRIPTION DE LA FENETRE MODIFICATION DE PRODUIT : ............................................................................ 26
AJOUT ............................................................................................................................................................ 28
DESCRIPTION DE LA FENETRE AJOUT DE PRODUIT :........................................................................................ 29
RETRAIT ......................................................................................................................................................... 32
DESCRIPTION DE LA FENETRE RETRAIT DE PRODUIT : ..................................................................................... 33
FONCTION DE RECHERCHE DE GSE ................................................................................................................ 37
VI – PRESENTATION DES FENETRES SECONDAIRES (A / SA) .................................................................................................... 38
INVENTAIRE .................................................................................................................................................... 38
PARAMETRES ................................................................................................................................................. 39
UTILISATEURS ................................................................................................................................................ 40
RESEAUX ........................................................................................................................................................ 41
RAZ ............................................................................................................................................................... 42
HISTORIQUE.................................................................................................................................................... 43
STATISTIQUES ................................................................................................................................................ 44
DATE DES INVENTAIRES .................................................................................................................................. 45
FENETRE DE CAPTURE DU FLUX DE LA WEBCAM ............................................................................................. 46
VII – MODE TABLETTE ............................................................................................................................................................... 48
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VIII - EDITION DE DOCUMENTS (FICHES PRODUITS, BON DE SORTIES, ÉTIQUETTES GRAND FORMAT…) VP (PREREQUIS :
VOUS DEVEZ ETRE UN UTILISATEUR DE GSE ENREGISTRE) ...................................................................................................... 49
COMMENT PERSONNALISER LES DOCUMENTS ? ........................................................................................................ 49
OU SONT STOCKE LES DOCUMENTS GENERES PAR GSE ? ............................................................................................ 49
IX – PROCEDURES D’APPLICATION ........................................................................................................................................... 50
COMMENT CREER UN NOUVEL ARTICLE DANS LE STOCK ? .............................................................................. 50
COMMENT AJOUTER UN ARTICLE DANS LE STOCK ? ........................................................................................ 51
COMMENT MODIFIER UN ARTICLE DANS LE STOCK ? ........................................................................................ 52
COMMENT SUPPRIMER UN ARTICLE DU STOCK ? ............................................................................................. 53
COMMENT SORTIR UN OU PLUSIEURS ARTICLES DU STOCK ? .......................................................................... 54
A- VOTRE PRODUIT NE CONTIENT PAS DE DATE DE PEREMPTION : ............................................................................... 54
B - VOTRE PRODUIT CONTIENT UNE DATE DE PEREMPTION : ....................................................................................... 55
SUPPRESSION DES PRODUITS PERIMES VIDES ................................................................................................ 59
X – GERER L’INVENTAIRE DU STOCK ......................................................................................................................................... 60
OPTIONS DE LA FENETRE « INVENTAIRE SELECTIF » ....................................................................................... 60
GERER L’INVENTAIRE DES ENTREES ET SORTIES DU STOCK JOURNALIER ........................................................ 62
GERER L’INVENTAIRE DES ENTREES ET SORTIES DU STOCK SUR UNE PERIODE DETERMINEE ........................... 63
GERER L’INVENTAIRE DES ENTREES ET SORTIES DU STOCK PAR PRODUIT....................................................... 64
GERER L’INVENTAIRE DES ENTREES (PAR FOURNISSEURS, JOURS, MOIS, ANNEE) ........................................... 65
GERER L’INVENTAIRE DES SORTIES (PAR CLIENT, JOURS, MOIS, ANNEE) ......................................................... 65
GERER L’INVENTAIRE DES PRODUITS EN PRET................................................................................................. 66
GERER L’INVENTAIRE DES PRODUITS AVEC UNE DATE DE PEREMPTION ........................................................... 66
GERER L’INVENTAIRE DES PRODUITS PERIMES OU QUI VONT L’ETRE................................................................ 67
VISUALISER L’INVENTAIRE DU STOCK URGENT ................................................................................................ 68
VISUALISER L’INVENTAIRE DES PRODUITS REFORMES ..................................................................................... 68
VISUALISER L’INVENTAIRE DE GESTION DES LOTS ........................................................................................... 69
VISUALISER GRAPHIQUEMENT LA DUREE THEORIQUE DE PRESENCE DES LOTS PAR PRODUITS ........................ 70
PERSONNALISER VOTRE INVENTAIRE .............................................................................................................. 72
XI – GERER UN STOCK AVEC DES PRODUITS EN PRET .............................................................................................................. 75
AJOUTER UN NOUVEAU PRODUIT EN PRET ....................................................................................................... 75
SORTIR UN PRODUIT DISPONIBLE EN PRET ...................................................................................................... 76
VISUALISER LES PRODUITS EMPRUNTES OU EN RETARD .................................................................................. 77
VISUALISER LES CLIENTS EMPRUNTEURS ........................................................................................................ 78
XII – GERER UN STOCK AVEC DES PRODUITS AYANT UNE DATE DE PEREMPTION (DDP) ........................................................ 79
AJOUTER UN NOUVEAU PRODUIT AVEC UNE DDP............................................................................................. 79
GERER UNE ALERTE SUR LE SUIVI DES DATES DE PEREMPTION ....................................................................... 81
SORTIR UN PRODUIT PERIME DU STOCK........................................................................................................... 82
XIII –MODE MANUEL / AUTOMATIQUE.................................................................................................................................... 83
QU’EST-CE QUE LE MODE MANUEL ?.............................................................................................................. 83
QU’EST-CE QUE LE MODE AUTOMATIQUE ? .................................................................................................... 83
XIV – GERER LES CODES-BARRES .............................................................................................................................................. 84
QU’EST-CE QUE LE CODE-BARRES EAN ? ...................................................................................................... 84
CREER UN NOUVEAU CODE-BARRES ............................................................................................................... 85
IMPRIMER LES NOUVEAUX CODES-BARRES CREES .......................................................................................... 86
RENSEIGNER LES CODES-BARRES DE CHAQUE ARTICLE DEJA PRESENT DANS LE STOCK................................. 87
UTILISER UN SMARTPHONE EN WIFI COMME LECTEUR DE CODE-BARRES ......................................................... 88
UTILISER UN LECTEUR DE CODES-BARRES (DOUCHETTE, SCANNETTE OU SCANNER) USB .............................. 89
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UTILISER UN LECTEUR DE CODES-BARRES (DOUCHETTE, SCANNETTE OU SCANNER) EN WIFI .......................... 90
OU SCANNER UN ARTICLE DANS GSE ? .......................................................................................................... 91
COMMENT ACTIVER L’UTILISATION DES CODES-BARRES DANS GSE ? ............................................................ 91
XV - REALISER L’INVENTAIRE INTEGRAL DE VOTRE STOCK REEL (A / SA) ................................................................................. 92
COMMENT EFFECTUER UN INVENTAIRE INTEGRAL ........................................................................................... 92
DEMARRAGE DE L’INVENTAIRE : ..................................................................................................................... 94
EN COURS D’INVENTAIRE : .............................................................................................................................. 95
FIN DE L’INVENTAIRE : ..................................................................................................................................... 95
UTILISER LE TABLEAU DE REFERENCE DES CODES-BARRES ............................................................................ 96
ANNULER OU SUPPRIMER UN SCAN ................................................................................................................. 97
MODIFICATION MANUELLE EN COURS D’INVENTAIRE INTEGRAL ....................................................................... 97
GERER LA COMMANDE VOCALE LORS D’UN SCAN ............................................................................................ 98
L’ASSISTANT VOCAL D’EXCEL ......................................................................................................................... 98
XVI - GERER LES VISUELS (A / SA) ............................................................................................................................................. 99
COMMENT IMPORTER L’IMAGE D’UN ARTICLE ? ............................................................................................... 99
IMPORT MANUEL : ............................................................................................................................................ 100
IMPORT AUTOMATIQUE :.................................................................................................................................... 100
OU SONT STOCKEES LES IMAGES DES PRODUITS : ........................................................................................ 101
COMMENT IMPORTER L’IMAGE D’UN CLIENT OU D’UN FOURNISSEUR ? .......................................................... 102
IMPORT MANUEL : ............................................................................................................................................ 102
IMPORT AUTOMATIQUE :.................................................................................................................................... 102
XVII – GERER LA FACTURATION (SA)....................................................................................................................................... 103
COMMENT PERSONNALISER UNE FACTURE ? ................................................................................................ 103
COMMENT INSERER VOTRE LOGO DANS VOTRE FACTURE ? .......................................................................... 106
GERER LA TVA ET LES FRAIS DE PORT ........................................................................................................ 107
XVIII – LES PARAMETRES (SA) ................................................................................................................................................. 108
COMMENT TRIER LES PRODUITS DANS LA BASE DE DONNEES ? .................................................................... 108
GESTION DES PARAMETRES MONETAIRES ..................................................................................................... 108
XIX – ASTUCES......................................................................................................................................................................... 109
LES RACCOURCIS CLAVIER ........................................................................................................................... 109
LES RACCOURCIS DIRECTS .................................................................................................................................... 109
LES RACCOURCIS INDIRECTS ................................................................................................................................. 109
XX – LES ERREURS (SA) ........................................................................................................................................................... 110
COMMENT GERER LES ERREURS DU LOGICIEL ? ............................................................................................ 110
XXI - GARDER UN HISTORIQUE DES ACTIONS EFFECTUEES (SA) ............................................................................................ 112
COMMENT GARDER UN HISTORIQUE DE TOUTES LES ACTIONS EFFECTUEES DANS LE LOGICIEL ? .................. 112
XXII – COMMENT MODIFIER, IMPORTER OU SUPPRIMER UNE LANGUE DANS LE LOGICIEL ? (SA) ...................................... 113
IMPORTER UNE LANGUE ................................................................................................................................ 113
TRADUIRE UNE LANGUE DANS GSE .............................................................................................................. 114
XXIII – COMMENT TENIR LE LOGICIEL A JOUR ? (SA).............................................................................................................. 116
1ERE OPTION : .................................................................................................................................................... 116
2EME OPTION : ................................................................................................................................................... 116
XXIV - COMMENT SUPPRIMER LA BASE DE DONNEES DU LOGICIEL ? (SA)............................................................................ 117
XXV - COMMENT EFFECTUER UNE SAUVEGARDE AUTOMATIQUE DE LA BASE DE DONNEES ? (SA) .................................... 118
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XXVI – COMMENT SUPPRIMER L’HISTORIQUE DES ENTREES ET SORTIES DU LOGICIEL ? ..................................................... 120
XXVII – COMMENT IMPORTER DES DONNEES EXTERNES DANS GSE ? .................................................................................. 121
XXVIII – COMMENT TENTER DE REDUIRE LA TAILLE DU FICHIER EXCEL DU LOGICIEL ? ........................................................ 122
XXIX – MODIFIER LE LOGICIEL................................................................................................................................................. 123
COMMENT MODIFIER LE CODE DU LOGICIEL ? ................................................................................................ 123
QUELS SONT LES AIDES DISPONIBLES POUR LA PROGRAMMATION DU LOGICIEL ? ......................................... 123
XXX - LICENCE ET DROITS D’UTILISATION ............................................................................................................................... 124
QU’ELLE EST LE DROIT D’UTILISATION DES VERSIONS DE GSE ? .................................................................. 124
XXXI - LES AVANTAGES D’ETRE UN UTILISATEUR ENREGISTRE DE GSE .................................................................................. 125
POURQUOI S’ENREGISTRER ? ............................................................................................................................... 125
COMMENT DEMANDER A ETRE ENREGISTRE ? ......................................................................................................... 125
XXXII – TELECHARGER GSE...................................................................................................................................................... 127
OU TELECHARGER LES DIFFERENTES VERSIONS DE GSE ?........................................................................... 127
UTILISATEURS ENREGISTRES :............................................................................................................................... 127
UTILISATEURS PUBLIQUES : ................................................................................................................................. 127
XXXIII – LA GESTION D’UNE BASE DE DONNEES MYSQL ( VP - SA) ......................................................................................... 128
LA GESTION D’UNE BASE DE DONNEES MYSQL EST-ELLE ACCESSIBLE DANS GSE ? ........................................................ 128
QUAND CETTE OPTION SERA FINALISEE ? ............................................................................................................... 128
A QUOI SERT UNE BASE MYSQL ? ........................................................................................................................ 128
COMBIEN DE GSE PEUT-ON CONNECTER A UNE BASE MYSQL ? ................................................................................ 128
COMBIEN COUTE CETTE OPTION ? ........................................................................................................................ 128
PROPOSEREZ-VOUS UN ABONNEMENT ?................................................................................................................ 128
XXXIV-UTILISATION D’UNE BASE MYSQL AVEC GSE SUR UN RESEAU LOCAL ( VP - SA) ......................................................... 129
QUELS SONT LES PARAMETRES REQUIS POUR UTILISER PLUSIEURS GSE SIMULTANEMENT : ............................................. 129
1 - TELECHARGER ET INSTALLER LE LOGICIEL WAMPSERVER....................................................................................... 130
2 - CONFIGURATION DE LA BASE MYSQL ............................................................................................................... 140
3 - CONFIGURATION DE LA CONNEXION ODBC ....................................................................................................... 145
4 - CONFIGURATION DE LA CONNEXION ODBC DANS EXCEL ..................................................................................... 153
5 - CONFIGURATION DU LOGICIEL GSE .................................................................................................................. 154
6- DETAILS DES OPTIONS DE LA CONSOLE D’ADMINISTRATION DE MYSQL ................................................................... 161
7- CONNECTER D’AUTRES GSE A UNE BASE DE DONNEES DEJA PARAMETREES .............................................................. 165
XXXV– RUBAN PERSONNALISE ............................................................................................................................................... 166
XXXVI - DEFINITIONS ............................................................................................................................................................... 167
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Signification des symboles
A
SA
VP
NB
= Utilisateur connecté en Mode Administrateur
= Utilisateur connecté en Mode Super-Administrateur
= Version Professionnelle de GSE
= Note complémentaire
Toutes les copies d’écran de ce manuel sont issues du logiciel GSE, de la
version 1.4.0 à la 1.6.8
Certaines parties de ce Manuel nécessitent d’acquérir « un Pack de Gestion
de Stock » disponible à cette adresse :
http://www.gse-pro.com/gse_ressources_3.html
Ce manuel sera révisé, autant que possible, à chaque changement de
version de GSE.
Les mises à jour de ce manuel seront disponibles en téléchargement sur une
page protégée par mot de passe à cette adresse :
http://www.gse-pro.com/gse_ressources_1.html
En cas d’anomalies, d’erreurs ou d’incohérences découvertes dans ce
manuel, veuillez-nous le signaler sur le Forum dédié au logiciel GSE à cette
adresse :
http://www.xlexe.com/forum/viewforum.php?f=9
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I – Questions relatives au fonctionnement du logiciel ?
Quelles sont les versions d’Office compatibles ?
GSE fonctionne sur toutes les versions d’Excel depuis Excel 2003 (compris).
GSE Version Professionnelle nécessite Excel 2010 au minimum.
Sur quel système d’exploitation le logiciel fonctionne-t-il ?
GSE fonctionne sur la plateforme de Microsoft Windows, depuis Windows XP (inclus).
Quelles sont les références nécessaires au bon fonctionnement du logiciel ?
GSE a besoin de plusieurs références sur le poste d’installation pour pouvoir fonctionner.
Voici la liste des références nécessaires par défaut lors de l’ouverture d’un fichier Excel :
C:\PROGRA~1\COMMON~1\MICROS~1\VBA\VBAX.X\ VBE7.DLL
C:\Program Files\Microsoft Office\OfficeXX\ EXCEL.EXE
C:\Windows\System32\ stdole2.tlb
C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\OFFICEXX\ MSO.DLL
Voici la liste des références nécessaires pour le bon fonctionnement de GSE :
C:\WINDOWS\system32\ FM20.DLL
C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\VBA\VBA6\ VBE6EXT.OLB
C:\Windows\System32\ mshtml.tlb
C:\Windows\System32\ ieframe.dll
C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\ REFEDIT.DLL
C:\Program Files\Common Files\System\ado\ msado28.tlb
Note : l’emplacement, et le numéro (X) de ces fichiers varie en fonction de votre système
d’exploitation et de votre version de Microsoft Excel.
Vous devez autoriser Excel à accéder au projet VBA de GSE
Allez dans le menu Fichier\Options\Centre de gestion de la confidentialité, cliquez sur
Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité..., puis dans Paramètres des
macros, cochez la case Accès approuvé au modèle d'objet du projet VBA.
Si vous avez coché la case, vous pouvez redémarrer le fichier Excel de GSE.
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Quelles sont les différences entre la version Globale et Professionnelle ?
Vous trouverez le détail des différences entre les deux versions de GSE sur cette page
internet qui est régulièrement mise à jour :
http://www.gse-pro.com/comparatif_versions_gse.html
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II – Gestion des accès utilisateurs (A / SA)
Simple Utilisateur
Vous pouvez limiter l’accès à certaines fonctionnalités de GSE en ajoutant un simple
utilisateur.
L’utilisateur peut :
- visualiser les produits périmés du stock (mais ne pourra pas les supprimer)
- ajouter une quantité pour des produits déjà existants dans le stock
- sortir des produits déjà existants dans le stock
- éditer l’inventaire des entrées et sorties du stock
Après modification des autorisations définies dans les paramètres de GSE :
- ajouter des nouveaux produits dans le stock
- modifier des produits dans le stock
- supprimer les produits périmés du stock
Administrateur
L’administrateur peut :
- supprimer les produits périmés du stock
- ajouter des produits déjà existants dans le stock
- sortir des produits déjà existants dans le stock
- modifier des produits dans le stock
- ajouter et retrancher des produits déjà existants dans le stock
- éditer des inventaires personnalisés
- voir l’état du stock et les statistiques
- ajouter un utilisateur
- supprimer un utilisateur
- définir ou modifier les droits d’accès des utilisateurs
- ajouter, supprimer ou modifier une fiche fournisseur
- ajouter, supprimer ou modifier une fiche client
Super-Administrateur
Le Super-Administrateur possède TOUS les droits des utilisateurs et des administrateurs
dans GSE, en plus des droits suivants :
- Accéder aux paramètres du programme
- Accéder à l’historique de toutes les actions effectuées dans GSE (si l’option est
activée dans les paramètres)
- Supprimer toutes les données du programme :
 la base complète du stock
 l’historique des entrées du stock
 l’historique des sorties du stock
 les fiches fournisseurs
 les fiches clients
- Optimiser la base de donnée (= réduire la taille du fichier Excel)
- Importer une base de données externe
- Modifier le modèle des factures
- Accéder aux feuilles du classeur de GSE :
 de la base de données
 des entrées et sorties
 des traductions du programme
 de l’historique des erreurs du programme (si l’option est activée dans les
paramètres)
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III – Gérer les utilisateurs (A / SA)
Ajouter un nouvel utilisateur
Accéder à la page de Gestion des utilisateurs :
1. Ajouter le nom d’un utilisateur dans la colonne « Nom ».
2. Spécifier les droits d’accès de l’utilisateur dans la colonne « Grade ».
3. Spécifier le mot de passe de l’utilisateur dans la colonne « Mot de passe ».
NB : Vous ne pouvez et ne devez pas spécifier deux mots de passe identiques !
4. Spécifier son rôle dans la colonne « Statut ». (Statut simplement indicatif dans la
fenêtre principale de GSE)
Supprimer un utilisateur
Supprimer toutes les informations de l’utilisateur existant sur la page de Gestion des
utilisateurs.
(cf . Ajouter un nouvel utilisateur)
Effacer les données dans les colonnes « Nom », « Grade », « Mot de passe » et
« Statut ».
NB : Effacer simplement les données de chaque cellule sur la même ligne, vous ne
devez surtout pas supprimer la ligne entière de la feuille !
Désigner les droits de chaque utilisateur
Les droits des utilisateurs sont spécifiés dans la colonne « Grade » sur la page de
Gestion des utilisateurs. (Cf. Ajouter un nouvel utilisateur)
Les Grades correspondant sont :
Personnel = Simple Utilisateur
Administrateur = Administrateur
Super-Administrateur = Super-Administrateur
(Cf. Gestion des accès utilisateurs pour plus d’information sur les droits spécifiés.)
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IV – Importer / Exporter une Base de données (SA)
Importer la Base de données d’un autre logiciel
Pour importer une Base de données externe à GSE il vous faut renseigner deux Feuilles
au sein du classeur : La Feuille PRODUITS et la Feuille STOCK.
Il vous suffit de remplir chaque colonne suivant les données disponibles.
NB : Important : chaque produit importé sur une feuille doit Obligatoirement être
importé sur l’autre feuille, sur la même ligne, sans quoi GSE ne fonctionnera pas
correctement !
Vous avez 2 possibilités pour importer une base de données d’un autre fichier Excel par
exemple.
1)Méthode Manuelle :
- Vous vous connectez en Mode Super-Administrateur, et vous affichez toutes les
feuilles du classeur :
Faites un clic sur cette icône pour afficher les feuilles nécessaires à
l’importation d’une Base de données externe.
- Vous pouvez copier manuellement chaque colonne à importer sur les Feuilles STOCK
et PRODUITS.
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2)Méthode Semi-Automatique :
- Vous pouvez utiliser le Module d’importation intégré à GSE.
- Coller 1 colonne d’une source externe.
- Cliquer sur Transfert
- Recommencer l’opération selon le nombre de colonne souhaitée.
Pour importer un Produit dans GSE il faut au minimum la Référence et le nom du Produit (sur la
même ligne des Feuilles PRODUITS et STOCKS).
NB : cette option ne doit-être utilisée que lorsque votre base de donnée est vierge,
sinon GSE écrasera les données déjà présentent !
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Importer une Base de données d’une autre version de GSE (SA)
NB : cette option n’est disponible que depuis la version 1.4.0 de GSE. Vous ne
pourrez donc pas utiliser cette option pour importer une Base d’une version
inférieure à la 1.4.0 de GSE !
Pour importer une Base de données d’une autre version de GSE (à partir de la version
1.4.0), vous pouvez utiliser le Module d’Importation disponible dans la section n°7 des
paramètres de GSE.
Cliquez sur « Importer une Base de données »
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Exporter la Base de données de GSE (avec les Dates de péremption)
NB : cette option n’est disponible que depuis la version 1.4.0 de GSE. La Base de
données exportée ne sera pas utilisable dans une version inférieure à 1.4.0 de GSE.
Pour exporter une Base de données d’une autre version de GSE (à partir de la version
1.4.0), vous pouvez utiliser le Module d’Exportation disponible dans la section n°7 des
paramètres de GSE.
Cliquer sur « Exporter une Base de données »
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Exporter la Base de données de GSE (sans les Dates de péremption)
NB : cette option n’est disponible que depuis la version 1.5.7 de GSE. La Base de
données exportée ne sera pas utilisable dans une version inférieure à 1.4.0 de GSE.
Pour exporter une Base de données d’une autre version de GSE (à partir de la version
1.5.7), vous pouvez utiliser le Module d’Exportation disponible dans la section n°7 des
paramètres de GSE.
Cliquer sur « Exporter la Liste sans Date de péremption ».
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A partir de la version 1.6.3 de GSE, les données exportées par cette option sont :
 Les produits de la base de données
 L’historique des entrées et des sorties du stock
 Les Fiches Clients
 Les Fiches Fournisseurs
 Tous les paramètres
 Les utilisateurs et leur code d’accès
Vous pouvez facilement vérifier le fichier d’export, en ouvrant le fichier nommé :
Sauvegarde-Base-GSE.xls
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V – Présentation des fenêtres principales
Accueil
Lorsque vous vous connecter pour la 1ère sur GSE, vous arrivez sur la fenêtre d’accueil :
Dès la 1ère connexion, avec le mot de passe ‘admin’, vous êtes automatiquement en mode
Super-Administrateur.
En positionnant le curseur de votre souris sur le bord droit de la fenêtre d’accueil, un volet
droit apparait, et agrandit la fenêtre :
NB : si vous désirez que la fenêtre d’accueil reste toujours agrandie par défaut, vous pouvez
activer cette possibilité dans les paramètres (n°1) de GSE.
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Description de la fenêtre Accueil :
1- Pour créer un nouveau Produit dans votre stock
2- Pour modifier un Produit existant dans votre stock
3- Pour ajouter une quantité d’un Produit existant dans votre stock
4- Pour retirer une quantité de Produit existant dans votre stock
5- Pour faire un inventaire de votre stock
6- Pour gérer les Clients et les Fournisseurs
7- Pour quitter le logiciel
8- Fenêtre de diffusion de message du site gse-pro.com
9- Pour accéder aux paramètres du logiciel
10- Pour gérer les accès des utilisateurs du logiciel
11- Pour consulter l’historique des actions effectué dans le logiciel
(option à activer dans les paramètres)
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12- Pour consulter les statistiques sur votre stock
13- Pour effectuer une maintenance sur le logiciel
14- Pour afficher les feuilles de la base de données du logiciel
Par défaut : Feuilles produit / Stock / Entrées / Sorties
Si activé dans les paramètres : Feuilles Clients / Fournisseurs / Historique / Erreurs
(Cette option nécessite d’être un utilisateur enregistré dans la version Professionnelle de
GSE)
15- Permet d’effectuer une sauvegarde rapide de la base de donnée, sans les paramètres du
logiciel.
(option à activer dans les paramètres)
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Nouveau Produit
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Description de la fenêtre Nouveau Produit :
1- Référence du Produit
(Cette référence est unique, il ne peut pas y en avoir 2 identiques)
(Cette référence ne doit pas contenir les mots « -REF » et «-DP- », elles sont réservées à
GSE)
2- Nom du Produit
3- Catégorie du Produit
4- Description du Produit
5- Nombre limite de commande
(GSE vous indiquera automatiquement qu’il faudra commander ce produit dès que cette
limite sera atteinte lors de la sortie du Produit)
(Cette limite peut être spécifiée pour chaque Produit indépendamment)
6- Emplacement physique de votre produit dans votre lieu de stockage
7- TVA*
8- Numéro du Code-Barres du Produit*
(Si l’option est activée dans les paramètres de GSE, un même code-barres peut être
attribué à plusieurs références de produits. Il peut s’agir d’un même produit, mais avec
des dates de péremption différentes par exemple.)
9- Code-Barres du Produit
10- Messages signalétiques*
(Vous avertit si le scan de votre produit a été pris en compte)
(Vous avertit si plusieurs codes-barres identiques sont présents dans la base de
données)
11- Impression du Code-Barres du produit en plusieurs exemplaires
12- Fonction de Prêt*
(Si cette fonction est cochée, GSE vous proposera de sortir ce produit en prêt)
(Si ce produit est disponible en Prêt vous ne pourrez sortir qu’un seul produit par
référence.)
13- Date de Péremption*
(Si cette fonction est cochée, GSE vous proposera de choisir une date de péremption lors
de l’ajout d’un produit dans le stock.)
14- Eviter la fermeture de la fenêtre
(Cette fonction est utile si vous avez plusieurs produits à créer dans le stock avec des
caractéristiques similaires.)
15- Uploader une image*
(Cliquez sur cette zone pour sélectionner une image ou une photo de votre produit.)
(Cf. Import Images Web)
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16- Agrandir ou réduire la fenêtre*
(Cette icône représentée par deux flèches bleues vous permet d’afficher ou cacher
l’illustration du produit.)
*Cette fonction sera visible uniquement si cette option est activée dans les paramètres de GSE.
17- Webcam
(Cette icône vous permet d’afficher une fenêtre de capture de votre Webcam pour
prendre une photo de vos produits.) (Cf. Webcam)
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Import Images Web
NB : Cette fonction apparaîtra uniquement si vous avez préalablement attribué un codebarres à votre produit.
1- Recherche GSE
(GSE va se connecter à Internet sur le site désigné en
et va rechercher avec le codebarres de l’article les illustrations disponibles sur le site web) (Cf. Comment importer
l’image d’un article ?)
(NB : GSE ne pourra télécharger que les images au format .jpg ou .bmp, le format .png
n’étant pas pris en charge par VBA.)
 Vous pouvez désigner un site particulier en cochant l’option « Autre site »
2- Import Manuel
(Vous pouvez rechercher une illustration pour votre article directement sur votre ordinateur.)
3- Recherche sur Google Books
(Cette option vous permet d’ouvrir une page de Google Livres avec le code-barres de votre
article)
Cette option n’est utile que si vous gérez une bibliothèque avec GSE et que vous voulez
importer des informations spécifiques à un livre grâce à son code ISBN (= Code-Barres
unique pour les livres).
(NB : GSE ne fera qu’ouvrir votre navigateur Internet sur la page dédiée au livre, il ne fera
aucune importation automatique.)
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Modification Produit
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Description de la fenêtre Modification de Produit :
1- Référence du Produit à sélectionner
(Cette référence et unique, il ne peut pas y en avoir 2 identiques)
(Cette référence ne doit pas contenir « -REF » et «-DP-», elles sont réservées à GSE)
2- Nom du Produit à sélectionner
3- Nom du Produit Modifiable
4- Prix du produit Modifiable
5- TVA Modifiable *
6- Nombre limite de commande Modifiable
(GSE vous indiquera automatiquement qu’il faudra commander ce produit dès que cette
limite sera atteinte lors de la sortie du Produit)
(Cette limite peut être spécifiée pour chaque Produit indépendamment)
7- Emplacement physique Modifiable de votre produit dans votre lieu de stockage
8- Description du Produit Modifiable
9- Code-Barres du Produit
10- Numéro du Code-Barres du Produit*
(Si l’option est activée dans les paramètres de GSE, un même code-barres peut être attribué
à plusieurs références de produits. Il peut s’agir d’un même produit, mais avec des dates de
péremption différentes par exemple.)
(Vous avertit si plusieurs codes-barres identiques sont présents dans la base de données)
12- Code-Barres du Produit*
13- Import en Masse de codes-barres*
(Si vous avez déjà des produits dans votre stock qui n’ont pas encore de codes-barres, vous
pouvez utiliser cette fonction.) (Cf. Renseigner les codes-barres de chaque article déjà
présents dans le stock)
14- Fonction de Prêt*
(Si cette fonction est cochée, GSE vous proposera de sortir ce produit en prêt)
(Si ce produit est disponible en Prêt vous ne pourrez sortir qu’un seul produit par référence.)
15- Date de Péremption*
(Si cette fonction est cochée, GSE vous proposera de choisir une date de péremption lors de
l’ajout d’un produit dans le stock.)
16- Eviter la fermeture de la fenêtre
(Cette fonction est utile si vous avez plusieurs produits à créer dans le stock avec des
caractéristiques similaires.)
17-Agrandir ou réduire la fenêtre*
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18-Uploader une image*
(Cliquer sur cette zone pour sélectionner une image ou une photo de votre produit.)
(Cf. Import Images Web)
19-Supprimer
(Ce Bouton vous permet de supprimer totalement le Produit sélectionné du Stock)
20- Défilement article par article pour visualiser rapidement ceux qui n’ont pas de codes-barres.
*
(Cf. Renseigner les codes-barres de chaque article déjà présents dans le stock)
21-Webcam
(Cette icône vous permet d’afficher une fenêtre de capture de votre Webcam pour prendre
une photo de vos produits.) (Cf. Webcam)
*Cette fonction sera visible uniquement si elle est activée dans les paramètres de GSE.
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Ajout
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Description de la fenêtre Ajout de Produit :
3- Nom du Produit
4- Stock actuel pour la Référence sélectionnée
5- Stock Global sous la même Référence
(Total de tous les Produits sous la même référence ; soit une référence unique, soit une
référence avec plusieurs Dates de péremption.)
6- Quantité
(Nombre de Produits à ajouter dans le stock actuel pour la Référence sélectionnée.)
7- Prévision
(Nombre total des Produits déjà présents dans le stock actuel sous la Référence
sélectionnée + le nombre total de Produits que vous allez ajouter dans le stock.)
8- Date d’ajout
(Date et heure lors de l’ajout du Produit sélectionné.)
(NB : Si l’autorisation est accordée dans les paramètres de GSE, en cochant le carré à droite
de cette option, vous pouvez modifier cette donnée.)
9- Date limite
(Il s’agit de la Date de péremption de votre Produit DLC ou DLUO)
10- Fournisseur du Produit
11- Unité du Produit (Kg, Litre, etc…)
(Ces unités sont modifiables dans les paramètres de GSE.)
12- TVA*
13- Emplacement physique modifiable de votre produit dans votre lieu de stockage
(En cliquant sur le label, vous pouvez avoir l’emplacement complet s’il est réduit dans la
fenêtre.)
14- Prix en Stock
(Prix actuel de vos Produits déjà présents dans votre stock.)
15- Prix Ajout
(Prix du ou des Produits que vous allez ajouter dans votre stock.)
(NB : Le prix d’ajout est le prix auquel vous allez vendre votre Produit.)
16- Prix Pondéré
Le Prix pondéré dans GSE peut être également appelé coût moyen pondéré des stocks, ou coût unitaire
moyen pondéré (CUMP). Le coût moyen pondéré est une technique comptable d'évaluation des stocks.
Cette méthode permet de déterminer la valeur du stock. L'ensemble des biens de même nature sert à
calculer le coût moyen pondéré lors de chaque entrée de stock. Le CUMP se calcule en prenant la
valeur initiale par article multipliée par le nombre d'articles en stock. Il faut additionner le résultat obtenu
à la valeur des articles entrant en stock multipliée par le nombre d'articles entrant en stock. Le total doit
être divisé par le nombre total d'articles restant en stock.
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17- Description du Produit Modifiable
18- Réceptionneur
(Nom de la personne qui ajoute un Produit sélectionné dans le stock.)
19- Prix Total des Produits ajoutés
21- Illustration du Produit*
23- Code-Barres du Produit* (En cliquant sur l’image, vous aurez le numéro du code-barres)
(NB : Le Code-Barres n’apparaît que si le produit a été renseigné avec un Code-Barres dans
la base de données.)
25-Numéro de Lot*
Renseigner le numéro de lot de votre Fournisseur pour assurer une traçabilité de votre
Produit.
(NB : GSE vous demandera ce numéro 2 fois pour éviter toute erreur de saisie.)
26-Numéro du Bon de Livraison*
Renseigner le numéro du bon de livraison de votre Fournisseur pour assurer une traçabilité
de votre Produit.
(NB : GSE vous demandera ce numéro 2 fois pour éviter toute erreur de saisie.)
27-Nombre de palette*
28-Etat du lot*
Renseigner l’état général du conditionnement de votre Produit lors de son arrivée dans votre
stock.
29- 30-31-Champs libre n°1 – 2- 3*
Vous pouvez renseigner ici n’importe qu’elle donnée utile pour vous (T°C d’arrivée du colis,
Conformité, Jours de retard de livraison, etc…)
32-Prix d’achat*
Il s’agit du prix d’achat de votre Produit chez votre Fournisseur
33-Marge*
Il s’agit de la différence entre le Prix d’achat chez votre Fournisseur
de votre Produit.
et le prix d’ajout
34-Pourcentage de Marge*
Il s’agit du pourcentage de votre marge.
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35-Historique des achats Fournisseurs*
Dans cette fenêtre, vous visualisez rapidement les derniers prix appliqués par vos
Fournisseurs.
(Prix, Quantité, Nom du Fournisseur)
(NB : en cliquant sur une ligne de cette fenêtre vous pouvez voir le détail du Produit.)
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Retrait
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Description de la fenêtre Retrait de Produit :
(Cette référence ne doit pas contenir « -REF » et « DP », elles sont réservées à GSE)
3- Nom du Produit
4- Stock actuel pour tous les Produits ayant la même Référence que celle sélectionnée.
(Ce stock comprend tous les produits d’une même Référence, avec toutes les Dates de
péremption différentes.)
5- Prix du Produit sélectionné à sortir du stock
6- Balance
(Balance = Quantité restante dans le stock après retrait du stock votre Produit)
7- Unité du Produit (Kg, Litre, etc…)
8- Emplacement physique modifiable de votre produit dans votre lieu de stockage
(En cliquant sur le label, vous pouvez avoir l’emplacement complet s’il est réduit dans la
fenêtre.)
9- Date limite
(Si ces lettres XX/XX/XX sont affichées, c’est que votre Produit possède une Date de
péremption.)
10- Quantité à sortir
Il s’agit du nombre de Produit que vous allez sortir du Stock pour la Référence sélectionnée.
11- Date de sortie
(Date et heure lors de la sortie du Produit sélectionné.)
12- Nom du Client
13- Après un clic sur l’image, vous accédez à la Fiche Client du client sélectionné.
14- Etat de Facturation
OUI = Facture payée
NON = Facture impayée
PARTIELLEMENT = Facture payée en partie
15- Durée du Prêt
16- Date de retour du Produit sorti du Stock en fonction de la Durée du prêt renseignée
préalablement.
17- Nom de l’Approvisionneur
Nom de la personne qui sort le produit du stock.
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18- Note du Personnel
(Emplacement libre en cas de besoin.)
19- TVA*
(Taux de TVA appliqué au Produit sélectionné. Ce taux est renseigné lors de la création d’un
Nouveau Produit et il est modifiable dans la fenêtre Modification Produit.)
20- Prix total
Prix du Produit sélectionné * Nombre de produits sortis.
(NB : Si vous éditez une facture, ce label vous affichera également le prix total de la facture.)
21- Editer une Facture*
Si vous cochez cette option, la fenêtre de sortie restera affichée après validation pour que
vous puissiez ajouter d’autres Produits pour le même Client (= Facture unique).
Les produits ajoutés seront visibles sur une liste récapitulative à la place du Nom de
l’Approvisionneur et de la Note du Personnel :
La Facture sera générée après avoir cliqué sur le bouton « Sortie » de la fenêtre.
22- Frais de Port*
24- Illustration du Produit*
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26- Code-Barres du Produit*
(NB : Le code-barres n’apparaît que si le produit a été renseigné avec un code-barres dans
la base de données).
28- Message d’Avertissement
Si la quantité que vous désirez sortir du stock dépasse la limite de commande (Cf. Nouveau
Produit) renseignée pour le Produit sélectionné, le message « A COMMANDER » s’affiche.
Si la quantité de Produit que vous désirez sortir du stock dépasse la quantité réelle du stock,
le message « IMPOSSIBLE » s’affiche.
29- Sortie Rapide*
En cliquant sur l’icône représentant un chronomètre, vous activez la sortie rapide.
Après validation de la sortie, GSE ne vous demandera pas de confirmer et ne fera aucun
récapitulatif de la sortie en cours.
NB : Cette fonction est surtout utile pour une sortie rapide de produits à l’aide d’un scanner
de code-barres. (Cf. Sortie Rapide)
30-Numéro du dernier Lot*
Il s’agit du dernier numéro de lot entré dans le stock pour ce Produit.
Le numéro de lot affiché est le numéro du dernier lot connu qui est rentré dans le
stock pour ce Produit.
Une même Date de Péremption peut être associée à plusieurs lots.
(NB : en effectuant un double clic sur cette fenêtre vous pouvez désigner le numéro réel du
lot pour ce Produit.)
31-Numéro du dernier Bon de Livraison*
Il s’agit du numéro du dernier Bon de Livraison entré dans le stock pour ce Produit.
Le numéro du Bon de Livraison affiché est le numéro du dernier Bon de Livraison
connu qui est rentré dans le stock pour ce Produit.
Une même Date de Péremption peut être associée à plusieurs Bon de Livraison
différents.
(NB : en effectuant un double clic sur cette fenêtre vous pouvez désigner le numéro réel du
Bon de Livraison pour ce Produit.)
32-Désignation aléatoire du n° de lot et du n° du BL*
- Si coché : le numéro de lot et du BL correspondent aux derniers numéros entré dans le
stock pour ce Produit.
- Si décoché : vous confirmez vous-même en décochant que le numéro de lot et du BL
correspondent réellement à ce Produit.
(NB : si vous avez effectué un double clic sur le numéro de lot ou du BL, cette option sera
cochée et activée pour confirmer vos modifications.)
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33-Produit en prêt provisoire*
En cochant cette option vous spécifiez la sortie de votre Produit comme un prêt.
Ce produit ne sera plus comptabilisé dans votre stock.
Le statut de prêt sera visible lors de la génération de l’inventaire des Produits en prêt.
(Cf. Gérer l’inventaire des produits en prêt)
34-Produits Périmés*
Renseigner ici si vous sortez un Produit de votre stock parce qu’il ne peut plus être
consommé ou vendu.
35-Causalité*
Indiquer ici pourquoi ce Produit doit-être sortis du stock.
36-Mise en quarantaine*
Indiquer ici pourquoi le Produit doit-être mis en quarantaine (pour analyse, rapport
d’expertise, etc…)
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Fonction de recherche de GSE
NB : La fonction de recherche est disponible depuis la version 1.5.5 de GSE.
La fonction de recherche vous permet de rechercher rapidement un de vos produits par sa
référence ou son nom, sans devoir faire défiler toutes votre base de données.
1. Passer le curseur de votre souris sur le côté droit des textes de recherche de la référence ou du
nom de votre produit, et des cases à cocher apparaîtront.
2. Cocher la case désirée et la fonction de recherche sera activée.
3. Taper la référence ou le nom de votre produit recherché, et GSE vous proposera tous les
termes associés qui sont présents dans sa base de donnée.
NB : Cette fonction est disponible dans les fenêtre ‘Modification’, ‘Ajout de Produit’ et ‘Retrait de
Produit’ uniquement.
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VI – Présentation des fenêtres secondaires (A / SA)
Inventaire
Sur cette fenêtre vous avez accès à tout l’inventaire de votre Stock.
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Paramètres
Dans la fenêtre des paramètres vous avez accès à 13 onglets différents :
1- Vues du Programme
Sauvegarde de la base de
données
2- Gestion des accès
3- Paramètres de Gestion
Gestion des données
Externes
4- Paramètres Monétaires
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5- Paramètres Logiciel
6- Gestion des Erreurs
7- Informations sur le
Programme
8- Import/Export Base de
données
9- Unités de volume
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10- Gestion des Dates de
péremption
11- Options complémentaires
Catégories Fournisseurs
12- Statuts
13- Moyens de Paiement
Catégories des Produits
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Utilisateurs
Sur cette fenêtre vous pouvez gérer l’accès de tous les utilisateurs de GSE.
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Tiers (ou anciennement Resaux)
Fiche Fournisseurs
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Fiche Clients
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RAZ
Sur cette fenêtre vous pouvez supprimer, optimiser, importer votre Base de données et
effacer, modifier votre modèle de Facturation.
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Historique
Sur cette fenêtre vous pouvez visualiser toutes les actions effectuées dans GSE.
(NB : Cette fonction doit tout d’abord être activée dans les paramètres de GSE.)
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Statistiques
Sur le prolongement de la fenêtre d’accueil, vous avez accès aux statistiques de base de
votre stock et à l’historique des dernières actions effectuées dans GSE.
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Date des inventaires
Sur la fenêtre de statistiques, vous pouvez visualiser la date du dernier inventaire
Intégrale réalisé dans GSE, ainsi que la date du prochain inventaire (par défaut à 90 jours
d’intervalles).
NB : ces 2 dates sont modifiables à tout moment, depuis cette fenêtre.
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Fenêtre de capture du flux de la Webcam
Vous pouvez utiliser une webcam ou tout autre appareil de capture, pour capturer une
image qui vous servira à illustrer vos produits
Exemple de capture d’une illustration
-
Cliquer sur le bouton « Capturer l’image » pour que GSE enregistre l’illustration pour
votre article sélectionné.
Vous pouvez améliorer la qualité de votre image en modifiant les paramètres de votre
Webcam, en cliquant sur le bouton « Paramètres ». (Les options disponibles varient
en fonction de votre équipement.)
Exemple de paramètres d’une Webcam sous Windows
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Conseil : vous pouvez utiliser une webcam déportée pour faciliter vos prises de vue.
Utiliser, par exemple, une webcam sur pied, avec un fond blanc ou et un éclairage
adapté :
NB : pensez à régler la résolution de vos prises de vue, afin d’optimiser la taille de vos
illustrations.
Le poids, ou la taille de votre image n’aura pas d’incidence directe sur votre utilisation de
GSE, mais si vous devez uploader vos illustrations sur un serveur, le temps d’upload et
de téléchargement sera important !
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VII – Mode Tablette
Vous avez la possibilité d’utiliser GSE sur une tablette tactile disposant du système
d’exploitation Windows et d’une version d’Excel avec VBA (Office 365 inclus)
-
Allez dans les paramètres n°10 de GSE et activez la Mode Tablette.
L’interface de GSE s’adaptera automatiquement à la taille de l’écran de votre tablette.
Vous pourrez alors utiliser GSE pour les fonctions suivantes :
-
Créer un Nouveau Produit
Modifier un Produit
Ajouter un Produit
Retirer un Produit
Effectuer un Inventaire Intégral de votre stock
L’interface de GSE sera en mode plein écran sur votre tablette. Vous n’aurez donc pas
accès au clavier virtuel de Windows.
Toutefois, à chaque fois que vous devrez renseigner une donnée dans un champ de GSE,
cette icône sera visible :
En appuyant dessus vous ferez apparaître deux type de clavier tactile spécifique à GSE.
Apparition d’un clavier Alphanumérique
Apparition d’un Pavé Tactile
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VIII - Edition de documents (Fiches Produits, Bon de sorties, Étiquettes
grand format…) VP (Prérequis : Vous devez être un utilisateur de GSE Enregistré)
Dans la version Professionnelle de GSE vous avez la possibilité d’éditer plusieurs
documents supplémentaires :
 Des fiches individuelles de vos Produits
 Des bons de sortie pour des Produits en prêt
 Des étiquettes pour codes-barres en grand format
Pour éditer un document, il vous suffit de cliquer sur cette icône qui apparaît avoir
sélectionné la référence d’un produit.
Vous avez la possibilité d’éditer le document sous trois formats différents :
 Un classeur Excel
 Un fichier en pdf
 En une page html
Comment personnaliser les documents ?
Pour éditer ces documents, GSE utilise une trame spécifique.
Ces trames sont modifiables selon vos besoins.
Vous trouverez ces trames dans le dossier Documents\GSE\Extensions de votre PC.
Chaque trame est composée d’au moins 3 feuilles :
La 1ère feuille est une notice succincte
La 2ème feuille est l’unique feuille que GSE va remplir lorsqu’il éditera le document.
La 3ème feuille récupère simplement les données de la 2ème feuille !
Dès lors, pour modifier le document selon vos besoins, il vous suffit simplement de modifier
la 3ème feuille de la trame, tout en gardant, supprimant, ou modifiant les cellules qui font
références à la 2ème feuille.
Où sont stocké les documents générés par GSE ?
Tous les documents générés par GSE restent disponibles dans le dossier
Documents\ GSE\Extensions\Fiches générées
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IX – Procédures d’application
Comment créer un nouvel article dans le stock ?
+ Accéder à la fenêtre Nouveau Produit (Cf. Nouveau Produit)
2 informations sont obligatoires pour enregistrer un produit dans GSE :
1- Renseigner une Référence pour votre Produit
Il n’y a pas de limite de taille pour votre référence.
Cette référence doit être unique, il ne peut y avoir deux Références identiques dans GSE.
Vos Références ne doivent pas contenir les suites « -REF» et «-DP-», ces expressions
sont exclusivement réservées à GSE pour gérer les Dates de Péremption !
Vos Références ne doivent pas contenir les caractères suivants : " / ? : | * < > [ ]
Les références sont utilisées par GSE pour nommer les illustrations de vos articles.
Lorsque GSE recherchera une illustration par son chemin désigné, Windows n’acceptera
pas ses caractères dans la création du chemin.
Conseil : Pensez à classer vos produits par famille, genre ou caractéristiques et adapter
les Références en fonction de ces critères.
2- Renseigner un Nom pour votre Produit
Il n’y a pas de limite de taille pour votre nom.
Il peut y avoir plusieurs produits avec des noms identiques (mais avec des Références
différentes).
Le nom de vos Produits ne doit pas contenir la suite «-DP-», cette expression est
exclusivement réservée à GSE pour gérer les Dates de Péremption !
Les autres informations sont facultatives.
Information : Par cette procédure vous ajoutez un nouveau produit dans votre stock
(donc, dans votre Base de données).
Par défaut, la quantité de ce produit est à 0, il est juste référencé.
Vous devez maintenant ajouter une quantité à ce produit nouvellement créé. (Cf. Ajout)
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Comment ajouter un article dans le stock ?
+ Accéder à la fenêtre d’Ajout d’un Produit (Cf. Ajout)
1- Sélectionner le produit à ajouter, soit par sa Référence, soit par son Nom, soit par son
code- barres #.
2- Renseigner la quantité de Produit à ajouter dans le Stock (suivant l’Unité : Unité, Kg, L
etc…)
3- Renseigner la Date de péremption le cas échéant.
4- Renseigner le Fournisseur
5- Renseigner l’Unité
6- Renseigner le Prix
7- Renseigner une Note si besoin
8- Renseigner l’Approvisionneur
9- Cliquer sur Valider
10- Confirmer la validation de la saisie
Votre Produit est désormais enregistré dans le stock.
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Comment modifier un article dans le stock ?
+ Accéder à la fenêtre Modification d’un Produit (Cf. Modification Produit)
1- Sélectionner le produit à modifier, soit par sa Référence, soit par son Nom, soit par
son code- barres #.
2- Vous pouvez modifier tous les champs accessibles dans la fenêtre de Modification.
Vous ne pouvez pas modifier la Référence d’un produit ! Si vous voulez modifier la
Référence d’un produit, vous devez supprimer le produit à modifier et le recréer !
Lors de la modification d’un produit, comme son nom, son prix, sa description… les
modifications ne seront pas prises en compte dans l’historique des entrées et sorties
effectuées avant la modification, mais seront bien prises en compte pour les entrées et
sorties à venir.
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Comment supprimer un article du stock ?
+ Accéder à la fenêtre Modification d’un Produit (Cf. Modification Produit)
son code-barres #.
2- Cliquer sur le bouton de suppression
3- Confirmer la suppression
NB : Si votre article est renseigné dans votre stock avec une ou plusieurs Dates de
péremption, vous devrez préalablement supprimer chaque article selon sa Date de
péremption, puis vous pourrez supprimer l’article principal.
L’historique des entrées et sorties de cet article ne seront pas supprimées dans GSE,
sauf si vous supprimer l’historique complet des entrées et sorties de tous les produits du
stock.
Votre article est désormais supprimé du stock !
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Comment sortir un ou plusieurs articles du stock ?
+ Accéder à la fenêtre Retrait (Cf. Retrait)
son code- barres #.
2- Renseigner la Quantité à sortir du stock
3- Renseigner le Client (Facultatif)
4- Renseigner l’état de Facturation
(Il s’agit uniquement d’une information gardée dans l’historique de sortie de GSE. Il n’y a
aucun traitement sur cette information. Il convient, après acquittement de la Facture, au
Super-Administrateur de GSE de modifier cette information dans l’historique. Cette
information sera disponible dans l’inventaire des sorties.)
5- Renseigner la Durée du prêt le cas échéant
(GSE calculera automatiquement la Date de retour.)
6- Renseigner le nom de l’Approvisionneur
7- Rédiger un Commentaire si besoin
8- Cocher l’option « Editer une Facture » en cas de besoin
9- Renseigner les Frais de Port le cas échéant.
(Les Frais de ports sont ceux qui sont renseignés sur la Fiche du Client que vous venez
de sélectionner pour la sortie.)
10- Cliquer sur Valider
Plusieurs modes de confirmation s’offrent à vous selon les Produits à sortir du stock :
A- Votre Produit ne contient pas de Date de péremption :
Il vous suffit alors simplement de confirmer votre action de sortie sur la fenêtre
récapitulative.
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B - Votre Produit contient une Date de péremption :
Si vous sortez un Produit de votre stock avec la même Date de
péremption ou avec plusieurs Dates de péremption différentes, GSE vous
dispose de 2 modes de sortie :
1) La méthode Manuelle
(NB : Si vous sortez des produits du stock avec un scanner de code-barres,
seule la méthode de sortie Manuelle est autorisée !)
Vous sélectionner vous-même quels produits, selon leur Dates de
péremption, vous voulez sortir du stock. Dans ce cas :
 Cliquer sur l’option « Spécifier une quantité manuelle pour chaque
produit à sortir »
 Cliquer sur la liste récapitulative, puis cocher la ou les ligne(s)
correspondante(s)
 Cliquer sur Valider
 Valider la quantité à sortir par ligne
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GSE vous récapitule les produits effectivement sortis du stock
et vous indique les quantités restantes à sélectionner.
Une fois vos quantités sélectionnées et sorties du stock
vous pouvez quitter la fenêtre.
Option : suppression des lignes vides des Produits Périmés
(Cf. Suppression des Produits Périmés vides)
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2)La méthode Automatique
Vous laissez GSE sélectionner le ou les Produit(s) dont les Dates de
péremption sont le plus proche. Dans ce cas, il vous suffit de :
 cliquer sur Valider.
Une fois vos quantités sélectionnées et sorties du stock,
vous pouvez quitter la fenêtre.
Option : suppression des lignes vides des Produits Périmés
(Cf. Suppression des Produits Périmés vides)
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Suppression des Produits Périmés vides
Une fois que vous, ou GSE avez sorti le nombre de produits voulus, il arrive que des
Références avec une Date de péremption peuvent être vides. Il peut être inutile de les
conserver si leur Date de péremption approche ou si vous n’aurez plus d’articles avec cette
date de votre Fournisseur. Dans ce cas vous pouvez demander à GSE de supprimer ces
Références du stock.
Avant de fermer la fenêtre de sélection des Produits à sortir, il suffit de cocher les
Références à supprimer de votre stock, puis de cocher l’option « Supprimer
définitivement les références vides et cochées de la Base de donnée, à la sortie de
cette fenêtre. ».
Vous pouvez ensuite cliquer sur « Quitter » pour fermer la fenêtre et GSE supprimera les
Références sélectionnées.
Si vous confirmez la suppression des Références vides, il n’y aura que ces références, avec leur
Date de péremption qui seront supprimées du stock. Le produit, lui, sera toujours visible dans le
stock et sera toujours disponible pour y ajouter d’autres quantités et d’autres Dates de
péremption.
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X – Gérer l’inventaire du stock
Options de la fenêtre « Inventaire sélectif »
+ Accéder à la fenêtre Inventaire (Cf. Inventaire)
1- Insérer la valeur de sortie ou d’entrée cumulée
GSE effectue le calcul de la valeur marchande des entrées et/ou des sorties sur la période
choisie.
2- Trier par fournisseurs et clients
GSE trie dans l’ordre alphabétique les entrées par fournisseurs et les sorties par clients.
3- Générer au format web
Cette option vous permet de générer votre inventaire dans une page Excel au format html
(Utile si vous devez diffuser votre inventaire sur un site Internet par exemple)
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4- Générer dans un nouveau fichier Excel
Si vous ne choisissez pas l’option « Générer au format web, c’est alors cette option qui est
cochée par défaut.
5- Générer au format pdf VP
Vous pouvez générer votre rapport d’inventaire au format .pdf. (Adobe Acrobat Reader peut
être utilisé pour la lecture du rapport)
6- Vous pouvez choisir de n’afficher dans le rapport que les entrées, ou que les sorties pour la
période choisie.
7- Choisissez de visualiser les entrées et/ou les sorties d’une journée uniquement
8- Choisissez de visualiser les entrées et/ou les sorties sur une période calendaire.
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Gérer l’inventaire des entrées et sorties du stock journalier
-
sélectionner la date du jour désiré
cliquer sur le Bouton « Inventaire du Jour »
GSE génèrera automatiquement un nouveau classeur Excel avec le récapitulatif
des Entrées et Sorties pour le jour sélectionné par l’utilisateur.
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Gérer l’inventaire des entrées et sorties du stock sur une période déterminée
-
sélectionner la date de début et la date de fin de la période désirée
cliquer sur le Bouton « Inventaire Sélectif »
des Entrées et Sorties pour la période sélectionnée par l’utilisateur.
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Gérer l’inventaire des entrées et sorties du stock par Produit
-
sélectionner la date de début et la date de fin de la période désirée
cliquer sur le Bouton « Inventaire Sélectif »
des Entrées et Sorties pour la période sélectionnée par l’utilisateur.
La couleur verte représente toutes les entrées sur la période sélectionnée.
La couleur mauve représente toutes les sorties sur la période sélectionnée.
NB : Utiliser le Filtre d’Excel sur le titre « Référence » ou « Produit » pour sélectionner les
entrées et les sorties d’un seul produit.
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Gérer l’inventaire des entrées (par fournisseurs, jours, mois, année)
-
sélectionner l’inventaire désiré en cliquant sur le bouton correspondant
de toutes les Entrées en historique, suivant le critère demandé.
----------------------------------------Gérer l’inventaire des sorties (par client, jours, mois, année)
-
sélectionner l’inventaire désiré en cliquant sur le bouton correspondant
de toutes les Sorties en historique, suivant le critère demandé.
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Gérer l’inventaire des produits en prêt
-
Cliquer sur le bouton « Stock en Prêt »
de toutes les Sorties en Prêt qui sont en cours.
Le classeur contiendra la Date de sortie, le Nom de l’emprunteur et la Date de retour pour
chaque Produit sorti.
----------------------------------------Gérer l’inventaire des produits avec une date de péremption
-
Cliquer sur le bouton « Inv. Date de Péremption »
de tous les Produits présents dans le stock avec une Date de Péremption.
GSE triera tous vos Produits selon leur Nom si vous cliquez sur le bouton « Tris par Produits »
.
GSE triera tous vos Produits selon leur Date de péremption si vous cliquez sur le bouton « Tris par Date »
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.
Gérer l’inventaire des produits périmés ou qui vont l’être
-
Cliquer sur le bouton « Avertissements »
de tous les Produits périmés ou sur le point de l’être, avec le nombre de jours restants.
NB : vous avez la possibilité de retirer tous les produits périmés de votre stock en cliquant sur le
bouton « Suppression »
.
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Visualiser l’inventaire du stock Urgent
-
Cliquer sur le bouton « Voir le Stock Urgent »
de tous les produits qui sont proches ou sont en rupture de stock et qui doivent être
commandés.
------------------------------------Visualiser l’inventaire des produits réformés
-
Cliquer sur le bouton « Stock Réformés »
de tous les produits retirés du stock.
(Ce sont tous les produits qui ne doivent pas être gardés dans le stock : produit abimé, à date
de péremption dépassée, interdit à la vente etc…)
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Visualiser l’inventaire de gestion des Lots
-
Cliquer sur le bouton « Gestion des Lots »
Vous avez la possibilité de visualiser de différente façons la répartition des lots dans
votre stock.
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Visualiser graphiquement la durée théorique de présence des lots par Produits
-
Cliquer sur le bouton « Durée Théorique de présence des Lots par Produits »
Pour visualiser le temps de présence théorique des lots pour un Produit, procéder de cette
façon :
Renseigner le nom du Produit désiré
Cliquer sur le Bouton « Rechercher »
Plusieurs options sont disponibles :
Respecter la case : GSE doit rechercher le mot exact du Produit si cette case est cochée.
Marge estimée de présence du Lot avant sa rupture : selon les paramètres établis dans
GSE, vous ajouterais un nouveau lot dans votre stock avant la rupture du lot précédent.
Les 2 lots vont alors être présents simultanément. Avec cette option vous définissez un
temps de cohabitation entre ses 2 lots.
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Date de départ de la recherche : Ce graphique prend en compte un maximum de 49 lots
pour 1 produit.
Avec cette option vous pouvez réduire la taille du graphique et par conséquent le nombre
de lots recherchés.
Zoom sur le graphique : permet de réduire ou d’agrandir le graphique.
Flèches gauche/droite : permet d’ajouter d’autres lots ou de revenir aux lots de départ.
Visualiser rapidement le temps de présence de chaque lot pour un Produit dans
votre stock
Principe de base :
 Soit vous ne savez pas quand les lots sont sortis de votre stock : votre lot est
margé.
 Soit vous savez précisément quand un lot n’est plus présent dans votre stock
(suite à un inventaire ou une rupture de Produit) : votre lot est certifié.
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Personnaliser votre inventaire
-
Cliquer sur le bouton « Stock Global sélectif »
Cette fenêtre vous permet de sélectionner quelles Indications vous désirez voir apparaître
dans le classeur Excel généré par GSE après validation.
Cocher le bouton du haut d’une colonne pour sélectionner toutes les informations disponibles.
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Ou sélectionner par colonne, en ordre croissant, l’information désirée.
GSE cochera automatiquement la Référence sélectionnée.
GSE génèrera automatiquement un nouveau classeur Excel
avec toutes les Références sélectionnées selon l’ordre des colonnes demandées.
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Vous avez la possibilité d’enregistrer plusieurs configurations de colonnes pour les
rappeler ultérieurement.
Pour enregistrer une configuration :
- Renseigner un nom pour votre configuration
- Cliquer sur l’icône de la disquette pour enregistrer
Pour appeler une configuration :
- Sélectionner une configuration que vous avez enregistrée dans la liste déroulante
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XI – Gérer un stock avec des produits en prêt
Ajouter un nouveau produit en prêt
NB : GSE vous permet de gérer le prêt d’article. GSE gère uniquement 1 prêt par article.
Vous devrez donc ajouter 1 produit par prêt possible.
+ Accéder à la fenêtre Inventaire (Cf. Nouveau Produit)
Il vous suffit de cocher l’option « Sera disponible en prêt »
.
La limite de commande passe alors à 0. Chaque article en prêt est géré individuellement dans
GSE.
Il vous faudra donc créer autant d’articles que vous en avez dans votre stock.
Ex : vous avez 3 exemplaires du livre « Les Hommes viennent de Mars et les Femmes de Venus » de
John Gray, il vous faudra donc créer 3 Nouveau Produits de cet article à l’identique, mais avec une
Référence différente !
Pour créer un autre article identique :
 Renseigner la fenêtre avec toutes les caractéristiques de votre 1er article.
 Cocher l’option « Ne pas fermer cette fenêtre après validation pour ajouter d’autres
produits avec les mêmes caractéristiques ».
 Cliquer sur le bouton « Valider ».
 Changer la Référence pour un autre article identique.
 Après avoir ajouté vos articles identiques, cliquer sur le bouton « Sortie » pour quitter la
fenêtre.
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NB : Votre article est ajouté avec une quantité à 1, vous n’avez pas besoin d’en ajouter après sa
création !
Sortir un produit disponible en prêt
+
Accéder à la fenêtre Retrait des Produits (Cf. Retrait)
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Pour sortir un Produit en prêt :
 Choisissez le Produit à sortir du Stock disponible en prêt.
NB : Lorsqu’un Produit est disponible en prêt, la quantité à sortir est figée à 1 sur la
fenêtre de retrait et la saisie de la Durée du prêt devient possible.
 Renseigner l’emprunteur
Si l’emprunteur n’est pas dans la liste de GSE, il suffit d’ajouter son nom et son
prénom dans le carré de saisie.
 Renseigner la Durée de l’emprunt
GSE calcul automatiquement la Date de retour en fonction de la Date d’emprunt et
de la durée du prêt.
Visualiser les produits empruntés ou en retard
-
Cliquer sur le bouton « Stock en Prêt »
de toutes les Sortie en Prêt qui sont en cours.
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Le classeur contiendra la Date de sortie, le Nom de l’emprunteur, la Date de retour pour chaque
Produit sorti et le nombre de jours de retard le cas échéant.
----------------------------------------Visualiser les clients emprunteurs
(Voir la procédure identique à celle ci-dessus : Visualiser les produits empruntés ou en
retard)
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XII – Gérer un stock avec des produits ayant une Date de péremption (Ddp)
Ajouter un nouveau produit avec une Ddp
+ Accéder à la fenêtre Nouveau Produit (Cf. Nouveau Produit)
Il vous suffit de cocher l’option « Aura une date de péremption »
.
Pour créer un autre article identique :
 Renseigner la fenêtre avec toutes les caractéristiques de votre 1er article.
 Cocher l’option « Ne pas fermer cette fenêtre après validation pour ajouter d’autres
produits avec les mêmes caractéristiques ».
 Changer la Référence pour un autre article identique.
 Après avoir ajouté vos articles identiques, cliquer sur le bouton « Sortie » pour quitter la
fenêtre.
Si le code-barres existe déjà dans votre stock, GSE vous préviendra par ce message :
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Après avoir créé un nouveau Produit, il vous faut ajouter une quantité de votre Produit dans
votre Stock.
+
Accéder à la fenêtre Ajout Produit (Cf. Ajout)
Pour ajouter un Produit avec une Date de péremption :
 Sélectionner votre Produit par nom ou par Référence.
Si le Produit peut avoir une Date de péremption, l’option « Date limite apparaîtra »
 Renseigner la quantité de Produit à ajouter dans le stock
 Renseigner la Date limite (= Date de péremption) de votre Produit
 Renseigner le Fournisseur
 Renseigner l’Unité du Produit (Kg, Litre, etc…)
 Renseigner le Prix d’ajout du Produit
 Cliquer sur le bouton « Valider »
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.
Gérer une alerte sur le suivi des Dates de péremption
GSE vous permet de gérer le suivi des Dates de péremption de vos Produits. Pour cela, il
faut tout d’abord que l’option soit activée dans les paramètres de GSE.
Pour que GSE gère le suivi de vos Dates de péremption, il faut également activer l’option
de suivi.
GSE vérifiera la validité des Dates de péremption à chaque ouverture du programme et
vous affichera une alerte en cas de Produits périmés ou proche de l’être.
Vous pouvez définir une marge de vérification pour la validité de vos Dates de péremption.
Exemple : Vous définissez une marge de 3 semaines.
Votre produit sera périmé le 1er janvier 2016
GSE vous mettra une alerte 3 semaines avant le 1er janvier 2016, à partir du 11 décembre
2015.
Exemple de la fenêtre d’avertissement pour signaler la
présence de Produits périmés dans le stock
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Sortir un produit périmé du stock
Si vous avez activé la gestion des Dates de péremption dans les paramètres de GSE
,
vous pouvez demander à GSE de sortir automatiquement un Produit périmé de votre stock
à chaque ouverture.
NB : Attention, le Produit sera supprimé de la Base de données sans aucun message
d’avertissement et sans aucune trace de sortie !
Vous pouvez sortir les produits périmés de votre stock à tout moment.
Cf. « Gérer l’inventaire des produits périmés ou qui vont l’être »
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XIII –Mode Manuel / Automatique
Qu’est-ce que le Mode Manuel ?
En laissant le paramètre
sur OUI, vous activez le Mode Manuel.
(Cf. Votre Produit contient une Date de péremption/La méthode Manuelle)
Qu’est-ce que le Mode Automatique ?
En laissant le paramètre
sur NON, vous activez le Mode Automatique
(Cf. Votre Produit contient une Date de péremption/La méthode Automatique)
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XIV – Gérer les Codes-barres
Qu’est-ce que le Code-barres EAN ?
Exemple de Code-Barres EAN 13
Le code EAN (European Article Numbering) est un code-barres utilisé par le commerce et
l'industrie conformément aux spécifications d’EAN International, organisme aujourd'hui
remplacé par GS11. Il est connu en France sous le nom de GENCODE, à tort, puisque
GENCOD était le nom de l'organisme français chargé de sa régulation nationale.
L'EAN est composé de 8, 10 ou 13 chiffres représentés sous forme de séquences de barres
noires et blanches formant un code à barres. À noter que le lecteur lit les lignes blanches
et non les noires.
Ce type de code à barres se trouve sur la presque totalité de produits courants
(alimentation, vêtements, pharmacie, papeterie, électroménager, etc.). Le code est lu lors
du passage aux caisses des commerces.
Il existe des codes EAN 8 et des codes EAN 13, composés respectivement de 8 ou 13
chiffres :
Les codes EAN 8 sont réservés à l'usage sur des produits de petite taille (paquets de
cigarettes par exemple).
Les codes EAN 10 ont été remplacés par les codes EAN 13 et sont utilisés sur tous les
autres produits.
Les codes à barres sont destinés à être lus à des distances différentes, et donc les lecteurs
ne mesurent pas la largeur réelle des barres, mais leurs largeurs relatives, en détectant
uniquement les zones de transition selon leur propre référence de mesure.
Cela induit des contraintes élevées sur le codage, car ces lecteurs n’ont au départ aucune
information sur la largeur élémentaire utilisée dans le codage. Ils doivent donc la déduire
de ce qu’ils captent, et être en mesure de déterminer si ce qu’ils ont détecté correspond à
la réalité du codage initial. Par conséquent, le codage intègre plusieurs points de contrôle
permettant de régler automatiquement le lecteur aux particularités du support où ces codes
à barres sont imprimés, et de vérifier la qualité de cette lecture dans les conditions variables
où le lecteur sera utilisé.
http://fr.wikipedia.org/wiki/Code-barres_EAN
Source Wikipédia
GSE gère les codes EAN 13, la norme la plus répandue actuellement.
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Créer un nouveau code-barres
Pour créer un nouveau code-barres que vous utiliserez sur un des produits de votre
stock :
 Désigner une Référence
 Désigner le Nom d’un Produit
La fenêtre de codes-barres devient alors accessible :
Renseigner alors un numéro entre 10 et 15 chiffres pour créer votre code-barres.
NB : Les lettres ne sont pas autorisées dans le code-barres !
GSE génère alors automatiquement un code-barres qui sera reconnu par n’importe quel lecteur
de codes-barres capable de lire un code EAN.
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Imprimer les nouveaux codes-barres créés
Pour imprimer un code-barres créé dans GSE, il suffit de cliquer sur l’icône de
l’imprimante
.
GSE vous permet d’imprimer plusieurs codes-barres que vous pourrez imprimer sur une
feuille simple ou sur des feuilles autocollantes.
Veillez à imprimer avec une qualité d’impression élevée pour que les codes-barres soient
facilement lisibles par les lecteurs.
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Renseigner les codes-barres de chaque article déjà présent dans le stock
Si vous possédez une Base de donnée déjà existante et que vous désirez ajouter des
codes-barres à chaque produit dans votre Base de donnée, procéder comme suit :
Allez sur la fenêtre Modification :
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- Choisissez l’article sur lequel vous allez ajouter un code-barres.
- Cocher l’option « Import en masse de codes-barres ».
- Scanner le code-barres de l’article.
GSE enregistre alors automatiquement le code-barres de l’article dans la Base de
données, sans vous demander de confirmer !
Une fois le code-barres scanné, GSE passe au produit suivant en descendant
automatiquement d’une ligne dans votre Base de données.
L’option
vous permet de descendre de lignes en lignes dans votre Base de données,
ce qui vous permet d’accéder rapidement et plus facilement à vos Produits pour ajouter
un code-barres (vous pouvez visualiser directement grâce à la fenêtre
si le Produit
contient ou non un code-barres).
Utiliser un smartphone en Wifi comme lecteur de code-barres
Pour utiliser un smartphone comme un lecteur de code-barres en Wifi, il faut que votre
smartphone puisse communiquer avec votre PC. Pour cela il faut installer, puis configurer
un serveur VNC sur votre PC.
Virtual Network Computing (VNC, signifiant en anglais Informatique virtuelle en réseau), est un
système de visualisation et de contrôle de l'environnement de bureau d'un ordinateur distant. Il permet
au logiciel client VNC de transmettre les informations de saisie du clavier, de la souris ou d’un lecteur
de code-barres à un ordinateur distant, possédant un logiciel serveur VNC à travers un réseau
informatique.
Il y a beaucoup d’applications pour installer un serveur VNC : UltraVNC, TightVNC, etc…
Après l’installation d’un serveur VNC, il vous faudra installer et configurer un lecteur de
code- barres Wifi sur votre smartphone.
L’application utilisera l’appareil photo de votre smartphone pour lire le code-barres de votre
Produit et l’enverra sur votre PC en Wifi comme si le code-barres était directement tapé sur
votre clavier.
(Utilisez de préférence un smartphone avec un flash intégré. Il est souvent nécessaire
d’allumer la lampe du flash pour que l’appareil photo du smartphone détecte bien le codebarres.)
Vous trouverez Gratuitement sur le site www.xlExe.com une procédure complète pour
installer et configurer le logiciel UltraVNC sur un pc, ainsi qu’une procédure complète pour
installer un programme de lecture de code-barres (ScanPet) sur un téléphone équipé du
système Android.
Inscrivez-vous sur le site www.xlExe.com, connectez-vous à l’espace membre et
copier/coller cette adresse dans votre navigateur internet :
http://www.xlexe.com/espace_membre_v3/pages_tel/GSE_tuto1.php
Il est possible d’utiliser des smartphones avec des systèmes d’exploitation différents
comme iOS pour iPhone ou Windows Mobile pour Windows Phone à condition que vous y
installiez un programme de lecteur de code-barres en Wifi.
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Utiliser un lecteur de codes-barres (douchette, scannette ou scanner) USB
Vous pouvez utiliser n’importe quel lecteur de codes-barres USB s’il est compatible et
reconnu sur votre système d’exploitation où est installé GSE (Système d’exploitation
Windows).
La majorité, sinon, tous les lecteurs USB sont capables de lire les codes-barres utilisés
par GSE.
Brancher votre lecteur de codes-barres USB sur un des ports USB libre de votre PC.
Exemple sur Windows XP :
Exemple sur Windows 8.1 :
Redémarrer votre ordinateur.
Ouvrez le Bloc note de Windows, cliquer dans la fenêtre de saisie (le curseur doit
clignoter).
Scanner un code-barres entre 10 et 15 chiffres.
Si des chiffres apparaissent dans la fenêtre, votre scanner est opérationnel.
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Si des lettres minuscules apparaissent dans la fenêtre, verrouiller votre clavier en Majuscule et
refaite un scan.
Utiliser un lecteur de codes-barres (douchette, scannette ou scanner) en Wifi
Vous pouvez utiliser n’importe quel lecteur de codes-barres USB avec un module Wifi s’il
est compatible et reconnu sur votre système d’exploitation où est installé GSE (Système
d’exploitation Windows).
La majorité, sinon, tous les lecteurs USB Wifi sont capables de lire les codes-barres utilisés
par GSE.
Brancher le module Wifi USB sur un des ports USB libre de votre PC.
Un module ressemble bien souvent à une simple clé USB, mais qui est en fait le récepteur
de lecteur de codes-barres.
NB : La majorité des lecteurs de codes-barres wifi sont livrés avec un câble USB.
Ce câble peut être utilisé en cas de défaillance de votre récepteur Wifi ou en cas de
mauvaise réception.
Le câble vous permet aussi de recharger votre lecteur de codes-barres. (Vérifiez bien que
le voyant de charge reste allumé si vous éteignez ou mettez votre PC en veille.)
Suivant les lecteurs de codes-barres plusieurs options sont possibles :
 Augmenter, réduire ou désactiver le bip de scan
 Activer ou désactiver une lecture de scan en continu
 Changer la langue de lecture du scanner (pour clavier Azerty ou Qwerty)
 Changer la norme de lecture du scanner EAN-13, Code 128…
 Activer ou désactiver le retour à la ligne après un scan…
NB : Il y a une pléthore d’offre de lecteur de codes-barres et la majorité des lecteurs de
codes-barres sont livrés avec une notice en anglais. Vous trouverez sur le site
www.xlExe.com des lecteurs certifiés compatibles et testés pour être utilisés avec GSE.
Exemple d’un lecteur USB et d’un lecteur Wifi
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Où scanner un article dans GSE ?
Les emplacements où GSE permet un scan de codes-barres sont matérialisés par ce
symbole :
Il peut s’agir, soit d’emplacements spécifiques destinés uniquement aux numéros des
codes-barres,
soit de la fenêtre où l’on renseigne la référence d’un Produit.
Comment activer l’utilisation des Codes-Barres dans GSE ?





Pour utiliser les Codes-Barres dans GSE il faut activer l’option dans les paramètres de GSE .
Sur de nombreux lecteurs de codes-barres du commerce il faut verrouiller la touche Majuscule
du clavier pour que le scan soit correct. GSE effectue cette opération automatiquement
.
Cette option est utile si vous stockez par exemple des Produits avec des Dates de
péremption, car vous devez référencer dans GSE des produits avec un même code-barres, mais
avec des dates et des références différentes.
Cette option vous permet notamment d’entendre le nom et la quantité des articles scannés
lors d’un inventaire intégral.
Si votre lecteur de code-barres et bien branché sur votre port USB, cette option permet de vérifier
si GSE le détecte correctement
.
NB : il se peut que GSE vous détecte un lecteur de code-barres alors que vous n’en avez pas de
branché ! Un lecteur de Code-Barres est simplement assimilé par Windows comme un clavier
USB ou un autre appareil générique.
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XV - Réaliser l’Inventaire Intégral de votre stock réel (A / SA)
Comment effectuer un Inventaire Intégral
Une fonction très demandée vient d’être intégrée à GSE, il s’agit de l’Inventaire Intégral.
L’Inventaire Intégral est la comparaison de votre stock réel avec celui de votre Base de
données.
Il s’agit simplement d’un Inventaire Global qu’une entreprise ou un commerce peut
réaliser une ou deux fois par an pour connaître l’état de son stock.
Pour effectuer un Inventaire Intégral dans GSE il faut Obligatoirement « le Tableau de
Référence de Code-Barres. » Ce tableau contient tous les codes-barres de commande
que reconnaîtra GSE pour
effectuer l’Inventaire.
Cliquer sur le bouton « Inventaire Intégral ».
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Scanner le Code-Barres de Démarrage
de l’Inventaire Intégral
(Disponible sur le Tableau de Référence)
Si vous utilisez un scanner de code-barres Wifi vous pouvez utiliser l’aide vocale de GSE (Cf.
Comment activer l’utilisation des Codes-Barres dans GSE ? ) pour vous déplacer dans votre
entrepôt, votre magasin, et scanner vos Produits sans avoir à regarder l’écran de votre ordinateur.
Pour cela il faut que le volume sonore de votre écran ou des haut-parleurs de votre ordinateur soit
suffisant. Les icônes suivantes vous indiquent si l’aide vocale est activée et vous permet de tester
le volume sonore de l’aide vocale.
Aide vocale désactivée
(Cliquez dessus pour l’activer)
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Aide vocale activée
(Cliquez dessus pour tester le volume sonore)
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DEMARRAGE DE L’INVENTAIRE :
Après avoir scanné le code de démarrage, GSE prépare la feuille où vous allez effectuer
les scans de votre inventaire. Si vous avez activé la fonction vocale, GSE vous informe
de sa mise en place.
GSE se met en mode plein écran, et si elle est activée, l’option vocale
vous invite à commencer le 1er scan.
Vous pouvez scanner tous les articles de votre stock avec un code-barres.
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2 sons différents se font entendre à chaque scan, le bip de lecture sur le lecteur même, et
le bip de prise en compte par GSE du scan. C’est pour cela qu’il est préférable de
disposer de haut-parleurs avec un volume adéquat pour effectuer l’inventaire.
NE SCANNEZ PAS UN AUTRE ARTICLE AVANT D’AVOIR ENTENDU LE BIP DE GSE !
EN COURS D’INVENTAIRE :
A chaque nouveau code-barres scanné, GSE intégré le code-barres dans une nouvelle
ligne, ajoute la quantité 1 pour le produit scanné et renseigne le Nom du Produit et la
quantité du Produit s’il le code-barres correspond à un Produit présent dans la Base de
données de GSE.
Si le code-barres n’est pas enregistré dans la Base de données de GSE, GSE ajoutera la
quantité 1 et mettra PRODUIT NON DANS LA BASE.
A chaque code-barres déjà scanné au cours de l’inventaire, GSE incrémentera
automatiquement la colonne QUANTITE REELLE sur la ligne du code-barres déjà
inventorié.
FIN DE L’INVENTAIRE :
Lorsque tous les produits de votre stock ont été scannés, il vous faut scanner le codebarres « Arrêter l’Inventaire Intégral » sur le « Tableau de Référence des CodesBarres ».
GSE se charge de récupérer tous les articles présents dans votre stock et qui n’ont pas
été scannés.
Un Bip de fin et l’assistant vocal, s’il est activé, vous avertissent de la fin de l’inventaire.
Une boîte de dialogue vous confirme la fin de l’inventaire et vous informe qu’un nouveau
classeur vient d’être généré par GSE et qui contient le détail de l’inventaire effectué.
Cette feuille récapitule la quantité pour chaque article scanné et compare ce nombre avec
le nombre d’article référencé dans la Base de GSE.
 S’il y a plus d’articles référencés dans la Base de GSE que dans le stock réel,
l’écart calculé s’affiche sur un fond ROUGE.
 S’il y a plus d’articles dans le stock réel que dans la Base de GSE, l’écart calculé
s’affiche sur un fond ORANGE.
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Utiliser le tableau de référence des codes-barres
Le « Tableau de Référence des Codes-Barres » est livré avec « le Pack de Gestion
Premium » ou avec, en cas d’achat de ce Manuel, sur le site de gse-pro.com.
Lien d’achat du Pack de Gestion : http://www.gse-pro.com/gse_ressources_1.html
Copie du Tableau de Référence
Le Tableau de Référence est livré en format PDF sur une clé USB fournie dans le Pack
ainsi qu’un exemplaire plastifié pour être utilisé rapidement avec le lecteur de codesbarres en Wifi.
Ce Tableau vous permet de piloter GSE à l’aide de codes-barres que vous scannez avec
votre lecteur.
Vous pouvez, en autre :
 Démarrer l’Inventaire Intégral
 Arrêter l’Inventaire Intégral
 Annuler la dernière quantité renseignée
 Supprimer le dernier article de la liste de l’Inventaire
 Activer ou désactiver l’assistant vocal de GSE
 Activer ou désactiver le nom des Produits scannés qui sont enregistrés dans GSE
 Faire énumérer à l’assistant vocal l’action en cours
Ce Tableau vous permet surtout de désigner à distance la quantité d’articles présents
dans votre stock.
Ex : vous avez 1356 flacons de shampoing dans votre stock.
Pour éviter de scanner les 1356 flacons individuellement, ou de revenir saisir la quantité
sur votre clavier d’ordinateur, il suffit d’utiliser le Tableau de Référence.
Vous scannez simplement le nombre de code-barres nécessaire sur le Tableau :
Le code-barres qui représente 1000
Le code-barres qui représente
6
Puis, vous scannez votre article.
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GSE a d’abord effectué le cumul des codes-barres scannés sur le Tableau, qu’il reconnait
comme des quantités préenregistrées dans sa mémoire, puis enregistre le code-barres de
votre produit.
NB : peu importe l’ordre des codes-barres scannés, GSE effectue automatiquement
l’addition.
Vous auriez fait un scan des codes-barres suivant :
3
3
Tant que le total des scans correspond à votre quantité désirée (ici 1356), le résultat est
bon !
Annuler ou supprimer un scan
Si vous vous êtes trompé dans le cumul des scans, il vous suffit de scanner le code-barres
« Annuler le dernier Scan » sur le Tableau. Mais par sécurité, GSE va alors afficher une
demande de confirmation qu’il faudra venir valider sur votre ordinateur.
Si vous avez scanné un article et que vous désirez le supprimer. Vous pourrez uniquement
supprimer l’article présent sur la dernière ligne de l’inventaire.
Si votre article se trouve au milieu de la liste, vous ne pourrez plus le supprimer avec le
lecteur, il faudra le supprimer manuellement.
Modification Manuelle en cours d’Inventaire Intégral
Vous pouvez modifier manuellement les données transmises à GSE au cours de
l’Inventaire.
Si vous vous êtes trompé sur les quantités, vous pouvez les modifier manuellement.
Si vous voulez supprimer un article, vous pouvez supprimer la ligne entière de l’article.
Il y a une règle importante à respecter pour que votre Inventaire reste juste :
Après une modification manuelle, il faut IMPERATIVEMENT vérifier que pour le prochain
article scanné, la cellule active sur la feuille d’Excel soit située juste en dessous de la
dernière ligne de la liste de l’Inventaire et en colonne A !
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Gérer la commande vocale lors d’un scan
Vous pouvez, à tout moment pendant l’inventaire, activer ou désactiver l’aide vocale
d’Excel en scannant le code-barres « Activer ou désactiver l’aide vocale ».
Par défaut GSE énumère le nom du Produit scanné s’il est enregistré dans sa base de
données.
Cette option est pratique pour vérifier la validité des produits scannés, mais ralentit le
déroulement de l’inventaire. Vous pouvez désactiver cette fonction, tout en gardant l’aide
vocale, en scannant le code-barres « Enumérer ou pas le nom des Produits ».
L’assistant vocal d’Excel
Si vous avez installé Office Excel avec l’installation par défaut, l’assistant vocal est alors
présent sur votre version d’Excel. GSE utilise automatiquement l’assistant vocale à l’aide
de VBA, vous n’avez donc pas de manipulation particulière à effectuer.
Il se peut que l’assistant vocal soit en Anglais si vous possédez une version d’Office avec
un « patch de langue ».
Vous pouvez néanmoins régler la langue utilisée par les applications Offices en cliquant
sur « Préférences linguistiques d’Office 20.. » dans le menu démarrer de Windows.
Régler les préférences linguistiques
NB : Pour le moment, l’aide vocale configurée dans GSE pour l’Inventaire Intégral est
uniquement disponible pour la langue Française.
Aucune traduction n’est pour le moment possible, sans modifier le code VBA.
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XVI - Gérer les visuels (A / SA)
Comment importer l’image d’un article ?
Pour ajouter une image lors de la création d’un Nouveau Produit dans GSE, cliquez sur l’image
vide
.
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Cette fenêtre apparaîtra :
Import Manuel :
En cliquant sur « Import Manuel »
, GSE va ouvrir une fenêtre de l’explorateur de
Windows qui va vous permettre de rechercher une image de votre Produit que vous aurez
sélectionnée sur votre disque dur.
NB : seuls les formats .gif, .bmp et .jpg sont pris en charge par GSE, VBA ne prenant
pas en charge nativement le .png !
Import Automatique :
Si vous gérez une bibliothèque, GSE va utiliser L’ISBN du livre qui lui est transmis par le
code-barres.
L’ISBN est un numéro international normalisé permettant l’identification d’un livre dans une édition donnée. Selon le
décret n° 81-1068, du 3 décembre 1981, pris pour l’application de la loi relative au prix du livre, ce numéro doit figurer
sur tous les exemplaires d’une même œuvre dans une même édition.
Il a été conçu pour simplifier le traitement des livres en ordinateur : les libraires peuvent passer des commandes
standardisées, les distributeurs ont le même code pour traiter les commandes, et les retours. Les différentes opérations
de gestion dans les bibliothèques et centres de documentation sont facilitées. Par ailleurs, le caractère international de
cette numérotation constitue, à l’étranger également, une référence unique pour tous les professionnels du livre.
Le numéro ISBN comporte 13 chiffres à ce jour répartis en 5 segments : le premier étant un préfixe appliqué au produit
livre (978 ou 979), le deuxième identifiant la zone linguistique (2 pour les pays francophones), le troisième l’éditeur, le
quatrième un livre précis dans la production de l’éditeur, le cinquième est un chiffre de contrôle.
En France, l’Agence francophone pour la numérotation internationale du livre vous attribuera un indicatif ISBN. Une fois
attribué, un ISBN ne doit jamais être utilisé de nouveau, même si le titre auquel il a été initialement attribué est épuisé
depuis longtemps.
Source : http://www.afnil.org/default.asp?Info=2
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Si vous avez renseigné un code-barres GSE fera apparaître l’option « Recherche
d’images d’articles sur : », avec une liste de sites Internet connus.
En sélectionnant un site , puis en cliquant sur « Recherche GSE » , GSE va alors se
connecter par Internet sur le site sélectionné, ″en demandant″ au site les informations
correspondantes à l’ISBN du livre.
Après avoir importé toutes les images que lui propose le site interrogé, GSE importe les
images dont VBA supporte le format, et vous affiche le résultat dans cette fenêtre dans
laquelle il vous suffit de cliquer sur l’image désirée pour l’associer à votre Produit :
Où sont stockées les images des Produits :
Toutes les images importées manuellement ou automatiquement par GSE ne sont pas
intégrées dans le fichier Excel de GSE.
Toutes les images des Produits, des Clients ou des Fournisseurs sont stockées dans un
dossier externe à GSE appelé « GSE-Pictures ».
Lors de l’importation de votre 1ère image, si GSE ne trouve pas le dossier « GSEPictures », GSE vous prévient qu’il va le créer au même endroit où se trouve le fichier
Excel de GSE.
NB : Si vous déplacez le fichier Excel de GSE sur votre disque, vous devrez
déplacer également le fichier « GSE-Pictures » au même endroit, sinon vous
n’aurez plus accès à vos images !
VP Lors de l’installation de la version Professionnelle de GSE, le répertoire est par
défaut installer dans le dossier « Documents\GSE\GSE-Pictures ».
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Comment importer l’image d’un Client ou d’un Fournisseur ?
Pour ajouter une image lors de la création d’un Nouveau Produit dans GSE, cliquez sur l’image
vide
.
Import Manuel :
En cliquant sur « Import Manuel »
, GSE va ouvrir une fenêtre de l’explorateur de
Windows qui va vous permettre de rechercher une image pour la Fiche de votre Client ou
la Fiche de votre Fournisseur que vous aurez sélectionnée sur votre disque dur.
Import Automatique :
Si vous cliquez sur le Bouton « Recherche GSE » , GSE va alors se connecter à Internet
à l’adresse indiquée sur la Fiche du Client ou la Fiche du Fournisseur renseignée
et va
récupérer les images disponibles et compatibles sur le site indiqué.
Cliquez ensuite sur le Bouton « Modifier la Fiche »
effectuées.
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pour enregistrer les modifications
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XVII – Gérer la Facturation (SA)
Comment personnaliser une Facture ?
Pour utiliser et personnaliser une Facture dans GSE, activer l’option dans les Paramètres
de GSE
Ensuite, pour accéder au Modèle de Facture de GSE, cliquer sur le bouton RAZ de la
fenêtre principale de GSE :
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GSE vous affiche alors le Modèle de Facture Unique utilisé.
Cliquez sur le Bouton « Information »
et GSE vous affichera une fenêtre d’aide
.
INFORMATION IMPORTANTE :
NE MODIFIEZ EN AUCUN CAS LES CELLULES MARQUEES DE COULEUR ROUGE !
Point N°
:
GSE incrémente automatiquement le numéro de la facture à chaque Facture éditée à l’aide de
la fenêtre « Retrait » sur la fenêtre principale.
GSE indique la Date d’édition de la Facture, le jour de l’édition de la Facture.
Point N° :
Le N° de client, son Nom, Adresse, Téléphone etc… sont récupérés par GSE lors du choix du
client lors du Retrait des Produits.
Point N° :
Renseigner à cet endroit vos coordonnées personnelles.
Point N° :
Laisser cet emplacement libre pour GSE !
GSE insérera automatiquement vos articles vendus et vos sorties de stock avec leur quantité
respective ainsi que leurs prix. (En cas de besoin, et après l’édition de la Facture, vous pourrez
ajouter ou supprimer des informations.)
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En dehors du Total de la Facture, vous pouvez modifier le pied de page de votre Facture selon
votre convenance.
NB : N’hésitez pas à faire plusieurs essais avant de valider le format de votre Facture.
Astuce : enregistrer plusieurs fichiers du fichier Excel de GSE pour faire vos essais, et garder
ainsi votre fichier d’origine sans modifications aléatoires.
Vous pouvez modifier votre facture selon la charte graphique de votre entreprise.
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Comment insérer votre Logo dans votre Facture ?
Pour modifier le logo sur le modèle de votre Facture et sur la fenêtre principale de GSE,
allez dans les paramètres de GSE et cliquez sur l’image
pour désigner l’image de
votre logo.
Pour que votre logo soit affiché sur votre facture vous devez activer l’option dans les
paramètres de GSE .
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Gérer la TVA et les Frais de Port
Pour l’utilisation de la TVA et des Frais de port dans GSE, il faut activer individuellement
chacune de ces options dans les paramètres de GSE.
Activer la TVA
La TVA sera utilisée pour le calcul des produits durant l’édition de votre Facture.
Vous pouvez attribuer une TVA différente pour chaque Produit lors de sa création dans
GSE dans la fenêtre « AJOUT » et la modifier à tout moment dans la fenêtre
« MODIFICATION ».
Activer les Frais de port
Les Frais de port sont renseignés par clients dans GSE.
Sur chaque Fiche client vous pouvez renseigner jusqu’à 3 frais de port différents.
La sélection des Frais de port s’effectue sur la fenêtre de sortie des Produits si l’option
« Editer une facture est cochée ».
NB : En cas de besoin de TVA différentes pour un même Produit, vous pouvez recréer un
Nouveau Produit dans GSE, avec une nouvelle Référence, et lui appliquer le nouveau
taux de TVA.
NB: Vous pouvez modifier la TVA ou les Frais de port avant l’impression de votre Facture.
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XVIII – Les Paramètres (SA)
Comment trier les Produits dans la base de données ?
Par défaut, GSE enregistre vos produits dans sa base de donnée, par ordre de création
de produit.
Depuis la version 1.5.5 de GSE, vous pouvez classer les produits contenus dans votre
base de donnée par ordre croissant, soit par leur référence, soit par leur nom.
Pour accéder à cette fonctionnalité, rendez-vous dans les paramètres de GSE :
Vous pouvez faire le choix entre
le trie parr nom ou par référence
.
Gestion des paramètres monétaires
Si vous êtes dans un pays où votre monnaie est à 3 décimales après la virgule, comme le
Franc CFA par exemple, vous pouvez modifier ce paramètre dans GSE.
Pour accéder à cette fonctionnalité, rendez-vous dans les paramètres de GSE :
Vous pouvez modifier la devise utiliser dans GSE .
Vous pouvez modifier le nombre de décimales
.
Vous pouvez affichez la devise sur vos inventaires .
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XIX – Astuces
Les raccourcis clavier
GSE vous permet d’utiliser les raccourcis clavier pour accélérer l’utilisation de son
interface.
2 sortes de raccourcis sont exploitables, les raccourcis direct et indirects.
Les raccourcis directs
Utilisez les touches du clavier pour ouvrir rapidement une fenêtre
Si la fenêtre d’accueil à le focus, vous pouvez utiliser les touches de votre clavier pour
ouvrir les fenêtres correspondantes. Les touches de raccourcis sont soulignées sur les
boutons de la fenêtre.
Touche N pour la fenêtre « Nouveau Produit »
Touche M pour la fenêtre « Modifier Produit »
Touche A pour la fenêtre « Ajout »
Touche R pour la fenêtre « Retrait »
Les raccourcis indirects
Pour tous les autres raccourcis de GSE, regardez toujours si une lettre et souligné sur un
bouton, et vous pourrez utiliser le raccourci avec la touche Alt de votre clavier.
Ex :
:
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XX – Les Erreurs (SA)
Comment gérer les erreurs du logiciel ?
En cas de bugs et d’erreurs dans le logiciel, GSE affichera un message par défaut et
bloquera le programme.
Lors d’une erreur rencontrée par l’utilisateur, vous avez la possibilité de personnaliser le
message d’erreur (pour vos employés par exemple).
Vous pouvez afficher le nom
et le numéro de téléphone
de la personne à
contacter en cas d’erreur.
Il est conseillé de forcer GSE à s’arrêter si une erreur critique se présente
. Si cette
option est désactivée dans GSE, en cas d’erreur GSE continuera de fonctionner à vos
risques et périls !
Il est conseillé de laisser GSE enregistrer tous les messages d’erreurs rencontrés
afin de faciliter la recherche d’une solution dans le code source de GSE.
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Lorsqu’une erreur se produit lors d’une action particulière dans GSE, et si le code VBA
est programmé pour gérer une erreur, vous apercevrez la fenêtre de gestion des erreurs.
1- Description de l’erreur généré par VBA et Excel
2- Permet de copier la description de l’erreur pour pouvoir la coller dans un mail, un
formulaire ou simplement, dans un fichier texte.
3- Permet d’ouvrir votre navigateur internet et vous dirige vers le Forum d’entraide des
utilisateurs de GSE.
4- Permet d’accéder à l’éditeur VBE d’Excel pour visualiser le code qui provoque
l’erreur*.
5- Permet d’ignorer l’erreur, et de continuer à utiliser GSE. (Cette option doit-être
autorisée préalablement dans les paramètres de GSE – à utiliser en connaissance de
cause.)
6- Permet de quitter et de fermer GSE.
*Pour accéder au code VBA il est nécessaire de renseigner le code d’accès à l’éditeur
VBE. Ce code est disponible après paiement sur notre site internet.
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XXI - Garder un Historique des Actions effectuées (SA)
Comment garder un historique de toutes les actions effectuées dans le logiciel ?
Si vous voulez enregistrer toutes les actions effectuées dans GSE, les accès, les
modifications, les ajouts, les retraits effectués par les utilisateurs, vous devez activer
l’option « Enregistrer un historique de toutes les actions »
dans les paramètres de GSE.
GSE enregistrera alors toutes les actions effectuées sur une feuille spécifique.
Pour accéder à cette feuille, il faut se connecter en Mode Super-Administrateur et cliquer
sur le bouton « Historique » sur la fenêtre principale de GSE :
Capture d’écran d’un historique des actions effectuées dans GSE
NB : Après un certain nombre d’utilisations de GSE, les données enregistrées sur la feuille
Historique peuvent-être conséquentes, et augmenter la taille de votre fichier Excel. Il est
préférable de sauvegarder votre historique sur un autre classeur ou d’effacer les données inutiles
pour optimiser de GSE.
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XXII – Comment modifier, importer ou supprimer une langue dans le
logiciel ? (SA)
Importer une langue
GSE peut contenir les données de 15 langues différentes.
Pour corriger ou modifier une langue existante, ou pour ajouter une nouvelle langue, il
faut accéder à la feuille nommée « Traduction » dans GSE.
Connectez-vous en Mode Super-Administrateur, et affichez toutes les feuilles du
classeur :
Faîtes un clic sur cette icône pour afficher les feuilles nécessaires à
l’importation d’une Base de données externe.
Accéder à la feuille « Traductions ».
Si Excel ne vous affiche pas les onglets des feuilles du classeur après avoir cliqué sur
l’icône ci-dessus, vous pouvez aller dans les options d’Excel pour les afficher.
Allez dans les options d’Excel en cliquant sur le menu Fichier/Options/Options avancées,
accéder à la catégorie Options d’affichage du classeur, puis cochez « Afficher les
onglets du classeur ».
Cliquer sur le bouton OK pour valider et fermez la fenêtre option. (à partir d’Excel 2007)
Vous pouvez modifier ou corriger les traductions actuelles de GSE en changeant les
cellules dans les colonnes correspondantes.
Pour ajouter une langue, renseigner le nom de la langue en haut de la feuille, à la place
d’une cellule d’entête « Libre »
, puis ajouter la traduction dans la colonne
correspondante .
NB : Tous les mots traduits de GSE, quelle que soit la langue, doivent être traduits sur la
même ligne, sans quoi, vous n’aurez aucune correspondance cohérente !
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Traduire une langue dans GSE
Toutes les traductions actuelles de GSE sont traduites à l’aide de Google Traduction. Les
Traductions ne sont pas parfaites, mais elles donnent une base efficace pour traduction.
Exemple pour commencer une traduction :
Accéder à Google Traduction à cette adresse : https://translate.google.fr/
Copier l’ensemble de la colonne d’une traduction actuelle (le Français de préférence) et
coller la colonne, (ou moitié par moitié) dans la case gauche de Google Traduction
,
choisissez la langue désirée
, puis cliquer sur Traduire
.
Activer votre langue dans GSE (Cf. Modifier la langue de GSE)
NB : vérifier la qualité de votre Traduction en redémarrant GSE.
Il sera peut être nécessaire de rajouter les majuscules ou de modifier les traductions
suivantes les emplacements (pour une meilleure compréhension ou pour adapter la taille
du texte dans les Labels de GSE).
X- Modifier la langue de GSE
Vous pouvez modifier la langue utilisée dans GSE par l’une des langues déjà configurée
dans GSE ou vous pouvez importer votre propre langue. (Cf. Comment modifier,
importer ou supprimer une langue dans le logiciel ?).
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Pour activer une langue enregistrée dans GSE, rendez-vous dans les paramètres de
GSE :
Sélectionner l’une des langues configurées dans GSE dans la liste déroulante
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XXIII – Comment tenir le logiciel à jour ? (SA)
2 options présentes dans les paramètres de GSE vous permettent de vérifier les mises à
jour disponibles de GSE.
1ère option :
Dans l’onglet n°5 des Paramètres de GSE, activer la vérification des mises à jours à
l’ouverture de GSE
(Cf. capture écran ci-dessus dans Modifier la langue de GSE).
NB : GSE se connectera alors sur le site www.xlExe.com pour vérifier si une nouvelle
version est disponible. GSE se connectera à sa 1ère ouverture de la journée en cours, puis
une seule fois par jour les jours suivants.
2ème option :
Vous pouvez vérifier manuellement si une mise à jour de GSE est disponible en vous
rendant dans l’onglet n°7 des paramètres de GSE :
Cliquez sur le bouton
pour vérifier si votre
version de GSE est à jour
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XXIV - Comment supprimer la Base de données du logiciel ? (SA)
Vous pouvez supprimer la Base de données complète de GSE en une fois.
Cette option peut être utile si vous téléchargez une mise à jour de GSE et si vous voulez
supprimer la Base de données d’exemple.
Se connecter en Mode Super-Administrateur et cliquer sur le bouton RAZ de la fenêtre
principale de GSE :
Cliquez sur le bouton « Supprimer Toutes les données de GSE »
NB : Cette fonctionnalité supprimera définitivement votre Base de données
contenant vos Produits, vos mouvements d’entrées et de sorties de votre stock, la
liste de vos Fournisseurs, de vos Clients, et l’historique des actions éventuellement
enregistrées !
 Pensez à exporter votre Base de données en cas de doute, avant d’utiliser cette
fonctionnalité !
(Cf. Exporter une Base de données d’une autre version de GSE)
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XXV - Comment effectuer une sauvegarde automatique de la Base de
données ? (SA)
Vous pouvez paramétrer GSE pour effectuer une sauvegarde automatique de la Base de
données.
Se connecter en Mode Super-Administrateur et cliquer sur le bouton PARAMETRES de la
Paramêtrer GSE pour une sauvegarde automatique de la Base de données
Procédure pour programmer une sauvegarde automatique :
Activer l’option de sauvegarde
Désigner l’emplacement de vos sauvegardes automatiques
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(NB : l’emplacement doit-être de préférence sur un autre disque que celui où se
trouve GSE.)
Cette option permet de programmer une sauvegarde de la Base de données à
chaque fermeture de GSE.
Cette option permet de programmer GSE pour qu’il effectue une sauvegarde de la
Base de données à partir d’une heure prédéfinie.
(NB : GSE effectuera une sauvegarde chaque jour dès que l’heure prédéfinie sera
dépassée, et qu’une action sera effectuée dans GSE.)
Vous pouvez effectuer une sauvegarde de votre Base de données à tout moment
en cliquant sur le bouton de sauvegarde disponible sur l’accueil après activation de
cette option.
Bouton de sauvegarde
Cette option vous permet de vérifier que votre Base de données est correctement
enregistrée, sans erreurs. (NB : Le temps de sauvegarde sera allongé.)
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XXVI – Comment supprimer l’historique des Entrées et Sorties du logiciel ?
Vous pouvez supprimer uniquement les Entrées et les sorties de GSE en une fois.
NB : Cette option peut être utile si votre fichier Excel devient imposant en taille et
commence à souffrir de lenteur d’exécution.
principale de GSE :
Cliquez sur le bouton « Supprimer les Entrées et Sorties UNIQUEMENT »
.
NB : Cette fonctionnalité supprimera définitivement vos mouvements d’entrées et
de sorties de votre Base de données !
 Pensez à exporter votre Base de données en cas de doute, avant d’utiliser cette
fonctionnalité !
(Cf. Exporter une Base de données d’une autre version de GSE)
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XXVII – Comment importer des données externes dans GSE ?
Vous pouvez importer des données (sorties de produits d’une caisse enregistreuse par
exemple) dans GSE de façon automatique.
Se connecter en Mode Super-Administrateur et cliquer sur le bouton PARAMETRES de la
Activer l’importation automatique des données à importer à chaque démarrage de GSE.
Sélectionner le logiciel d’où viennent les données à importer.
(NB : le choix des logiciels est figé dans la programmation de GSE, vous ne pouvez pas
ajouter, supprimer ou modifier les logiciels proposés.)
Désigner l’emplacement par défaut où seront enregistrées les données à importer.
(NB : les données doivent-être stockées dans un classeur Excel.)
Importer des données externes directement en appuyant sur ce bouton. (User de
précaution !)
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XXVIII – Comment tenter de réduire la taille du fichier Excel du logiciel ?
Avec le temps, et si vous modifier manuellement les feuilles du classeur de GSE, il peut
arriver que le fichier Excel de GSE augmente de taille de façon conséquente.
Lorsque vous supprimez des données d’une cellule, même si visuellement votre cellule
est vide, Excel garde en mémoire les mises en forme ou les formats personnalisés et
augmente la taille de sauvegarde de votre fichier.
principale de GSE :
Cliquez sur le bouton « Réduire la taille de votre fichier Excel »
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XXIX – Modifier le logiciel
Comment modifier le code du logiciel ?
Si vous êtes détenteur d’un Pack de gestion de GSE, vous bénéficiez du code d’accès aux
codes source de GSE.
Si vous connaissez le langage de programmation VBA, vous pouvez librement modifier le
code de GSE pour votre utilisation personnelle, ou pour votre entreprise.
NB : Attention, si vous modifiez le code VBA de GSE, n’oubliez pas de prendre en
compte le fait que vos modifications ne seront probablement plus compatibles
avec les futures mises à jour de GSE !
Pensez à créer des « Modules complémentaires » plutôt qu’une modification
directe dans le code VBA.
En cas de besoin spécifique, vous pouvez demander sur notre site internet un devis pour
une demande de modification sur l’interface de GSE, ou sur l’ajout de fonctionnalités
supplémentaires.
Quels sont les aides disponibles pour la programmation du logiciel ?
De nombreux sites Internet, Forums et livres spécialisés vous permettront de vous
familiariser avec le langage VBA.
VBA (Visual Basic for Application) est un langage universel et relativement facile à
appréhender.
Ce qui fait la force principale du logiciel GSE et que vous pouvez le modifier et le
rendre entièrement compatible avec votre infrastructure existante !
En cas de problème ou de besoin spécifique dans votre programmation de GSE, vous
pouvez demander de l’aide sur le Forum d’entraide des utilisateurs de GSE à cette
adresse :
www.gse-pro.com
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XXX - Licence et droits d’utilisation
Qu’elle est le droit d’utilisation des versions de GSE ?
GSE est disponible GRATUITEMENT, et vous êtes libres d’utiliser notre logiciel en
respectant ces conditions d’utilisation :
GSE Version Globale est destiné aux particuliers pour un usage personnel, et amenés à
gérer un stock sans valeur particulière.
GSE Version Professionnelle est destiné aux entreprises, associations, communautés,
amenés à gérer un stock avec une valeur marchande, et, ou, des produits avec date de
péremption !
Vous n’êtes pas autorisé à copier et diffuser le code VBA de GSE
sans notre accord explicite !
www.gse-pro.com
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XXXI - Les avantages d’être un utilisateur enregistré de GSE
Pourquoi s’enregistrer ?
Plusieurs fonctionnalités dans la version Professionnelle de GSE nécessitent que les
utilisateurs soient enregistrés.
En plus des fonctionnalités supplémentaires activées dans GSE, vous bénéficierez des
avantages suivants :
 Des offres personnalisées
 D’une assistance améliorée
 D’une visibilité au sein d'une communauté grandissante !
Comment demander à être enregistré ?
Pour vous enregistrer en tant qu’utilisateur de GSE il faut aller dans les paramètres de GSE
(Version Professionnelle uniquement), et cliquer sur le bouton ‘S’enregistrer en ligne’.
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Cliquer ensuite sur le bouton ‘Copier’ pour copier automatiquement le Code Service de
votre GSE dans le presse papier.
Cliquer sur le bouton « Accéder à la procédure d’enregistrement en ligne », et
remplissez le formulaire, en collant d’abord le Code Service fourni par GSE dans le champ
prévu à cet effet.
Vous recevrez par mail, sous un délai maximum de 7 jours ouvrés, le code d’enregistrement
à renseigner dans GSE pour activer les options supplémentaires.
A la réception du code d’enregistrement, coller le code dans le champ bleu ‘Renseignez ici
le code reçu en tant qu’utilisateur enregistré’.
Si le code est bon, GSE vous validera automatiquement en tant qu’utilisateur enregistré.
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XXXII – Télécharger GSE
Où télécharger les différentes versions de GSE ?
Le site officiel du logiciel GSE est http://www.gse-pro.com/
Vous trouverez la version Globale de GSE destinée aux particuliers, ainsi que la version
professionnelle sur le site.
La page de téléchargement est disponible à cette adresse : http://www.gsepro.com/gse_telechargment.html
Utilisateurs enregistrés :
Si vous êtes détendeur d’un Pack de Gestion, ou d’une Licence de GSE, vous détenez un
code d’accès qui vous permet de vous connecter à l’espace privé du site pour y
télécharger toutes les versions de GSE (depuis la 1.4.0), ainsi que tous les manuels
d’utilisation.
L’accès privé du site est disponible ici : http://www.gse-pro.com/connexion.html
NB : En cas d’oubli de votre code d’accès, vous pouvez vous connecter à votre compte
créé lors de votre achat sur le site, pour récupérer votre code.
Utilisateurs publiques :
Particuliers : vous trouverez sur le site http://www.gse-pro.com/ la dernière mise à jour de
GSE disponible gratuitement.
Professionnels, écoles, etc. : vous trouverez sur le site http://www.gse-pro.com/ l’avant
dernière mise à jour de GSE disponible uniquement.
La dernière mise à jour de GSE Version Professionnelle est exclusivement réservée
aux utilisateurs enregistrés sur le site, et détendeur d’un code d’accès fournis lors d’un
achat (Pack de gestion, Formation, Modifications, etc…)
Exemple de ressources disponibles sur le site :
GSE, code VBA, Manuels, Mises à jour : http://www.gse-pro.com/gse_ressources_1.html
Aide particulière, Formation, Modifications particulières de GSE : http://www.gsepro.com/gse_ressources_2.html
Exemple d’articles compatibles avec GSE : http://www.gsepro.com/gse_ressources_3.html
www.gse-pro.com
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XXXIII – La gestion d’une base de données MySQL ( VP - SA)
La gestion d’une base de données MySQL est-elle accessible dans GSE ?
La gestion d’une base de données MySQL est disponible depuis la version 1.6.0 de la
version Professionnelle de GSE exclusivement.
Cette version est toujours en phase Beta.
Quand cette option sera finalisée ?
Cette option sortira de sa phase Beta, lorsque nous aurons suffisamment de retours
d’utilisateurs sur cette fonctionnalité.
A quoi sert une base MySQL ?
Une base de données vous permet de stocker…des données ! Dans le cadre d’une
utilisation avec le logiciel GSE, une base MySQL vous permet, à la fois, de stocker toutes
vos entrées et sorties, et permet ainsi d’alléger votre fichier Excel, et vous permet de
stocker les mouvements de votre stock.
Cette dernière fonction vous permet alors d’utiliser plusieurs GSE sur un même stock, et
d’enregistrer progressivement tous les mouvements dans leur base distincte.
Pour résumer simplement, vous pouvez utiliser plusieurs GSE simultanément pour un
même stock. Vous pouvez gérer votre stock sur un réseau local au sein de votre
entreprise, ou sur Internet.
Combien de GSE peut-on connecter à une base MySQL ?
Le nombre de GSE pouvant être connecté à la base MySQL est volontairement limité à 4
(en lecture ou écriture).
Il ne sera pas possible d’en rajouter d’autres.
Combien coûte cette option ?
Cette option est incluse dans la version Professionnelle de GSE.
Nous la laissons gratuite pour tous les utilisateurs de GSE !
Proposerez-vous un abonnement ?
Nous réfléchissons à une offre avec l’option MySQL et un abonnement pour un stockage
de votre base de données sur un serveur via internet, avec une mise en place et une
assistance dédiée.
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XXXIV-Utilisation d’une base MySQL avec GSE sur un réseau local ( VP - SA)
Quels sont les paramètres requis pour utiliser plusieurs GSE simultanément :
- Tous les GSE doivent-être de la même version
(si une mise à jour de GSE est publiée, tous les GSE qui se connecteront à la
base doivent-être obligatoirement mis à jour)
-
Chaque GSE dispose d’un numéro unique de connexion à la base
(n°1 à 4 + la référence du disque dur sur lequel ils sont installés)
-
Chaque GSE connecté à la base de données sera autorisé à modifier la base
que lorsque les autres GSE auront finis leur actions. (autrement dit, chaque
GSE sera autorisé à écrire dans la base l’un après l’autre).
Cela sera transparent pour l’utilisateur, un message l’invitera à patienter le
temps de chaque opération.
-
Il faut installer un logiciel permettant de gérer un serveur MySQL, ainsi qu’une
interface de type phpMyAdmin pour l’admininistration de la base.
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1 - Télécharger et installer le logiciel Wampserver
Wampserver est un logiciel Gratuit (sous licence GPL)
Vous pouvez le télécharger à cette adresse : www.wampserver.com
Télécharger la version suivant votre système d’exploitation (32 ou 64-bis) :
Quelques prérequis à vérifier pour éviter tout dysfonctionnement :
Vous pouvez télécharger le logiciel directement, sans remplir de formulaire :
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Procéder à l’installation :
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A cette étape, on vous demande de désigner votre navigateur internet par défaut (si vous
laissez tel quel, ce sera Internet Explorer qui sera automatiquement sélectionné)
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Vous pouvez autoriser Wampserver à se connecter à votre réseau local.
Vous pouvez laisser ces paramètres par défaut :
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Vous pouvez désormais démarrer Wampserver :
L’icône de Wampserver doit apparaître dans la barre des tâches en bas à droite de votre
écran :
Si l’installation s’est bien déroulée, et si le logiciel ne rencontre pas de problèmes
particuliers, tous les services démarrent, et l’icône doit passer au vert en moins de 10
secondes.
Note : si l’icône n’est pas verte, vous ne pourrez pas utiliser correctement votre base de
données, voire pas du tout.
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En faisant un clic droit sur l’icône, vous pouvez changer la langue de l’interface si besoin.
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Si l’icône n’est pas verte, cela peut-être dû au fait que les services associés n’ont pas
démarrés.
Vous pouvez vérifier si le serveur Apache est bien démarré :
Vous pouvez vérifier si la gestion du service MySQL est bien démarrée :
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Si tout est bon, vous aurez un aperçu sur les fonctionnalités installées en cliquant sur
Localhost :
Résultat :
En cas de difficulté à configurer Wampserver, vous pouvez consulter le forum d’utilisateurs
pour trouver de l’aide :
http://forum.wampserver.com/list.php?177
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2 - Configuration de la base MySQL
Nous allons à présent créer et configurer une base de données MySQL qui pourra être
utilisée par GSE.
Cliquer sur le bouton phpMyAdmin :
Votre navigateur va alors s’ouvrir sur la console d’administration de phpMyAdmin :
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Cliquer sur Nouvelle base de données :
Pour notre exemple, créez une base nommée base_GSE.
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La base apparait dans l’arborescence à gauche de la console :
Pour accéder à la base, nous allons créer un nouvel utilisateur.
Cliquer sur l’onglet Utilisateurs :
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Renseigner les données suivantes :
Nom d’utilisateur : Utilisateur_01
Client : localhost
Mot de passe : 1234
Confirmation du mot de passe : 1234
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Vous pouvez laisser tous les droits par défaut :
Cliquer sur le bouton Exécuter
Votre nouvel utilisateur est désormais disponible :
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3 - Configuration de la connexion ODBC
Pour qu’Excel puisse communiquer avec votre base de donnée, nous devons configurer
une connexion ODBC.
Note importante : GSE est programmé pour fonctionner avec un numéro préçis de pilote
pour gérer la connexion MySQL.
A ce jour le pilote nécessaire porte le numéro 5.3
Nous vous conseillons donc de télécharger cette version du pilote ODBC sur ce site :
https://dev.mysqlcom/downloads/connector/odbc/
Note : même si vous êtes sur un système d’exploitation 64-bits, veuillez télécharger le pilote
pour système 32-bits uniquement.
Vous n’êtes pas obligé de créer un compte, vous pouvez accéder au lien de téléchargement
direct en cliquant sur No thanks, just start my download.
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Vous pouvez installer le pilote.
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Votre pilote est installé.
Il vous faut maintenant créer une liaison entre Excel et votre base de données via ce pilote.
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Rechercher sur votre disque dur l’exécutable ODBCad32.exe
En générale, il se trouve dans C:\Windows\System32\ODBCad32.exe
Si vous ne le trouvez pas, vous pouvez faire une recherche dans le menu Démarrer
(exemple sur Windows 7) :
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Double cliquer sur l’exécutable ODBCad32.exe pour l’ouvrir.
Vous aurez accès cette fenêtre :
Cliquez sur le bouton Ajouter.
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Sélectionner le pilote MySQL ODBC 5.3 ANSI Driver
Renseigner les informations comme ci-dessous :
Cliquer sur le bouton Test.
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Si votre base est bien configurée et tous les paramètres requis sont bon, le test doit
fonctionner, vous pourrez vous connecter à votre base via ODBC.
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4 - Configuration de la connexion ODBC dans Excel
Pour qu’Excel puisse communiquer avec votre base via le pilote ODBC, il faut maintenant
vérifier que vous diposez des dll(s) nécessaires.
Accéder à l’éditeur VBE d’Excel à l’aide des touches Alt+F11 de votre clavier.
Allez dans le menu Outils, puis Références
Vérifier que vous disposez bien de la référence qui permettra à Excel de se connecter via le
pilote ODBC : Microsoft ActiveX Data Objects X.X Library
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5 - Configuration du logiciel GSE
Nous allons à présent configurer la version Professionnelle de GSE.
Dès l’ouverture de la version Professionnlle de GSE, GSE vous affiche l’état de connexion à
la base MySQL.
Pour accéder à la configuration de l’option MySQL, rendez-vous dans les paramètres.
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Sur la page d’accueil des paramètres de GSE, cliquez sur le logo MySQL.
Vous accédez à l’interface de connexion de MySQL.
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Activer l’option MySQL dans GSE :
Renseigner les champs demandés pour se connecter à la base MySQL :
Serveur : localhost
Nom de la base de données : base_GSE
Utilisateur : Utilisateur_01
Mot de passe : 1234
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Cliquer sur le bouton Créer les tables
Si tout est configuré correctement, GSE réussira à créer automatiquement les tables dans
votre base de données.
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Désignez ensuite le numéro de la version de GSE. C’est ce numéro qui permettra d’identifier
l’accès aux GSE à votre base de données (en plus du numéro unique)
Par défaut, comme il s’agit de notre première configuration, le numéro est le 1.
Vous aurez ensuite accès aux autres options de la console.
Votre GSE doit bien être autorisé dans l’onglet de Gestion des Autorisations.
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Lorsque l’option MySQL de GSE est correctement configurée, GSE tentera de se connecter
à chaque démarrage pour vérifier la disponibilité de la connexion.
À chaque connexion à votre base MySQL vous verrez une icône d’attention, qui vous
informera rapidement que GSE se connecte pour vérifier le statut de disponibilité de la base.
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Pour tous problèmes particuliers sur la configuration de GSE et de l’option MySQL vous
pouvez participer à notre Forum à cette adresse :
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6- Détails des options de la console d’administration de MySQL
1) Fenêtre principale
1- Permet d’activer ou de désactiver l’option MySQL
Si vous désactivez l’option, veillez à ne pas utiliser GSE, vos opérations sur votre stock
ne seront plus enregistrés dans votre base de données MySQL !
2- Désigne le numéro de votre GSE autorisé à ce connecté à votre base MySQL.
(Rappel : seule 4 GSE peuvent être autorisé à se connecter)
3- En plus du numéro de GSE
, chaque GSE autorisé à se connecter à la base MySQL
est identifié par un numéro unique.
(Ce numéro est lié au numéro de série du disque dur sur lequel est installé le GSE.)
4- Permet de désigner le lieu où se trouve le GSE (Magasin, atelier, entrepôt, etc…)
Cette donnée est modifiable dans les paramètres de GSE.
5- Désigne le numéro de la mise à jour de GSE
(Rappel : tous les GSE qui se connectent à la base MySQL doivent TOUS avoir la même
mise à jour, ceci afin d’assurer la continuité des opérations suivant les différentes mises
à jour.)
6- Permet de spécifier si le GSE sera autorisé à écrire dans la base de donnée MySQL ou
s’il sera juste autorisé à consulter la base de données.)
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7- Paramètre de connexion à la base de données : Adresse du serveur
8- Paramètre de connexion à la base de données : Nom de la base de données MySQL
9- Paramètre de connexion à la base de données : Nom de l’utilisateur autorisé à se
connecter à la base de données MySQL
10- Paramètre de connexion à la base de données : Mot de passe de l’utilisateur autorisé à
se connecter à la base de données MySQL
11- Adresse de connexion au site qui héberge la console de gestion phpMyAdmin de votre
base de données MySQL
12- Permet de tester si GSE est connecté à votre base de données MySQL
13- Permet de débloquer l’accès à votre base MySQL
Exemple : Vous étiez en train d’ajouter un produit dans votre base de données, GSE indique donc à votre
base qu’il travaille dessus, et votre base de donnée renvoie le statut ‘occupée’ à tous les autres GSE qui
tentent de se connecter.
Si, pour une raison indépendante de votre volonté, Excel venait à se bloquer, votre connexion internet à
s’interrompre, ou la batterie de votre ordinateur à se vider par exemple, votre base de données ne sera
plus disponible au redémarrage de votre GSE.
14-Permet d’ouvrir votre navigateur internet pour accéder à l’interface phpMyAdmin selon
l’adresse renseignée
.
2) Onglet Gestion MySQL
15-Permet de spécifier si le GSE paramétré inscrira uniquement les entrées, les sorties du
stock, ou les deux, dans la base de données MySQL.
16-Indique le nombre de GSE connecté à la base (depuis l’ouverture de l’interface de
connexion, ce n’est pas en temps réel.)
17-Indique le nombre de lignes inscrits dans la base de données MySQL.
(Si le GSE est synchronisé par la base MySQL, le nombre de lignes contenu dans la
base de chaque GSE connecté doit-être identique, sauf si vous gérez des dates de
péremption.)
18-Indique à quel moment la dernière connexion a été effectuée sur la base de donnée par
ce le GSE paramétré.
19-Permet de spécifier la durée sur laquelle vous désirez enregistrer l’historique des entrées
de votre stock.
20-Permet de spécifier la durée sur laquelle vous désirez enregistrer l’historique des sorties
de votre stock.
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21-Indique le nombre de GSE autorisés à se connecter à la base de données MySQL
(4 maximum), ainsi le nombre de GSE déjà paramétrés et autorisés à se connecter à la
base de données. (Vous ne pourrez pas en ajouter d’autres.)
22-Indique le statut de votre base de données MySQL (Occupée, en maintenance, etc…)
23-Indique les informations relatives à l’utilisation de votre base de données MySQL, et vous
suggère des avis sur l’utilisation de l’interface de connexion.
24-Vous permet d’ouvrir le répertoire où sont stockés les fichiers texte que GSE utilise pour
la création des tables dans votre base de données MySQL.
25-Permet d’effacer toutes les informations contenues dans votre base de donnée !
(A user avec précaution, évidemment !)
3) Onglet Gestion serveur
1- Permet d’activer la sauvegarde, et le partage des illustrations de vos produits sur le
serveur sur lequel vous hébergez votre base de données MySQL.
2- Renseigner l’adresse ftp de connexion à votre serveur.
3- Renseigner le login, ou le nom d’utilisateur pour la connexion à votre serveur.
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4- Renseigner le mot de passe nécessaire à la connexion sur votre serveur.
5- Renseigner le répertoire dans lequel vous désirez sauvegarder vos illustrations.
6- Permet d’effectuer un test de connexion et de transfert de fichier sur votre serveur.
4) Onglet Gestion des autorisations
1- Désigne les caractéristiques de chaque GSE autorisés à se connecter à la base de
données MySQL.
2- Vous pouvez supprimer l’autorisation à un GSE de se connecter à la base de
données MySQL.
3- Permet de rafraîchir l’affichage des GSE autorisés à se connecter à la base de
données MySQL.
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7- Connecter d’autres GSE à une base de données déjà paramétrées
Rappel : vous pouvez connecter jusqu’à 4 GSE en lecture ou en écriture sur votre base de
données.
1- Cocher la case « Connexion à une base déjà existante ».
2- Désigner le numéro du GSE à connecter (suivre l’ordre chronologique de connexion)
3- Paramétrer le reste des données avec les paramètres recommandés.
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XXXV– Ruban Personnalisé
Depuis la version 1.6.7 de GSE, la version Professionnelle de GSE dispose d’un ruban
personnalisé, vous permettant de retrouver des fonctions utiles, très rapidement.
En cas de besoin spécifique, vous pouvez nous demander un devis pour modifier cette barre
selon vos besoins, ou l’ajouter au ruban d’Excel d’origine.
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XXXVI - Définitions
VBA :
Visual Basic for Applications (VBA) est une implémentation de Microsoft Visual Basic qui est intégrée
dans toutes les applications de Microsoft Office, dans quelques autres applications Microsoft comme Visio
et au moins partiellement dans quelques autres applications comme AutoCAD, WordPerfect, MicroStation,
Solidworks ou encore ArcGIS.
Il remplace et étend les capacités des langages macro spécifiques aux plus anciennes applications comme
le langage WordBasic intégré à une ancienne version du logiciel Word, et peut être utilisé pour contrôler la
quasi-totalité de l'IHM des applications hôtes, ce qui inclut la possibilité de manipuler les fonctionnalités de
l'interface utilisateur comme les menus, les barres d'outils et le fait de pouvoir personnaliser les boîtes de
dialogue et les formulaires utilisateurs.
Comme son nom l'indique, VBA est très lié à Visual Basic (les syntaxes et concepts des deux langages se
ressemblent), mais ne peut normalement qu'exécuter du code dans une application hôte Microsoft Office
(et non pas d'une application autonome, il requiert donc une licence de la suite bureautique Microsoft).
Il peut cependant être utilisé pour contrôler une application à partir d'une autre (par exemple, créer
automatiquement un document Word à partir de données Excel).
Le code ainsi exécuté est stocké dans des instances de documents, on l'appelle également macros.
http://fr.wikipedia.org/wiki/Visual_Basic_for_Applications
DATES DE PEREMPTION :
Dans GSE le terme Date de péremption correspond, soit à la date limite de consommation (DLC), soit à
la date limite d'utilisation optimale (DLUO).
DLC :
La date limite de consommation (DLC), ou date de péremption, est une date figurant sur les denrées
alimentaires microbiologiquement périssables susceptibles, après une courte période, de présenter un
danger immédiat pour la santé humaine. Elle est déterminée par le producteur, sauf pour quelques produits
pour lesquels elle est fixée par la réglementation. Elle n'est valable que si les denrées ont été conservées
à une température inférieure ou égale à celle indiquée sur l'emballage. Elle est obligatoire pour les denrées
rapidement périssables, lait frais, yaourts, viande en barquette, charcuterie fraîche, plats cuisinés frais, ...
http://fr.wikipedia.org/wiki/Date_limite_de_consommation
DLUO :
La date limite d'utilisation optimale (DLUO) est une date indiquée sur l'emballage de certaines denrées
au-delà de laquelle leurs qualités organoleptiques et nutritionnelles ne sont plus garanties : elles risquent
d'avoir moins de goût, moins de vitamines, une consistance différente, sans pour autant constituer un
danger pour la santé.
Les denrées concernées sont les produits d'épicerie, le café, les conserves, les produits surgelés, les
biscuits secs, les boissons, etc. Leur vente au-delà de la date limite d'utilisation optimale n'est pas interdite.
http://fr.wikipedia.org/wiki/Date_limite_d%27utilisation_optimale
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NUMERO DE LOT :
D'après le projet de règlement sur les critères microbiologiques applicables aux denrées alimentaires, un
Lot s’entend comme un groupe ou une série de produits identifiables obtenus par un processus donné
dans des conditions pratiquement identiques et produits dans un endroit donné et au cours d'une période
de production déterminée"
Décret exécutif n° 13-378 du 9 novembre 2013
BON DE LIVRAISON :
Le Bon de Livraison est un document, établi par le fournisseur à la préparation de la livraison, qui
accompagne la marchandise et est remis à l'acheteur, par le livreur, à la délivrance de la marchandise.
Il comporte les informations essentielles sur l'envoi : date de livraison, nom du client, adresse de livraison
et détail des marchandises livrées (nature, référence, quantité).
Il est généralement établi en deux exemplaires, l'un conservé par le client, l'autre servant de bon de
réception.
MySQL :
MySQL est un système gestion de bases de données relationnelles (SGBDR). Il est distribué sous une
double licence GPL et propriétaire.
Il fait partie des logiciels de gestion de base de données les plus utilisés au monde, autant par le grand
public (applications web principalement) que par des professionnels, en concurrence avec Oracle,
Informix et Microsoft SQL Server.
https://fr.wikipedia.org/wiki/MySQL
ODBC :
ODBC signifie Open DataBase Connectivity. Il s'agit d'un format défini par Microsoft permettant la
communication entre des clients bases de données fonctionnant sous Windows et les SGBD (système
gestion de bases de données relationnelles) du marché.
Le gestionnaire ODBC est présent sur les systèmes Windows.
http://www.commentcamarche.net/contents/698-odbc-open-database-connectivity
phpMyAdmin :
(PMA) est une application Web de gestion pour les systèmes de gestion de base de données MySQL
réalisée en PHP et distribuée sous licence GNU GPL.
Il s'agit de l'une des plus célèbres interfaces pour gérer une base de données MySQL sur un serveur
PHP. De nombreux hébergeurs, gratuits comme payants, le proposent ce qui évite à l'utilisateur d'avoir à
l'installer.
Cette interface pratique permet d'exécuter, très facilement et sans grandes connaissances en bases de
données, des requêtes comme les créations de table de données, insertions, mises à jour, suppressions
et modifications de structure de la base de données, ainsi que l'attribution et la révocation de droits et
l'import/export. Ce système permet de sauvegarder commodément une base de données sous forme de
fichier .sql et d'y transférer ses données, même sans connaître SQL.
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Apache :
Apache (www.apache.org) est le serveur le plus répandu sur Internet. Il s'agit d'une application
fonctionnant à la base sur les systèmes d'exploitation de type Unix, mais il a désormais été porté sur de
nombreux systèmes, dont Microsoft Windows.
C’est un logiciel permettant à des clients d'accéder à des pages web, c'est-à-dire en réalité des fichiers
au format HTML à partir d'un navigateur installé sur leur ordinateur distant en local.
Localhost :
Dans le domaine des réseaux informatiques, localhost (l'hôte local en français) est un nom utilisé pour
se référer à l'ordinateur local.
On s'en sert pour communiquer avec notre machine en local ou à distance.
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13/11/2015
Notes Personnelles
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TABLEAU DE REFERENCE (Recto)


Démarrer l'Inventaire
Intégral

Arrêter l'Inventaire
Intégral
Annuler le dernier
Scan

1

10

100

2

20

200

3

30

300

4

40

400

5

50

500

6

60

600

7

70

700

8

80

800

9

90

900
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TABLEAU DE REFERENCE (Verso)



Activer ou désactiver
l'aide vocale
Enumérer ou pas le
nom des Produits
Enumérer l'action
en cours

1 000

10 000

1 000 000

2 000

20 000

2 000 000

3 000

30 000

3 000 000

4 000

40 000

4 000 000

5 000

50 000

5 000 000

6 000

60 000

6 000 000

7 000

70 000

7 000 000

8 000

80 000

8 000 000

9 000

90 000

9 000 000
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