Procédure d`utilisation des services de reprographie

Direction des services
administratifs et
Direction des études
SERVICE DE SECRÉTARIAT ET DE
REPROGRAPHIE
« Procédures d’utilisation »
2013
Gaétane Tremblay, secrétariat pédagogique
Local : P0-211, téléphone : 668-2387, poste 233
Adresse courriel : [email protected]
Martine Bergeron, service de reprographie
Local : P0-213, téléphone : 668-2387, poste 200
Adresse courriel : [email protected]
I.
SECRÉTARIAT (LOCAL P0-211)
Mandat
Le Service de secrétariat pédagogique a comme mandat d’offrir au personnel
enseignant un service de dactylographie de documents relatifs à leurs cours et
de préparation de documents en vue de les reprographier.
Le personnel de ce secrétariat a la responsabilité de dactylographier 1 et/ou
saisir les documents du personnel enseignant et de procéder aux corrections
requises par les demandeurs ou les demanderesses.
Procédure de dactylographie
1.
L’enseignant ou l’enseignante ayant besoin qu’un document soit
dactylographié pour ses cours adresse sa demande à la secrétaire du
Service en complétant une « Demande de dactylographie » et s’entend
avec celle-ci sur un délai raisonnable de production du document.
2.
La secrétaire procède à la dactylographie du document selon les règles
habituelles de présentation du Collège ou, dans des cas particuliers, selon
les spécifications de l’enseignant ou l’enseignante 2.
3.
L’enseignant ou l’enseignante est responsable de la qualité du français
des documents qu’il produit. Il ou elle doit procéder à la relecture du
document et indiquer les corrections, si nécessaire, à y apporter.
4.
À l’expiration du délai entendu, l’enseignant ou l’enseignante prend
possession de son document imprimé au secrétariat.
Horaire d’ouverture
Les heures d’ouverture sont affichées au début de chaque session à la porte du
Service de reprographie.
1
Dactylographier : Écrire, taper à la machine.  Avec l’ordinateur, on emploie plutôt le verbe saisir en ce sens.
(Source : MULTI, Dictionnaire de la langue française, cinquième édition)
2
Afin de faciliter et d’accélérer le travail de dactylographie, il est demandé de présenter des documents lisibles.
C:\Users\Gaetane\Desktop\SEC.PED\ORIGINAUX SEC\Procédures utilisation 2013v2.doc
2
II.
REPROGRAPHIE (LOCAL P0-213)
Mandat
Le Service de photocopie et de reprographie a comme mandat de reproduire
dans le respect des lois et ententes sur les droits d’auteur, les documents
nécessaires à l’enseignement et au fonctionnement des services du Collège et
de mettre à la disposition du personnel autorisé les équipements nécessaires à
la photocopie de documents.
Équipements
Afin de réaliser son mandat, le Service peut compter sur les équipements
suivants :
1.
Un photocopieur de production au service de reprographie. Local P0213.
Pour des raisons de coûts, les photocopies destinées aux élèves devront
être réalisées par le service reprographie.
2.
Un photocopieur pour la reproduction destinée à des fins individuelles et
au montage. Local P1-404. (En face de la Direction des études).
3.
Un photocopieur payant à la bibliothèque à usage général. Local P0-165.
4.
Un photocopieur au pavillon Curé Lavoie à l’usage des enseignants en
technologie agricole, en techniques policières et en arts et technologies
informatisées. Local L1-173 (bureau des professeurs, Technologie agricole).
5.
Un photocopieur à l’usage des enseignants en musique, en éducation
physique ainsi qu’à la Formation continue. Local P0-212. (Face au service de
la reprographie).
C:\Users\Gaetane\Desktop\SEC.PED\ORIGINAUX SEC\Procédures utilisation 2013v2.doc
3
Procédure
1.
Le personnel enseignant, ayant besoin de documents photocopiés,
complète au secrétariat pédagogique ou au service de la reprographie un
formulaire « Demande de reprographie ». Ce formulaire est disponible en
format électronique en le demandant au responsable du service, et il est
également sur Col.Net.
Vous pouvez faire parvenir votre demande par courriel à
[email protected] lorsque celle-ci ne requiert pas de mise en
page ni correction en y joignant le(s) document(s) à photocopier.
2.
Le Service de reprographie recueille les demandes.
3.
Le délai de production de la documentation nécessaire aux cours est
habituellement de 48 heures pour des demandes régulières. Cependant,
lors des débuts de session ou périodes intenses d’examens ou lors de
bris majeur d’équipement, ce délai peut être plus long.
4.
Le personnel enseignant prend possession des documents reprographiés
au service de reprographie (local P0-213), habituellement 48 heures après
son transfert à la reprographie.
4.1 Lors de la prise de possession de documents à la reprographie, il est
interdit pour tout enseignant de ramasser les documents d’un
de ses collègues, et ce, quelle que soit la raison évoquée. Ainsi,
votre collaboration évitera les pertes et réimpressions desdits
documents.
4.2
Le service étant strictement réservé au personnel, la prise de
possession des documents reprographiés doit se faire
UNIQUEMENT par les enseignants. Les élèves ne peuvent en aucun
cas récupérer les documents d’un enseignant, et ce, peu importe leur
nature et consigne reçues du requérant.
5.
Pour tous les documents boudinés un délai de cinq (5) jours ouvrables
est exigé et si cette demande nécessite le traitement de droits d’auteur,
prévoir deux jours ouvrables supplémentaires. Toutefois, pendant les
périodes intenses de début de session et d’examen, ce délai est de dix
(10) jours ouvrables pour ce type de documents.
6.
Si vous avez besoin d’un autre type d’impression de documents, il vous
faudra le spécifier sur le formulaire de « Demande de reprographie ».
Exemple : recto verso, 8 ½ X 11, assemblé, broché, perforé, couleur, etc.
C:\Users\Gaetane\Desktop\SEC.PED\ORIGINAUX SEC\Procédures utilisation 2013v2.doc
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7.
Les plans de cours et notes de cours sont imprimés en noir seulement.
Les documents qui ont de 3 à 100 pages seront automatiquement
imprimés sous le format « piqûre à cheval » et pourront être perforés à
votre demande.
8.
La politique de piqûre à cheval ne s’applique pas aux EXAMENS.
Ceux-ci sont imprimés selon la demande de l’enseignant.
9.
Demande d’impression couleur
Le personnel du secrétariat et de la reprographie a comme mandat de
juger de la pertinence des demandes d’impression couleur, et ce, à la
demande de la Direction des études.
Prenez note que ces impressions couleurs seront imputées à chaque
département à tous les trois mois.
10.
La préparation des documents DESTINÉS À LA VENTE par la Coopsco
(local : P0-132) est réalisée par madame Hélène Girard ou par la
responsable de la reprographie (local P0-213). Vous devez compléter
également un formulaire de « Commande de volume ».
Ces documents sont également assujettis à la Loi sur les droits d’auteur
avant même d’être imprimés et vendus par la Coopsco.
11.
Les documents à reprographier ne doivent pas contenir de boudin, de
spirale, d’agrafes, d’images collées ou froissées. Les documents originaux
ne respectant pas ces critères seront retournés au demandeur ou
demanderesse pour correction.
12.
Les services de secrétariat aux enseignants et de la reprographie
possèdent une boîte commune de dépôt pour toutes les demandes que
vous désirez remettre en dehors des heures d’ouverture. La boîte est
située dans le corridor, tout près de la porte d’entrée des deux services.
C:\Users\Gaetane\Desktop\SEC.PED\ORIGINAUX SEC\Procédures utilisation 2013v2.doc
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13.
Code et limite de photocopies pour les enseignants
Chaque enseignant est localisé à un photocopieur précis (Direction des
études, Formation continue, Technologie agricole, Secrétariat
pédagogique).
•
Votre NUMÉRO DE SERVICE, ainsi que votre LIMITE
D’IMPRESSION vous sont attribués au début de l’année pour le
personnel enseignant régulier permanent, et au début de chaque
session pour le personnel régulier non permanent par le secrétariat
pédagogique.
•
Pour votre MOT DE PASSE (numéro d’employé), vous pouvez le
vérifier de la façon suivante :
 en consultant votre bordereau de paie sur le site du Collège; ou
 auprès du service de la reprographie et du secrétariat
pédagogique.
•
Le secrétariat pédagogique affiche, près du photocopieur que vous
utilisez, le relevé de votre consommation en photocopies.
La limite de photocopies est déterminée selon la charge individuelle
d’enseignement de chaque enseignant ou enseignante remis par le
Service de l’organisation scolaire à chaque début de session.
•
Pour le personnel enseignant régulier permanent la limite de
photocopies est de 1 000 pour l’année. Pour les responsables de
coordination départementale 400 copies de plus leur sont allouées.
•
Pour le personnel enseignant régulier non permanent la limite de
photocopies est déterminée par le Service de l’organisation scolaire
selon votre charge d’enseignement pour chaque session.
Si un enseignant a atteint sa limite de photocopies, il doit :
1) en emprunter à un collègue qui jugera s’il est en mesure de vous en
prêter, et s’il accepte, il avise la responsable au secrétariat
pédagogique afin d’effectuer un transfert de copies dans votre compte;
2) advenant qu’aucun de vos collègues ne puisse vous en prêter, il en
parle à son RCD, qui, lui en avise la Direction des études, et ensuite,
la responsable au secrétariat pédagogique appliquera les consignes
nécessaires.
Le photocopieur qui vous est attitré est destiné uniquement à des fins individuelles et
au montage servant à la préparation de vos cours.
Si vous utilisez ce photocopieur pour des gros tirages, votre limite sera vite atteinte et
serez dans l’obligation de suivre les procédures mentionnées en 1) et 2).
C:\Users\Gaetane\Desktop\SEC.PED\ORIGINAUX SEC\Procédures utilisation 2013v2.doc
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14.
DROITS D’AUTEUR
Tout document reproduit doit l’être dans le respect de la loi sur le droit
d’auteur et de l’entente entre le Collège et la Société de gestion des
droits de reproduction Copibec.
Le secrétariat pédagogique ou de reprographie peut refuser de reproduire
un document si ce geste enfreint la Loi ou l’entente.
AUTORISATION DE REPRODUCTION
Pour des fins d’enseignement, il est possible de reproduire un maximum
de 25 pages ou 10 % du nombre total de pages (le moindre des deux)
d’un document, qu’il soit imprimé ou numérique.
AUTORISATION PARTICULIÈRE
Une autorisation particulière doit être obtenue de Copibec pour :
• reproduire un nombre de pages plus élevé que la limite permise par
l’entente (plus de 25 pages ou de 10%);
• reproduire une partie d’une œuvre se retrouvant sur la liste
d’exclusion fournie par Copibec deux fois par année (mai et
octobre).
Pour les autorisations particulières :
 le coût unitaire d’une copie est de 0.10 $;
 l’enseignant ou l’enseignante doit s’assurer auprès de son
responsable du département qu’il a du budget pour sa demande;
 la secrétaire achemine la demande auprès de Copibec et une
copie sera remise au responsable de son département.
RESPONSABILITÉ
LE COLLÈGE
PAYANT UNE LICENCE À COPIBEC, IL NE SERA PAS TENU
RESPONSABLE S’IL Y A VIOLATION DE LA LOI SUR LE DROIT D’AUTEUR.
C’EST L’ENSEIGNANT OU L’ENSEIGNANTE QUI PORTE DONC LA RESPONSABILITÉ
DE VÉRIFIER S’IL EST EN DROIT DE REPRODUIRE SON MATÉRIEL PÉDAGOGIQUE.
C:\Users\Gaetane\Desktop\SEC.PED\ORIGINAUX SEC\Procédures utilisation 2013v2.doc
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POUR EN SAVOIR PLUS
Courriel : [email protected]
Internet : www.copibec.qc.ca
Afin de bien informer le personnel enseignant du niveau collégial, Copibec
a réalisé trois courtes capsules d’information (5 minutes chacune) :
• La première porte sur le droit d’auteur « Respecter le droit d’Auteur,
c’est encourager la créativité! »
• La seconde sur l’entente « La règle du 10-25 »
• La troisième sur le processus de collecte de données « Agir pour la
création »
http://www.copibec.qc.ca/Accueil/ReproductionOeuvres/CegepCollege/Videos.aspx
Sur le formulaire de DEMANDE DE REPROGRAPHIE, vous devez
cocher une des options suivantes :
L’ORIGINAL NE CONTIENT PAS D’EXTRAITS D’ŒUVRES
DÉCLARATION DES DROITS D’AUTEUR (10 % ou 25 pages, le moindre des deux)
III.
BESOIN DE PAPIER
Pour tout besoin en papier, les départements et les services doivent
remplir un formulaire de réquisition en précisant le code budgétaire
ainsi que la quantité de papier demandé, et vous devez acheminer
votre réquisition au service d’équipement situé au local P0-105. Le
papier vous sera livré par la suite à votre local, et il y aura
imputation à votre département.
C:\Users\Gaetane\Desktop\SEC.PED\ORIGINAUX SEC\Procédures utilisation 2013v2.doc
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IV. ENVOI PAR TÉLÉCOPIEUR
Un formulaire « Communication par télécopieur » est à votre
disposition au secrétariat pour joindre à vos documents.
L’enseignant ou l’enseignante procède lui-même à la transmission de
ses documents à partir du photocopieur situé au service de
reprographie (P0-213). Prenez note que vous n’avez pas besoin
d’entrer de numéro de service, ni de mot de passe. À l’écran, vous
avez l’accès direct pour les envois de vos documents.
Vous devez composer le chiffre « 9 » avant le numéro de télécopieur
de votre destinataire (exemple : 9 1 514-624-7483).
V.
FORMULAIRES ET AUTRES DOCUMENTS
Vous trouverez les formulaires suivants au secrétariat pédagogique ainsi que sur
et, notez qu’à votre demande, nous pouvons également vous les
faire parvenir par courriel.
9
•
Procédures d’utilisation 2013
•
Formulaire de « Demande de reprographie 2013 »
•
Formulaire de « Déclaration d’utilisation d’œuvres protégées » pour les
LIVRES
•
Formulaire de « Déclaration d’utilisation d’œuvres protégées » pour les
REVUES
14 août 2013
C:\Users\Gaetane\Desktop\SEC.PED\ORIGINAUX SEC\Procédures utilisation 2013v2.doc