Transport VSL et TPMR - Croix
Transcription
Transport VSL et TPMR - Croix
NA-VSL/TPMR-2012 Page 1 Norme d’activité : VSL-TPMR Code de référence : NA-VSL/TPMR-2012 Date de parution : Septembre 2012 Les observations relatives à cette norme sont à communiquer au Comité provincial ou au Pôle Opérationnel du Département des Secours NA-VSL/TPMR-2012 Page 2 Table des matières 1 PRÉSENTATION GÉNÉRALE .......................................................................................... 5 1.1 INTRODUCTION ............................................................................................................ 5 1.2 OBJECTIFS .................................................................................................................. 5 1.3 PUBLIC-CIBLE............................................................................................................... 5 2 DESCRIPTION DE L'ACTIVITÉ ........................................................................................ 6 2.1 PRINCIPES GÉNÉRAUX .................................................................................................... 6 2.2 DÉFINITIONS PRÉALABLES ............................................................................................... 6 2.2.1 TRANSPORT MÉDICO-SANITAIRE............................................................................................. 6 2.2.2 TRANSPORT EN VSL............................................................................................................. 7 2.2.3 TRANSPORT EN TPMR ......................................................................................................... 7 2.3 TRANSPORT CONVENTIONNÉ ........................................................................................... 8 2.3.1 DÉFINITION ........................................................................................................................ 8 2.3.2 DISTINCTION OPÉRATIONNELLE .............................................................................................. 8 2.3.3 PARTICULARITÉS ................................................................................................................. 9 2.4 SCHÉMA RÉCAPITULATIF ................................................................................................. 9 3 ORGANISATION DE L’ACTIVITÉ .................................................................................. 11 3.1 GÉNÉRALITÉS............................................................................................................. 11 3.1.1 PRINCIPE DE NON-DISCRIMINATION ...................................................................................... 11 3.1.2 ENTITÉ COORDONNANT LE TRANSPORT VSL / TPMR .............................................................. 11 3.2 VOLET MAISON CROIX-ROUGE ...................................................................................... 12 3.2.1 LA RÉGULATION ................................................................................................................ 12 3.2.2 LES RÔLES ........................................................................................................................ 12 3.3 VOLET « SECOURS » ................................................................................................... 16 3.3.1 LES RÔLES ........................................................................................................................ 16 4 EQUIPEMENT ET MATÉRIEL ....................................................................................... 19 4.1 DESCRIPTION GÉNÉRALE ............................................................................................... 19 4.2 EQUIPEMENT............................................................................................................. 19 4.3 MATÉRIEL /DOCUMENTS EMBARQUÉS ............................................................................. 20 4.3.1 DOCUMENTS .................................................................................................................... 20 4.3.2 MATÉRIEL ........................................................................................................................ 20 NA-VSL/TPMR-2012 Page 3 4.4 CARACTÉRISTIQUES PARTICULIÈRES ................................................................................. 20 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 CARACTÉRISTIQUES PARTICULIÈRES D’UN VSL ........................................................................ 20 CARACTÉRISTIQUES PARTICULIÈRES D’UN TPMR SIMPLE « - » .................................................. 20 CARACTÉRISTIQUES PARTICULIÈRES D’UN TPMR SIMPLE « + » ................................................. 21 CARACTÉRISTIQUES PARTICULIÈRES D’UN TPMR « MULTI » ..................................................... 21 4.5 UTILISATION, NETTOYAGE ET DÉSINFECTION DES VÉHICULES .................................................. 22 4.6 AFFICHAGE DES TARIFS................................................................................................. 22 4.7 UTILISATION DE VÉHICULES POUR AUTRES ACTIVITÉS ........................................................... 22 5 FINANCES ET ADMINISTRATION ................................................................................ 23 5.1 COÛTS INHÉRENTS À L'ACTIVITÉ...................................................................................... 23 5.2 TARIFS & FACTURATION............................................................................................... 23 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.2.7 5.2.8 PRINCIPES ........................................................................................................................ 23 LES TARIFS ....................................................................................................................... 23 INDEXATION ..................................................................................................................... 24 AFFICHAGE....................................................................................................................... 25 TRANSPORT MULTIPLACE .................................................................................................... 25 LE VOLET « MCR » ........................................................................................................... 25 LE VOLET « SECOURS » ...................................................................................................... 25 CONVENTION DE RÉTROCESSION .......................................................................................... 26 6 ANNEXES .................................................................................................................. 27 6.1 DÉFINITIONS ............................................................................................................. 27 6.2 LISTE DES MUTUELLES PARTENAIRES AU 15/09/2012 : ....................................................... 27 6.3 STRUCTURE DES MESSAGES SMS EN MISSION SECOURS........................................................ 27 NA-VSL/TPMR-2012 Page 4 1 Présentation générale 1.1 Introduction Depuis les deux dernières années, les demandes de transports alternatifs à l’ambulance, effectués à l’aide de VSL et TPMR, sont en constante augmentation. En effet, ces types de transport divisent la facture du patient par 3 voire 4. Le décret de la Région Wallonne paru en 2008 concernant le Transport Médico-Sanitaire mentionnait le VSL sans réellement le définir, provoquant dès lors, des interprétations parfois très différentes entre acteurs du secteur transport, mais également entre les administrations de la région wallonne. Ce flou juridique a ainsi permis l’existence au sein de la CRB du même acronyme - VSL - pour différents transports à orientation tantôt sanitaire, tantôt sociale. Or, ce dernier est réglementé par un autre décret de la Région Wallonne paru en 2007 et entré en vigueur en septembre 2009 : le décret « Taxi ». Les dispositions « TIG ou Transport d’Intérêt Général » de ce second décret nous amène, aujourd’hui, à devoir faire une distinction opérationnelle claire entre le transport sanitaire d’une part et le transport social d’autre part. La présente norme d’activité s’applique uniquement à l’activité dans son orientation sanitaire. Le Transport d’Intérêt Général (TIG) est repris dans la norme d’activité « transport social ». L’objet de ce document est de : 1.2 Définir les différents types de transport classés sous l’appellation VSL et TPMR ; Offrir un cadre d’activité, avec les mêmes normes pour tous, concernant les aspects humains et matériels nécessaires pour sa bonne mise en œuvre ; Garantir un service pérenne et de qualité ; Respecter les dispositions réglementaires de la Région Wallonne. Objectifs L’objectif de l’activité VSL/TPMR est d’offrir un service de transport « assis » le plus adapté aux besoins spécifiques de personnes dont l’état de santé requiert un transport sanitaire, sans pour autant nécessiter une surveillance ou des soins particuliers. 1.3 Public-cible Toute personne devant se déplacer pour des raisons sanitaires entre une structure spécifique comme un hôpital, une maison de repos, un cabinet médical, etc., et son domicile, lieux de travail. Par exemple un séjour en revalidation, une hospitalisation, un examen médical, etc. NA-VSL/TPMR-2012 Page 5 2 Description de l'activité 2.1 Principes généraux Les services de transport CRB mettent l’accent sur l’accueil, l’écoute, la disponibilité et la formation des volontaires et salariés. Ces derniers ne sont pas de simples chauffeurs mais également des accompagnateurs, prioritairement soucieux du bien-être de la personne. Dans cette optique, ils s’engagent à : 2.2 Respecter les principes fondamentaux de la Croix-Rouge ainsi que les règles générales de l’activité définies dans la présente norme ; Adopter une attitude réconfortante, neutre et chaleureuse ; Respecter le devoir de discrétion et de secret professionnel (cf. ROI § 1.9); Ne pas exprimer ses opinions concernant les soins donnés, le lieu des soins, etc. ; Ne pas se substituer aux professionnels de la santé; Reconnaître ses propres limites en matière de compétences, de disponibilité. Collaborer avec les autres services internes de la CRB ou d’autres acteurs externes à la CRB. Définitions préalables 2.2.1 Transport médico-sanitaire Pour des raisons de clarté opérationnelle, et en l’absence de définition légale définitive, la présente norme définit le transport médico-sanitaire comme : « Tout transport, à l'exception des transports relatifs à l'aide médicale urgente, effectué contre rémunération, par route, en ambulance, en véhicule sanitaire léger (VSL) et/ou en véhicule TPMR, par un personnel qualifié et dont le motif relève de la santé. » Remarque : Pour des raisons de simplification, la présente norme ne fait pas de distinction entre les termes médico-sanitaire et sanitaire. Exemples : Constitue un transport Sanitaire Ne constitue pas un transport Sanitaire Madame X se rend à l’hôpital pour dialyse Madame X se rend à l’hôpital pour visiter son enfant hospitalisé Monsieur X retourne à sa maison de repos et de soins ou à son domicile après une hospitalisation Monsieur X se rend au centre culturel pour son club du troisième âge Madame X se rend au cabinet médical pour une consultation Madame X a besoin d’un transport pour revenir ou aller faire ses courses Monsieur X a besoin d’un transport pour revenir du centre de radiologie Monsieur X se rend chez son fils pour la fête de famille NA-VSL/TPMR-2012 Page 6 2.2.2 Transport en VSL 2.2.2.1 Définition Le décret « TMS » en cours d’élaboration donne une définition au VSL : « Un véhicule sanitaire léger est tout véhicule destiné au transport sanitaire de patients qui ne nécessitent pas de surveillance médicale particulière, ni la position couchée, équipé ou non pour le transport de personnes dont l’autonomie est réduite ». Cependant, la présente norme souhaite faire une distinction opérationnelle et tarifaire entre les véhicules équipés ou non pour le transport de personnes à mobilité réduite. Ainsi le transport en VSL CRB se définit par : « tout transport sanitaire de patients qui ne nécessitent pas de surveillance médicale particulière, ni la position couchée, non équipé pour le transport de personnes à mobilité réduite ». Les caractéristiques techniques des véhicules sanitaires légers sont détaillées au chapitre 4. 2.2.2.2 Identification du public-cible L’activité VSL est très variée, il peut s’agir d’un transport en cas de maladie, de diagnostic ou de traitement, que ce soit du domicile à l’hôpital, de l’hôpital au domicile, du lieu de travail au lieu de traitement, de transferts inter-établissements, etc. 2.2.3 Transport en TPMR 2.2.3.1 Définition Le transport en TPMR CRB se définit par : « tout transport sanitaire de patients qui ne nécessitent pas de surveillance médicale particulière, ni la position couchée, spécialement équipé pour le transport de personnes à mobilité réduite ». Les caractéristiques techniques des véhicules TPMR sont détaillées au chapitre 4. 2.2.3.2 Identification du public-cible L’activité TPMR est également très variée, il peut s’agir du transport de personnes en chaise roulante en cas de maladie, de diagnostic ou de traitement, que ce soit du domicile à l’hôpital, de l’hôpital au domicile, du lieu de travail au lieu de traitement, de transferts inter-établissements, etc. La flexibilité, le faible coût et l’ergonomie des véhicules affectés au transport de personnes à mobilité réduite (TPMR) expliquent la popularité récente de ce type de transport qui se substitue graduellement au VSL. Remarque : Un véhicule TPMR peut toujours effectuer une mission VSL – l’inverse n’est pas possible lorsque la personne nécessite une adaptation du véhicule spécifiquement adapté à sa mobilité réduite. NA-VSL/TPMR-2012 Page 7 Attention : le transport TPMR de personnes effectué hors du contexte sanitaire s’apparente soit à un transport d’intérêt général, soit d’un transport collectif – tous deux tombent sous le décret « Taxi » de la Région wallonne – et font donc pas l’objet de la présente norme d’activité. 2.3 Transport conventionné 2.3.1 Définition La présente norme définit le transport conventionné comme « tout transport effectué dans le cadre d’une convention de transport entre la Croix-Rouge de Belgique et un partenaire externe» Les mots "convention" et "contrat", sont utilisés indifféremment. En fait "contrat" désigne plutôt le document et "convention" désigne plutôt le contenu du contrat, c'est à dire, ce à quoi les signataires se sont engagés. Les dispositions convenues portent sur les contractants (CRB, hôpitaux, mutuelles, maison de repos, etc.) ; l’objet (transport Ambulance, VSL, TPMR, etc.), les modalités de réalisation (réservation, récurrence, choix du vecteur le plus approprié, besoins particuliers, etc.), les circonstances d’application (affilié d’une mutuelle en ordre de cotisation, affilié n’ayant pas dépassé un plafond annuel, etc.) , les bénéficiaires (affiliés et assimilés), les tarifs ( PEC, tarif kilométrique, ristournes et rabais, temps d’attente, etc.) et autres modalités financières (délai de paiement, modalité de facturation, etc.). Les conventions de rétrocession conclues entre le département des secours et les MCR sont traitées au chapitre 5 : Finance et administration. 2.3.2 Distinction opérationnelle La distinction se fait lors du contact initial avec le bénéficiaire. Lorsque l’information n’est pas connue (nouveau bénéficiaire), l’opérateur téléphonique demande à quelle mutuelle la personne (qui sera transportée) est affiliée afin de déterminer si un partenariat existe entre la CRB et sa mutuelle. L’opérateur précise que l’information permet de profiter d’un tarif réduit et d’une déduction immédiate du tiers payant mutuelle. Si la mutuelle est identifiée comme faisant partie des partenariats officiels, l’opérateur transfert l’appelant au DCU105, à défaut de pouvoir faire le transfert automatiquement, il invite le bénéficiaire à faire le numéro gratuit 105. Lors du transport le chauffeur reçoit (ou devrait recevoir plus exactement …) un certificat médical avec une vignette de la mutualité du patient, ceux-ci servent au contrôle au niveau de la cellule encodage. Pour les autres partenariats (hôpitaux, maisons de repos, etc.) les tarifs réduits sont octroyé uniquement lorsque la réservation est effectuée directement par leurs propres services au DCU105. NA-VSL/TPMR-2012 Page 8 2.3.3 Particularités Certaines mutuelles exigent un certificat médical attestant la nécessité du transport sanitaire pour intervenir dans la facture du bénéficiaire. D’autres le mentionnent mais ne le contrôlent pas. Enfin plus rares sont celles qui ne l’exige pas du tout. Ces distinctions font l’objet de consignes particulières communiquées régulièrement par le DCU105. 2.4 Schéma récapitulatif Le schéma suivant permet en quelques étapes et questions simples de facilement distinguer les catégories de transport de personnes dans le cadre des activités CRB. Le premier losange intitulé transport de personne « Rémunéré ?» indique la finalité activité ressource ou sociale. Par exemple, un transport non facturé ou gratuit est considéré comme non rémunéré –il se classifie ainsi sous l’appellation légale « TIG » et relève de la norme d’activité « transport social ». Le second losange intitulé « Motif de Santé ?» permet de distinguer le transport pour motif de santé et les autres transports rémunérés (taxi, transport collectif, transport avec chauffeur, …, - ces derniers ne sont pas des activités CRB). Le troisième losange adjacent intitulé « Motif et tarif Social ?» illustre le cas d’un transport facturé sous le seuil de rentabilité (considéré comme rémunéré), mais dont la finalité sociale le classifie sous l’appellation légale « TIG ». Transport Personne Rémunéré? non oui Motif de santé? Transport d’intérêt général (TIG) oui non Motif et tarif Social? non Transport non TIG relevant du décret RW « Taxi » oui Véhicule et équipage adapté? non oui oui Transport 112 En Ambulance NA-VSL/TPMR-2012 Urgent? Couché Position patient Assis Mobilité réduite? non non Transport Médico-Sanitaire En Ambulance Transport Médico-Sanitaire VSL oui Transport Médico-Sanitaire TPMR Page 9 Le quatrième losange intitulé « véhicule et équipage adapté ?» permet de distinguer un transport pour seul motif de santé, et un transport sanitaire qui nécessite lui des moyens particuliers (formation chauffeur, désinfection, …). Le cinquième losange intitulé « position du patient» distingue le transport sanitaire en ambulance (position couchée) et celui en VSL ou TPMR (assis). Le sixième losange à gauche intitulé « Urgent ?» permet de distinguer un transport relevant de l’Aide Médicale Urgente AMU – 112, et celui relevant du décret TMS. Enfin le septième et dernier losange à droite intitulé « Mobilité réduite ?» permet de distinguer un transport VSL (pas spécialement adapté ou équipé pour les personnes à mobilité réduite) d’un transport TPMR (adapté et équipé), tous deux relevant de la présente norme d’activité. NA-VSL/TPMR-2012 Page 10 3 Organisation de l’activité 3.1 Généralités 3.1.1 Principe de non-discrimination Il ne pourra y avoir aucune discrimination quant à l'acceptation ou le refus de transport (Par exemple, le surpoids du patient ne peut, en aucun cas, être un argument de refus de prise en charge). Ce principe de non-discrimination, s’applique également à la précarité du patient (exemple : le fait d’un non-paiement de facture ne doit pas conduire à un refus systématique de transport…). 3.1.2 Entité coordonnant le transport VSL / TPMR Les missions TPMR et VSL sont basées sur une politique tarifaire et des consignes opérationnelles communes. Cependant deux volets organisationnels distincts sont développés : Le volet Maison Croix-Rouge : Les MCR coordonnent les activités1 VSL et TPMR non conventionnées, à savoir des transports réservés directement auprès de la MCR, et dont le bénéficiaire ne peut prétendre aux conditions spécifiées dans une convention. L’activité est financée par la MCR, et les services proposés sont facturés par cette dernière. Le volet « Secours » : Le département des Secours coordonne : - les activités conventionnées : convention-cadre avec les mutualités, hôpitaux, centres de soins, maisons de repos, etc. - Des activités VSL et TPMR non conventionnées également dont la demande est faite par un bénéficiaire directement auprès du Dispatching Communautaire Unique, n°105 (ci-après DCU105). Les Maisons Croix-Rouge actives dans le transport VSL ou TPMR qui souhaitent développer des ressources financières supplémentaires ou qui veulent optimiser des capacités sous-exploitées, peuvent participer au transport conventionné géré par le DCU105. Dans ce cas, les Maisons Croix-Rouge agissent en tant que « prestataires de service » du Département des Secours. Leurs organisations et leurs aspects administratifs et financiers seront régis selon le volet « Secours » général expliqué plus loin dans ce 1 Pour information, les Maisons Croix-Rouge coordonnent également le Transport Social. NA-VSL/TPMR-2012 Page 11 document. A cet effet, une convention est signée entre la MCR et le Département des Secours, détaillant les responsabilités des parties respectives et la rétrocession d’une partie du chiffre d’affaire ainsi généré. L’activité reste initialement financée par la MCR. Cependant les transports effectués dans le cadre d’une telle convention sont facturés centralement par le Département Finance pour le compte du Département des Secours. Les coûts relatifs aux transports effectués dans ce cadre ainsi qu’une marge d’exploitation sont financés par la partie du chiffre d’affaire rétrocédée par le département des secours. 3.2 Volet Maison Croix-Rouge 3.2.1 La régulation Les différents transports VSL et/ou TPMR sont planifiés et organisés par le responsable d’activité, en fonction des demandes, priorités et disponibilités des moyens. Cette planification se fait selon des critères propres à chaque MCR. La régulation « MCR » lors de transports conventionnés Tous les transports « conventionnés » doivent être régulés par le DCU105. Si une demande de transport devait aboutir, directement, à une MCR, le responsable transport est tenu2 de demander au requérant de contacter le numéro gratuit - 105 - (ou de le transférer directement, si la technique permet cette possibilité). Opérationnellement, le responsable d’activité communique les disponibilités hebdomadaires de sa MCR au DCU105 afin d’optimiser la programmation des transports. En cas de changements, il avertit systématiquement et le plus tôt possible le DCU105. Pour l’exécution des transports, la MCR aura mis à disposition du chauffeur un GSM lui permettant de transmettre au n° gratuit – 105 – ses différents états : en charge, arrivée, départ, fin de mission, disponible à nouveau, etc. Cet outil servira également pour communiquer les modifications de planning. 3.2.2 Les rôles 3.2.2.1 Le Comité Provincial (CP) Le CP est responsable de la cohérence géographique, économique et sociale des activités de transport sur son territoire. Il valide les demandes d’investissement provenant des Maisons Croix-Rouge en matière de véhicules, matériel, recrutement et formation destiné au transport de personnes. Il collecte, synthétise et transmet au département financier les rapports d’activités « transports VSL et TPMR». 2 On évitera, au maximum, la prise en note d’éléments relatifs aux courses, en court-circuitant le DCU105. Si, néanmoins, cette saisie était inévitable, il conviendra de transmettre, intégralement et immédiatement, tous ces renseignements au DCU105. NA-VSL/TPMR-2012 Page 12 3.2.2.2 Le comité restreint de la Maison Croix-Rouge (MCR) Le comité restreint de la MCR est responsable de la gestion et du développement de l’activité « transport VSL et TPMR » sur son territoire, voire plus largement en l’absence de développement de l’activité par une MCR voisine et en concertation avec le CP. Il propose sur base des analyses et des besoins un dossier motivé pour l’achat éventuel d’un véhicule qu’il transmet au comité provincial. Le comité restreint désigne un responsable de la gestion opérationnelle des transports et supervise la facturation et le bon fonctionnement de l’activité. Il transmet un rapport annuel d’activité au Comité Provincial. 3.2.2.3 Le responsable d’activité / Le responsable de la gestion opérationnelle des transports Gestion opérationnelle Le responsable de la gestion opérationnelle des transports organise et planifie les transports en fonction des demandes et des priorités ; Il s’assure de l’application des tarifs en vigueur et la facturation des transports (ou transmet les données nécessaires au trésorier). Il tient à jour un tableau avec les indicateurs quantitatifs et qualitatifs de l’activité (par type de transport VSL /TPMR ; le nombre de courses effectuées, le nombre de km parcourus, le nombre de bénéficiaires ; le nombre de courses conventionnées ; les incidents) afin de pouvoir dresser un rapport d’activité annuel. Gestion des véhicules Il veille à l’entretien des véhicules et de leurs équipements, et assure ces derniers soient en ordre de contrôle technique sur base des attestations de visite fournies par le Commissariat provincial ; Il veiller également à la bonne utilisation du carnet de bord et du bordereau de transport par les chauffeurs ; et aux consommations de fuel et petit matériel. Gestion RH Le responsable assure l’accueille, l’intégration et la mobilisation des volontaires « chauffeurs ». Il tient à jour un dossier reprenant l’ensemble des informations les concernant relatives à l’activité: identité, copie du permis de conduire, copie de la sélection médicale, suivi de la formation commune, n° de contact, date de naissance, information quant à la réception de l’extrait du casier judiciaire, formation. Il veille en particulier au suivi des mises à jours de documents ainsi que les formations / recyclages. Gestion opérationnelle de transports conventionnés Le responsable communique les disponibilités (véhicule et chauffeur) au DCU105 idéalement 10 jours à l’avance et assure le maintien des disponibilités déclarées. Le cas échéant, il communique le plus tôt possible les modifications des disponibilités au DCU105 NA-VSL/TPMR-2012 Page 13 (ex. indisponibilité due à l’absence d’un chauffeur, panne de véhicule ou d’une mission hors convention…) Il envoie au DCU105 (fax, courriel, courrier postal) de manière hebdomadaire une copie des bordereaux de transport effectués, assure la facturation de la rétrocession des transports conventionnés (ou transmet les données nécessaires au trésorier). 3.2.2.4 Le chauffeur VSL-TPMR Prérequis Les chauffeurs d’un véhicule utilisé lors d’une mission VSL ou TPMR doivent : Etre âgé de 21 ans, au minimum et 70 ans au maximum ; Etre titulaire d’un permis de catégorie B valide en Belgique et délivré depuis au moins 3 ans ; Etre titulaire d’un certificat valide d’aptitude à la conduite (également dénommé « sélection médicale ») ; avec, dès 65 ans, la remise annuelle d’une attestation d’aptitude. Présenter, à son entrée en fonction, un extrait du casier judiciaire de modèle 1 datant depuis moins de trois mois; Avoir suivi les formations et recyclages propres à leur activité Rôle opérationnel Afin de prétendre à une qualité optimale du service, les chauffeurs Porteront la même tenue que les ambulanciers, à savoir pull, polo ou sweat-shirt bleu marine avec liseré blanc marqué « Croix-Rouge » au niveau de la poitrine, pantalon bleu et chaussure de sécurité. Le cas échéant, une veste d’intempéries jaune fluo ; Sont ponctuels et tenus de respecter les plannings et horaires établis ; Sont tenus d’informer, dans les meilleurs délais, le responsable de la gestion opérationnelle des véhicules de toute information susceptible de modifier l’agenda des moyens humains et/ou matériels ; Établissent la check-list du véhicule lors de la prise en charge de celui-ci et signalera toute anomalie au responsable ; Assurent l’accompagnement des usagers ; Remplissent, complètement et lisiblement, le carnet de bord et le bordereau de transport à chaque prise en charge ; Transmettent les différents documents, en fin de garde, au responsable d’activité ; Signalent, au responsable, tout problème survenu lors de l’accompagnement des patients ou concernant le véhicule3 utilisé. Assurent le nettoyage intérieur et extérieur du véhicule ainsi que sa désinfection 3 Les amendes dues aux infractions au code de la route sont à payer par le volontaire concerné et non par la Croix-Rouge de Belgique. NA-VSL/TPMR-2012 Page 14 Rôle opérationnel en transport conventionné Lors de sa garde, le chauffeur prestant une mission « Département des Secours » Prendra sa garde effective (hors du temps requis pour la check-list) aux horaires prévus et dont le DCU105 est informé; Communiquera avec le DCU105 via GSM (procédure SMS ou, à défaut, appel au 105) ; Signalera le début et la fin de sa garde au DCU105, en conformité du planning établi ; Préviendra le DCU105 de chaque début et fin de course. Le cas échéant, avoir suivi, ou s’engager à suivre, les formations et recyclages éventuels organisés par le Département des Secours et relatifs à l’activité de transport VSL/TPMR. Formations Avant de commencer le candidat chauffeur devra suivre les formations suivantes: Module de base (Au cœur de la Croix-Rouge 3h Formation à la conduite et l’utilisation du matériel du véhicule 16h Dans un délai de 12 mois : Une formation à l’accueil 8h Le BEPS 15h Le Secourisme 18h Formation sur la manutention de personne ------------------------------------------------------------------------------ 8h TOTAL : 65h Optionnel : Formation sur les personnes âgées – personnes désorientées NA-VSL/TPMR-2012 Page 15 3.3 Volet « Secours » En ce qui concerne le Département des Secours, l’organisation du service est basée, principalement, sur 2 axes de travail : - Un agenda des moyens humains et matériels, tenu par le référent transport au sein d’un Centre de Secours agréé. Celui-ci établira le planning du personnel de conduite et du charroi selon les créneaux horaires définis par le DCU105. - Les missions, effectuées par un pool de chauffeurs conduisant le(s) véhicule(s) requis sont régulées par le DCU105 sur base des demandes reçues par le dispatching. 3.3.1 Les rôles 3.3.1.1 DCU105 Tous les transports sont régulés par le DCU105. Si une demande de transport devait aboutir, directement, à une autre entité que le DCU105, le personnel de cette entité est tenu de demander au requérant de contacter le DCU105 (ou de le transférer directement, si la technique permet cette possibilité). L’encodage et les modifications éventuelles seront conformes, tant en temps qu’en forme, aux normes établies afin de permettre une régulation optimale dans le chef du DCU105. Les contacts distants entre le chauffeur du véhicule et le DCU105 se feront par voie téléphonique4. Un GSM sera donc attribué au départ VSL/TPMR. Le numéro de contact de cet appareil sera connu du DCU105. Afin de transmettre au chauffeur une information fiable et d’éviter, ainsi, des communications destinées à préciser certaines informations lacunaires ou erronées quant aux coordonnées du patient, le DCU105 pourra utiliser la technologie SMS en transmettant, sur le GSM du départ, les données5 relatives à la course à effectuer. 3.3.1.2 Le responsable d’activité : le superviseur transport Le superviseur transport a pour mission d’assurer, en collaboration avec le DCU105, le fonctionnement de l’activité de transports au sein du Département des Secours. L’activité de transport comprend notamment le transport dans le cadre de l’aide médicale urgente; le transport médico-sanitaire ; le transport de sang et dérivés sanguins mais aussi le transport sanitaire VSL et TPMR ; Gestion opérationnelle Le superviseur transport organise et gère l’activité de transport sur tout le territoire de la communauté francophone, s’assure de la disponibilité des vecteurs de l’ensemble des 4 En raison des termes de la convention liant la Croix-Rouge de Belgique et la société ASTRID, l’utilisation, dans ce cadre, d’un équipement de radio-transmission via ce réseau n’est pas envisageable. 5 Il convient de noter que ce message, pour des raisons techniques ne pourra excéder 140 caractères. Par la force des choses, l’emploi d’abréviations sera donc requis. NA-VSL/TPMR-2012 Page 16 Centres de Secours ; Il définit les besoins en termes de plages horaires, en fonction des besoins des clients – y compris le DCU – en concertation avec les Centres de Secours. Il réalise des missions de suivi et de contrôles administratifs et opérationnels confiés par le responsable du Pôle Opérationnel ; Il s’assure du respect des normes au sein de l’activité transport des Centres de Secours mais aussi parmi les prestataires de service (MCR – transports conventionnés, sous-traitants, …): Il veille également à la remontée efficace des données nécessaires pour alimenter les statistiques / indicateurs concernant l’activité de transport ainsi qu’à la facturation des différents transports. Il analyser l’activité de transport des Centres de Secours et des transports conventionnés effectués par les MCR et proposer des points d’amélioration ou des solutions et identifie les secteurs à mettre sous surveillance. 3.3.1.3 Le responsable d’activité en centre de secours: le référent transport Gestion opérationnelle Le référent transport est responsable de l’organisation des transports en Centre de Secours. Il organise et planifie les transports en fonction des demandes et des priorités ; Gestion des véhicules Il s’assure de l’entretien et de l’équipement du véhicule et veille au contrôle technique du véhicule; Il veille également à la bonne utilisation du carnet de bord et du bordereau de transport par les chauffeurs ; en particulier aux consommations de fuel et du petit matériel. Gestion RH Il assure le recrutement et la mobilisation de volontaires « chauffeur » et tient à jour un dossier reprenant l’ensemble des informations les concernant relatives à l’activité: identité, copie du permis de conduire, copie de la sélection médicale, suivi de la formation commune, n° de contact, date de naissance, information quant à la réception de l’extrait du casier judiciaire, formation. Il veille en particulier au suivi des mises à jours de documents ainsi que les formations / recyclages. NA-VSL/TPMR-2012 Page 17 3.3.1.4 Le chauffeur VSL-TPMR Voir paragraphe 3.2.2.4 Particularité formations chauffeur VSL-TPMR Avant de commencer le candidat chauffeur devra suivre les formations suivantes: Module de base (au cœur de la Croix-Rouge) 3h Le BEPS* 15h Le Secourisme* 18h Formation à la conduite et l’utilisation du matériel du véhicule 16h Dans un délai de 12 mois : Une formation à l’accueil 8h Formation sur la manutention de personne 8h ------------------------------------------------------------------------------ TOTAL : 68h Optionnel : Formation sur les personnes âgées – personnes désorientées Autres formations SSCR (Premier soins, BLS AED, sensibilisation du rôle de la CRB dans les plans d’urgence et d’intervention…) * Ces formations sont exigées à ce stade car les chauffeurs du département secours sont mobilisables immédiatement en cas de catastrophe. NA-VSL/TPMR-2012 Page 18 4 Equipement et matériel 4.1 Description générale Tous les véhicules de type VSL ou TPMR doivent, au minimum, répondre aux conditions minimales suivantes : être de catégorie internationale M1 (véhicules conçus et construits pour le transport de passagers comportant, outre le siège du conducteur, huit places assises au maximum) ; être limité à un poids total autorisé en charge de 3,5 tonnes fixé par le constructeur et/ou le carrossier ; répondre à l'une des classifications européennes ci-après : AA : berline AB : voiture à hayon arrière AC : break (familiale) AF : véhicule à usage multiple ; permettre un accès direct aux sièges passagers ; idéalement, disposer de portes latérales coulissantes. Le coffre devra permettre le transport d'une chaise roulante repliée. La carrosserie sera de couleur blanche et arborera un marquage " Croix-Rouge " standardisé selon la consigne opérationnelle y relative. Le véhicule ne disposera pas d'équipements adaptés aux véhicules prioritaires (feu(x) bleu(s), avertisseur sonore spécial, …) ou, s’ils le sont, leur utilisation sera, strictement, réservé pour les déploiements en cas de catastrophe et interdite durant une mission VSL ou TPMR. Etre équipé de pneus hivers en cas de condition hivernale ou dès que les températures descendent en dessous de sept degrés Celsius. Le véhicule dois être titulaire d'un numéro d'agréation requis par les prescrits de la Région Wallonne. Ce numéro sera affiché sur la carrosserie et/ou dans l'habitacle selon la réglementation en vigueur. 4.2 Equipement Tous les véhicules de type VSL ou TPMR doivent disposer, au minimum, de l’équipement suivant : Sièges recouverts d’un matériau aisément lavable (d’origine ou moyennant une housse), genre simili ; Équipement de localisation géographique dont l’emploi sera, parfaitement, connu et assimilé par l’ensemble des chauffeurs ; GSM lié au véhicule et dispositif « mains libres » adapté au GSM obligatoirement opérationnel dans le véhicule ; NA-VSL/TPMR-2012 Page 19 4.3 Répertoire téléphonique reprenant, outre les numéros « Croix-Rouge » importants, une liste des coordonnées d’hôpitaux, cliniques, maisons de repos habituellement couverts par le service (nom, adresse, numéros de téléphone, …) ; Matériel /documents embarqués 4.3.1 Documents Documents du véhicule (certificat d’immatriculation, certificat d'assurance, certificat du contrôle technique) ; formulaire de déclaration d’accident; Formulaire de prise / remise véhicule ; Carnet de reçus ; minimum 10 bordereaux de transport ; 4.3.2 Matériel 4.4 Trousse de secours SSCR (Cf. T 5102) ; Masque de type FFP2 à usage unique ; Boîte de 100 gants UU ; Sac vomitif ; Solution hydro alcoolique pour lavage des mains, en conditionnement d'origine : 100 à 200 ml ; Bouteille d’eau potable ; Spray de liquide nettoyant désinfectant pour surfaces et équipements ; Lavette microfibre ; Bombe désodorisante ; Essuie-tout en rouleau ; Chasuble haute visibilité (quantité = nombre de personnes autorisées dans le véhicule, chauffeur inclus) ; Raclette/grattoir pour pare-brise. Caractéristiques particulières 4.4.1 Caractéristiques particulières d’un VSL Ce véhicule permet de transporter, des patients pouvant se mobiliser de façon ambulatoire, éventuellement avec un accompagnement ou un soutien physique. Tout véhicule correspondant au descriptif ci-avant pourra être utilisé comme VSL, pour autant qu’il puisse accueillir de 3 à 8 personnes, non-inclus le conducteur. On préfèrera, cependant, un véhicule présentant un gabarit moyen, dérivé d'un utilitaire léger, généralement de forme ± cubique, appelé « ludospace » par certains, afin de faciliter les entrées/sorties de personnes ayant des difficultés de mobilité et améliorer le confort ergonomique. Un minibus peut, également, être utilisé. Modèle standard exemple : Renault Kangoo, etc. 4.4.2 Caractéristiques particulières d’un TPMR simple « - » Modèle standard exemple : Renault Master Combi L2H2 avec aménagement spécifique TPMR, etc. Ce véhicule permet le transport d’un patient assis dans une chaise roulante non électrique ; NA-VSL/TPMR-2012 Page 20 L’aménagement de celui-ci permettra d’installer le patient sans qu’il doive quitter sa chaise, une rampe de chargement ou un plateau élévateur permettant le déplacement de l’extérieur du véhicule vers l’intérieur. Des fixations ad hoc empêcheront tout mouvement intempestif de la chaise durant la route du véhicule ; De façon alternative, le véhicule peut, également, proposer des places pour le transport de patients tels ceux transportés en VSL simultanément avec le transport d’un patient en chaise roulante ; Le véhicule porteur sera, à la base, un « ludospace », un monospace ou un minibus, idéalement avec portes arrière battantes, même si un modèle avec hayon peut également être envisagé dans certains cas. Il est cependant à noter qu’un hayon réduit la hauteur maximum de passage et que certains patients de grande taille devront peut-être incliner la tête durant la phase de rentrée dans le véhicule. 4.4.3 Caractéristiques particulières d’un TPMR simple « + » Ce véhicule permet le transport d’un patient assis dans une chaise roulante électrique ; L’aménagement de celui-ci permettra d’installer le patient sans qu’il doive quitter sa chaise, un plateau élévateur permettant le déplacement de l’extérieur du véhicule vers l’intérieur ; Des fixations ad hoc empêcheront tout mouvement intempestif de la chaise durant la route du véhicule ; De façon alternative, le véhicule peut, également, proposer des places pour le transport de patients tels ceux transportés en VSL simultanément avec le transport d’un patient en chaise roulante ; L’équipement pour le transport de patient bariatrique en chaise roulante peut, également, être envisagé en tenant compte, cependant, que la majorité des plateaux élévateurs sont limités à capacité maximum de charge de ± 350 kg ; Le véhicule porteur sera, à la base, un monospace ou un minibus, avec portes arrière battantes. 4.4.4 Caractéristiques particulières d’un TPMR « multi » Ce véhicule permet le transport simultané de plusieurs patients assis dans des chaises roulantes ; L’aménagement de celui-ci permettra d’installer les patients sans qu’ils doivent quitter leur chaise, un plateau élévateur permettant le déplacement de l’extérieur du véhicule vers l’intérieur. Des fixations ad hoc empêcheront tout mouvement intempestif de la chaise durant la route du véhicule ; Le véhicule porteur sera, à la base, un minibus, avec portes arrière battantes. NA-VSL/TPMR-2012 Page 21 4.5 Utilisation, nettoyage et désinfection des véhicules Afin de limiter la propagation des germes et garantir un service de qualité, des procédures de nettoyage et de désinfection seront mises en œuvre et s'appuieront obligatoirement sur les actions et documents suivants : 4.6 Check-list véhicule ; Nettoyage élémentaire et rangement entre chaque transport ; Nettoyage du véhicule, intérieur et extérieur, en fin de prestation ; Nettoyage hebdomadaire et désinfection ; Document d'enregistrement : un document enregistrant chronologiquement toutes les opérations de nettoyage et de désinfection sera conservé dans le véhicule. Affichage des tarifs Le tarif standard CRB doit être affiché à l’intérieur des véhicules VSL et TPMR. Cet affichage doit reprendre : 4.7 Le tarif de prise en charge (PEC) comprenant les 10 premiers kilomètres ; Le tarif kilométrique entre le 11ème et le 20ème kilomètre ; Le tarif kilométrique au-delà du 20ème kilomètre ; La date de validité; Un numéro de téléphone / adresse courriel pour information (tarification réduite) / contestation ; Utilisation de véhicules pour autres activités Les véhicules VSL et TPMR peuvent être utilisés pour d’autres activités (SPMS, Transport Social, APS, …) selon les priorités déterminées par les responsables transports. Avant tout retour en « service sanitaire », le véhicule devra être nettoyé et désinfecté. Cette opération devra être consignée dans le document d’enregistrement « nettoyage et désinfection ». Dans le cas d’utilisation pour transport social, le tarif standard CRB devra être substitué par le tarif social en vigueur. D’autres consignes peuvent être d’application – voir norme d’activité ad-hoc. NA-VSL/TPMR-2012 Page 22 5 5.1 Finances et administration Coûts inhérents à l'activité Les frais relatifs au véhicule (achat, aménagement, entretien, fuel et autres consommables, assurance, taxes, etc.) constituent près de 45% des coûts de l’activité; Les frais d’équipage (salaires, indemnisation, sélection médicale, formation, tenue, assurance, vaccins, etc.) des chauffeurs constituent eux près de 40% des coûts de l’activité; La gestion de l’activité (dispatching, coordination, supervision, etc.) ainsi que les aspects administratifs & financiers (facturation, charges des impayés, etc.) représentent le solde à savoir approximativement 15% des coûts de l’activité. Le coût moyen au kilomètre estimé en 2011 se situe aux alentours de €0,7875/km. Ce chiffre varie fortement d’une province à l’autre, voire même d’une MCR à l’autre. 5.2 Tarifs & Facturation 5.2.1 Principes La politique tarifaire choisie permet de dégager pour la grosse majorité des MCR (> 90%) ou centre de secours une marge brute dont l’objectif est le financement d’activités non rentables comme le transport social, ou encore de pouvoir accorder un tarif avantageux à un public précarisé (tarification sociale). 5.2.2 Les tarifs La direction générale enverra, au 1er janvier de chaque année, une note interne avec les tarifs en vigueur de l’année en cours. Ils sont constitués : 1. Un forfait de prise en charge, comprenant les 10ers kilomètres (aller & retour) ; 2. Un second montant pour la partie comprise entre le 11ème et le 20ème kilomètre ; 3. Un troisième montant à calculer à partir du 21ème kilomètre. 4. Les frais d’attente, par période d’une demi/heure à calculer en supplément. Remarques : Les kilomètres s’additionnent : Départ VSL + Localisation patient + Destination + retour Départ VSL ; Dans le cadre de certaines conventions, il s’agit du calcul des kms selon le Décret TMS : Départ VSL le plus proche. Il ne s’agit donc pas spécialement du Départ effectuant la mission. NA-VSL/TPMR-2012 Page 23 La M.C.R. ou le Département des Secours, selon l’échelon pressenti pour effectuer un transport, devra, si la demande lui est faite, établir un devis préalable à la mission prise en compte. Il existe 3 types de tarifs : Le tarif standard (Secours + MCR) : peu importe le nombre de personnes transportées dans le véhicule, chacune paie le prix plein. Aucune réduction n’est octroyée ; Le tarif conventionné (Secours) ; Une ristourne est accordée proportionnellement à la réduction du risque d’impayé grâce au tiers payant et également par la garantie d’un volume d’activité. Le tarif social (MCR) : Afin de répondre à notre mission Croix-Rouge, un tarif social, voir une gratuité, peut être appliqué exceptionnellement. Il est destiné à un public précarisé et s’effectue à la demande d’un CPAS, d’une organisation sociale, selon un avis en connaissance de cause de la MCR. Il est néanmoins d’abord utile de renseigner le patient sur les différentes possibilités de prise en charge du coût du transport par une mutuelle, un CPAS ou une association d’aide spécifique. Il s’agit bien d’un tarif social destiné à un transport médico-sanitaire et non un transport social. Exemple au 01/09/2012 Tarif Standard Tarif6 Conventionné Tarif Social maximum VSL TPMR VSL TPMR Forfait PEC (inclus 10 km) € 12,41 € 15,51 € 10 € 12,50 Non défini 11-20 km € 1,03 € 1,24 € 0,85 € 1,1 € 0,3456 > à 20 km € 1,03 € 1,14 € 0,80 €1 € 0,3456 1/2h d’attente € 20,68 € 20,68 € 20 € 20 Non défini 5.2.3 Indexation Il est procédé au 1er janvier de chaque année à une indexation automatique de la tarification, de la même manière et dans les mêmes proportions que l’indice santé moyen annuel fixé au mois de novembre (12 derniers mois). L’objectif est d’éviter dans le futur de trop gros « rattrapage » tarifaires toujours difficiles à faire accepter tant au bénéficiaires qu’aux volontaires. 6 A titre indicatif, il s’agit des tarifs conventionnés pour le T.P.M.R. et le V.S.L. de l’année 2011. NA-VSL/TPMR-2012 Page 24 5.2.4 Affichage Les tarifs doivent être affichés, de façon visible, dans le véhicule. En cas d’utilisation du même véhicule pour le TPMR et le VSL, les deux doivent y être placés. 5.2.5 Transport multiplace La mise à disposition du véhicule porte sur chacune des places de celui-ci et non sur le véhicule lui-même, ce qui signifie que la régulation peut proposer d'effectuer le transport de plusieurs personnes simultanément. Dans ce cas, chaque patient recevra une facture totale (celle-ci ne sera pas divisée en fonction du nombre de personnes transportées). 5.2.6 Le volet « MCR » Le paiement se fait sur base d’une facture adressée au bénéficiaire/client établie au nom de la Croix-Rouge de Belgique/ MCR ; Si le paiement se fait en liquide, le volontaire devra délivrer un reçu de caisse au nom de la Croix-Rouge de Belgique/MCR ; Il sera recommandé aux accompagnateurs d’inviter le bénéficiaire à interroger sa mutuelle pour connaître le remboursement éventuel auquel il pourrait prétendre. 5.2.7 Le volet « Secours » Le paiement des courses se fera sur base d’une facture adressée au bénéficiaire/client et établie, au nom de la Croix-Rouge de Belgique, par le service facturation de la Direction Générale ; Les factures seront détaillées, selon les normes en vigueur, de façon à permettre, le cas échéant, une vérification ; Les montants correspondants à l’activité de la MCR seront reversés, mensuellement, sur base du tarif en vigueur ; La complétude des documents devra être vérifiée, conformément au bordereau de transport en vigueur au SSCR ; L’ensemble des bordereaux de transport devra parvenir, de manière hebdomadaire, à la cellule encodage du DCU105. NA-VSL/TPMR-2012 Page 25 5.2.8 Convention de rétrocession Lorsqu’une MCR désire travailler dans le cadre de transports conventionnés, elle contact le département secours afin de rédiger et signer une convention de rétrocession. Les dispositions convenues dans la convention de rétrocession portent sur : les contractants : La MCR et le département secours; l’objet : transport VSL et/ou TPMR ; les modalités de réalisation (réservation, tenues, télécommunication, remontée des bordereaux, audit de qualité, etc.) ; les charges incombant aux parties (défraiement, vaccination, formation, …) les tarifs MCR (PEC, tarif kilométrique, temps d’attente) les modalités financières (délai de paiement, modalité de facturation, etc.). NA-VSL/TPMR-2012 Page 26 6 Annexes 6.1 Définitions Transport médico-sanitaire Le décret « TMS » de la Région Wallonne définit le transport médico-sanitaire comme « tout transport de patients par ambulance ou en véhicule sanitaire léger, à l'exception des transports visés par la loi du 8 juillet 1964 relative à l'aide médicale urgente. ». Aucune précision n’était donnée pour le terme de patient ni véhicule sanitaire léger. Le nouveau décret « TMS » en cours d’élaboration propose une définition plus précise : « tout transport effectué contre rémunération, par route, en ambulance ou en véhicule sanitaire léger, par un personnel qualifié depuis son lieu de prise en charge jusqu’à son lieu de destination et dont le motif relève de la santé, à l'exception des transports visés par la loi du 8 juillet 1964 relative à l'aide médicale urgente. » Ce nouveau décret précise également le terme « patient » : « personne physique qui utilise un transport médico-sanitaire adapté à son état de santé ». 6.2 6.3 Liste des mutuelles partenaires au 15/09/2012 : La Centrale de Service à Domicile – CSD – Solidaris La Clinique Reine Astrid – CRA L’ISPPC – Intercommunale de Santé Publique du Pays de Charleroi La Mutualité Socialiste de Charleroi Les Mutualités Chrétienne de Liège et de Verviers – 130 et 137 Union Nationale des Mutualités Libres Structure des messages SMS en mission secours Il convient de noter que ce message, pour des raisons techniques ne pourra excéder 140 caractères. Le système employé actuellement ne permet pas, une scission des messages dont les caractères sont surnuméraires. Par la force des choses, l’emploi d’abréviations sera donc requis. Il conviendra, dans la mesure du possible, de respecter la forme des abréviations standardisées. La forme du SMS prendra la structure suivante : NA-VSL/TPMR-2012 Page 27 Afin d’obtenir la meilleure lisibilité possible, on n’emploiera que des majuscules et chaque groupe de données sera séparé du précédent par un tiret (sans espace devant ni derrière celui-ci). Si une donnée n’est pas connue, elle sera remplacée par le caractère #. NA-VSL/TPMR-2012 Page 28