Table des matières : 16 ASTUCES OUTLOOK

Table des matières : 16 ASTUCES OUTLOOK
Accéder rapidement à votre boîte de réception
Ajouter directement les caractéristiques dans le carnet d'adresses
Classez vos emails par couleurs
Créez des Post-It
Créez des Post-It 2
Déterminez la taille occupée par les dossiers
Donner le maximum de place aux dossiers Courrier
Exporter la liste des expéditeurs bloqués
Introduire une signature dans vos messages
Personnaliser le démarrage
Planifier l'envoi et la réception automatique
Rechercher un message d'un correspondant
Récupérer vos messages électroniques sur différents serveurs
Regroupez vos e-mails par expéditeur
Restreindre l'accès à Outlook
Toujours plus vite sous Outlook
2
2
2
3
3
3
4
5
5
5
6
6
7
7
8
8
16 ASTUCES OUTLOOK
Accéder rapidement à votre boîte de
réception
Vous pouvez accéder rapidement à votre boîte d'envoi en appuyant sur Ctrl +
Maj + I en même temps.
Cette manipulation ne marche que dans Outlook, et ne peut donc pas servir dans
Internet Explorer pour ouvrir directement votre boîte de réception.
Ajouter directement les caractéristiques
dans le carnet d'adresses
Lorsque vous recevez un courrier électronique, vous pouvez ajouter le nom de
l'expéditeur à votre carnet d'adresses.
Il faut pour cela, ouvrir le message.
Ensuite cliquez à l'aide du bouton droit de la souris sur son nom dans la zone
De, de son message, puis cliquez sur Ajouter au carnet d'adresses.
Classez vos emails par couleurs
Pour être sûr de lire le courrier important en premier, vous pouvez coloriser un
message en fonction de la personne qui l'envoi. Dans la boîte de réception,
sélectionnez un message de la personne que vous voulez coloriser. Cliquez sur
le menu Outils puis sur la commande Organiser. Sélectionnez l'option En
utilisant les couleurs puis choisissez une couleur pour cette personne. Validez
alors en cliquant sur Appliquer la couleur.
Créez des Post-It
Si vous possédez Outlook XP, vous n'avez pas besoin d'un utilitaire externe pour
pouvoir déposer des penses bêtes sous forme de petites notes sur votre bureau. Il
vous suffit simplement de cliquer sur le menu Fichier, sur Nouveau puis sur
Notes.
Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier : Ctrl + Maj + W.
Saisissez alors votre message. Veillez à laisser Outlook ouvert pour que la note
reste affichée. Pour changer la couleur d'une note, cliquez sur son icône en haut
à gauche, cliquez sur Couleur puis sélectionnez la couleur parmi les 5
proposées.
Créez des Post-It
Voici comment créer une note n'importe quand sans qu'Outlook soit ouvert.
Créez un raccourci sur votre bureau puis saisissez la commande suivante
dans le champ cible:
Donnez le nom que vous souhaitez au raccourci puis validez par Entrée.
Désormais, pour créer une nouvelle note, il vous suffit de double cliquer sur ce
raccourci.
Déterminez la taille occupée par les dossiers
Pour connaître la taille des dossiers contenant vos messages, cliquez avec le
bouton droit de la souris sur Outlook Aujourd'hui qui se trouve dans le
volet gauche de la messagerie, puis choisissez la commande Propriétés de
Outlook Aujourd'hui. « Cliquez » alors sur le bouton Taille du dossier. Une
boîte de dialogue s'ouvre alors vous présentant les différents dossiers ainsi leur
taille. Cliquez sur les boutons Fermer puis OK pour revenir à l'interface
d'Outlook.
Donner le maximum de place aux dossiers
Courrier
Dans Outlook 2003, le menu de gauche affiche la liste de vos dossiers
personnels, comprenant entre autres la Boite de réception. Si vous avez créé
de nombreux sous-dossiers pour classer vos messages, vous trouvez
certainement que les boutons Courrier, Calendrier, Contacts vous permettant
de basculer d'une rubrique à une autre, prennent trop de place. La solution :
réduire la taille des boutons pour ne les afficher que dans une seule barre.
1. Dans Outlook, cliquez sur le bouton Configurer des boutons en forme
de double flèche puis cliquez sur l'option Afficher moins de boutons.
2. Le dernier bouton est alors réduit à côté de la double flèche.
Recommencez l'opération jusqu'à masquer tous les gros boutons.
A la fin, tous les boutons sont réduits sous la liste des dossiers personnels qui
dispose désormais de plus de place.
Exporter la liste des expéditeurs bloqués
Pour ne plus recevoir de messages d'un correspondant indésirable, Outlook
vous permet de le mettre sur une liste d'expéditeurs bloqués. Or si vous
prévoyez de formater votre ordinateur, de réinstaller Outlook ou bien pour
compléter la liste d'un ami, vous pouvez exporter la liste que vous avez déjà
réalisée pour ne pas avoir à la refaire depuis le début.
Dans Outlook, cliquez sur le menu Outils puis sur Options. Dans l'onglet
Préférences, cliquez sur le bouton Courrier indésirable. Dans la fenêtre qui
apparaît, ouvrez l'onglet Expéditeurs bloqués. « Cliquez » alors sur le bouton
Exporter vers un fichier.
Introduire une signature dans vos messages
Une signature ce trouve généralement en bas d'un mail. Elle est faite le plus
souvent des coordonnées de l'expéditeur ainsi que ses salutations, des formules
de politesses.
Ainsi, avec une signature, vous personnaliser vos messages que vous composez.
Pour composer votre signature, cliquez sur Outils puis sur Papier à lettres et
enfin sur le bouton Signature.
Vous pouvez maintenant taper votre signature et choisir les différents
paramètres selon vos choix.
Pour Outlook 2000, vous devrez vous rendre dans le menu Outils/Options, sous
l'onglet Format du courrier en cliquant sur le bouton Sélecteur de signature.
Personnaliser le démarrage
Si vous utilisez principalement Outlook pour la Boîte de réception ou pour le
Calendrier, vous pouvez les ouvrir directement au démarrage du
programme.
Pour cela, cliquez sur le menu Outils, sur Options. Dans l'onglet Autre,
« cliquez » sur le bouton Options avancées de la rubrique Général. Déroulez
alors la liste Démarrage dans ce dossier puis choisissez le dossier dans lequel
vous souhaitez vous retrouver au démarrage d'Outlook. Validez par OK.
Planifier l'envoi et la réception automatique
Par défaut, Outlook envoi les messages en attente et récupère les nouveaux
messages toutes les 15 minutes. Mais vous pouvez personnaliser cet intervalle
en le réduisant par exemple à 5 minutes pour vérifier plus fréquemment si
vous avez des nouveaux messages.
Dans Outlook, déroulez le menu Outils puis « cliquez » sur Options. Ouvrez
ensuite l'onglet Messagerie puis « cliquez » sur le bouton Envoyer/Recevoir.
Vérifiez alors que la case Planifier un envoi/une réception automatique
toutes les est bien cochée puis saisissez à la suite l'intervalle
d'envoi/réception, 5 minutes par exemple.
Cliquez enfin sur le bouton Fermer.
Rechercher un message d'un correspondant
Dans Outlook, si vous souhaitez afficher tous les messages vers ou venant
d'un de vos correspondant, il suffit simplement de cliquer sur un message de
lui avec le bouton droit de la souris, puis de choisir l'option Rechercher tout,
Message de même expéditeur.
Outlook recherche alors dans tous les dossiers les messages de cette personne.
Récupérer vos messages électroniques sur
différents serveurs
Si vous disposez de plusieurs comptes d’E-mail, Outlook Express peut les
utiliser tous simultanément. Pour définir d'autres comptes d’E-mail, cliquez
dans le menu Outils sur Comptes.
Puis ajoutez vos adresses e-mail et les différents paramètres grâce au bouton
Ajouter.
Un assistant vous aide alors.
Regroupez vos e-mails par expéditeur
Si votre messagerie électronique Microsoft Outlook est envahie d'e-mails, c'està-dire plusieurs centaines ou milliers d'e-mails, vous pouvez y mettre de l'ordre
en quelques secondes en regroupant les messages par expéditeur. Ainsi tous les
messages d'un même expéditeur seront regroupés ensemble.
Pour cela, ouvrez Outlook, déroulez le menu Affichage, puis Affichage actuel
et cliquez sur Par expéditeur pour l'activer.
Tous vos messages sont alors regroupés par expéditeur.
Restreindre l'accès à Outlook
Le logiciel de messagerie électronique est bien souvent un logiciel personnel,
dont on ne souhaite pas donner accès à son entourage, que se soit des proches de
la famille ou de ses collègues de travail.
En effet, l'Internaute souhaite protéger ses messages personnels et les messages
qu'il reçoit aux regards indiscrets.
Pour protéger vos e-mails des voyeurs, une seule solution vous est offerte, à
savoir la restriction de votre logiciel de messagerie électronique via un mot de
passe.
Si Outlook Express n'intègre pas cette restriction, la version payante et complète
de ce logiciel, c'est-à-dire Microsoft Outlook, logiciel proposé dans le pack
Microsoft Office permet cette restriction.
Pour cela, ouvrez Outlook, puis dans l'arborescence "Listes des dossiers",
sélectionnez le dossier de votre profil, celui-ci se trouvant au dessus de la Boîte
de réception et commençant par "Outlook Aujourd'hui".
A l'aide du clic droit de la souris, sélectionnez la commande Propriétés du
menu contextuel. Une nouvelle fenêtre apparaît.
Dans l'onglet Général, cliquez sur le bouton Options avancées. Une autre
fenêtre intitulée "Dossiers Personnels" apparaît alors à l'écran, cliquez sur le
bouton Modifier le mot de passe.
Vous devez saisir votre mot de passe ainsi que l'ancien. Comme par défaut
il n'y a pas de mot de passe, laissez ce champ de saisie vide.
Toujours plus vite sous Outlook
Les raccourcis clavier permettent de gagner du temps dans n'importe
quelle application. Outlook sous toutes ses versions ne déroge pas à la règle.
Pressez simultanément les touches Ctrl et R pour répondre à l'auteur d'un
message. Pour transférer un message, appuyez simultanément sur les touches
Ctrl et F.
Michel GESBERT le vendredi 3 avril 2009