Exploiter les documents en ligne : sauvegarde
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Exploiter les documents en ligne : sauvegarde
Exploiter les documents en ligne : sauvegarde, formats, veille 1. Qu’est-ce que c’est ? Les bases de données (accessibles gratuitement sur le web ou proposées par la Bibliothèque Universitaire) offrent différentes possibilités d’exploiter les documents qu’elles contiennent. Chaque interface peut avoir des spécificités mais un certain nombre de grandes fonctionnalités sont communes, même si elles se présentent de manière un peu différente. On peut les regrouper sous deux grandes catégories : les fonctionnalités de veille et les fonctionnalités de sauvegarde. On peut parfois interroger plusieurs bases de données avec la même interface lorsqu’elles ont le même fournisseur : ainsi on interroge par exemple à l’Université de Nice les bases de données Sport discus, Business Source Complete et Psycinfo à travers la même interface. 2. Modalité de sauvegarde, formats La grande majorité des bases de données proposent aujourd’hui non seulement l’accès au document sous forme de page web (format html) mais également de télécharger une copie de ce document sur son ordinateur. Selon les interfaces, vous trouverez : Un bouton en forme de disquette : Dans ce cas, vous aurez souvent le choix du format d’enregistrement : Université Nice Sophia Antipolis – Service Commun de la Documentation - 2011 1 • .html (absolument déconseillé : c’est une page web), • .doc (document Word, lisible aussi avec Open Office) • .pdf : à recommander : c’est le format le plus « portable » lisible de nombreux logiciels gratuits. • autres formats : .rtf (lisible avec Word, open office), .txt (lisible avec tout éditeur de texte, .xml (à ne pas utiliser : langage de balises) Une icône représentant un document en format PDF : Dans ce cas le document s’ouvrira directement en pdf et vous pourrez en enregistrer une copie sur votre ordinateur. Les bases de données donnent parfois à ces documents des noms abscons (suite de chiffres, nom génériques) pensez à les renommer avant enregistrement pour être sur de pouvoir les identifier par la suite. Attention, l’extension à la fin du nom du fichier (.doc, .rtf) indique le format à l’ordinateur. Si vous la supprimez ou si vous la modifiez, l’ordinateur risque de ne pas trouver avec quel logiciel ouvrir votre fichier. 3. La veille La veille consiste à se tenir informé très régulièrement de l’actualité d’un sujet précis. On parler de veille documentaire pour une discipline donnée (la veille en droit fiscal par exemple) ou sur un sujet de recherche plus précis. On distingue deux méthodes : le « push » et le « pull » Le « pull » C’est la méthode manuelle qui consiste à refaire très régulièrement la même recherche pour voir si l’on obtient de nouveaux résultats. Ce n’est pas la méthode la plus économique mais elle peut permettre de cibler très précisément ses besoins. Le « push » Cette méthode consiste à utiliser les fonctionnalités de veille automatisées que propose de plus en plus les sites Web et les Bases de données. Le principe est de s’abonner pour être informé des nouvelles parutions, soit sur une revue un particulier, soit sur une partie d’un site web, soit sur une recherche spécifique effectuée dans les bases de données. Ces résultats peuvent être envoyés par e-mail mais de plus en plus sont proposés sous la forme d’abonnement à un fil RSS symbolisé par ce logo : Pour créer un abonnement RSS, il faut : un lecteur de RSS (soit un logiciel installé sur l’ordinateur, comme thunderbird, soit une fonctionnalité du navigateur Internet comme les marques pages dynamiques de Firefox, soit un lecteur de RSS en ligne comme Google reader) et un site Web ou une base de données qui propose des Flux RSS. Université Nice Sophia Antipolis – Service Commun de la Documentation - 2011 2 Exemple : si je m’abonne au fil RSS du « journal de bioéthique » sur la base de données CAIRN, je recevrai dans mon lecteur RSS la table des matières de chaque nouveau numéro paru : 4. A quoi ça sert ? Savoir enregistrer et organiser le stockage des documents que vous trouvez sur les bases de données ou en ligne est essentiel pour ne pas refaire plusieurs fois la même recherche. La veille, dans un cursus universitaire, devient réellement utile à partir du niveau Master, si vous travaillez sur une thématique qui nécessite de se tenir informé des dernières recherches en cours. Elle peut être essentielle également dans certains domaines professionnels et dès que vous démarrez des stages (intelligence économique, domaines de l’Infocom…) Mais le principe de la veille a aussi des applications dans la vie quotidienne : surveiller les billets d’un blog sur le cinéma, suivre l’actualité de NiceMatin… Université Nice Sophia Antipolis – Service Commun de la Documentation - 2011 3