Une entreprise de publipostage booste sa productivité

Etude de cas
Décembre 2016
Une entreprise de publipostage booste sa
productivité grâce à un logiciel de gestion
des documents
Manu-Mail, une entreprise de publipostage basée à Lebbeke en
Belgique, offre à ses clients tout ce dont ils ont besoin pour
garantir le succès de leurs campagnes de publipostage : depuis
l’impression de documents jusqu’à la mise sous enveloppes en
passant par le pliage. Elle occupe 12 employés qui traitent
chaque année entre 3 et 4 millions d’enveloppes pour des
organisations B2B telles que des entreprises d’impression
offset et des magasins. Manu-Mail aide également ses clients à
gérer l’envoi de leurs factures. Nous avons parlé avec Davy
Langelet, directeur général de Manu-Mail, au sujet du
traitement des factures de ses clients (plus de 500 factures par
jour) et de la contribution du logiciel de gestion des
documents OMS-500.
Impossibilité d’extraire rapidement des données
d’adresse précises
Sécurité renforcée et optimisation du courrier
Avant d’investir dans le logiciel de gestion des flux
OMS-500, le principal problème rencontré par Manu-Mail
était le fait que les clients lui envoyaient des fichiers PDF
dont il ne parvenait pas à extraire des données d’adresse
précises en vue de répondre aux exigences des services
postaux belges. Le logiciel utilisé par l’entreprise à l’époque
était lent et certaines tâches pouvaient dès lors prendre
jusqu’à deux jours. De plus, les données extraites des fichiers
PDF n’offraient pas une précision à 100 %. Un autre problème
découlait du fait que le logiciel de gestion des flux utilisé
n’était pas en mesure de prendre en charge des fichiers de
grande taille.
Phase de test d’un nouveau logiciel de gestion des
documents
Davy et son équipe ont dès lors réalisé qu’il leur fallait soit
mettre leur logiciel à niveau, soit investir dans un nouveau
logiciel. La possibilité de traiter de gros fichiers constituait
un critère important pour Manu-Mail. Davy a donc décidé de
tester pendant un mois OMS-500 sur ses gros fichiers plus
complexes, afin de déterminer si le logiciel pouvait tenir
toutes ses promesses. Il a ainsi transféré ses workflows de
l’ancien logiciel vers OMS-500. Et dès l’entame des tests, il a
immédiatement remarqué une différence.
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OMS-500 de Neopost permet aux utilisateurs de définir le
mode d’envoi de chaque document. Il peut trier et rassembler
les documents afin d’éviter les envois multiples au même
destinataire, sans oublier de sécuriser le contenu de chaque
enveloppe. Les utilisateurs peuvent en outre personnaliser
leurs documents pour se conformer aux réglementations
postales et éviter les problèmes de courrier non distribuable,
tout en réduisant les frais de port inutiles et les pertes de
productivité.
Efficacité opérationnelle accrue
La conception de ce logiciel de gestion des flux permet aux
utilisateurs professionnels de gérer facilement leurs
communications clients via un navigateur Internet. Il est
extrêmement facile à configurer en vue de répondre à des
normes et exigences spécifiques, sans requérir d’intervention
technique majeure. Son interface intuitive basée sur le web
fournit des informations immédiates sur plusieurs tâches et
permet aux utilisateurs de définir et de lancer de nouvelles
configurations de document.
Un traitement des factures plus rapide, sûr et précis
Cette solution a grandement facilité la vie de tout le
personnel de Manu-Mail. Davy explique : « Le logiciel de
gestion des flux OMS-500 nous permet de traiter une tâche
en deux heures, ce qui contraste avec les deux jours
nécessaires avec notre solution précédente. Nous pouvons
neopost.be
neopost.lu
Etude de cas
Décembre 2016
extraire rapidement des données d’adresse des fichiers
PDF de nos clients. Nous utilisons ensuite ces données
pour créer des identifiants de courrier destinés aux services
postaux belges sous la forme de codes-barres qui
apparaissent au-dessus des adresses, le tout sans le
moindre problème. » OMS-500 permet également à ManuMail d’ajouter à toutes ses factures un code 2D, grâce
auquel il peut lier l’ensemble du processus à ses plieuses
inséreuses DS-140 et DS-200, pour une automatisation du
processus intégral. Et comme le confirme Davy : « Grâce à
OMS-500, nous pouvons maintenant garantir à nos clients
que la bonne facture a été envoyée à la bonne personne en
passant par un processus sûr et automatisé. »
Amélioration du traitement des documents avec le
logiciel de gestion des flux OMS-500
Selon Manu-Mail, le logiciel de gestion de documents OMS500 est très convivial et permet une autonomie bien
supérieure. Aucune formation technique n’a été requise. Et
grâce aux bonnes relations existant avec son représentant
Neopost en Belgique, il y a toujours une personne disponible
en cas de souci technique. Le précédent fournisseur de
Davy était basé aux Pays-Bas, et les développeurs en
Afrique du Sud. Cette configuration allongeait les délais de
résolution des problèmes ou de réponse aux questions.
OMS-500 est beaucoup plus rapide que l’ancien logiciel de
gestion des documents de Davy, et les données extraites
sont aujourd’hui correctes à 99 %. Et vu que cette solution
peut traiter des fichiers de grande taille, elle satisfait à tous
les critères de Davy en matière de traitement rapide et
précis des factures.
Manu-Mail a été impressionné par Neopost et envisage
d’investir dans une nouvelle plieuse-inséreuse afin de
remplacer prochainement la DS-200. L’entreprise a déjà
recommandé le logiciel de gestion des documents OMS500 à l’un de ses concurrents. « Je leur ai dit d’opter
pour OMS-500 en raison de sa rapidité, de sa précision,
de sa convivialité et de sa capacité à traiter les gros
fichiers », souligne Davy. Et de poursuivre : « Dans notre
secteur, il est important de pouvoir dire avec précision à
quel moment nous commencerons et terminerons un
travail. Mon conseil à toute personne qui envisage
d’investir dans le logiciel OMS-500, c’est de l’essayer,
tout simplement. Il est facile à utiliser et on peut créer
très aisément un workflow qui permet une exécution
rapide. »
À propos de Manu-Mail
- Créé en 1989 en tant qu’entreprise individuelle du nom de DM-Consult
- Devient Manu-Mail SA en 1996 - Basé à Lebbeke, en Belgique, dans un
bâtiment industriel récent de 1 250 m2
- 12 employés
- Expérience dans le marketing par publipostage et réputation d’expert en communication
- Spécialisé dans :
• Impression pour le marché postal - avec des données variables
• Campagnes par e-mail
• Correspondance pour des tiers : facturation, courriers recommandés, etc.
• Catalogues, brochures : impression offset ou impression couleur haute qualité même pour des éditions limitées
• Tirages numériques de toutes tailles
• Traitement manuel sur des périodes limitées : points de colle, assemblage, plastification, emballage, pelliculage,
collage
- Surveillance et service personnalisés avec des accords clairs et mise à disposition d’un point de contact en cas de
besoin d’une assistance technique.
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