Brève présentation du logiciel Access

Présentation succincte de Microsoft Access
Frédéric Lassabe
October 15, 2010
Introduction
MS Access est un logiciel de base de données édité par Microsoft. Ce logiciel regroupe plusieurs
fonctionnalités des systèmes de gestion de bases de données ainsi que des outils connexes.
Dans le cadre d’OI40, nous verrons plus particulièrement les outils suivants :
• les tables;
• les requêtes;
• les formulaires;
• les états;
• VBA.
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Tables de la base de données
Les tables définissent la structure des éléments (entités et associations) de la base de données. Deux
fonctions sont attendues des tables.
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Mode création
En mode création, on peut définir la structure des éléments de la base de données. La structure est
la description des champs présents dans les tables : représentées dans un tableau à deux dimensions,
il s’agit des entêtes de colonnes.
Pour chaque champ, on précisera son nom (première colonne en mode création) et son type
(seconde colonne). Une troisième colonne permet de laisser un commentaire concernant le champ
(par exemple, à quoi il sert).
1.2
Mode table
Dans ce mode, la table est représentée sous forme d’un tableau à deux dimensions. Les colonnes
définissent les champs de la table. Chaque ligne représente un enregistrement de la table. Un enregistrement est composé de ses valeurs pour chaque champ.
Attention à ne pas confondre le mode création, qui indique la structure générique de la table, et
le mode table qui permet d’insérer des enregistrements !
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Les requêtes
Access permet de définir des requêtes qui sont ensuite exécutées par le SGBD. Quatre modes d’affichage
existent.
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Le premier mode est le mode création “graphique”. Dans ce mode, on sélectionne les tables qui
seront utilisées par la requête. On utilise ensuite la souris pour cliquer-glisser les champs que l’on
souhaite manipuler dans la requête. Ces champs seront soit affichés, soit utilisés pour exprimer des
critères, soit les deux en même temps. Les critères permettent de filtrer les données manipulées en
fonction de leurs valeurs.
Le second mode est le mode SQL. Il permet de créer la requête en écrivant directement son code
SQL. Ce mode est plus complexe mais plus riche que le mode “graphique”. Il est conseillé de se
familiariser avec.
Le troisième mode est mode d’exécution de la requête : il consiste à faire interpréter la requête et
appliquer son résultat à la base de données.
Enfin, le quatrième mode ne doit pas être confondu avec le troisième : il permet d’afficher les
enregistrements qui seront impliqués par l’exécution de la requête. Ce mode est équivalent au mode
d’exécution pour les requêtes de sélection. Il est différent pour les requêtes de suppression, insertion et
modification. Dans ces derniers cas, il affichera les lignes insérées/supprimées/modifiées sans appliquer
les changements.
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Les formulaires
Les formulaires sont une fonctionnalité d’Access qui s’éloigne du rôle de la base de données pour entrer
dans l’exploitation des données. En effet, les formulaires permettent de créer les interfaces utilisateur
permettant de manipuler une base de données de manière transparente pour l’utilisateur.
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Les états
Les états sont similaires aux formulaires concernant leur création. Cependant, ils n’ont pas le même
rôle et sont utilisés pour créer des documents imprimables. Leur création doit donc répondre à des
impératifs d’impression et, par conséquent, être formatés selon cet objectif.
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VBA
VBA est un langage de scripts, interprété par Access. Il existe également dans les autres produits
de la suite MS Office. VBA permet de gérer des événements et des traitements complexes dans le
logiciel Access. VBA permet en particulier de créer des interfaces complexes basées sur les formulaires
conjointement au langage VBA. VBA permet de manipuler les formulaires et leur contenu ainsi que
les tables et leur contenu.
Conclusion
MS Access est un produit complexe de gestion des bases de données. Cependant, il faut garder en
tête qu’il n’est ni conçu pour une utilisation importante (serveur de bases de données), ni pour créer
des applications complètes (les interfaces créées par Access requiérant Access pour s’utiliser).
Enfin, Access, comme beaucoup de produits Microsoft, ne respecte pas ou peu les standards et
est difficilement interopérable avec des logiciels hors de l’écosystème des logiciels Microsoft1 .
1
Il se trouve qu’en pratique, la compatibilité avec d’autres produits est assurée par les concurrents du fait de la
situation monopolistique de Microsoft.
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