politique de remboursement des frais de déplacement

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POLITIQUE DE REMBOURSEMENT
DES FRAIS DE DÉPLACEMENT RELATIVEMENT À LA
TENUE DES RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Fédération des familles et amis de la personne
atteinte de maladie mentale
Document Officiel adopté en Septembre 2002
Révisé en décembre 2005
1.
RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX
Cette procédure s’adresse aux administrateurs
de la Fédération des familles et amis de la personne atteinte de maladie mentale (FFAPAMM).
E. SUBSTITUT
A. FRAIS DE DÉPLACEMENT
On entend par substitut la personne mandatée
exceptionnellement par résolution de son
conseil d’administration pour remplacer un
administrateur dans le cas où celui-ci ne peut
assister à une réunion.
On entend par frais de déplacement les frais
reliés au transport, à l’hébergement et à la
subsistance relativement à la tenue des réunions
du conseil d’administration de la FFAPAMM.
Le substitut a droit à un remboursement de ses
frais de déplacement calculé à partir de la ville
d’origine de son association-membre.
Un substitut qui accompagne un administrateur
mandaté n’a pas droit au remboursement de ses
frais de déplacement.
B. RENCONTRE RÉGULIÈRE DU CONSEIL
D’ADMINISTRATION
On entend par rencontre régulière du conseil
d’administration une rencontre débutant le jeudi
à midi et se terminant le vendredi en fin de
journée.
F. ACCOMPAGNATEUR
On entend par accompagnateur la personne qui
accompagne un administrateur ou un substitut
pour assister à une réunion du conseil d’administration de la FFAPAMM.
C. ADMINISTRATEUR
On entend par administrateur la personne
mandatée par résolution de son conseil d’administration suite à la nomination de son
association-membre par consensus régional à
titre de représentant pour une région.
L’accompagnateur n’a pas droit au remboursement de ses frais de déplacement.
G. PIÈCES JUSTIFICATIVES
Il n’est pas nécessaire de fournir des pièces
justificatives pour obtenir un remboursement de
ses frais de déplacement, sauf dans les cas
suivants:
•transport par automobile
(voir détails au point 2-A)
•transport par autobus ou par train
(voir détails au point 2-B)
•transport par avion
(voir détails au point 2-D)
•hébergement/régions éloignées
(voir détails au point 3-E)
L’administrateur a droit à un remboursement de
ses frais de déplacement calculé à partir de la
ville d’origine de son association-membre.
D. ADMINISTRATEUR PAR INTÉRIM
On entend par administrateur par intérim la
personne mandatée par résolution de son
conseil d’administration qui occupe le siège
d’une autre région lorsque celle-ci ne peut s’en
prévaloir ou qui occupe un siège pour une région
où il n’y a pas d’associations-membres.
L’administrateur ou le substitut a cependant le
devoir de signer la feuille de présence au début
de chaque réunion et d’y inscrire les informations demandées.
L’administrateur par intérim a droit à un
remboursement de ses frais de déplacement
calculé à partir de la ville d’origine de son
association-membre et non de celle de la région
qu’il remplace.
1
1.
RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX
H. RÉGIONS ÉLOIGNÉES
Une région est reconnue comme étant éloignée
lorsque le nombre total de kilomètres parcourus,
aller & retour, dépasse 700 km.
Les administrateurs en provenance de ces
régions ont droit, si requis , à des sommes
supplémentaires pour:
•leur hébergement
•leurs frais de subsistance
(voir détails aux points 3-E et 4-F)
Si tel est le cas, l’administrateur doit en faire
mention sur la feuille de présence à l’endroit
réservé à cette fin.
I. ÉMISSION DU CHÈQUE
Compte tenu que, selon ses règlements
généraux, les sièges disponibles au sein du
conseil d’administration de la FFAPAMM sont
comblés par des associations-membres, celle-ci
émet les chèques de remboursement à l’ordre de
l’association-membre désignée.
J. VÉRIFICATION
La FFAPAMM se réserve le droit d’effectuer des
vérifications et/ou d’exiger des pièces justificatives pour valider une demande de
remboursement, si nécessaire.
K. NOTE CONCERNANT L’ÉTABLISSEMENT HÔTELIER
Les remboursements, gratuités et conditions
énoncés dans la présente politique sont accordés
en fonction de l’établissement hôtelier où la
FFAPAMM entretient ses liens d’affaires.
Le choix de l’établissement pourrait varier en
fonction des tarifs négociés par la FFAPAMM.
2
2.
FRAIS RELATIFS AU TRANSPORT
La FFAPAMM rembourse les coûts reliés au
transport des administrateurs dûment mandatés
par résolution. Les moyens de transport pouvant
être utilisés sont:
•l’automobile
•le train
•Mont-Laurier
•Longueuil
•Sorel
•Granby
•St-Jean-sur-Rich.
•Châteauguay
•St-Hyacinthe
•Valleyfield
•l’autobus
•l’avion
954 km - aller/retour
Un supplément de 20 km est ajouté pour chaque
administrateur qui utilise sa voiture afin de
compenser pour le kilométrage excédentaire à la
distance routière de base établie par Transport
Québec.
A. UTILISATION D’UNE AUTOMOBILE
L’administrateur qui utilise son automobile
reçoit une compensation équivalente à
0,34$/kilomètre parcouru, aller & retour. La
distance entre Québec et la ville d’origine est
déterminée selon les distances routières établies
par Transport Québec (Guide des distances
routières 1997-1998). Un reçu d’essence de
Québec est exigé pour le remboursement.
Un administrateur en provenance de la ville de
Québec a droit à une allocation journalière
équivalente à 30 km, aller & retour. Celui-ci n’a
toutefois pas droit au supplément de 20 km.
Ayant pour point d’origine la ville de Québec, la
liste suivante permet d’établir la distance
routière de base utilisée pour le calcul du
remboursement:
•Rimouski
•Chicoutimi
•Roberval
•Donnacona
•La Malbaie
•Drummondville
•Shawinigan
•Trois-Rivières
•Victoriaville
•Louiseville
•Bécancour
•Sherbrooke
•Montréal
•Dorval
•Hull
•Val D’Or
1 542 km - aller/retour
•Amos
•Rouyn-Noranda 1 754 km - aller/retour
•La Sarre
•Sept-Îles
•Baie-Comeau
•New Richmond 1 188 km - aller/retour
•Lévis
•Montmagny
•St-Georges
•Thetford-Mines
•Laval
•Joliette
•St-Jérôme
B. TRANSPORT PAR AUTOBUS OU PAR TRAIN
L’administrateur qui utilise l’autobus ou le train
comme moyen de transport a droit à un
remboursement complet de son billet aller &
retour, incluant les taxes applicables. Toutefois,
les moyens de transport utilisés doivent être de
classe économique. Si un administrateur choisit
de voyager dans une classe autre qu’économique, il doit en assumer la différence.
Une pièce justificative est requise pour chaque
remboursement. L’administrateur doit remettre
le billet de transport (un relevé de transaction de
carte de crédit ou débit n’est pas valable).
C. COVOITURAGE
Seul l’administrateur utilisant son automobile
reçoit un remboursement. Les administrateurs
qui accompagnent le conducteur du véhicule
doivent l’indiquer sur la feuille de présence
remise au début de chaque réunion du conseil.
Ceux-ci ne reçoivent pas de compensation pour
le transport.
Toutefois, le conducteur du véhicule a droit à un
remboursement supplémentaire équivalent au
kilométrage effectué pour se rendre chez son
(ses) passager(s). La réclamation doit être
effectuée sur la feuille de présence remise au
début de chaque rencontre.
3
2.
FRAIS RELATIFS AU TRANSPORT
D. TRANSPORT PAR AVION
Exceptionnellement, et après entente avec un
représentant de la FFAPAMM, l’utilisation de
l’avion comme moyen de transport peut être
utilisé, en autant que le coût du billet (aller &
retour) ne dépasse pas le montant total qui serait
habituellement encouru pour un déplacement en
automobile (hébergement et repas habituellement inclus durant le trajet).
Dans le cas où le coût du billet dépasse la limite
fixée, l’administrateur doit en assumer la
différence. Une pièce justificative est nécessaire
pour obtenir un remboursement.
E. TAXI & STATIONNEMENT
Les frais d’utilisation d’un taxi sont remboursés
sur présentation des pièces justificatives dans le
cas où l’administrateur utilise un moyen de
transport autre que son automobile.
Les déplacements en taxi sont remboursables
uniquement pour les trajets effectués à
l’intérieur des limites de la ville de Québec, soit
du point d’arrivée jusqu’à l’hôtel et de l’hôtel au
point de départ.
Les frais de stationnement ne sont pas remboursables, sauf exception.
F. TRANSIT
Dans le cas où un administrateur utilise un
moyen de transport autre que son automobile,
les déplacements effectués en région du point
d’origine au point d’accès au transport en
commun sont remboursables sous forme d’une
allocation forfaitaire équivalente au supplément
accordé pour l’utilisation d’une automobile, soit
20 km aller & retour (voir point 2-A).
4
3.
FRAIS RELATIFS À L’HÉBERGEMENT
La FFAPAMM assume les frais d’hébergement de
tous les administrateurs dûment mandatés par
résolution pour la nuitée du jeudi. Tout montant
facturé à la FFAPAMM (autre que le coucher)
sera déduit lors de la production du
remboursement final.
Un numéro de réservation est remis à l’administrateur pour la durée de son séjour.
Afin de bénéficier de la gratuité de son séjour,
l’administrateur doit obligatoirement effectuer
sa réservation via la FFAPAMM à l’aide de la
feuille-réponse à retourner avant chaque
réunion.
Un représentant de la FFAPAMM effectuera les
réservations des administrateurs pour la durée
complète de leur séjour.
D. AUTRES FRAIS
La FFAPAMM n’assume pas les coûts reliés aux
autres frais d’hébergement suivants:
•les consommations
•le service aux chambres
•les appels téléphoniques
•la location de films
•etc.
A. LIEU DU SÉJOUR
Les réunions du conseil d’administration ont
lieu à l’établissement hôtelier où la FFAPAMM
entretient ses liens d’affaires.
Compte tenu que la FFAPAMM détient un
compte dans un établissement hôtelier particulier pour la tenue des réunions du conseil
d’administration, l’administrateur doit séjourner
à cet hôtel afin d’obtenir la gratuité de son séjour.
Si un administrateur désire profiter d’un
hébergement dans un autre hôtel, il doit en
assumer la totalité des coûts.
S’il y a lieu, ces frais seront déduits et/ou facturés
lors de la production du remboursement final.
E. RÉGIONS ÉLOIGNÉES
Pour les administrateurs qui proviennent des
régions éloignées, une ou deux nuitées additionnelles sont remboursées par la FFAPAMM, si
requis. Les régions concernées sont:
•Hull
•Val d’Or
•Amos
•Rouyn-Noranda
•La Sarre
•Sept-Îles
•Baie-Comeau
•New Richmond
•Mont-Laurier
B. DURÉE DU SÉJOUR
La durée du séjour d’une rencontre régulière du
conseil d’aministration est d’une nuitée, sauf
pour les administrateurs en provenance des
régions éloignées.
Si un administrateur (autre que ceux en
provenance des régions éloignées) désire
prendre une nuitée additionnelle lors de la tenue
d’une rencontre régulière du conseil d’administration, il doit en assumer la totalité des coûts.
Les nuitées additionnelles sont assumées par la
FFAPAMM lorsque le séjour a lieu dans l’établissement hôtelier où la FFAPAMM entretient ses
liens d’affaires.
Dans le cas où un prolongement de la rencontre
est nécessaire, la FFAPAMM assume la ou les
nuitée(s) supplémentaire(s) pour tous les administrateurs, si requis.
Dans les cas où un administrateur doit utiliser
une nuitée additionnelle en dehors du lieu de
séjour où les rencontres sont tenues, il doit obligatoirement fournir une pièce justificative pour
obtenir un remboursement. Le montant est
remboursé à taux réel jusqu’à concurrence du
tarif négocié par la FFAPAMM avec l’établissement hôtelier où celle-ci entretient ses liens
d’affaires.
C. RÉSERVATIONS À L’HÔTEL CLARION
Afin d’éviter les intermédiaires et faciliter la
facturation, les réservations sont effectuées par
un représentant de la FFAPAMM à l’aide de la
feuille-réponse envoyée avec chaque avis de
convocation.
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4.
FRAIS DE SUBSISTANCE
La FFAPAMM assume les frais de subsistance
des administrateurs dûment mandatés par
résolution.
E. COUPONS POUR LES REPAS
A. DÎNERS
L’administrateur a la responsabilité d’apporter
ses coupons lors de la tenue de l’événement.
Aucun coupon ne sera remis sur place.
Des coupons, échangeables pour 2 dîners et 1
déjeuner, sont remis à l’administrateur pour ses
repas avant la tenue de la réunion.
Les dîners du jeudi et vendredi sont assumés par
la FFAPAMM.
compte à l’Hôtel Clarion, l’administrateur doit
prendre son dîner à cet hôtel afin d’en obtenir la
gratuité. Si un administrateur désire prendre
son dîner dans un autre restaurant, il doit en
F. RÉGIONS ÉLOIGNÉES
Pour les administrateurs qui proviennent des
régions éloignées, des allocations pour des repas
additionnels sont accordées par la FFAPAMM,
si requis.
Celles-ci sont remboursées après la tenue de la
réunion suite aux informations recueillies sur la
feuille de présence. Aucune pièce justificative
n’est requise.
B. RÉSERVATION DES DÎNERS
Afin d’éviter les intermédiaires et faciliter la
facturation, les réservations sont effectuées par
un représentant de la FFAPAMM à l’aide de la
feuille-réponse envoyée avec chaque avis de
convocation.
Les régions concernées sont:
•Hull
•Val d’Or
•Amos
•Rouyn-Noranda
•Sept-Îles
•Baie-Comeau
•New Richmond
•Mont-Laurier
C. SOUPERS
La FFAPAMM accorde une allocation de 18,00$ à
tous les administrateur pour le souper du jeudi et
celui du vendredi. Les représentants des régions
éloignées ont droit à des allocations supplémentaires, si requis (voir article F). Ces
allocations sont remboursées après la tenue de
la réunion et aucune pièce justificative n’est
requise.
Les allocations accordées pour des repas
additionnels sont les suivantes:
•Déjeuner
8,00$
•Dîner
15,00$
•Souper
18,00$
Celles-ci sont payables jusqu’à concurrence de
64,00$, soit l’équivalent de 2 déjeuners, un
souper et 2 dîners supplémentaires, le tout
réparti de la façon suivante:
•un dîner en route la veille de la
tenue de la réunion;
•un souper en route ou sur place
la veille de la tenue de la réunion;
•un déjeuner sur place le matin
de la première journée de la réunion;
•un déjeuner sur place ou en route
le lendemain de la tenue de la réunion;
•un dîner en route le lendemain de
la tenue de la réunion.
Afin d’éviter une coupure de votre allocation, il
est préférable d’éviter de porter vos repas au
compte de votre chambre.
D. DÉJEUNER
Le déjeuner du vendredi est assumé par la
FFAPAMM.
compte à l’Hôtel Clarion, l’administrateur doit
prendre son déjeuner à cet hôtel afin d’en obtenir
la gratuité. Si un administrateur désire prendre
son déjeuner dans un autre restaurant, il doit en
Tout autre repas doit être assumé par l’association concernée.
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5.
DÉFAUT DE PRODUCTION DE PIÈCES JUSTIFICATIVES
A. RECOURS
Dans le cas où un administrateur omet de
produire les pièces justificatives requises pour le
remboursement de son transport ou si celui-ci
néglige de réclamer ses repas additionnels sur la
feuille de présence (dans le cas des représentants des régions éloignées), la FFAPAMM agira
de la façon suivante:
1ère occurrence
Envoi d’un premier avertissement à l’administrateur. Sa signature est requise afin d’obtenir le
remboursement demandé.
2e occurrence
Envoi d’un second et dernier avertissement à
l’administrateur. Sa signature est requise afin
d’obtenir le remboursement demandé.
L’envoi inclus une copie du premier avertissement, de même qu’un rappel de la Politique de
remboursement.
À cette étape, des copies de tous ces document
sont adressées aux membres du conseil
d’administration de l’association concernée,
ainsi qu’au trésorier de la FFAPAMM.
B. CONSÉQUENCES
Suite au deuxième avertissement, l’administrateur ne pourra, sous aucune considération,
obtenir un remboursement sans les pièces
justificatives requises, et ce, pour la durée de son
mandat.
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