EMC Supplier Exchange - EMC France

EMC SUPPLIER EXCHANGE
Rationalisez la gestion des transmissions et des
livrables contractuels, le tout de manière
sécurisée, par l’intermédiaire du Cloud
AVANTAGES CLÉ S

Simplifiez et accé lé rez la
distribution, la vé rification et
l’approbation des transmissions
et des livrables contractuels au
sein de votre ré seau é tendu de
fournisseurs et de soustraitants

Fournissez un accè s sé curisé ,
une visibilité totale et un
partage des responsabilité s
pour la qualité des livrables
contractuels é changé s par
l’intermédiaire du Cloud

É tendez le contrô le sur les
projets à votre ré seau global de
fournisseurs tout en assurant
l’intégrité des donné es et en
proté geant la proprié té
intellectuelle

Assurez la surveillance du
statut actuel des approbations
des livrables

Ré duisez considé rablement le
temps consacré aux opé rations
d’administration manuelles,
sans investissements
informatiques, en diminuant
ainsi les coû ts tout en gagnant
en productivité

Limitez les problè mes
contractuels et les retards de
projet
Et si vous pouviez ré duire fortement le temps que votre é quipe passe à gé rer les
transmissions et les livrables contractuels, avec un investissement informatique
minimal ? Et si votre é quipe pouvait fournir un accè s sé curisé aux livrables
contractuels au sein de votre ré seau global de fournisseurs et de sous-traitants,
avec un partage des responsabilité s en matiè re de qualité et de pré cision ? Et si
vous pouviez faire tout cela tout en garantissant l’intégrité des donné es et en
proté geant la proprié té intellectuelle en dehors de l’entreprise ?
EMC® Supplier Exchange ré sout d’emblée vos problè mes d’échanges de donné es.
Cette solution conçue pour les commanditaires de projet, les proprié taires de
ressources et les é quipes d’ingénierie, d’approvisionnement et de construction
(EPC) vous aide à respecter vos dé lais quels que soient la taille et le pé rimè tre de
vos projets. En bref, EMC Supplier Exchange simplifie et accé lè re la distribution, la
vé rification et l’approbation des transmissions et des livrables contractuels à
l’échelle de l’ensemble de votre équipe é tendue, de façon sécurisé e, par
l’intermé diaire du Cloud.
COLLABORATION É TENDUE AU-DELÀ DES
FRONTIÈ RES DE L’ENTREPRISE
Les transmissions et les livrables contractuels constituent des communications
essentielles pour coordonner un ré seau global de fournisseurs, de sous-traitants
et de partenaires dans le cadre de projets conjoints. Mais avec une é quipe
ré partie dans le monde entier, la collaboration et la gestion des transmissions tout
au long du cycle de vie d’un projet constituent des processus qu’on tente toujours
dé sespé ré ment d’améliorer. Assembler et pré parer les transmissions et les
ré ponses associé es est à la fois fastidieux et source d’erreurs. Les diffé rentes
versions des documents doivent ê tre vé rifié es. Les ré ponses, les modifications et
les approbations doivent ê tre coordonné es et contrô lé es. Les é quipes de projet
doivent collaborer avec les fournisseurs et les sous-traitants pour é changer des
transmissions et des livrables en dehors des frontiè res de l’entreprise, ce qui se
fait gé né ralement de maniè re plus ou moins improvisé e en utilisant l’e-mail, le
FTP, des lecteurs partagé s et des services de livraison rapide. En dehors de leur
inefficacité , ces mé thodes obsolè tes cré ent de sé rieuses failles de sé curité .
UNE APPROCHE RADICALEMENT
DIFFERENTE : LA COLLABORATION
STRUCTUREE
EMC Supplier Exchange offre une approche totalement nouvelle de ces processus.
Tout tourne autour de la collaboration structuré e. La solution organise les
documents du projet au sein d’un espace collaboratif, en centralisant la gestion
des é changes de transmissions et de livrables contractuels. Les membres de
l’équipe peuvent parcourir les documents, en rechercher et en té lé charger de
nouveaux ; ils reçoivent des notifications par e-mail et par l’intermédiaire de
l’interface qui leur indiquent quand un livrable a é té soumis, approuvé ou rejeté .
Ils peuvent visualiser les documents et les commenter directement au sein de la
solution, ainsi que gé rer et suivre les transmissions, par l’intermédiaire de
processus structuré s de vé rification, de modification et d’approbation. EMC
Supplier Exchange capture les commentaires et les remarques ad hoc é manant
des fournisseurs et des membres de l’équipe, ce qui aide les diffé rents
intervenants à ré soudre les é ventuels problè mes directement lié s aux
PRÉ SENTATION DE LA SOLUTION
documents : en facilitant la collaboration, cela a pour effet d’accélérer la
ré alisation du projet. Les pistes d’audit et les historiques de versions fournissent
un suivi complet des documents à des fins de conformité .
GESTION SIMPLIFIEE DE LIVRABLES
COMPLEXES
D’un point de vue administratif, EMC Supplier Exchange contrô le les actions
pouvant ê tre effectué es à l’aide d’un modè le de sé curité basé sur des rô les. Sa
conception flexible permet d’utiliser des workflows de vé rification et d’approbation
configurables. De plus, un tableau de bord de projet unique permet aux membres
de l’équipe d’accéder rapidement à l’état du projet ou d’un document, ainsi que de
suivre, surveiller et gé rer l’état de milliers de documents et de livrables, qu’ils
soient ouverts, en attente, accepté s, rejeté s ou clos.
Le tableau de bord de projet fournit une vue consolidé e des livrables associé s à
chaque contrat.
PRISE EN CHARGE ETENDUE DES PROCESSUS
METIERS EXISTANTS
Grâ ce à son architecture ouverte, EMC Supplier Exchange est capable d’étendre
les capacité s de collaboration en s’intégrant avec d’autres applications mé tiers
critiques utilisé es à l’heure actuelle. Les documents sont dé placé s dans EMC
Supplier Exchange pour permettre la collaboration. Une fois la phase collaborative
terminé e, les versions finales sont renvoyé es dans l’application d’origine, avec un
suivi complet des interactions qui ont eu lieu en ligne. EMC Supplier Exchange est
la solution idé ale pour permettre à votre é quipe é tendue d’interagir avec les
documents, livrables et transmissions critiques pour l’entreprise.
Pour les é quipes qui travaillent à la conception ou à la construction de nouveaux
projets d’ingénierie, EMC Supplier Exchange fournit une inté gration é troite et
inté gré e avec la solution EMC Documentum® Capital Projects, du fait que les deux
font partie inté grante de la suite de solutions EMC Documentum for Engineering,
Plant and Facilities Management (Documentum EPFM™).
Le principe de fonctionnement est le suivant : Documentum Capital Projects
automatise la cré ation des transmissions et des livrables, et les documents
ré sultants sont té lé chargé s automatiquement dans EMC Supplier Exchange. En se
basant sur les informations issues de Documentum Capital Projects, Supplier
Exchange cré e l’espace collaboratif en ligne, avec contrô les d’accès, attributions,
etc. Une fois les contenus en ligne, les partenaires et les fournisseurs peuvent y
accé der pour les vé rifier et les approuver. Des espaces ré servé s dans les
transmissions permettent aux tiers de fournir les livrables né cessaires et de
remplir leurs obligations contractuelles.
Tout au long de ce processus, chacun des membres de l’équipe peut utiliser EMC
Supplier Exchange pour recevoir des notifications, suivre les transmissions,
consulter les historiques et les rapports, et procé der à un contrô le qualité externe.
À la fin du cycle, tous les documents figurant dans les transmissions, y compris
les nouveaux livrables, sont synchronisé s dans Documentum Capital Projects,
avec l’intégralité des historiques de versions, commentaires, mé tadonné es et
approbations associé s.
LA TECHNOLOGIE SAAS : LA BONNE
SOLUTION POUR AUJOURD’HUI
En tant que solution Saas, EMC Supplier Exchange offre tous les avantages du
Cloud computing : capacité s d’accès é tendues pour les parties autorisé es, avec
chiffrement hautement sé curisé et gestion des accè s et transmissions de
documents en fonction des rô les. S’exécutant dans le Cloud public, la solution est
toujours disponible, et n’implique pas de laisser des utilisateurs externes accé der
aux ré seaux internes ni d’utiliser des VPN. Elle est rapide à dé ployer, ne né cessite
qu’une simple configuration, et peut faire l’objet d’un scale-up ou é voluer à la
baisse pour ré pondre aux é volutions des besoins mé tiers. Le modè le
d’abonnement avec tarification à l’utilisation né cessite un investissement minimal,
et permet de faire passer les dé penses associé es des budgets d’investissement
aux budgets d’exploitation.
DES GAINS D’EFFICACITE SUBSTANTIELS, ET
LES ECONOMIES QUI EN DECOULENT
EMC Supplier Exchange vous apporte des processus d’une efficacité sans
commune mesure avec les activité s commerciales habituelles. En é tant libé ré e des
tâ ches fastidieuses lié es à l’entreprise et à la vé rification de documents é manant
de multiples parties, votre é quipe est non seulement plus productive, mais aussi
bien moins stressé e. Elle peut avoir toute confiance dans l’intégrité des
documents, avec un partage des responsabilité s de qualité avec les fournisseurs
et les sous-traitants, lesquels disposent quant à eux d’un contrô le accru sur les
livrables contractuels. Ce partage des responsabilité s permet é galement de
ré duire considé rablement les litiges contractuels et les retards de projet qui en
dé coulent. Pour les entreprises du secteur EPC, des transmissions plus rapides
signifient des dé lais de reconnaissance du travail accompli et d’approbation plus
courts, et donc des dé lais de rentabilisation raccourcis.
Il est possible de bâ tir un argumentaire en faveur d’EMC Supplier Exchange rien
que sur les gains d’efficacité qu’il permet. Mais « boucher les trous » dans votre
pare-feu constitue une amé lioration tout aussi vitale, surtout du fait que les
pirates d’aujourd’hui sont plus que jamais des experts des failles de sé curité .
Enfin, il faut prendre en considé ration les avantages en matiè re de coû ts. En se
basant sur les projets ré alisé s en collaboration avec des centaines de proprié taires
de ressources et d’entreprises du secteur EPC, l’équipe EMC estime le coû t du
temps perdu en administration et en gestion de projet à environ 20 000 dollars
par mois. Rationalisez ces processus et, quelle que soit l’évolution des autres
variables, il est clair que vous ré aliserez des é conomies substantielles.
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La division Information Intelligence
Group (IIG) d’EMC transforme la façon
dont les entreprises connectent
l’information au travail. Que ce soit
sur site ou dans le Cloud, les
technologies IIG é liminent la
complexité associé e à la gestion et à
la protection de la ressource la plus
pré cieuse d’une entreprise : les
informations.
Pour en savoir plus sur EMC Supplier Exchange et la suite de solutions
Documentum EPFM, rendez-vous sur: france.emc.com/DocumentumForEnergy.
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