Fiche de poste

Fiche de poste
Intitulé du poste :
Site de localisation :
Nom du responsable :
Fonction :
Affectation :
Assistante de direction bilingue
Institut de la Vision, 17 rue Moreau 75012 PARIS
José-Alain SAHEL
Directeur
CIC 503
Mission et Objectifs :
Le ou la secrétaire de direction est polyvalent(e).
Ses principales missions sont d’assister le directeur dans la réalisation de ses missions en assurant la
gestion optimum de son agenda, tout en veillant à l’exercice d’activités de secrétariat diversifiées.
Activités principales :
-
Organise et gère les missions du Directeur en France ou à l’étranger
Coordonne et/ou réalise des activités administratives de la Direction de l’Institut
Participe à l’instruction de dossiers complexes par la prise en charge des aspects
administratifs et logistiques
Assure la circulation de l’information émanant du Directeur avec les équipes de la structure
et les partenaires extérieurs (et réciproquement)
Assure l’accueil téléphonique
Effectue l’identification, la planification et le suivi des tâches pour la préparation et la gestion
d’évènements et de dossiers
Assure le traitement des courriers papiers et électroniques
Réalise la saisie de documents de formes et de contenus divers
Compétences :
COMPETENCES TECHNIQUES :
- Maîtriser les outils de gestion et de suivi
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Adobe Acrobat, internet et
messagerie électronique)
- Avoir des connaissances élaborées des techniques administratives
- Maîtriser les techniques de communication téléphonique
- Maîtriser les techniques de recherche d’informations, de classement et d’archivage
- Savoir planifier les activités et les échéances
COMPETENCES TRANSVERSES
- Avoir une bonne expression écrite et orale et une maîtrise parfaite de l’orthographe et de la
grammaire
- Savoir organiser son poste de travail et ses activités
- Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
- Etre capable de se conformer à des procédures, des consignes et des opérations
méthodiques
- Identifier les priorités et savoir s’adapter à des tâches variées
- Savoir rendre compte de son activité, oralement ou par écrit
- Savoir préparer la correspondance du Directeur et les comptes-rendus de réunion
SAVOIR ETRE
- Disposer d’un excellent sens relationnel et de capacités d’écoute aussi bien en interne qu’en
externe
- Faire preuve d’une grande rigueur dans la méthodologie de travail
- Savoir faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité
- Etre à l’écoute et savoir transmettre les informations pertinentes au Directeur
- Etre disponible, calme et autonome
- Avoir une bonne résistance au stress
- Cultiver sa curiosité scientifique
- Faire preuve de diplomatie, d’aisance relationnelle pour s’adapter à des interlocuteurs
variés, dont le public.
Compétences linguistiques :
Anglais : bilingue
Environnement et contexte :
L’activité s’exerce en binôme au sein de la Direction de l’Institut de la Vision sous l’autorité de son
Directeur. L’environnement de travail présente un éventail très large composé d’une vingtaine
d’équipes, totalisant 250 personne, la direction et les services universitaires, les tutelles Inserm,
CNRS, Le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, Hospitaliers avec deux hôpitaux
(Centre Hospitalier National d’Ophtalmologie des Quinze-Vingts et Fondation Ophtalmologique A. de
Rothschild) ainsi qu’un Centre d’Investigation Clinique, plus d’une dizaine de partenaires industriels
et associatifs et autant de Fondations nationales et internationales, les collectivités territoriales et
agences nationales, les Comités Scientifiques et rédactionnels, les institutions comme l’Académie des
Sciences et l’Institut Pasteur, les institutions européennes et les collaborations internationales.
Niveau requis :
BTS assistant de direction
Expérience dans une fonction similaire :
1 à 2 ans d’expérience
Rémunération :
Entre 1821 € et 2050 € brut mensuel selon l’expérience
Type de contrat et durée :
CDD de 1 an renouvelable
Veuillez adresser votre CV et lettre de motivation à Margaret LONG
Coordonnées : 01 48 07 34 01, [email protected]