DT Ulysse trucs et astuces

ACADEMIE DE RENNES
SAFD juin 2011
Trucs et astuces
DT-ULYSSE Version 7
Frais de déplacement temporaires hors Formation continue et examens et concours
L’historique
Comment accéder à l’historique ? :
Ouvrir l’ordre de mission ou l’état de frais. Cliquer sur l'onglet « Historique ».
Quelle est l’utilité de cette rubrique ? :
Elle permet de prendre connaissance de tous les commentaires laissés par le valideur hiérarchique
ou le gestionnaire du SAFD en cas de modification à apporter à l’ordre de mission (destinations,
kilomètres ou dates à modifier, facture à joindre etc.. ).
Elle permet aussi de suivre la progression d’un ordre de mission avec indications de la date, du statut
et du destinataire.
Cette rubrique doit être consultée par le missionné ou le valideur hiérarchique (VH1) avant de valider
un ordre de mission ou un état de frais.
L’historique peut également vous permettre de visualiser le paiement des état de frais :
Menu général, Etats de Frais, « Sélectionner un EF. » Dans l’état de frais, cliquer sur l’onglet
« Historique. »
Nombre de jours depuis
le dernier changement
de statut
Foire aux questions
• J'ai un problème de connexion ou je n'arrive pas à me connecter à DT Ulysse avec mon
identifiant. Que dois-je faire ?Vous devez contacter la plateforme d’assistance informatique par
mail à [email protected] ou par téléphone au : 0810 454 454.
• Mon ordre de mission est bloqué par un " stop " , pourquoi et jusqu'à quand ? :
Lors de la création ou rédaction d'un OM, plusieurs messages rouges peuvent apparaître et bloquent
toute progression. En général, cela veut dire que les cases obligatoires (lieux de départ et de
destination, enveloppe budgétaire, dates et heures…) ne sont pas ou mal remplies.
Néanmoins, il peut aussi s'agir d'un dépassement d'enveloppe budgétaire (message: attention plus de
100% de la sous fonction budgétaire env_annuelle ont déjà été consommés). Dans ce cas, vous
devez attendre la mise en place de crédits supplémentaires.
ATTENTION : Les anomalies jaunes
sont indicatives et en aucun cas bloquantes.
• Je ne trouve pas mon Valideur Hiérarchique dans la liste déroulante. Que dois-je faire ?
Si vous ne trouvez pas votre VH1 dans la liste déroulante, vous devez le contacter ou son assistant de
saisie afin d' établir une demande de rattachement auprès du SAFD.
Service Académique des Frais de Déplacement
Inspection Académique des Côtes d'Armor
Centre Héméra 8 bis, Rue des Champs de Pies BP2369 22023 Saint-Brieuc Cedex1
Fax : 02.96.75.91.23 [email protected], [email protected], [email protected]
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dernière mise à jour : 27/06/2011
V:\Chef de bureau\Fiches de procédure SAFD\Fiches 6-Trucs et Asctuces V7\V7 Trucs et astuces.doc
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Trucs et astuces
DT-ULYSSE Version 7
Frais de déplacement temporaires hors Formation continue et examens et concours
• Mon OM a été refusé ou annulé ou remis en cours de création par le Service Académique
des Frais de Déplacement, pourquoi? Que dois-je le refaire ? :
Le motif du renvoi est indiqué dans l’onglet " historique". Vous devez tenir compte du commentaire
indiqué et corriger votre document. Vous devez ensuite le faire avancer vers le valideur hiérarchique
(VH1) pour accord.
- Les OM refusés ou remis en cours de création peuvent être modifiés par le missionné. Pour être
modifié, un OM refusé doit être remis en cours de création. Pour cela, vous devez accéder à
l'historique de l'onglet OM.
- Les OM annulés ne peuvent plus être modifiés, il faut créer un nouvel OM.
• Puis-je inscrire les trajets de plusieurs mois dans un seul OM?
Non, un ordre de mission doit être établi pour une période maximum d'un mois. Attention, ce sont les
dates de votre ordre de mission permanent (OMP) qui s’inscrivent par défaut, vous devez les changer.
Tout OM qui ne respectera pas ces règles sera refusé par le SAFD.
Les différents statuts d’un ordre de mission
1 - En cours de création
l’OM est librement modifiable ou supprimable
2 - En attente de validation hiérarchique
lorsque vous l’avez fait « avancer » vers votre valideur hiérarchique (VH1) et que
celui-ci est en train de le contrôler il n’est plus modifiable (ni supprimable) par le
missionné
lorsque votre VH1 l’a contrôlé et envoyé au service gestionnaire (le SAFD)
4 - En attente traitement service
gestionnaire
V - Validé
T - OM traité
lorsque le service gestionnaire l’a contrôlé et approuvé
lorsque vous avez transformé votre OM en EF (état de frais) Un OM ne peut être
supprimé qu’au statut « en cours de création ». Il peut être annulé ou refusé, voir
page suivante.
Soit le VH1, soit le SAFD vous retourne l’OM parce que vous avez fait une erreur
ou que vous l’avez mal rempli. Vous pouvez ensuite passer au statut « 1 - en cours
de création » pour le modifier.
Un refus d’OM est toujours accompagné d’un commentaire visible dans l’onglet
« historique des changements de statuts » Vous devez corriger votre OM et le faire
de nouveau avancer vers votre VH1.
R - Refusé
Les différents statuts d’un état de frais
1 - Création / Modification de l'EF
lorsque vous transformez votre OM « validé » en EF. Vous pouvez ajouter ou soustraire
des frais, par exemple ou modifier des trajets
2 - Attente de validation
hiérarchique
lorsque vous l’avez fait « avancer » vers votre valideur hiérarchique (VH1) et que celui-ci
est en train de le contrôler il n’est plus modifiable (ni supprimable) par le missionné
3 - Attente traitement service
gestionnaire
CO - Attente de traitement
CHORUS
CE – En cours de traitement
CHORUS
C1 - Payé CHORUS
lorsque votre VH1 l’a contrôlé et envoyé au service gestionnaire (le SAFD)
R - Refusé
lorsque votre EF a été validé par le SAFD et envoyé ver CHORUS pour paiement
En cours de traitement CHORUS
Lorsque l’EF a été mis en paiement par la Trésorerie Générale. Attention ! il faut
compter 3-4 jours en moyenne avant la visibilité du paiement sur votre compte.
Un état de frais payé, devient une note de frais (NF)
Soit le VH1, soit le SAFD vous retourne l’EF parce que vous avez fait une erreur ou que
vous l’avez mal rempli. Vous pouvez ensuite passer au statut « 1 - en cours de création »
pour le modifier.
Un refus d’EF est toujours accompagné d’un commentaire visible dans l’onglet
« historique » d’un EF. Vous pouvez corriger votre EF et le faire de nouveau avancer vers
votre VH1.
Service Académique des Frais de Déplacement
Inspection Académique des Côtes d'Armor
Centre Héméra 8 bis, Rue des Champs de Pies BP2369 22023 Saint-Brieuc Cedex1
Fax : 02.96.75.91.23 [email protected], [email protected], [email protected]
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