Règlement foyer

REGLEMENT DE LOCATION ET D’UTILISATION
DE L’ESPACE « LA DAVALADE »
PREAMBULE
Le présent règlement intérieur de location et d’utilisation du foyer socio-culturel de la
commune de Gajan a pour but d’en faciliter l’utilisation par le plus grand nombre et d’en
assurer la pérennité dans le temps.
La municipalité a opté pour une construction de qualité avec des matériaux et
techniques de choix, aussi chacun est invité au plus grand respect des installations et de
leurs conditions d’utilisation.
1/ PRINCIPE :
Le foyer socio-culturel de Gajan est un organe vital pour la collectivité.
A ce titre, il mérite l’attention du plus grand nombre.
Il est accessible au public, particulier ou associatif, avec une hiérarchie précise de
priorités.
Ainsi, il convient de classer les différentes activités de la façon suivante :
1/ Municipales
2/ Associations Gajanaises ou intercommunales
3/ Particulier Gajanais
4/Associations exerçant sur le territoire communautaire
5/ Association extérieure
6/ Particulier extérieur
Dans le même ordre d’idée, le tarif de location tel que décidé par le conseil municipal
est fixé selon le statut du locataire et le but de la manifestation.
 Toute personne qui loue le foyer le fait pour son propre compte ou celui de
l’association qu’il représente. Il engage ainsi sa propre responsabilité.
 Toute personne qui aura tenté de détourner le présent règlement dans le but
d’obtenir une priorité ou un tarif préférentiel du fait de son statut se verra
confisquer, immédiatement, le droit de location.
De plus, la caution pourra être retenue dans son intégralité.
2/ CALENDRIER :
 Les associations communales ou intercommunales sont invitées chaque année
au mois de septembre sur l’initiative de la municipalité afin d’établir le calendrier
de leurs différentes manifestations régulières et exceptionnelles
Mairie de Gajan - 30730 GAJAN
Tel : 04.66.81.13.38 Fax : 04.66.81.13.48 Email : [email protected]
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 Aucune réservation ne sera possible pour les rangs 3,4,5 pour les mois de
novembre et décembre tant que cette réunion n’aura pas eu lieu.
 Pour les mois de septembre et octobre, il sera tenu compte du calendrier
associatif de l’année précédente afin de ne pas gêner la reprise des activités des
associations sauf information particulière de leur part. Par ailleurs, toute
nouvelle association pourra présenter ses besoins, en cours d’année, et ce dès
sa création.
 L’arbitrage final de toute difficulté à ce niveau incombe au maire ou à son
représentant.
3/ MODALITES :
 La demande de location doit être formulée par écrit au plus tôt deux mois (à
l’exception des mariages) et au plus tard deux semaines avant la date prévue.
 Elle doit comporter le nom, prénom, adresse de la personne physique qui prend
la responsabilité de la location et préciser le créneau horaire (incluant
l’installation et le nettoyage) et le but d’utilisation de la salle.
 Une fois la demande enregistrée par le secrétariat, elle doit être obligatoirement
entérinée par le Maire ou son représentant.
 Les associations extérieures qui désirent louer la salle pour des activités
régulières sur l’année s’acquitteront d’un loyer de 500€ par an et devront passer
une convention avec la Mairie.
 La réservation prendra effet à réception :
 Du paiement de la location (voir tableau en annexe)
 Du versement d’une caution de 1 000 €.
 D’une attestation du locataire qui déclare avoir pris connaissance
du règlement intérieur.
 De l’attestation d’assurance de responsabilité civile du locataire.
Dans le cas d’une réservation à long terme (mariage) il sera exigé le versement
d’arrhes d’un montant de 30% du prix de location au moment de la réservation.
4/ CAPACITE :
 Le locataire veillera strictement à ne pas dépasser la capacité maximale qui est
de 200 personnes.
5/ REPAS :
 Le local office est équipé pour la conservation et le réchauffage des plats mais il
est strictement interdit d’y confectionner des repas collectifs. La municipalité ne
saurait être tenue responsable de tout manquement aux règles d’hygiène ou de
chaîne du froid.
 Le locataire est tenu de faire fonctionner les matériels mis à disposition en
respectant les notices d’utilisation fournies.
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6/ RESPONSABILITE-SECURITE :
 Dès la remise des clés, le locataire est entièrement responsable des locaux mis à
sa disposition et de leur contenu. Il veillera donc à bien fermer à clé l’ensemble
des accès.
 Les portes du foyer doivent permettre une évacuation rapide en cas d’incident.
Le locataire veillera donc à ne pas en obstruer l’accès.
 Des extincteurs sont régulièrement entretenus pour la sécurité de tous. Une
utilisation même partielle devra être impérativement signalée afin de prévoir le
remplissage de l’appareil. Toute utilisation intempestive verra la caution
amputée des frais de remise en état de l’extincteur.
 L’accès à l’armoire électrique est strictement interdit. Aucune sonorisation n’est
prévue dans la location de la salle.
 Le téléphone du hall permet l’appel de tout numéro d’urgence. Une fiche
détaillée en précise les modalités d’utilisation.
 Tout feu est strictement interdit à l’intérieur et à proximité de la salle.
 Il est interdit de fumer dans toutes les salles du foyer.
 Les animaux ne sont pas admis.
 La disposition des tables et chaises se fera dans le respect des procédures
d’évacuation d’urgence. Tout ce matériel sera rangé, propre, dans la réserve
prévue à cet effet avant la remise des clés.
 Le mobilier mis à disposition ne quittera sous aucun prétexte l’enceinte du foyer.
 La présente location ne donne pas le droit au locataire de transgresser les règles
liées aux nuisances sonores et celui-ci sera donc le seul responsable en cas d’abus
constaté à ce niveau. (Art 623-2 du Code Pénal) Il veillera donc au maintien d’un
niveau sonore acceptable ainsi qu’au respect de la tranquillité du quartier
(stationnement des véhicules, etc.…)
7/ ETAT DES LIEUX :
 Toute location entraînera un état des lieux avant et après la manifestation avec
un élu ou un membre du personnel communal désigné à cet effet.
 Toute décoration installée devra répondre aux normes de sécurité et être
intégralement retirée avant la restitution des clés. Les adhésifs de toute nature
et autres fixations (punaises, agrafes, clous ou autres…) sur les murs, portes,
mobiliers et plafonds sont strictement interdits.
 Les abords du foyer et le parking feront l’objet de la même attention.
 Les détritus seront ramassés dans des sacs et déposés dans les poubelles prévues
à cet effet. Les dispositions liées au tri des déchets s’appliquent à ce niveau
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(poubelle bleue pour les emballages, verte pour les autres déchets à l’exception
des verres qui devront être déposés dans les colonnes prévues dans le village).
8/ NETTOYAGE ET ENTRETIEN
 Chaque locataire est tenu de rendre la salle propre sans oublier le hall, l’office,
les réserves et les sanitaires. De même, il veillera à maintenir propres les abords
du bâtiment.
 Une option de Nettoyage par la municipalité est proposée pour un montant de
100€.
Seul le matériel nécessaire à l’entretien sera fourni à chacun par la municipalité.
La fourniture des produits d’entretien est à la charge du locataire.
9/ CAUTIONNEMENT :
 La caution sera restituée sauf dans les cas de disparition de matériel ou de
dégradation de la salle ou du mobilier pendant la durée de la mise à disposition.
Si le locataire en est d’accord, la réparation ou le remplacement du matériel
endommagé sera entièrement à sa charge et la caution restituée.
 La caution sera retenue en partie dans le cas où le nettoyage aura été
insuffisant à la restitution des clés.
10/ PARA-COMMERCIALISME :
 Le foyer ne saurait être utilisé, sauf autorisation exceptionnelle, pour une activité
para-commerciale, notamment au niveau de la restauration.
11/ DROITS D’AUTEURS
 Le locataire est seul responsable de l’acquittement des frais liés aux droits
d’auteur. C’est à lui que revient la charge de la déclaration auprès des services
compétents. (SACEM, etc.)
12/ BOISSONS ALCOOLISEES :
 Il ne saurait être question d’une quelconque dérogation aux règles légales en
vigueur sur le service de boissons alcoolisées (licences, service d’alcool aux
mineurs, etc.). Ainsi, les organisateurs sont tenus de s’informer de ces
dispositions et de leur responsabilité à ce niveau.
13/ MINEURS :
 Les personnes mineures ne sont pas autorisées à signer elles-mêmes un contrat
de location d’un foyer. (Cf. AM du 1er juin 1989)
Elles ne pourront donc y organiser une activité que sous la responsabilité de leurs
parents ou d’une association dûment répertoriée.
14/ ENGAGEMENT :
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 L’utilisateur reconnaît avoir procédé à la visite des lieux, avoir pris connaissance
des règles de sécurité, et s’engage à respecter strictement chaque point du
présent règlement.
 Tout manquement au présent engagement entraînera le retrait du droit
d’utilisation future des installations communales pour le signataire.
Pour exemple :
A TITRE
NON
LUCRATIF
A TITRE
LUCRATIF
TARIFS DE LOCATION DU FOYER AU 1er Novembre 2016.
Particulier
Gajanais
150 € à la journée
250 € samedi & dimanche
300 € du vendredi 17h au lundi 8h
Association
Gajanaise
Gratuit
Extérieur
(particulier ou
associations)
300 € à la journée en semaine
800 € à la journée le week-end
1 200 € samedi & dimanche
1 500 € du vendredi soir au lundi 8h
Particulier
Gajanais
300 € / jour
Extérieur
(particulier)
Caution
unique
1 000 €
800 € /jour en semaine
1 500 € /jour le week-end
NB : Pour les activités des associations, la caution est exigée sur l’année.
Pour les mariages des arrhes d’un montant de 400€ seront exigés au moment de la
réservation.
Le présent règlement a été révisé par le conseil municipal de Gajan le 12 octobre 2016.
Il sera réévalué à minima tous les ans.
Le Maire,
Jean-Louis POUDEVIGNE
Lu et approuvé le ___ / ___ / 20__
Le locataire :
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