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Secrétariat général
DIRECTION DES SYSTÈMES
D'INFORMATION ET DE
COMMUNICATION
SDES
Bop
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En cas de problème, contacter votre
support informatique.
ENVOL - Guide utilisateur
Objet
Ce document décrit l'utilisation de l'application ENVOL.
Réf: SG/DSIC/BOP ENVOL
Mise à jour du 23 janvier 2013 - Page 1/18
© Propriété du MI, ce document ne peut être délivré à des tiers sans autorisation préalable.
ICASSO
Utilisation d'ENVOL (partage de fichier volumineux, interface WEB)
Table des matières
1. Généralités...........................................................................................................................................3
2. Se connecter à ENVOL........................................................................................................................5
3. Présentation des menus......................................................................................................................6
4. Création de comptes invité.................................................................................................................7
5. Partage rapide......................................................................................................................................8
6. Réception de l'avis de partage pour un destinataire interne........................................................12
7. Réception de l'avis de partage pour un destinataire externe déclaré sur ENVOL en tant que
compte invité .........................................................................................................................................14
8. Réception de l'avis de partage pour un destinataire externe non déclaré sur ENVOL .............15
9. Utilisation depuis Pablo (authentification automatique)...............................................................17
ICASSO
1. Généralités
IMPORTANT : Vous devez connaître votre mot de passe de messagerie Icasso afin d'accéder à ENVOL.
Contacter votre équipe informatique locale si vous ne le connaissez pas.
Principe de fonctionnement
ENVOL permet l'échange de fichiers volumineux par l'intermédiaire d'un partage à durée limitée entre
des utilisateurs internes ou externes au MI. Un système de notification par mail permet d'avertir les
utilisateurs concernés des transactions opérées sur le système ENVOL (dépose, téléchargement, purge
automatique des fichiers, etc...).
Les acteurs de l'échange
Le partage se fait entre deux utilisateurs : l'émetteur et le (les) destinataire(s)
●
L'émetteur :
L'émetteur correspond à un compte déclaré dans ENVOL et pouvant se connecter avec un
login à l'application. Ce compte peut appartenir à un utilisateur interne au MI auquel cas il est
préexistant dans l'annuaire ; ce compte peut aussi appartenir à un collaborateur externe, il
doit être au préalable créé dans ENVOL et apparaît comme compte invité.Tous les comptes
sont visibles dans l'annuaire ENVOL.
Les logins des utilisateurs (internes et externes) sont leurs adresses email.
Les comptes invités possèdent une durée limitée de un an. Ils sont créés par demande
explicite à un administrateur habilité. Ils ont alors la possibilité de déposer des fichiers au
sein du MI à partir d'internet.
●
Le destinataire :
Toute adresse email interne ou externe peut être destinataire d'un partage ENVOL.
L'URL de connexion est la suivante : https://envol.interieur.gouv.fr/linshare
Si le destinataire ne possède pas de compte ENVOL (destinataire externe par exemple), un
lien de téléchargement rapide lui sera envoyé par mail, afin de retirer son fichier sans avoir
besoin de se loguer.
L'objet de l'échange
Les fichiers destinés à être échangés sont mis en partage pour une durée limitée sur ENVOL.
Au-delà de cette durée, les fichiers sont supprimés (voir politique de stockage).
Les fichiers échangés ne peuvent pas dépasser une taille maximum.
Le nombre de fichiers par utilisateur est limité par l'intermédiaire d'un quota maximum d'espace
disque par utilisateur.
Politique de stockage
Valeur
Validité d'un compte invité
Taille des fichiers
Durée = 1 an
Taille maximum = 500 Mo
Quota maximum d'un compte utilisateur
1,5 Go
Durée de validité d'un partage pour un fichier inférieur à 10 Mo
1 mois
Durée de validité d'un partage pour un fichier entre 10 et 50 Mo
10 jours calendaires
Durée de validité d'un partage pour un fichier entre 50 et 500 Mo
3 jours
Suppression du fichier
3 jours après la fin du partage
Il est en effet possible de réactiver le partage
dans ce laps de temps.
ICASSO
Exemple d'un échange
➔ Un utilisateur s'authentifie sur l'application ENVOL (via le navigateur WEB) avec son identifiant et
son mot de passe,
➔ L'utilisateur dépose des fichiers et renseigne les destinataires avec lesquels il souhaite partager ces
fichiers,
➔ Un mail est adressé aux destinataires des fichiers,
➔ Le destinataire qui reçoit le mail peut récupérer les fichiers soit en se connectant à ENVOL
(destinataire avec compte) soit avec un lien de téléchargement rapide (destinataire sans compte).
ATTENTION : Il s'agit d'un échange de fichiers, en aucun cas un espace de stockage de documents.
En effet, un utilisateur destinataire recevant un mail d'ENVOL devra aller récupérer la pièce jointe
rapidement car celle-ci sera supprimée automatiquement, au bout d'une période de rétention.
Un mail d'avertissement est envoyé avant chaque suppression de fichiers.
ICASSO
2. Se connecter à ENVOL
Url de connexion : https://envol.messagerie.si.mi/linshare/
Dès le lancement de l'interface web de l'application ENVOL, une page de connexion apparaît :
Pour se connecter, il faut renseigner l'adresse mail de son compte ENVOL (adresse de messagerie
Icasso, pour les utilisateurs de préfecture renseigner l'adresse type [email protected])
ainsi que le mot de passe associé à cette dernière ; cliquer ensuite sur le bouton « Connexion » :
La rubrique « Mot de passe perdu » est uniquement destinée aux comptes externes.
ENVOL ne peut pas modifier le mot de passe de la messagerie Icasso.
L'application affiche alors le ou les documents reçus sur le serveur :
ICASSO
3. Présentation des menus
Fichiers reçus :
Cette rubrique permet de gérer les fichiers reçus (fichiers que d'autres utilisateurs ont partagé).
Elle permet aussi l'action de partages rapides avec les utilisateurs.
Fichiers partagés :
Cette rubrique permet de gérer les fichiers partagés (fichiers que vous avez partagé).
Elle permet aussi de sélectionner les fichiers que vous souhaitez partager à plusieurs destinataires.
Utilisateurs :
Cette rubrique permet de rechercher des utilisateurs (internes ou externes) pour lesquels vous
souhaitez partager des fichiers (par exemple [email protected]).
ICASSO
4. Création de comptes invité
Les comptes « invité » sont créés par demande à un administrateur privilégié. Ils peuvent ainsi se
loguer de l'extérieur sur le système ENVOL via l'URL : https://envol.interieur.gouv.fr/linshare.
Ils ont une vue limitée aux destinataires de l'annuaire ENVOL ; en effet, les « invités » ne visualisent
que les informations saisies lors de la création d'un compte « invité ».
Ils ne peuvent partager avec d'autres invités.
Les agents des D.D.I ne peuvent être, pour l'instant, que des comptes invités.
Procédure de la demande :
La demande doit être effectuée auprès de votre gestionnaire (ou gestionnaire délégué) local de
messagerie. En effet, celui-ci est le seul à pouvoir créer des comptes « invité ».
Cette demande devra contenir les informations ci-dessous :
●
L'adresse mail de l'invité (exemple: [email protected])
● Les utilisateurs internes à qui l'invité pourra déposer des fichiers (exemple :
[email protected]; [email protected])
Le compte invité recevra alors par mail les informations nécessaires pour sa connexion à ENVOL.
ICASSO
5. Partage rapide
L'accès au partage rapide se fait via l'onglet « FICHIERS RECUS » en cliquant sur le bouton
« PARTAGE » :
Fenêtre de partage :
ICASSO
Le partage se fait en trois étapes :
1.Dépôt des fichiers
2.Choix des destinataires
3.Rédaction facultative d'un message personnalisé
1ère étape « Dépôt des fichiers » :
Cliquer sur le bouton « Parcourir »
souhaitez partager.
Le bouton « + »
afin de sélectionner le ou les fichiers que vous
vous permet d'ajouter plusieurs fichiers :
2ème étape « Choix des destinataires » :
Après avoir saisi quelques caractères (au minimum cinq), ENVOL fait une auto-complétion et
propose les adresses mails dont le nom correspond aux premiers caractères de la saisie :
Important : pour les noms composés, il faut saisir le tiret (-).
Par exemple, pour rechercher LE GUILLOUX, saisir LE-GUILLOUX.
Pas de point-virgule entre plusieurs destinataires : une virgule est insérée automatiquement !
ICASSO
Pour les destinataires externes (non enregistrés dans ENVOL en tant qu'utilisateur), il suffit de saisir
l'adresse électronique dans son intégralité :
La rubrique « Sécuriser le partage » ajoute un mot de passe pour le téléchargement de fichiers à
destination des utilisateurs externes :
3ème étape « Rédaction facultative d'un message personnalisé » :
Il est possible d'ajouter un objet et/ou un message qui sera envoyé dans le mail d'annonce du partage aux
destinataires :
Une fois les trois étapes terminées, cliquer sur « PARTAGER » :
ICASSO
Un message vous informe de la réussite du partage rapide :
ICASSO
6. Réception de l'avis de partage pour un destinataire interne
Suite à la réussite du partage de fichiers, le ou les destinataires internes reçoivent le mail suivant :
Le destinataire clique alors sur le lien indiqué dans le corps du mail et s'authentifie via son adresse
mail et son mot de passe de messagerie Icasso :
ICASSO
Interface après connexion :
ICASSO
7. Réception de l'avis de partage pour un destinataire externe
déclaré sur ENVOL en tant que compte invité
Pour les collaborateurs externes, deux notifications (par courriel) sont adressées :
La première concernant la création du compte sur ENVOL avec l'identifiant et le mot de passe à
utiliser (notification adressée qu'une seule fois) :
Deuxième notification indiquant l'avis de partage :
Un avis de lecture est également adressé à l'utilisateur qui a autorisé le partage :
ICASSO
8. Réception de l'avis de partage pour un destinataire externe non
déclaré sur ENVOL
Le message reçu est similaire à celui reçu par un utilisateur déclaré sur ENVOL.
Lors du clic sur le lien pour télécharger le fichier, aucune authentification n'est demandée :
: Dans le cas ou plusieurs fichiers sont joints à l'envoi,
ce bouton permet de télécharger l'ensemble des documents.
Si « Sécuriser le partage »
a été coché lors du partage rapide, un mot de
passe (envoyé avec l'avis de partage au destinataire) sera alors demandé pour accéder à ENVOL.
ICASSO
ICASSO
9. Utilisation depuis Pablo (authentification automatique)
Le partage de fichier volumineux est intégré au client de messagerie Pablo (cette fonctionnalité ne
sera cependant disponible que lors du déploiement d'Icasso 2).
Pour envoyer un document (ou un fichier) à un correspondant, interne ou externe, il suffit de composer
un message « normal » :
.
Lorsque le(s) document(s) ont été joint(s) au message, il suffit de cliquer sur « Envoyer un fichier
volumineux » au lieu de « Envoyer » :
Lors du premier envoi, votre mot de passe de messagerie Icasso vous est demandé :
Rentrez votre mot de passe et cocher la case « Se souvenir de ce mot de passe » (optionnel, vous
pouvez ressaisir le mot de passe à chaque envoi si vous préférez) :
ICASSO
web.
Le(s) destinataire(s) reçoi(ven)t alors les mêmes notifications que lors de l'utilisation via l'interface
ATTENTION : l'intégration dans le client Pablo sera généralisée lors du passage à
ICASSO 2.

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