Comité provisoire de la CMPQ Procès-verbal de la réunion virtuelle

Jeudi 16 février 2012
Comité provisoire de la CMPQ
Procès-verbal de la réunion virtuelle no. 5
1. Ouverture de la réunion : ............................................................................................... 2
2. Quorum : .......................................................................................................................... 2
3. Adoption de l’ordre du jour : ......................................................................................... 2
4. Adoption du procès-verbal de la dernière réunion : ................................................... 2
5. Congrès 2012 : ................................................................................................................ 2
5.1. Inscriptions : ........................................................................................................... 2
5.2. Budget : ................................................................................................................... 2
5.3. Gratuités pour les juges : ...................................................................................... 2
5.4. Gratuité pour le CA : .............................................................................................. 3
6. Résolution par courriels : .............................................................................................. 3
6.1. Proposition des privilèges et gratuités pour 2012 : ........................................... 3
6.2. Paiement de la facture no. 5042 du 30 novembre 2011 des Avocats-Notaires
Décarie-Fortin : ....................................................................................................... 4
6.3. Paiement de la facture no. 11-160 du 19 octobre 2011 à Leger et Roy
comptables c.a. Inc. ............................................................................................... 4
7. Trésorerie : ...................................................................................................................... 5
8. Fin de la réunion : ........................................................................................................... 5
Annexe 1 : Résolutions pour paiement à Avocats-Notaires Décarie-Fortin ......................... 5
Annexe 2 : Résolution pour paiement à Léger et Roy comptables c.c. Inc. ......................... 5
Annexe 3 : Contrat de location .............................................................................................. 5
Procès-verbal - réunion no.4 du comité provisoire, le 6 février 2012
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Jeudi 16 février 2012
Procès-verbal de la réunion virtuelle no. 5
1.
Ouverture de la réunion :
La réunion est ouverte à 08 :37
2.
Quorum :
Présences :
Alain Coulombe
Michaël drapeau
Claude Mazerolle
Renay Lavoie
Invités :
Nathalie Mathieu
Absence motivée :
Christine Giroux
3.
Adoption de l’ordre du jour :
L’ordre du jour est acceptée tel que présentée
Proposé par : Alain
Appuyé par : Claude
4.
Adoption du procès-verbal de la dernière réunion :
Le procès-verbal de la réunion no. 4 est acceptée tel que modifié (art. 11 et 12).
Proposé par : Claude
Appuyé par : Renay
5.
Congrès 2012 :
5.1. Inscriptions :
À ce jour : 44 inscriptions, incluant les conjoints et à la carte.
5.2. Budget :
En cours de préparation selon les informations connues.
Dépenses actuelles : 16 877 $ (non final)
Revenus : 11 912 $ (à ce jour au 13 février 2012). Inclus commanditaires,
inscriptions
Solde : -4 965$
Autres dépenses à venir :
Son : 2 000$ ±
Décors : 2 000 $ ±
Commandites à venir : Lozeau et Studio Gosselin.
5.3. Gratuités pour les juges :
Demi-chambres (2 nuitées), repas de la journée et frais de transport (allerretour).
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5.4. Gratuité pour le CA :
Coûts des services : 1 760 $ (Renay et Christine exclus)
6. Résolution par courriels :
6.1. Proposition des privilèges et gratuités pour 2012 :
Proposition no. 1 :
Ce tableau remplace celui voté à la réunion no. 4
Photographes de l’année et
 Formations gratuites pour l’année en cours,
spécialiste de l’année
 Cotisation annuelle gratuite de l’année suivante.
 Inscription gratuite au jugement photo pour l’année
suivante.
Membres du comité congrès
Congrès gratuit + 50% frais hôtel + allocations de
(responsable conférenciers,
repas (Déj : 10 $, Dîner : 15 $, Souper : 20 $) ou sur
Trade Show, commanditaires, présentation de facture détaillée d’un montant
publicités, Web, inscriptions,
raisonnable. Les boissons alcoolisées ne sont pas
suite hospitalité, banquet,
remboursables.
accueil nouveaux membres)
Coordonnateur du congrès et
Même que pour les membres du comité congrès, sauf
président provincial.
100% des frais d’hôtel.
Membre du CA (provincial)
Inscription gratuite au congrès + 50 % frais d’hôtel.
Repas à payer.
Membre du CA (régional)
Pour le congrès : aucun privilège, ni gratuité.
Les organisateurs d’activités de régions ne paient pas
l’inscription de leurs activités.
Directeur jugement photo
Même que pour les membres du comité congrès, sauf
100% des frais d’hôtel.
Bénévoles jugement photo :
Frais de repas + 50% hôtel (si requis)
Bénévoles du congrès :
Frais de repas + Suite hospitalité (gratuités)
Juges compétition photo :
Frais de déplacement + 50% frais d’hôtel (2 nuitées)
+ repas de la journée.
Frais d’utilisation de véhicule
Remboursement de 0,36 $ / km
personnel des administrateurs
dans l’exercice de leurs
fonctions, sauf au congrès.
Proposé par : Claude
Secondé par : Alain
Alain Coulombe
Claude Mazerolle
Michaël Drapeau
Renay Lavoie
Résultat du vote : Accepté
oui
oui
oui
oui
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Départ de Nathalie.
6.2. Paiement de la facture no. 5042 du 30 novembre 2011 des Avocats-Notaires
Décarie-Fortin :
 Pas d’avis que la recherche fut faîtes au moment de la consultation,
 Pas de rapport à la réunion du 27 novembre 2011,
 Aucune personne désignée pour faire rapport,
 Pas d’autorisation préalable pour effectuer ces dépenses.
 Pas de compte-rendu, pas de support de la firme d’avocats.
Proposition no. 2 :
Concernant le paiement de la facture no. 5042 du 30 novembre 2011 d’AvocatsNotaires Décarie-Fortin, au montant de 381,37 $ + intérêts, il est convenu par les
membres du CA de payer les frais de la facture + intérêts à la condition que les
régions de l’Outaouais et celle de l’Estrie acceptent de rembourser à la trésorerie
de la CMPQ le montant de la facture, sans les taxes et les intérêts.
Proposé par : Alain
Secondé par : Claude
Alain Coulombe
oui
Claude Mazerolle
oui
Michaël Drapeau
abstention
Renay Lavoie
oui
Résultat du vote : Accepté
6.3. Paiement de la facture no. 11-160 du 19 octobre 2011 à Leger et Roy
comptables c.a. Inc.
Les membres expriment leur déception de ne pas obtenir les documents
comptables avant le paiement.
Proposition no. 3 :
Il est proposé que les membres du CA autorisent le paiement de la facture no. 11160 du 19 octobre 2011 de Léger et Roy c.a.Inc. au montant de 2 278,50 $ en
échange de la réception des documents comptables signés et authentifiés de M.
Léger.
Proposé par : Alain
Secondé par : Claude
Alain Coulombe
Claude Mazerolle
Michaël Drapeau
Renay Lavoie
Résultat du vote : Accepté
oui
oui
oui
oui
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7. Trésorerie :
Documents des années 2005 à 2010 :
Nous convenons d’atteindre la réception des documents comptables avant
d’entreprendre la démarche de tri des factures.
Proposition no. 4 :
Les anciens membres ayant payés leur pleine cotisation avant l’annonce des
cotisations annuelles à 150$ auront leur congrès à 150 $ + taxes.
Proposé par : Michaël
Secondé par : Claude
Alain Coulombe
Claude Mazerolle
Michaël Drapeau
Renay Lavoie
Résultat du vote : Accepté
8.
oui
oui
oui
oui
Fin de la réunion :
La réunion prend fin à 10 :40
Annexe 1 : Résolutions pour paiement à Avocats-Notaires Décarie-Fortin
Annexe 2 : Résolution pour paiement à Léger et Roy comptables c.c. Inc.
Annexe 3 : Contrat de location
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